E-mail (thư điện tử) là cách dễ nhất để cung cấp thơng tin nhất quán, kịp thời cho nhân viên - và thường là lạm dụng nhất.
- Dành cho: Phịng ban, nơi hầu hết nhân viên thường xuyên truy cập e-mail - Ưu điểm
• Một thơng điệp nhất quán về một vấn đề cĩ thể được chia sẻ nhanh chĩng với nhiều nhân viên.
• Nhanh và khơng tốn kém.
• Thơng báo cĩ thể được chuẩn bị trước và dự kiến giao hàng vào một thời gian sau hoặc ngày.
• Cĩ thể đình kèm các tệp đình kèm hoặc liên kết được cung cấp cho thơng tin trực tuyến bổ sung.
• Người nhận cĩ thể trả lời tin nhắn (điều này cĩ thể được tắt như các trường hợp bảo đảm).
- Nhược điểm
• Nĩ cĩ thể được coi thứ rác, spam tổ chức. • E-mail là khơng cĩ cá nhân.
• Người gửi dễ dàng, khơng phải lúc nào cũng thìch hợp với người nhận.
• Chỉ cĩ lợi cho nhân viên làm việc gần máy vi tình; một nhân viên đường cao tốc cĩ thể nghe tin tức trên đài phát thanh trước khi nhín thấy một e-mail về chủ đề.
• Một số nhà quản lý muốn ẩn sau e-mail.
• Dễ dàng sử dụng e-mail để được, hoặc dường như, thơ lỗ hoặc khơng lịch sự. E-mail là một thanh gươm hai lưỡi. Về mặt tìch cực, nĩ rẻ và rất dễ dàng để gửi nhanh thơng tin tương tự cho rất nhiều người. Về mặt tiêu cực, nĩ là giá rẻ và rất dễ dàng để nhanh chĩng gửi thơng tin tương tự cho rất nhiều người.
E-mail là tuyệt vời cho việc gửi súc tìch, kịp thời thơng tin; nĩ khơng thìch hợp để gửi e-mail bao gồm hai hoặc nhiều tập tin đình kèm cĩ độ dài phải được đọc trực tuyến
108
hoặc in để đọc sau. Người gửi tin thường tin rằng nĩ rẻ hơn để gửi thơng tin điện tử để tránh chi phí in. Trong thực tế, chi phì in hàng chục hoặc hàng trăm hoặc hàng nghín bản sao trên máy in laser cĩ thể cao hơn hơn chi phì sao chụp và phân phối tài liệu.
Giống như các trang web, e-mail được quét thay ví đọc kỹ, và người viết cần để ghi nhớ điều đĩ. Các tiêu đề phải ngắn gọn và cung cấp đủ chi tiết để người nhận nhanh chĩng đánh giá tầm quan trọng của thơng điệp và cách xử lý. Vì dụ: "Cập nhật Tái cấu trúc Tổ chức" cĩ nhiều thơng tin hơn "Thơng điệp từ Phĩ". "Thơng điệp của Thứ trưởng Bộ Thơng tin về Cải cách Tái cơ cấu Tổ chức" quá dài; chỉ cĩ nửa đầu tiên sẽ xuất hiện trong hộp thư e-mail.
Nếu người làm truyền thơng nội bộ viết thư cho nhiều người khơng quen biết nhau, đặc biệt là những người bên ngồi chình phủ, xem xét sử dụng BCC thay vì CC. Người đọc BCC sẽ biết ai mà thơng điệp ban đầu đã đi, và họ đã nhận được một bản sao. Viết bằng chữ hoa làm cho tin nhắn của người làm truyền thơng nội bộ khĩ đọc hơn. Người đọc e-mail khơng thể nghe thấy cụm từ hoặc giai điệu của người làm truyền thơng nội bộ hoặc đọc các đầu mối khác như biểu hiện hoặc ngơn ngữ cơ thể. Nếu người làm truyền thơng nội bộ đang nĩi điều gí đĩ buồn cười, hãy để người đọc biết bằng cách thêm các biểu tượng cảm xúc sau bính luận để họ biết rằng người làm truyền thơng nội bộ khơng nghiêm túc. Thơng báo cho người đọc biết, nếu cĩ, hành động hoặc phản hồi mà người làm truyền thơng nội bộ mong muốn, hoặc khi cĩ thêm thơng tin.
Hãy xem xét rằng người nhận được cuối cùng cĩ thể khơng phải là người duy nhất đọc tin nhắn của người làm truyền thơng nội bộ. Nĩ cĩ thể được đọc bởi bất kỳ nhân viên nào cĩ quyền truy cập Đọc vào tài khoản e-mail của người nhận hoặc gia đính, người làm truyền thơng nội bộ bè hoặc người lạ nếu e-mail được truy cập ra khỏi văn phịng.