7 Quản lý Tài chính và Tài sản
7.11 Lưu giữ và ghi chép tài liệu
Chương trình cần lưu giữ những tài liệu gốc sau nhằm chứng minh cho các giao dịch. Tài liệu hỗ trợ cho giao dịch sẽ thay đổi theo bản chất của giao dịch những thường sẽ bao gồm:
Biên nhận hoặc phiếu thu tiền;
Biên nhận hoặc phiếu chi tiền;
Hóa đơn – được chứng nhận và đóng dấu “đã thanh toán”;
Báo cáo rút vốn ngân sách;
Phiếu thanh toán;
Đơn đặt hang;
Phiếu nhận hàng;
Sao kê ngân hàng; và
Nhật ký chứng từ – đối với các điều chỉnh và các giao dịch không bằng tiền.
Nhật ký chứng từ phải được Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt. Nhật ký chứng từ cần bao gồm một giải trình về bản chất của giao dịch và tham chiếu chéo tới các chứng từ khác khi thích hợp.
Thông thường sẽ cần nhiều hơn một loại chứng từ để chứng minh cho một giao dịch. Ví dụ:
Nội dung chi phí Chứng từ dự kiến
Đi lại bằng máy bay Hóa đơn từ đại lý bán vé máy bay, và
vé máy bay (hoặc vé điện tử), và
thẻ lên máy bay
Đào tạo hoặc hội thảo Lịch trình hoặc chương trình đào tạo, và
danh sách điểm danh có chữ ký của các học viên, và khoản tiền nhận được, và hóa đơn cho các chi phí khác (thuê phòng, nước uống...)
Mua sắm Đơn đặt hàng hoặc tài liệu kỹ thuật, và
Hóa đơn mua hàng, và
Phiếu nhận hàng và
Các tài liệu khác theo các quy định mua sắm của Việt Nam.
Hóa đơn và chứng từ cần được:
Tham chiếu chéo tới sổ sách kế toán;
Tham chiếu chéo tới số hợp đồng (trong trường hợp việc thanh toán được quy định trong hợp đồng);
Có một số tham chiếu riêng biệt; và
Lưu giữ theo thứ tự số chứng từ.
Chương trình cần yêu cầu các nhà cung cấp cấp hóa đơn tài chính cho tất cả các khoản thanh toán có giá trị từ 100.000 VNĐ trở lên. Các hóa đơn được lập dưới tên Chương trình, không phải tên của đơn vị thực hiện.
Các hóa đơn phải được đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN”, trong đó nêu rõ ngày thanh toán.