6. Bố cục của đề tài
1.2.2. Tổ chức đào tạo
“Để tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, tổ chức, cơ quan cần có một bộ phận được phân công nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo từng cá nhân được giao việc thực hiện đào tạo theo đúng kế hoạch đã đặt ra, phù hợp với chi phí, xác định những người cần được đào tạo và cử đi theo từng đợt đào tạo nhất định.
Mỗi một chương trình đào tạo được xác định thời gian, địa điểm cụ thể. Căn cứ chương trình đào tạo mời các giảng viên phù hợp. Thực hiện các thủ tục để tổ chức đào tạo từ mời giảng viên ứng với mỗi nội dung đào tạo, chuẩn bị tài liệu, các công văn, quyết định, biểu mẫu liên quan.
Trong suốt quá trình đào tạo cần theo dõi, điểm danh, tiến độ học tập của học viên, chất lượng giảng dạy của giảng viên. Giám sát và kiểm tra xuyên suốt chương trình đào tạo, lắng nghe đóng góp ý kiến của học viên cũng như của giảng viên để có thể thay đổi, bổ sung chương trình đào tạo cho phù hợp và đạt hiệu quả tốt nhất. ”
1.2.2.1. Xây dựng chương trình và lựa chọn phương pháp đào tạo
Sau khi xác định được đối tượng đào tạo, mục tiêu đào tạo, đi xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với đối tượng cần đào tạo cũng như mục tiêu đào tạo.
Xác định các chương trình đào tạo bao gồm: - Số lượng các bài học và môn học cần phải học. - Thời lượng của từng môn học, bài học.
- Thứ tự của từng môn học.
Sau đó xác định xem, phương pháp đào tạo nào là phù hợp với yêu cầu dặt ra cũng như phù hợp về mặt kinh phí của tổ chức. ”
a. Xây dựng chương trình đào tạo
“Chương trình đào tạo là một hệ thống các bài giảng và môn học được truyền dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và trong thời gian bao lâu qua đó chúng ta có thể lựa chọn được phương pháp đào tạo thích hợp nhất.
Sau đây là các bước thiết kế một hoạt động đào tạo:
Bước 1: Tiến hành đánh giá năng lực và trình độ của người lao động bằng các
bài kiểm tra trước khi bắt đầu chương trình đào tạo. ”
Bước 2: Xem xét công việc hiện tại và công việc sẽ được đảm nhận sau khi
tiền hành xong hoạt động đào tạo.
Bước 3: Kiểm tra trình độ chuyên môn, năng lực của người lao động có thể
đáp ứng được yêu cầu của công việc mới hay không.
Bước 4: Kiểm tra nội dung của hoạt động đào tạo có phù hợp với công việc mới.
Bước 5: Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp nhất với tổ chức.
Bước 6: Chọn giáo trình, tài liệu và các thiết bị cần thiết cho hoạt động đào tạo.
Bước 7: Lên thời gian cho hoạt động đào tạo.
b. Các phương pháp đào tạo
Hiện tại có rất nhiều phương pháp đào tạo cho tổ chức vì vậy tuỳ vào từng yêu cầu cụ thể hay đặc tính của công việc mà tổ chức có thể chọn cho mình một hình thức thích hợp nhất. Các phương pháp đào tạo chủ yếu được áp dụng phổ biến.
- Đào tạo trong công việc (O.J.T)1
“Đào tạo trong công việc là phương pháp đào tạo trực tiếp ngay tại nơi làm việc của người lao động. Người học sẽ được truyền đạt lại các kỹ năng và kinh nghiệm lao động bời những người lành nghề và chuyên môn cao hơn. Họ có hiểu biết rõ ràng về công việc đang làm cũng như của người học vì vậy người lao động sẽ dễ lĩnh hội nắm bắt tốt hơn. Chi phí cho hình thức đào tạo này là rất thấp, ít tốn kém cho đơn vị, tổ chức. Nhóm này bao gồm các phương pháp chủ yếu sau đây: ”
Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc
“Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các nhân viên lao động và một số các công việc về quản lý. Hoạt động đào tạo bắt đầu bằng sự chỉ dẫn và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc một cách tỉ mỉ, từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho đến khi thành thạo dưới sự hướng dẫn chặt chẽ của người giảng dạy.
Đào tạo theo kiểu học nghề
Phương pháp này chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học các vấn đề về lý thuyết ở trên lớp, sau đó học viên sẽ được thực hành dưới sự hướng dẫn của các nhân viên lành nghề trong một thời gian. Được thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực học tập cho đến khi thành thạo tất cả các kỹ năng. Phương pháp được áp dụng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho nhân viên.
Đây chính là phương pháp có sự kèm cặp hướng dẫn của nhân viên lành nghề với người học, thường được áp dụng ở Việt Nam.
Kèm cặp và chỉ bảo
Phương pháp này thường được dùng để giúp cho các cán bộ quản lý và nhân viên giám sát lĩnh hội được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại và tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý có trình độ chuyên môn cao hơn. ”
1 ThS. Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Giáo trình Quản trị nhân lực 2007, Nhà xuất bản
Có tất cả ba cách để kèm cặp là:
- Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp
- Kèm cặp bởi một cố vấn
- Kèm cặp bởi người quản lý có trình độ cao hơn.
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp chuyển người quản lý từ đảm nhận công việc này sang một công việc khác nhằm trang bị cho họ thêm những kinh nghiệm quản lý, làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kiến thức đó sẽ giúp cho người quản lý sẽ có thể đảm nhiệm những công việc cao hơn, phức tạp hơn trong tương lai. Chúng ta có thể luân chuyển và thuyên chuyển công việc theo ba cách: ”
- Chuyển đối tượng được đào tạo đến nhận vị trí quản lý ở một bộ phận khác trong cùng tổ chức nhưng chức năng và quyền hạn không thay đổi.
- Chuyển người được đào tạo đến nhận một công việc hoàn toàn mới ngoài
lĩnh vực chuyên môn của họ.
- Người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn.
Những ưu điểm của đào tạo trong công việc:
- Đào tạo trong công việc thường không yêu cầu không gian hay những trang thiết bị riêng biệt đặc thù.
- Đào tạo trong công việc có ý nghĩa vì học viên có thể vừa làm việc học nghề vừa có thể có thu nhập.
- Đào tạo trong công việc mang lại sự chuyển biến nhanh trong kiến thức và kỹ năng thực hành, mất ít thời gian đào tạo.
- Đào tạo trong công việc cho phép học viên thực hành những gì mà đơn vị, tổ chức mong đợi khi hoàn thành xong công việc đào tạo.
- Đào tạo trong công việc tạo điều kiện cho học viên được làm việc cũng với những cộng sự tương lai và học tập được các kinh nghiệm trong lao động của những đồng nghiệp.
- Đào tạo đúng nhu cầu của tổ chức và đúng đối tượng, tốn ít chi phí. Những nhược điểm của phương pháp đào tạo trong công việc:
- Lý thuyết được trang bị thiếu tính hệ thống.
- Học viên có thể tiếp thu những kinh nghiệm hay thao tác sai của người truyền đạt.
- Việc truyền đạt là khó khăn khi kiến thức thuộc lĩnh vực chuyên môn sâu.
Các điều kiện để hoạt động đào tạo trong công việc đạt hiệu quả là:
- Các giáo viên dạy nghề phải được tuyển chọn một cách cẩn thận và đáp ứng được yêu cầu của chương trình đào tạo về trình độ chuyên môn, mức độ thành thạo và đặc biệt phải có khả năng truyền đạt tốt.
- Chương trình đào tạo phải được tổ chức chặt chẽ có kế hoạch.
Đào tạo ngoài công việc (Off.J.T)2
“Đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo mà học viên được tách khỏi việc thực hiện các công việc thực tế. Các phương pháp của đào tạo ngoài công việc:
- Tổ chức các lớp cạnh đơn vị
Đối với các nghề phức tạp hoặc các công việc có tính đặc thù cao thì việc đào tạo bằng hình thức kém cặp không thể đáp ứng được yêu cầu về số lượng vầ chất lượng. Các đơn vị có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phương tiện và trang thiết bị dành riêng cho việc học tập. Trong phương pháp đào tạo ngoài công việc thì đào tạo bao gồm hai phần là: lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết được giảng dạy tập trung cho các kỹ sư, cán bộ phụ trách kỹ thuật. Phần thực hành được tiến hành ở tại các xưởng thực tập do các kỹ sư hoặc nhân viên lành nghề hướng dẫn. Phương pháp này giúp cho các học viên học tập và tiếp thu có hệ thống.
Cử đi học ở các trường chính quy
Các đơn vị cũng có thể cử người lao động đến học tập ở các trường dạy nghề hoặc quản lý do các bộ, ngành hoặc do trung ương tổ chức đào tạo. Trong phương
2 ThS. Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Giáo trình Quản trị nhân lực 2007, Nhà xuất bản
pháp này học viên sẽ được trang bị tương đối đầy đủ về cả lý thuyết và thực hành. Tuy nhiên tốn rất nhiều thời gian và kinh phí cho đơn vị.
Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo
Các buổi giảng bài hay hội nghị có thể được tổ chức tại đơn vị hoặc ở một hội nghị khác ở bên ngoài, có thể được tổ chức riêng hoặc kết hợp với một số chương trình đào tạo khác. Trong các buổi thảo luận học viên sẽ thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của một lãnh đạo nhóm, qua đó học viên sẽ học được những kiến thức và kinh nghiệm cần thiết.
Đào tạo theo kiểu chương trình hoá, với sự hỗ trợ của máy tính
Đây là phương pháp đào tạo kỹ năng rất hiện đại bây giờ, có rất nhiều đơn vị đơn vị và tổ chức lớn áp dụng phương pháp này rộng rãi. ” “Trong phương pháp này các chương trình giảng dạy đều được viết dưới dạng các phần mềm, học viên chỉ thực hiện theo hướng dẫn mà các phần mềm đã lập trình sẵn. Phương pháp này có thể đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có người hướng dẫn.
Đào tạo theo phương thức từ xa
Đào tạo từ xa là phương pháp đào tạo mà người giảng dạy và học viên không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phương tiện truyền thông trung gian. Phương tiện trung gian này có thể là sách, tài liệu học tập, băng hình, đĩa CD và VCD, Internet. Các phương tiện trung gian này ngày càng được phát triển đa dạng và hiện đại hơn.
Phương thức đào tạo này có ưu điểm nổi bật là người học có thể chủ động bố trí thời gian học tập của mình cho phù hợp với kế hoạch bản thân. Những người học ởxa địa điểm trung tâm đào tạo có thể tham gia các khoá học, chương trình đào tạo có chất lượng cao. Tuy nhiên, hình thức đào tạo này đòi hỏi các cơ sở đào tạo phải có lượng cơ sở vật chất lớn có sự đầu tư.
Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm
Phương pháp này bao gồm các các cuộc hội thảo học tập trong dó sử dụng các kỹ thuật như: bài tập tình huống, mô phỏng trên máy tính, diễn kịch, trò chơi quản
lý hoặc là các bài tập tình huống giải quyết các vấn đề. Đây là một cách đào tạo hiện đại nhằm giúp cho người học thực tập giải quyết các tình huống thực tế.
Mô hình hoá hành vi
Nó cũng là phương pháp diễn kịch nhưng các vở kịch phải có sự chuẩn bị thiết kế sẵn để mô hình hoá các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt.
Đào tạo kỹ năng xử lý công văn vệ sinh môi trường tờ
Đây là một dạng bài tập trong đó người quản lý nhận được một loạt các tài liệu và bản ghi nhớ, các bản báo cáo và tường trình, sự hướng dẫn của cấp trên và các thông tin khác mà một người quản lý có thể nhận được khi vừa tới nơi làm việc. Họ có trách nhiệm phải xử lý nhanh chóng và chính xác những thông tin được tiếp nhận. Phương pháp này giúp cho người quản lý học tập ra quyết định nhanh chóng trong công việc thường nhật. ”
Bảng tổng kết về các ưu điểm và nhược điểm của các phương pháp đào tạo trong và ngoài công việc:
Bảng 1.1: So sánh ưu và nhược điểm của đào tạo trong công việc và ngoài công việc Phương pháp
1. Đào tạo theo chỉ dẫn công việc
2. Đào tạo theo kiểu học nghề
3. Kèm cặp và chỉ bảo
4. Luân chuyển và thuyên chuyển công việc 1. Tổ chức các lớp cạnh đơn vị, tổ chức 2. Cử người đi học ở các trường chính quy
3. Bài giảng, hội nghị hay thảo luận
4. Đào tạo theo chương trình hoá với sự trợ giúp của máy tính
5. Đào tạo từ xa
6. Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm
7. Đào tạo kỹ năng xử lý công văn vệ sinh môi trường tờ
Nguồn: Tài liệu giảng dạy của giáo sư JEAN LADOUCEUR ĐHTH Moncton, Canada và tài liệu đào tạo của Dự án đào tạo từ xa Đại học KTQD
1.2.2.2. Dự tính chi phí đào tạo
“Những đơn vị, tổ chức có kinh phí dành cho đào tạo người lao động hạn hẹp thì chọn phương pháp đào tạo ít tốn kém nhưng vẫn hiệu quả. Vì để thực hiện được một khoá đào tạo cần phải dự tính rất nhiều chi phí.
- Chi phí cho người dạy: Chi phí này được dùng để trả tiền thù lao cho giáo viên, cố vấn, các nhân viên đào tạo và bộ phận giúp việc của họ. Các khoản chi phí
để đầu tư các trang thiết bị, phương tiện, hệ thống cơ sở vật chất phục vụ việc giảng dạy
- Chi phí cho người học: Là những chi phí phải trả trong quá trình người lao động học việc như: chi phí mua sắm dụng cụ, phương tiện, tài liệu học tập, chi phí sinh hoạt, đi lại trong quá trình học tập, chi phí của việc giảm sản lượng trong thời gian người lao động tham gia học tập không tham gia lao động.
- Chi phí quản lý: Các chi phí phát sinh cho quá trình quản lý đào tạo như chi phí hành chính, chi phí điện nước, các chi phí nhân sự quản lý thay thế người lao động đi đào tạo.
- Kinh phí đào tạo khác: Là toàn bộ những kinh phí do đơn vị, tổ chức bỏ ra trong quá trình cử người lao động tham gia chương trình đào tạo, và những chi phí khác liên quan đến quá trình đào tạo.
Xác định chi phí đào tạo giúp cho đơn vị, tổ chức có kế hoạch huy động nguồn kinh phí để tiến hành đào tạo, kiểm soát chi phí đào tạo và là cơ sở để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo. ”
“Công tác đào tạo chỉ có thể đạt được hiệu quả cao khi xây dựng được kinh phí cho đào tạo và đảm bảo đúng mục đích, đúng đối tượng đào tạo.
Để xác định được chi phí đào tạo cần phải căn cứ vào kế hoạch đào tạo và định mức chi phí đối với chương trình đào tạo. Nếu không dự tính được trước các khoản chi phí này, đơn vị, tổ chức sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình đào tạo, do vậy cần phải dự tính trước. ”
1.2.2.3. Lựa chọn và đào tạo giáo viên
“Tuỳ theo việc lựa chọn phương pháp đào tạo nào mà từ đó lựa chọn người dạy. Lựa chọn đúng người dạy, bao giờ người ta cũng có tâm huyết với nghề hơn, mối liên hệ giữa người dạy và người học dù nhiều hay ít, người dạy giỏi bao giờ cũng mang lại