không phức tạp, ngắn gọn, dễ đọc. Câu văn phải hoàn chỉnh, rõ ràng và được chứng minh bằng số liệu.
Một hình thức thông dụng của báo cáo cho lãnh đạo gồm các mục sau: - Trang tựa (Lời nói đầu)
- Mục lục - Bản tóm tắt cho lãnh đạo - Phần giới thiệu - Phương pháp luận - Kết quả - Những hạn chế
- Những kết luận (rút ra từ dữ liệu) và những đề xuất (xuất phát từ kết luận)
- Phụ lục
- Danh mục các tài liệu sử dụng
Hình thức này là sự sắp xếp một cách hợp lý và có tính qui ước những bước trong việc chuẩn bị bản báo cáo.
Trang tựa (lời nói đầu): nên đơn giản, và trang trọng, nêu chủ đề của bản báo cáo, ai soạn thảo và soạn thảo cho ai, ngày hoàn thành và nộp báo cáo.
Mục lục: là phần trình bày các mục của bản báo cáo theo thứ tự xuất hiện cùng với số trang của nó. Nếu bản báo cáo có một số bảng biểu, biểu đồ hình vẽ hoặc các minh họa thì phải có bảng phụ lục riêng cho từng loại đặt phía sau bảng mục lục, hoặc từng bản riêng biệt trong các trang cá biệt.
Tóm lược cho lãnh đạo: nó giúp cho lãnh đạo nắm bắt nhanh chóng được ý chính của cuộc nghiên cứu. Đối với nhiều vị lãnh đạo, bản tóm lược là cốt lõi của bản báo cáo, ta không nên xem thường. Phần tóm lược sẽ được đặt trước các chứng cứ hay lập luận chi tiết. Nó tóm tắt một cách ngắn gọn các phần chủ yếu của bản báo cáo bao gồm các sự kiện và kết quả chính cùng với các quyết định, bản tóm tắt là bản báo cáo thu nhỏ lại nhưng không thiếu ý.
Phần giới thiệu: nhằm định hướng người đọc vào những thảo luận chi tiết của vấn đề đang được nghiên cứu. Thường bao gồm những lý do để làm cuộc nghiên cứu, phạm vi của công việc, sự hình thành phương pháp của vấn đề được nghiên cứu, những mục tiêu cần đạt đến và cơ sở để hình thành cuộc nghiên cứu.
Phương pháp luận: phần này mô tả cách thức dùng để đạt đến những mục tiêu. Phần mô tả này phải làm rõ đã sử dụng mô hình nghiên cứu nào? Mô hình thăm dò, mô tả hay là thử nghiệm. Các nguồn dữ liệu đã được nghiên cứu tỉ mỉ