9 Kiểm toán
9.5.1 Cấp quốc gia
Bộ Tài chính chịu trách nhiệm thực hiện các cuộc thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với vốn của Chương trình.
9.5.2 Cấp tỉnh
Mỗi đơn vị thực hiện cần thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với các đơn vị cấp dưới (ví dụ, đơn vị cấp Tỉnh kiểm tra các đơn vị cấp Huyện và các đơn vị cấp Huyện kiểm tra các đơn vị cấp Xã). Việc kiểm tra trên bao gồm cả phỏng vấn nhân viên, các nhà cung cấp dịch vụ và các bên nhận vốn; kiểm tra tài liệu; và soát xét các báo cáo. Mục tiêu kiểm tra là nhằm xác định liệu các hoạt động có hợp lệ để được cấp vốn và liệu các quy định tài chính của nhà tài trợ có được tuân thủ.
Các tiêu chuẩn sau cần được xem xét khi lựa chọn đơn vị để thực hiện kiểm tra:
Năng lực/thẩm quyền của ban quản lý Chương trình;
Sự phát sinh của các vấn đề kiểm soát nội bộ;
Những thay đổi nhân sự chủ chốt; và
Các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá rủi ro.
9.6 Kiểm toán khác
Tổng Kiểm toán của Đan Mạch có quyền thực hiện các cuộc kiểm toán và thanh tra về việc sự dụng vốn của Đan Mạch. Khi tiến hành kiểm toán hoặc thanh tra, đơn vị kiểm toán của Đan Mạch cần được cung cấp toàn bộ các tài liệu kế toán liên quan, bao gồm các báo cáo, sổ sách kế toán, danh sách hàng tồn kho, và các tài liệu thích hợp khác theo thoả thuận và phù hợp với Sổ tay này2.
2 Bộ Ngoại Giao Đan Mạch, Văn bản hướng dẫn chung về kế toán và kiểm toán cho các khoản tài trợ thông qua các tổ chức chính phủ, bán phi chính phủ và các tổ chức quốc tế, T8 – 2007.
10 Kết thúc Chương trình
10.1 Các thủ tục kết thúc Chương trình
Các thủ tục dưới đây phải được hoàn tất trước khi kết thúc Chương trình:
Quyết toán toàn bộ các khoản tạm ứng;
Thanh toán toàn bộ các hóa đơn;
Thực hiện kiểm kê tiền mặt lần cuối cùng và đối chiếu với sổ tiền mặt. Chuyển giao số dư tiền mặt cuối cùng theo thỏa thuận giữa các nhà tài trợ;
Nộp đơn xin hoàn thuế GTGT và thu lại GTGT được hoàn lần cuối. Bất kỳ khoản thuế GTGT nào không được hoàn lại cần được ghi vào chi phí;
Hoàn thành tất cả các hợp đồng theo các điều khoản và điều kiện tương ứng;
Đệ trình toàn bộ các báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động;
Thực hiện kiểm kê tài sản lần cuối và cập nhật sổ tài sản cố định;
Đóng toàn bộ các tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và các ngân hàng thương mại (ngoại trừ những tài khoản để chi trả các chi phí hoàn thành chương trình, như phí kiểm toán, trợ cấp mất việc làm, v.v.);
Tất cả các thiết bị mua cho Chương trình cần được thanh lý dưới hình thức chuyển giao cho Chương trình sau hoặc chuyển cho đối tác Việt Nam; và
Sau khi đã thực hiện các khoản thanh toán cuối cùng và sau khi kiểm toán, đóng các tài khoản tại Kho bạc Nhà nước (và bất kỳ tài khoản nào tại các ngân hàng thương mại) và chuyển số dư tiền mặt cuối cùng theo thỏa thuận giữa các nhà tài trợ.
Nhằm đảm bảo cho Ban chỉ đạo nắm được các kết quả tài chính chính xác để thực hiện trách nhiệm giám sát và quản trị của Ban chỉ đạo, kế toán chương trình phải tiếp tục làm việc cho đến khi hoàn thành cuộc kiểm toán cuối cùng.
10.2 Thanh lý tài sản cố định
Sổ Tài sản cố định phải được cập nhật và kiểm tra thông qua việc kiểm kê tài sản ngay trước khi kết thúc hoạt động của Chương trình. Sau đó, Ban quản lý Chương trình sẽ thông báo cho Ban chỉ đạo quốc gia/tỉnh về cách thức thanh lý các thiết bị không tiêu hao. Trừ khi Ban chỉ đạo có phê duyệt khác, có thể tiến hành thanh lý theo các cách sau:
Chuyển giao quyền sở hữu cho Chính phủ Việt Nam;
Chuyển quyền sử dụng và lưu giữ thiết bị cho một Chương trình khác do Danida tài trợ; hoặc