a. Tiêu đề của hối phiếu
Hối phiếu phải được ghi tiêu đề là BILL OF EXCHANGE hoặc EXCHANGE FOR
được in với cỡ chữ to nhằm để phân biệt hối phiếu với các chứng khoán khác đang lưu thông trên thị trường. Nếu không ghi tiêu đề thì hối phiếu vô giá trị. Nếu dùng BILL OF EXCHANGE thì thường tiêu đề được đặt chính giữa trên cùng văn bản hối phiếu. Nếu dùng
EXCHANGE FOR thì tiêu đề thường được đặt ở trên cùng và bên trái văn bản hối phiếu
b. Số hiệu của hối phiếu
Để dễ dàng gọi tên và tham chiếu khi cần thiết, mỗi hối phiếu đều được gán cho một số hiệu nhất định. Số hiệu do người ký phát hối phiếu đặt ra, được ghi sau chữ No. Và đặt trên cùng bên trái của văn bản hối phiếu.
c. Địa điểm và ngày ký phát hối phiếu
+ Địa điểm: Thông thường địa điểm ký phát hối phiếu là nơi ký phát hối phiếu hay một nơi khác vì nơi lập hoặc nơi cư trú của người ký phát hối phiếu có thể khác nhau. Nếu trên hối phiếu không ghi nơi ký phát hối phiếu thì địa chỉ bên cạnh tên của người ký phát hối phiếu đưọc coi là địa điểm ký phát hối phiếu và nếu trên hối phiếu không ghi địa chỉ của người ký phát thì hối phiếu đó không có giá trị.
No EM143 BILL OF EXCHANHGE
FFOR USD 100000.00
Tokyo, May 12 2003
At sight of this first bill of exchange ( second of the same of the tenor and date being uppaid).
Pay to ther order of The SUMIMOTO BANK, JAPAN
The sum of UNITED STATES DOLLAR TEN THOUSAND OULY Value received as per our invoice(s) NO 01/CT/02 dated: May 12 2002
Drawn under: BANK FOR FOREIGN TRADE OF VIETNAM, HOCHIMINH CITY Irrevocable L/C NO 20/608 212 dated May 1 2003
To: BANK FOR FOREIGN TRADE TOPER INTERNATIONAL OF VIETNAM, ASIA LTD. FERDINAR STR HOCHIMINH CITY JAPAN
41
+ Ngày ký phát hối phiếu: Có ý nghĩa quan trọng là thời điểm xác định việc thanh lập hối phiếu, xác định năng lực pháp lý của người ký phát hối phiếu, đồng thời cũng là cơ sở để xác định kỳ hạn trả tiền của hối phiếu. Ví dụ trong hối phiếu có ghi " Trả sau 60 ngày kể từ ngày ký phát hối phiếu" có nghĩa là kỳ hạn trả tiền của hối phiếu được tính từ ngày ký phát cho đến 60 ngày sau. Đó là cơ sở để xác định thời hạn tối đa để xuất trình chứng từ đồng thời là cơ sở kiểm tra tính đồng nhất của bộ chứng từ. Trong phương thức tín dụng chứng từ thông thường ngày lập hối phiếu không được trước ngày lập hoá đơn mở L/C và phải năm trong ngày có hiệu lực của L/C.
d. Mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện
Hối phiếu là mệnh lệnh trả tiền chứ không phải là yêu cầu trả tiền. Điều này có nghĩa là việc trả tiền của hối phiếu không được gắn với bất cứ điều kiện nào, nếu có thì trở nên vô giá trị. Vì thế trên hối phiếu thường ghi câu: Pay to order of.. .. (trả tiền theo lệnh của ...).
e. Số tiền trên hối phiếu
Là một số tiền nhất định phải được ghi rõ ràng chính xác bằng số ở góc trái trên của tờ hối phiếu và ghi bằng chữ trong văn bản hối phiếu. Số tiền ghi bằng số và bằng chữ trong hối phiếu phải khớp nhau, nếu không khớp nhau thì được quyền lựa chọn trong các trường hợp sau:
+ Nếu không ghi số thì trả theo chữ
+ Nếu số tiền bằng chữ và số khác nhau thì trả tiền theo chữ.
+ Nếu số tiền được ghi hai lần bằng chữ và số hoặc bằng chữ khác nhau thì được quyền lựa chọn số tiền nhỏ hơn nhưng không được vượt quá số tiền ghi trên hoá đơn và số tiền ghi trên L/C.
f. Kỳ hạn trả tiền
Là ngày mà người trả tiền có nhiệm vụ trả tiền. Có hai cách trả tiền: trả ngay và trả sau một khoảng thời gian nhất định.
+ Trả ngay có nghĩa là việc trả tiền được thực hiện ngay sau khi nhìn thấy hối phiếu, sau khi hối phiếu được xuất trình đòi tiền người mua. Cho nên trên hối phiếu giữa hai từ At và "Sight" không có ghi số ngày. Ví dụ : " at sight of the frist Bill of exchange" (ngay sau khi nhìn thấy bản thứ nhất của hối phiếu).
+ Trả sau có nghĩa là việc trả tiền được thực hiện sau một khoảng thời gian nhất định. Có nhiều cách sau:
* Trả sau bao nhiêu ngày khi nhìn thấy hối phiếu (At 90 days after sight).
* Trả sau bao nhiêu ngày kể từ ngày giao hàng, ngày lập vận đơn (At 60 days after Bill of exchange of lading date, shipment date)
* Trả sau bao nhiêu ngày kể từ ngày ký phát hối phiếu. (At 60 days after date...)
g. Người hưởng lợi hối phiếu
Tên họ địa chỉ người hưởng lợi hối phiếu phải được ghi rõ ràng đầy đủ. Theo luật quản chế ngoại hối của nước ta người hưởng lợi hối phiếu là các ngân hàng thương mại kinh doanh ngoại hối được ngân hàng Nhà nước cấp giấy phép kinh doanh.
42 h. Người trả tiền hối phiếu
Tên họ người trả tiền hối phiếu phải được ghi rõ ràng cụ thể giống như tên đăng ký pháp nhân được ghi vào góc trái phía dưới vào chỗ có chữ "TO". Địa điểm của người trả tiền hối phiếu phải được ghi rõ ràng trên hối phiếu. Nếu hối phiếu sử dụng phương thức tín dụng chứng từ thì sau chữ "TO" ghi tên ngân hàng mở L/C.
i. Người ký phát hối phiếu
Tên, địa chỉ và chữ ký của người ký phát hối phiếu được ghi bên phải góc dưới của tờ hối phiếu. Chữ ký của người ký phát hối phiếu phải là chữ ký của người có đủ năng lực hành vi và năng lực pháp luật thể hiện ý chí cam kết của họ nên do chính tay người lập hối phiếu ký. Các chữ ký dưới dạng in, photocopy đều không có giá trị pháp lý.
k. Địa điểm trả tiền hối phiếu
Địa điểm trả tiền của hối phiếu là địa điểm ghi trên tờ hối phiếu đó. Nếu không ghi rõ hoặc không ghi có thể lấy địa chỉ bên cạnh tên của người trả tiền làm địa điểm trả tiền.