Các báo cáo tài chính phải phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động tài chính của từng hợp phần và phải thể hiện cả vốn nhận từ nhà tài trợ và vốn nhận từ chính phủ Việt Nam. Các báo cáo phải trình bày hợp lý và chính xác tất cả các giao dịch phát sinh trong kỳ tài chính liên quan.
Theo quyết định của Bộ Tài chính, tất cả các giao dịch phải được ghi nhận theo mã tài khoản thích hợp của ARD SPS trong ngân sách nhà nước.
Các báo cáo phải được ký xác nhận bởi người lập báo cáo và Thủ trưởng đơn vị báo cáo, và được đóng dấu chính thức của đơn vị trước khi các báo cáo được nộp.
8.1 Kỳ báo cáo
Năm tài chính là từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12, trừ năm đầu tiên và năm cuối cùng khi ngày bắt đầu của năm đầu tiên và ngày kết thúc của năm cuối cùng tương ứng với ngày bắt đầu và ngày kết thúc Chương trình.
Tất cả các hợp phần phải lập báo cáo tài chính hàng quý. Ngày cuối cùng của mỗi kỳ báo cáo quý là 31 tháng 3, 30 tháng 6, 30 tháng 9 và 31 tháng 12. Các báo cáo quý này sẽ được gửi đến Ban Quản lý Chương trình, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Tài chính và Đại sứ quán Đan Mạch. Các báo cáo tài chính này sẽ được gửi cùng các Báo cáo Tiến độ theo Quý và theo Kỳ sáu tháng.
8.2 Thời hạn báo cáo
8.2.1 Các báo cáo tài chính phải trình lên các cơ quan chính phủ
Các báo cáo tài chính phải được lập và nộp theo quy định tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Tại cấp tỉnh
Các báo cáo tài chính hàng quý của mỗi đơn vị thực hiện Chương trình cấp huyện phải được đệ trình lên PMU cấp tỉnh, Kho bạc Nhà nước cấp huyện và Phòng Tài chính huyện trong vòng 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý báo cáo.
Các báo cáo tài chính hàng quý của đơn vị thực hiện Chương trình cấp tỉnh phải được đệ trình lên Sở Tài chính tỉnh và Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh trong vòng 25 ngày kể từ ngày kết thúc quý báo cáo. Sau đó các báo cáo tài chính này được nộp lên Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn để tổng hợp.
Các báo cáo tài chính năm của mỗi đơn vị thực hiện Chương trình cấp huyện phải được đệ trình lên PMU cấp tỉnh, Kho bạc Nhà nước cấp huyện và Phòng Tài chính huyện trong vòng 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Sau đó các báo cáo tài chính này được nộp lên Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn để tổng hợp.
Các báo cáo tài chính năm của đơn vị thực hiện Chương trình cấp tỉnh phải được đệ trình lên Sở Tài chính tỉnh và Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh trong vòng 45 ngày kể từ ngày kết thúc
năm tài chính. Sau đó các báo cáo tài chính này được nộp lên Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn để tổng hợp.
Tại cấp quốc gia
Các báo cáo tài chính hàng quý của đơn vị thực hiện Chương trình cấp quốc gia phải được đệ trình lên Vụ Tài chính của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trong vòng 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý báo cáo.
Các báo cáo tài chính năm của đơn vị thực hiện Chương trình cấp quốc gia phải được đệ trình lên Vụ Tài chính của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn trong vòng 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Thời gian nộp báo cáo và các đơn vị nhận báo cáo đối với từng báo cáo tài chính theo như Quyết định 19/2006/QD-BTC như sau:
STT Mã số Các báo cáo tài chính Tần suất
Đơn vị nhận báo cáo BTC/ DOF * Kho bạc Nhà nước Cơ quan giám sát cấp trên
1 B01-H Bảng cân đối kế toán thử Hàng quý
Hàng năm X X
2 B02-H Tóm tắt các khoản rút và chi ngân sách
Hàng quý
Hàng năm X X X
3 F02-1H Báo cáo về chi tiêu hoạt động Hàng quý
Hàng năm X X X
4 F02-2H Báo cáo về chi tiêu cho dự án Hàng quý
Hàng năm X X X
5 F02-3aH Bản đối chiếu các khoản rút vốn ngân sách với Kho bạc Nhà nước
Hàng quý
Hàng năm X X X
6 F02-3H Bản đối chiếu các khoản tạm ứng ngân sách và quyết toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước
Hàng quý
Hàng năm X X X
7 B04-H Báo cáo về biến động TSCĐ Hàng năm X X
8 B05-H Báo cáo về ngân sách không sử dụng của năm ngoái được chuyển sang năm nay
Hàng năm X X
9 B06-H Các thuyết minh báo cáo tài chính Hàng năm X X
8.2.2 Các báo cáo tài chính khác
Chương trình cũng phải báo cáo các thông tin tài chính cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư theo Nghị định 803/2007/QĐ-BKH ngày 30 tháng 7 năm 2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về các thủ tục báo cáo cho các dự án và chương trình ODA.
Hợp phần Trung ương sẽ phải báo cáo với Đại sứ quán Đan Mạch về các đầu ra.
8.3 Quyết toán việc sử dụng ngân sách:
Các báo cáo tài chính liên quan tới ARD SPS sẽ được các tỉnh và Bộ NN&PTNT tập hợp để gửi lên Bộ Tài chính, không muộn hơn ngày 1 tháng 10 của năm kế tiếp. Mỗi đơn vị thực hiện chịu trách nhiệm về chất lượng và thời hạn giao nộp báo cáo của mình, các báo cáo riêng lẻ phải được tổng hợp trước khi trình lên các cấp cao hơn của Chính phủ.
Phòng Tài chính trực thuộc Bộ NN&PTNT phải dựa trên những báo cáo tài chính nhận được từ các đơn vị thực hiện cấp trung ương, chuẩn bị kế hoạch quyết toán các tài khoản.
Thủ tục tương tự cũng được thực hiện tại Sở Tài chính của mỗi tỉnh. Báo cáo tài chính tổng hợp cuối cùng sẽ được đưa lên Vụ Tài chính thuộc Bộ NN&PTNT, không muộn hơn ngày mùng 1 tháng 9 của năm kế tiếp.
Vụ Tài chính thuộc Bộ NN&PTNT sẽ hợp nhất toàn bộ báo cáo tài chính cuối cùng của các đơn vị thực hiện, sau đó trình lên Bộ Tài chính.