đầu tư xây dựng
4.2.3.1. Cơ sở đề xuất
Công ty Điện lực Ba Vì mồi năm thực hiện hàng chục dự án đầu tư và con số đó sẽ còn được tăng lên theo từng năm. Trong khi đó biên chế nhân sự tham gia công tác quản trị dự án đàu tư không được tăng thêm. Vì vậy, một trong những mục tiêu nhiệm vụ của Công ty trong giai đoạn 2020 -2024 là đấy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị dự án đầu tư xây dựng nhằm tăng năng suất lao động đồng thời nâng cao chất lượng công tác quản trị dự án đầu tư xây dựng.
Bên cạnh đó, việc thực hiện quản trị dự án đầu tư xây dựng được dựa trên các văn bản pháp lý do nhà nước, các bộ, ban, ngành, địa phương và Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội quy định. Với khối lượng văn bản pháp lý lớn và phải cập nhật thường xuyên nhưng Công ty chưa lập được một bộ cơ sở dữ liệu mang tính hệ thống cho công tác quản trị dự án đầu tư xây dựng mà chỉ mang tính tự phát của các cá nhân nên thường không đầy đủ và kịp thời.
4.2.3.2. Nội dung giải pháp
Chúng ta có thế thấy Quản trị dự án đầu tư xây dựng là một công việc không hề đơn giản, đòi hỏi sự kết hợp cúa nhiều công việc từ giai đoạn chuấn bị đến giai đoạn thực hiện và vận hành dự án. Chính vì vậy, công tác quản trị dự án đâu tư xây dựng gập rất nhiều khó khăn khi lượng thông tin cần theo dõi, nghiên cứu, đánh giá, cũng như lượng họp đồng, kế hoạch quá nhiều. Điều này dẫn đến sự cần thiết của việc ứng dụng phần mềm hỗ trợ cho công tác quản lý đầu tư. Hệ thống phần mềm cần phải có khả năng thích ứng những yêu cầu trên nhằm đảm bảo tính hệ thống và đem lại hiệu quả khai thác thông tin. Mục đích phần mềm nhằm cung cấp cho người dùng các tính năng phục vụ sau:
+ Cho phép các phòng ban chức năng tham gia khai thác và trao đổi thông tin về dự án và Lãnh đạo thực hiện công tác quản trị.
+ Cập nhật nguồn danh mục vật tư, thiết bị, chuyên viên theo dõi...
+ Lập kê hoạch và thực hiện đăng ký kê hoạch xây dựng trong năm.
+ Quản lý chi tiết từng dự án, thiết kế dự toán, hồ sơ thầu, các hợp đồng xây dựng, tư vấn, mua sắm và các quyết định cấp VTTB.
+ Theo dõi tiến độ thi công, thông báo vốn của chủ đầu tư. Quản lý nhật ký thi công, quá trình thực hiện, giám sát dự án.
+ Tra cứu thông tin dự án, thực hiện các biểu mầu báo cáo.
+ Tra cứu các văn bản pháp lý, các tiêu chuẩn kỳ thuật, các định mức... + Cấp phát, phân quyền sử dụng trên từng chức năng. Phân định quyền hạn trách nhiệm của người sử dụng. Ràng buộc thông tin cập nhật, chỉnh sửa và huỷ bỏ cho từng người sử dụng.
+ Hệ thống biểu đồ kiểm soát tiến độ chi phí, biểu đồ Gantt, biểu đồ dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp trong việc kiểm soát tình hình tiến độ, chi phí, dòng tiền dự án.
+ Ngoài ra, phần mềm quân trị dự án đầu tư phải được xây dựng thông qua giao diện đơn giản, gần gũi với người sử dụng. Mô tả đầy đủ thông tin cần quản lý, tra cứu thông tin theo nhiều tiêu chí phong phú và đặc biệt có thể mở rộng tiêu chí tìm kiếm mà không cần nâng cấp phần mềm. Thông tin của mồi dự án được lưu trữ đầy đủ và hệ thống giúp cho các chuyên viên dễ dàng theo dõi và báo cáo. Thông qua các văn bản đã được Scan và đưa vào hệ thống, phầm mềm còn cho phép người dùng tìm kiếm, chiết xuất các văn bản của từng dự án.
+ Xây dựng thư viện lưu trừ hồ sơ thực hiện dự án: Hồ sơ
thự• c hiệ• n dự• án là mộ• t hệ• thống các dữ liệ• u về q1 uá trình thự• c hiệ• n dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng.. .Nội dung các dữ liệu trong hồ sơ có thế bao gồm:
> Quy trình thực hiện dự án, gồm các thủ tục, các yêu cầu mà Công ty phải thực hiện trong quá trình thực hiện dự án.
> Các biểu mẫu trong quá trình giám sát thực hiện công trình. > Các bản ghi nhớ.
> Biên bàn các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý thựchiện công trình.
> Các báo biểu.
> Cập nhật các lịch biểu. > Các cấu trúc phân việc.
+ Xây dựng sổ tay quản trị dự án:
Khác với thư viện dự án là công cụ dùng đế tham khảo về công tác quản lý dự án đối với tất cả các chủ thể trong quá trình quản lý dự án, sổ tay quản trị dự án được lập ra với mục đích là bộ nhớ ngoài bồ sung cho các cán bộ quản trị dự án . Nội dung sổ tay quản lý dự án có thể bao gồm:
- Công việc dự án: tất cả các công việc cụ thể thuộc phạm vi dự án. - Kế hoạch thực hiện.
- Thực tế công việc đã làm. - Biện pháp khắc phục.
- Thông tin về các bên liên quan của dự án.
Với tác dụng như một bộ nhớ ngoài, sổ tay dự án cần phải được trình bày một cách có thứ tự và logic đế người xem có thế tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Sổ tay dự án nên có bảng mục lục tổ chức theo chủ đề, có phụ lục và các thông tin trong sổ tay dự án phải luôn được cập nhật một cách đều đặn hàng tháng hoặc hàng quý.
- Với sổ tay dự án, các cán bộ quản trị dự án có thể hệ thống được các công việc cần thực hiện vói thời gian và khối lượng chi tiết, tránh bỏ sót công việc trong quá trình quản trị dự án, vì thế góp phần nâng cao hiệu quả quản trị dự• án của các cán bộ• q1 uản trị• d ự• đầu tư.
+ Công ty phải thành lập bộ phận chuyên trách xây dựng hệ thống các văn bản pháp lý: các Luật, Nghị định, Thông tư, các quy định của Bộ, ngành,
địa phương, quy trình... theo từng nội dung tra cứu. Đông thời, bộ phận này luôn theo dõi và cập nhật kịp thời các văn bản quy định mới của nhà nước, của ngành vào hệ thống lưu trữ văn bản pháp lý của phần mềm để đảm bảo công tác tra cứu cho các cán bộ làm công tác quản trị dự án một cách chính xác và thuận tiện.
4.2.3.3. Ket quả dự kiến
Việc sử dụng phần mềm quản trị dự án tiên tiến sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản trị của dự án, đáp ứng được yêu cầu về mặt thời gian cho các cán bộ tham gia thực hiện công tác quản trị dự án.
Việc xây dựng thư viện hồ sơ thực hiện dự án Công ty có thể theo dõi quá trình thực hiện dự án một cách chặt chẽ hơn, tìm ra các vấn đề sai sót nhanh hơn và đầy đủ hơn, giúp cho việc xây dựng các báo cáo một cách nhanh chóng hơn.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ công tác quản trị dự án đầu tư tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận tham gia quá trình quản trị dự án khi triển khai thực hiện. Việc quản trị thực hiện dự án có tính chất chuyên nghiệp giúp tiến độ và chất lượng dự án được đảm bào và nâng cao hơn.
4.2.4. Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ tham gia quản trị dự án trong Công ty
4.2.4.1. Cơ sở đề xuất
- Hiệu quả công tác quản trị dự án phụ thuộc nhiều vào yếu tố, trong đó yếu tố con người là quan trọng. Tuy nhiên, một số cán bộ, chuyên viên tham gia công tác quản trị dự án đầu tư chưa được đào tạo bài bản, chính quy về công tác chuyên môn. Việc đảm đương quản trị các dự án đầu tư do một số cán bộ có chuyên môn phụ trách chính. Điều này gây quá tải cho các cán bộ có năng lực trong khi không tận dụng được nguồn nhân lực còn lại gây lãng phí nguồn nhân lực.
Các cán bộ giám sát có chứng chỉ hành nghê giám sát còn ít, các cán bộ khác chưa được qua lớp đào tạo về giám sát chất lượng công trình.
4.2A.2. Nội dung giải pháp
Tổ chức đào tạo và đào tạo lại các cán bộ chuyên viên có phấm chất, tư cách tốt tham gia công tác quản trị dự án đầu tư của Công ty và kiên quyết loại bở các cán bộ chuyên viên đã thoái hoá biến chất và không đủ trình độ và năng lực không được tham gia công tác quản trị dự án.
Bố trí, đề bạt cán bộ vào từng vị trí đủng người, đúng việc trong từng khâu của công tác quản trị dự án đầu tư.
Lập kế hoạch đào tạo ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đảm bảo lập được khoảng cách phân biệt giữa lớp cán bộ thế hệ trước và thế hệ tiếp nối cả về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và cả kinh nghiệm quản trị dự án đầu tư.
Trang bị kiến thức đủ mạnh cho các cán bộ quản trị dự án đầu tư trên cơ sở đổi mới công nghệ quản trị dự án tiến bộ trên thế giới, áp dụng một cách khoa học sáng tạo trong quản trị dự án đầu tư.
Thường xuyên tổ chức các lớp tâp huấn, các kỳ thi sát hạch về công tác quản trị dự án. Cá nhân nào không đạt, sẽ phải đào tạo lại nếu không đạt tiếp thì chuyển sang bộ phận khác làm việc.
4.2.1.3. Ket quả dự kiến
Vấn đề quản trị thành công hay thất bại của quản trị dự án đầu tư luôn tuỳ thuộc vào những con người thực hiện nó. Những vấn đề được trình bày ở trên là một cơ sở cho việc quản trị tốt dự án đầu tư, điều cần chú ý là: bản thân những quy định, những thủ tục tự nó không thể quản lý được. Các dự án được quàn trị bởi con người mà con người được coi là chủ thể sáng tạo ra quyết định và bằng những thủ tục, quy định lại tác động vào những con người khác để cùng nhau hành động vì mục đích hoàn thành kế hoạch theo đúng yêu cầu đặt ra.
4.3. Một sô kiên nghị
4.3. ĩ. Đổi với các cơ quan quản lý Nhà nước
- Ban hành văn bản quy định một cách đầy đủ, đồng bộ; cải cách thủ tục hành chính đơn giản, gọn nhẹ.
- Tăng cường hiệu lực pháp lý của các văn bàn pháp luật, quy định về trình tự, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án và các chính sách, quy hoạch, kế hoạch của Nhà nước trong việc ra quyết định đầu tư.
- Cần chú trọng hơn nữa trong công tác quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, văn bản về quy hoạch xây dựng phải thống nhất, hợp lý và hạn chế những thay đồi quá đột ngột.
4.3.2. Đối với Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội
- Đổi mới hệ thống quản lý dự án, đưa ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào trong công tác điều hành và quản lý nhằm đảm bảo thực hiện tốt và có hiệu quả các dự án.
- Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ và năng lực cho cán bộ nhân viên trực tiếp làm công tác quản trị dự án.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
Từ việc nghiên cứu, phân tích thực trạng quản trị dự án và kêt hợp với định hướng phát triển của Công ty, chương 4 đã đưa ra hệ các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác điều hành và quản trị dự án đầu tư xây dựng tại Công ty Điện lực Ba Vì gồm các giải pháp: Nâng cao chất lượng quản lý công tác khảo sát, thiết kế, lập dự toán và thẩm định hồ sơ thiết kế; Hoàn thiện công tác lựa chọn nhà thầu; Hoàn thiện cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ công tác quản trị dự án đầu tư; Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Từ đó đưa ra các kiến nghị nhằm mục đích tăng cường hiệu quả hoạt động quăn trị và hạn chế những vấn đề ở mức thấp nhất giúp cho công tác điều hành và hoạt động của các dự án nâng cao hiệu quả.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường còn nhiều biến động, hoạt động quản trị dự án đầu tư xây dựng của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty Điện lực Ba Vì nói riêng hiện nay gặp khá nhiều vấn đề. Quản trị dự án là một yêu cầu rất quan trọng trong lĩnh vực quản lý hoạt động đàu tư.
Quản trị dự án giúp nâng cao hiệu quả đầu tư, cả trên phương diện tài chính cũng như hiệu quả kinh tế - xã hội, đòi hỏi phải quản trị tốt quá trình đầu tư bao gồm tất cả các giai đoạn từ nghiên cứu cơ hội đầu tư đến giai đoạn vận hành khai thác kết quá đầu tư.
Trong phạm vi luận văn: “Quăn trị dự án đầu tư xây dựng tại Công ty Điện lực Ba Vì ” đã đi vào làm rõ một số nội dung như sau:
- Nêu lên được những vấn đề cơ bản các dự án đầu tư xây dựng, cũng như quy trình quản trị các dự án đầu tư xây dựng.
- Đánh giá được thực trạng hoạt động quản trị những dự án đầu tư xây dựng do Công ty thực hiện, đánh giá những kết quả đạt được và vấn đề còn hạn chế.
- Trên cơ sở thực trạng trên, luận văn đã đê xuât một sô giải pháp và kiên nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị dự án đầu tư xây dựng tại Công ty Điện lực Ba Vì.
Mặc dù đã cố gắng nghiên cứu nhưng do còn nhiều hạn chế và hiểu biết cũng như kinh nghiệm thực tế nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy, tác giả rất mong nhận được những đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô giáo và các bạn để khóa luận được hoàn chỉnh và có ý nghĩa thực tiễn hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo thực hiện các dự án đâu tư xây dựng công trình của Công ty Điện lực Ba Vì.
2. Các báo cáo sản xuất kinh doanh của Công ty các năm 2017, 2018, 2019.
3. Nguyễn Thị Thọ Bình (2013), Công tác QLDA đầu tư xây dựng tại Công ty Điện lực Thái Nguyên, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh Thái Nguyên.
4. Thái Bá Cẩn (2009), Giáo trình Phân tích và Quản lý dự' án đầu tư, Hà Nội: Nhà xuất bản Giáo dục.
5. Nguyễn Văn Công, 2014. Hoàn thiện công tác quản lý các dự án đầu tư công trình điện trong Tống Công ty Điện lực TP Hù Nội. Luận văn Thạc sĩ. Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội.
6. Vũ Cao Cường, 2018. Quán lỵ dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý dự án nhà máy thủy điện Son La. Luận văn Thạc sĩ. Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội.
7. Nguyễn Mạnh Hà (2012), Hoàn thiện hệ thống quản lý các dự án đầu tư xây dựng trong Bộ Tổng tham mưu - Bộ Quốc phòng. Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học Quốc Gia Hà Nội.
8. Nguyễn Thị Minh Hằng (2011), Nâng cao hiệu quả đầu tư các dự án đầu tư của VNPT Hà Nội. Luận vãn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông;
9. Quách Tuấn Hiển, 2015. Quản lý các dự án đầu tư xây dựng tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Luận văn Thạc sĩ. Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội.
10. Bùi Mạnh Hùng (2007), Giáo trình kình tế xây dựng, Trường ĐH Kiến trúc. 11. Lê Thanh Hương (2011) “Kinh nghiệm quốc tế về QLDA và bài học kinh
nghiệm cho Ban quản lý xây dựng cơ bản tỉnh Hải Dương”, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh doanh công nghệ Hà Nội.
12. Nghị định cùa Chính phú số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/06/2015 về quản lý dự án đầu tư xây dựng.
13. Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25 tháng 3 năm 2015 về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
14. Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 về Quản lý chất lượng và Bảo trì Công trình xây dựng.