7 Quản lý Tài chính và Tài sản
7.3 Tạm ứng cho các cá nhân
Hệ thống của chính phủ không có quy định nào về tạm ứng. Quyết định 19/2006-QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp có quy định mẫu Đề nghị tạm ứng nhưng không đưa ra hướng dẫn cụ thể về quản lý tạm ứng. Thay vào đó, Chương trình cần thực hiện theo các thủ tục sau:
Tạm ứng sẽ chỉ được cấp cho các cá nhân hoặc tổ chức tham gia thực hiện các hoạt động của Chương trình, và cho các hoạt động đã được duyệt trong kế hoạch hoạt động hàng năm.
Người xin tạm ứng phải lập Đề nghị tạm ứng theo mẫu Đề nghị Tạm ứng chuẩn (Mẫu C32-HD, Quyết định 19/2006-QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006).
Kế toán trưởng/Kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra tính cần thiết của khoản tạm ứng được đề nghị trước khi trình cho Giám đốc đơn vị thực hiện phê duyệt. Một Đề nghị tạm ứng phải đi kèm với các chứng từ sau:
- Kế hoạch thực hiện đối với hoạt động được tạm ứng;
- Kế hoạch chi tiêu chi tiết đối với hoạt động liên quan; và
- Dự trù kinh phí được duyệt đối với hoạt động theo kế hoạch.
Toàn bộ các khoản tạm ứng phải được phê duyệt bởi Giám đốc đơn vị thực hiện hoặc người được ủy quyền ký thay Giám đốc. Đề nghị tạm ứng phải được nộp ít nhất ba (3) ngày trước ngày cấp tạm ứng dự kiến. Các đề nghị tạm ứng hợp lệ phải được xem xét và phê duyệt trong thời gian tối đa ba ngày.
Toàn bộ các khoản tạm ứng được cấp bằng VNĐ. Người nhận tạm ứng tự chịu trách nhiệm đối với khoản tạm ứng được cấp và đặc biệt là phải chịu trách nhiệm quyết toán khoản tạm ứng đó. Kế toán phải mở và duy trì Sổ Tạm ứng ghi chép chi tiết về từng cá nhân nhận tạm ứng, nhằm theo dõi số dư các khoản tạm ứng đã cấp cũng như tình hình quyết toán tạm ứng (tham khảo mẫu S33-H, Quyết định 19/2006-QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 về mẫu Sổ Tạm ứng). Các khoản tạm ứng phải được quyết toán trong vòng 15 ngày kể từ ngày hoàn thành các hoạt động liên quan. Các khoản tạm ứng chưa sử dụng phải được hoàn trả cho hợp phần hoặc tỉnh trong vòng ba ngày kể từ ngày quyết toán tạm ứng. Không cấp tạm ứng mới cho các cá nhân vẫn còn các khoản tạm ứng chưa quyết toán.
Hàng tháng, kế toán lập một bảng kê chi tiết các khoản tạm ứng theo tên người nhận tạm ứng và một bảng phân tích thời gian tạm ứng cho các khoản tạm ứng chưa quyết toán và trình giám đốc kiểm tra và có hướng xử lý.