Thơng qua việc trính bày cách thực truyền thơng nội bộ qua phương tiện xã hội, các nội dung về các phương tiện truyền thơng xã hội phổ biến (mang tình cá nhân) đã được nêu ra. Ở phần này, chúng ta sẽ xem xét về các cơng cụ truyền thơng xã hội phổ biến của tổ chức.
Các blog, vi blog, các diễn đàn thảo luận, và các hình thức truyền thơng xã hội khác
Các phương tiện này cĩ thể rất hiệu quả trong giao tiếp trong một nhĩm nhân viên, cũng như với cơng dân. Tỉnh cĩ chình sách truyền thơng xã hội và hướng dẫn. Blogs là tạp chì trực tuyến (intranet hoặc Internet) mà các thuê bao sử dụng để nhận tin tức ("blog" là một sự co lại của "web log").
127
- Dành cho: Giữ đội ngũ, khách hàng thơng báo; Xây dựng văn hĩa chia sẻ thơng tin
- Ưu điểm
• Đây là một cách nhanh chĩng và khơng chình thức để chia sẻ thơng tin nhất quán.
• Nguồn cấp dữ liệu RSS cho phép người đăng ký biết khi một mục nhập mới đã được đăng.
- Nhược điểm
• Nĩ khơng phải là thìch hợp trong các văn phịng mà nhân viên khơng cĩ quyền truy cập vào cơng nghệ hoặc, đối với blog intranet, thường xuyên là trong văn phịng.
Các blog đã nhận được rất nhiều "buzz", cĩ nghĩa là rất nhiều người - từ Harvard Business Review đến các bản tin trực tuyến - đang nĩi về họ. Các tổ chức ngày càng chuyển sang blog để giữ cho khách hàng cập nhật về các sản phẩm và dịch vụ mới. (Lưu ý: Blog là một động từ và một danh từ: Tơi blog bằng cách xuất bản một blog.)
Trong khi các cá nhân xuất bản blog cá nhân trên các nhà cung cấp dịch vụ dựa trên Internet, cơng nghệ này cũng cĩ thể mang lại lợi ìch cho các chương trính truyền thơng nội bộ. Các blog cĩ xu hướng hỗ trợ các nỗ lực truyền thơng khác chứ khơng phải là một sản phẩm độc lập. Vì dụ, một nhĩm dự án cĩ thể blog để giữ cho các thành viên của nĩ thơng báo về những phát triển mới giữa các cuộc họp cập nhật hàng tháng chình thức hơn.
Người viết blog viết bài, và người đăng ký cĩ thể bính luận về bài đăng ban đầu. Các nhận xét này cĩ thể được kiểm duyệt, cĩ nghĩa là chúng sẽ khơng hiển thị cho đến khi
chúng được chấp thuận bởi blogger gốc. Kiểm sốt này phổ biến hơn trên các blog cơng khai.
Sau khi bài đăng blog đầu tiên của người làm truyền thơng nội bộ được xuất bản, người làm truyền thơng nội bộ cần thơng báo cho đối tượng của mính rằng nĩ cĩ sẵn. Người làm truyền thơng nội bộ cĩ thể làm điều này bằng e-mail và đảm bảo nĩi với họ rằng họ cĩ thể đảm bảo họ luơn cập nhật tin nhắn và phản hồi của người đọc bằng cách "đăng ký" vào blog của người làm truyền thơng nội bộ. Họ cĩ thể làm điều này bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng RSS hoặc XML trên blog của người làm truyền thơng nội bộ. Truyền thơng Nova Scotia sử dụng cơng nghệ RSS để phân phối phát hành tin tức. Một phĩng viên mơi trường cĩ thể đăng ký phát hành Năng lượng, Mơi trường và Tài nguyên và tránh nhận các bản phát hành khơng liên quan từ Dịch vụ Cộng đồng, Dịch vụ Giáo dục, Dịch vụ Nova Scotia và Quan hệ Thành phố, vv
Một nguồn cấp dữ liệu RSS cho một blog sẽ cảnh báo người đăng ký khi một mục mới được đăng lên trang blog. Cũng như vậy, một "trackback" cĩ thể được sử dụng để
128
cảnh báo blogger gốc khi ai đĩ đề cập đến blog của họ. Vì dụ: nếu nhĩm hỗ trợ CNTT của Bộ Y tế ở Halifax cĩ một blog về an ninh mạng và nhĩm hỗ trợ của Bộ phận Dịch vụ Cộng đồng cĩ một blog đề cập đến và liên kết tới blog Sức khỏe, blog Health sẽ hiển thị một trackback. Một số người đọc blog thơng qua trính duyệt web của họ; những người khác sử dụng phần mềm đặc biệt (aggregators) để tím kiếm các cập nhật cho các blog mà họ đăng ký. Người dùng cĩ trính duyệt cĩ thể truy cập blog đã đăng ký ở bất cứ nơi nào họ cĩ thể kết nối với web; các giải pháp phần mềm cung cấp thêm các tùy chọn quản lý thuê bao.
Trong blog "văn hố", cá nhân phải viết blog riêng của họ. Nếu phĩ bộ trưởng cĩ một blog, phĩ bộ trưởng phải viết nĩ.
Phần mềm được cài đặt trên máy chủ cĩ thể đơn giản hĩa quá trính viết blog, làm cho nĩ khá đơn giản cho những người khơng cĩ kỹ năng kỹ thuật. Mở chương trính của người làm truyền thơng nội bộ, nhập tin nhắn của người làm truyền thơng nội bộ và lưu nĩ vào máy chủ. Phần mềm máy chủ sẽ tự động gửi "cảnh báo" cho phép độc giả "đăng ký" vào blog của người làm truyền thơng nội bộ.
Người viết blog cĩ thể bật hoặc tắt nhận xét trên blog của họ. Nếu nhận xét là người đọc cĩ thể phản hồi những gí họ đọc và những độc giả khác sẽ nhín thấy nhận xét của họ. Nếu nhận xét được tắt, độc giả cĩ thể đọc - nhưng khơng trả lời - bài đăng ban đầu. Trong "văn hố" viết blog, tốt hơn hết là nên cĩ ý kiến nhưng khơng bắt buộc.
Hỏi nhân viên / thành viên trong nhĩm về kinh nghiệm của họ với blog và cách họ cĩ thể được áp dụng trong cơng việc để chia sẻ thơng tin với người khác. Đăng ký một dịch vụ miễn phì trên nền Internet như www.bloglines.com và cảm nhận về cơng nghệ. Liên hệ với nhĩm CNTT của người làm truyền thơng nội bộ trước khi cài đặt phần mềm trên máy tình của người làm truyền thơng nội bộ; và yêu cầu hướng dẫn của họ về phần mềm nào được chấp thuận để cài đặt và cách thiết lập phần mềm máy chủ. Hãy nhớ rằng các blog - như e-mail và thư điện tử - phải tuân theo Chình sách và Pháp luật Tự do Thơng tin và Bảo vệ Sự riêng tư.
Podcasting
Một "chương trính phát thanh" ngắn được phân phối qua mạng intranet hoặc Internet (ban đầu được gọi là máy nghe nhạc kỹ thuật số iPod, giờ đây được định nghĩa chung là "cá nhân theo yêu cầu phát sĩng").
- Dành cho: cung cấp các thơng điệp mang tình cá nhân hơn là tập tin đình kèm "e-mail từ phần phụ" được chơn ba tầng xuống trong một tin nhắn được chuyển tiếp
- Ưu điểm
• Khán giả nghe tin nhắn nhất quán tại thời điểm họ lựa chọn.
• Nĩ đặt sự quản lý cấp cao - hoặc ìt nhất là tiếng nĩi của họ - trước mặt nhân viên.
129
• Thơng tin cĩ thể được chuyển giao cho cá nhân, trong một khoảng thời gian tương đối ngắn.
• Đây là cách tốt để thu thập / chia sẻ phản hồi về các sáng kiến trong phịng. • Đây là cơ hội để kết hợp từ nĩi với âm nhạc, âm thanh, v.v.
RSS feeds cho phép các thuê bao biết khi cĩ một podcast mới. - Nhược điểm
• Một số người khơng thìch giọng nĩi của họ khi phát lại: nĩ khơng phải là cách họ nghĩ họ nghe.
• Một số đào tạo để chuẩn bị, phân phối, và chỉnh sửa là bắt buộc, hoặc podcast sẽ âm thanh nghiệp dư.
• Cĩ thể làm mất tập trung cho đồng nghiệp nếu ai đĩ đang nghe podcast thơng qua loa của máy tình. Tai nghe cĩ sẵn với giá từ 10 đơ la trở lên.
Cơng nghệ tiêu tốn băng thơng; một lựa chọn là nhân bản podcast trên máy chủ cục bộ.
Một podcast rất giống với một chương trính radio được sản xuất nội bộ. Hầu hết, cĩ một máy chủ, một bài hát chủ đề, các tình năng lặp lại, vv Một số chạy từ một đến một giờ rưỡi; lý tưởng, nĩ sẽ chạy khoảng 15 phút hoặc ìt hơn - cập nhật hàng ngày cĩ thể mất khoảng 3 phút.
Về mặt kỹ thuật, người làm truyền thơng nội bộ cần một phương tiện để ghi lại chương trính và phương tiện để truyền tải nĩ tới khán giả. Về khìa cạnh sản xuất, cơng nghệ này cĩ thể đơn giản như ghi lại các tệp trên PC, sử dụng phần mềm đi kèm với Windows và tai nghe / micrơ kết hợp. Nếu người làm truyền thơng nội bộ muốn đưa ra một cuộc phỏng vấn từ xa (vì dụ như, phỏng vấn một người chiến thắng giải thưởng lâu dài về sự nghiệp của họ), người phỏng vấn cĩ thể sử dụng một máy nghe nhạc MP3 cĩ khả năng ghi âm hoặc máy ghi băng cassette tiêu chuẩn. Ở đầu kia của quang phổ, người làm truyền thơng nội bộ cĩ thể sản xuất podcast trong studio được trang bị đầy đủ tại Communications Nova Scotia. Cần phải cẩn thận để đảm bảo tình đúng đắn của "nhân cách" trong podcast. Nĩ cần phải được chuyên nghiệp mà khơng bị slick. Nghe bản địa khơng phải lúc nào cũng là điều tồi tệ, nhưng nĩ cĩ thể là một sự thay đổi đối với một số khán giả nếu họ nghĩ rằng đĩ là khơng chuyên nghiệp hoặc hạ thấp. Ở đầu kia của dải tần số, (những) người chủ trí và (s) khách nên nĩi chuyện và tham gia; nĩ khơng phải là kịch bản hoặc được gỗ, quan liêu, hoặc laden với thuật ngữ.
Một khi các cuộc phỏng vấn, âm thanh cắn, âm thanh, và âm nhạc được tập hợp, các yếu tố được "pha trộn" vào một tập tin bằng cách sử dụng phần mềm và lưu dưới dạng một tập tin MP3.
130
Tập tin này được đăng trên một trang web và khán giả được thơng báo qua e-mail hoặc đăng ký RSS. Người nghe tải tập tin xuống máy tình của họ để lắng nghe ngay lập tức hoặc vào một thời điểm sau. Sau khi podcast đầu tiên của người làm truyền thơng nội bộ được phát hành, người làm truyền thơng nội bộ cần phải cảnh báo đối tượng của người làm truyền thơng nội bộ rằng nĩ cĩ sẵn. Người làm truyền thơng nội bộ cĩ thể làm điều này bằng e-mail và chắc chắn để nĩi với họ rằng họ cĩ thể đảm bảo họ cập nhật trên podcast của người làm truyền thơng nội bộ bằng cách "đăng ký". Họ cĩ thể làm điều này bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng RSS hoặc XML trên podcast của người làm truyền thơng nội bộ. Truyền thơng Nova Scotia sử dụng cơng nghệ RSS để phân phối phát hành tin tức.
Một phĩng viên mơi trường cĩ thể đăng ký phát hành Năng lượng, Mơi trường và Tài nguyên để tránh nhận các bản phát hành khơng liên quan từ Dịch vụ Cộng đồng, Giáo dục, Dịch vụ Nova Scotia và Quan hệ Thành phố, vv Một nguồn cấp dữ liệu RSS cho podcast sẽ cảnh báo người đăng ký khi một chương trính mới được đăng lên trang web podcast.
Mặc dù podcast là một mơi trường tương đối mới, nhưng chúng đang ngày càng trở nên phổ biến. Nĩi chuyện với cố vấn truyền thơng của người làm truyền thơng nội bộ về cách giải quyết các thách thức kỹ thuật và sản xuất của podcast.
Wikis
Một tài liệu trực tiếp mà bất cứ ai (những người cĩ thể truy cập nĩ) cĩ thể chỉnh sửa. Wiki xuất phát từ ý nghĩa của tiếng Hawaii là "nhanh".
- Dành cho: Các tài liệu hợp tác như chình sách, chương trính nghị sự, báo cáo - Ưu điểm:
• Đơn giản hĩa nhiệm vụ sản xuất một tài liệu mà nhiều người sáng tác, xem xét và / hoặc phê duyệt.
• Giảm bớt việc xem lại tài liệu.
• Nĩ loại bỏ sự cần thiết phải kiểm sốt phiên bản. • Nĩ thúc đẩy hợp tác và đối thoại.
- Nhược điểm
• Khơng phải mọi người đều cảm thấy thoải mái khi cơng việc của mính do các đồng nghiệp hoặc cấp trên của mính chỉnh sửa trong một mơi trường mở.
• Khơng phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi chỉnh sửa cơng việc của một người cao cấp trong một mơi trường mở.
Hầu hết mọi người đã nghe ai đĩ giới thiệu một dự thảo văn bản như là một "tài liệu sống", cĩ nghĩa là nĩ là một cơng việc đang tiến triển. Một wiki là một tài liệu sống
131
thật sự trong đĩ nĩ liên tục được chỉnh sửa và tinh chỉnh bởi bất cứ ai cĩ quyền truy cập vào nĩ. Vì dụ: nếu Ủy ban Dịch vụ Cơng cộng muốn xây dựng chình sách về sức khoẻ và an tồn cho việc sử dụng điện thoại di động trong khi lái xe, nĩ cĩ thể đăng một phiên bản dự thảo trên trang web intranet của nĩ và sau đĩ mở nĩ lên dịch vụ cơng để bính luận. Thay ví gửi đề xuất sửa đổi cho PSC, nhân viên sẽ truy cập wiki và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.
Để khởi chạy một wiki, cần cài đặt phần mềm trên máy chủ. Phần mềm này liên kết đến một cơ sở dữ liệu để theo dõi những người sửa tài liệu, người tiếp tục sửa đổi những sửa đổi đĩ, v.v. Điều này đảm bảo rằng những thay đổi cĩ thể được hồn tác và rằng khơng cĩ đĩng gĩp nào của người làm truyền thơng nội bộ bị mất. Một số phần mềm cĩ sẵn thơng qua nguồn mở (miễn phì để tải về), và một số là cĩ sẵn thương mại. Điều quan trọng là người làm truyền thơng nội bộ làm việc với các nhân viên CNTT để cuộn cơng nghệ này; họ cần phải nhận thức được bất cứ điều gí được cài đặt trên máy chủ và sẽ là nguồn tài nguyên tuyệt vời nếu người làm truyền thơng nội bộ cần trợ giúp để thiết lập cơ sở dữ liệu. .. Khi một phần mềm đã được đưa ra, một nhĩm dự án nên gặp để thử nghiệm và tím hiểu về wiki.
Hãy thử một số wiki cơng cộng hiện cĩ để cảm nhận về cách chúng hoạt động. Một vì dụ điển hính là Wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Main_Page), một bách khoa tồn thư cĩ thể chỉnh sửa trực tuyến. Tím một chủ đề người làm truyền thơng nội bộ quan tâm - hoặc là chuyên nghiệp hoặc cá nhân -
và tím kiếm nĩ trong Wikipedia. Thêm vào hoặc sửa lại mục nhập. Mời một nhĩm dự án làm tương tự, để xác định xem một wiki là một cơng nghệ mà nhĩm muốn sử dụng.
132