III. Trưng bày sản phẩm
5) Những yếu tố nội bộ tổ chức có ảnh hưởng tới hành vi mua hàng
4.1.4. Kỹ năng giao tiếp bằng tấm danh thiếp
Danh thiếp luôn là một trong những “chiếc cầu nối” đưa bạn đến với các mối quan hệ kinh doanh. Đây là một công cụ có ảnh hưởng rộng, hiệu quả lớn, tiết kiệm chi phí, đơn giản và giúp mọi người nhớ đến bạn trong nhiều giờ, nhiều tuần và thậm chí là nhiều năm sau khi bạn đưa danh thiếp cho họ.
Bạn có thể hình dung một thực tế rằng có tới 20 - 30 người thường mang theo danh thiếp của bạn và sẵn sàng phân phát chúng cho bất kể khách hàng tiềm năng nào. Điều này là hoàn toàn có thể, và sẽ thật thú vị khi mỗi lần được nghe: “Để tôi đưa cho quý vị tấm danh thiếp kinh doanh của bạn tôi; và nếu quý vị cho phép, tôi có thể nói với anh ta gọi điện cho quý vị”.
- Nói với mọi người về tên của bạn và của công ty bạn - Cho khách hàng tiềm năng một cách để liên lạc với bạn
- Tạo ra một phong cách làm việc, đặc tính cá nhân và vị thế kinh doanh của riêng bạn
- Danh thiếp có thể hấp dẫn, đặc biệt, kỳ lạ, lôi cuốn hay vui vẻ đến nỗi mọi người không thể quên nó, cũng giống như quảng cáo trên truyền hình và truyền thanh.
- Danh thiếp có thể được tái sử dụng, truyền tay từ người tới người khác, đưa ra cùng một thông điệp tới bất kể ai tiếp xúc với nó.
Hai chức năng chính của tấm danh thiếp là giúp bạn có thêm các cơ hội kinh doanh từ những người nhận tấm danh thiếp đó, và phổ biến tên tuổi của bạn tới nhiều đối tượng khác nhau. Muốn tấm danh thiếp của bạn thực hiện tốt hai chức năng này, bạn cần quan tâm tới một số cách thức sử dụng danh thiếp dưới đây:
Đảm bảo tấm danh thiếp của bạn luôn gần gũi với mọi người trong mọi trường hợp.
Bạn đừng ra khỏi nhà mà không mang theo danh thiếp bên mình. Hãy chuẩn bị sẵn một chiếc hộp nhỏ đựng danh thiếp để sẵn trong xe hay nơi làm việc, đề phòng trường hợp bạn thấy rằng mình phải sử dụng nhiều danh thiếp hơn số mà bạn đang có trong ví. Bạn còn có thể đặt hộp danh thiếp này vào trong túi áo vest, túi đựng máy tính,... và đảm bảo bạn luôn mang nó theo dù bạn đi đâu.
Bạn phải luôn chú ý tới lượng danh thiếp dự trữ. Khi danh thiếp gần hết, bạn cần sớm đặt in bổ sung ngay.
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn có danh thiếp trên tay khi giao dịch với đối tác và hãy trao cho tất cả những người có mặt trong buổi tiếp xúc. Bạn nên thường xuyên kiểm tra xem liệu họ có cần thêm danh thiếp hay không, và sẵn sàng cung cấp bất cứ số lượng nào theo yêu cầu của họ. Việc này có thể giúp bạn mở rộng mạng lưới quan hệ và xúc tiến kinh doanh.
Tìm kiếm các tình huống trao đổi danh thiếp.
Có rất nhiều cơ hội khác nhau để bạn trao đổi danh thiếp với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng, cũng như các nguồn giới thiệu khác mà bạn mong muốn khai thác. Một số tình huống có vẻ rất hiển nhiên, trong khi có những trường hợp lại rất hiếm khi xảy ra.
Bất cứ khi nào bạn có một cuộc gặp gỡ trực tiếp với một ai đó mà bạn chưa quen biết hay không gặp trong một thời gian dài, hãy đưa cho họ tấm danh thiếp của bạn. Tại các sự kiện xã hội, hãy chắc chắn rằng bạn có sẵn rất nhiều danh thiếp khi tham gia. Đây là những địa điểm tốt để mở rộng mạng lưới các mối quan hệ kinh doanh của bạn. Các hội nghị và triển lãm thương mại là những địa điểm tuyệt vời để trao đổi danh thiếp. Các nhà cung cấp tại triển lãm thương mại luôn rất muốn trao danh thiếp cho bạn - và đừng để điều này là con đường một chiều. Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ đưa cho họ tấm danh thiếp của bạn. Khi bạn ghé thăm một công ty không cạnh tranh với bạn mà các khách hàng của họ cũng chính là những khách hàng tiềm năng của bạn, hãy hỏi xem liệu bạn có thể gửi lại một vài tấm danh thiếp và họ sẽ giúp bạn chuyển danh thiếp cho mọi người khi có thể hay không. Trong phần lớn các trường hợp, những công ty có liên quan tới hoạt động kinh doanh của bạn đều tìm kiếm các đối tác mới. Chẳng hạn như các
nhà dinh dưỡng thể thao để lại các hộp danh thiếp tại các phòng tập thể dục. Bạn hãy sáng tạo và quan tâm tới các sự kiện có thể giúp bạn phân phối thật nhiều danh thiếp.
Các sự kiện và hội họp quốc tế là những cơ hội tuyệt vời để bạn phân phát danh
thiếp. Bạn hãy in danh thiếp bằng hai ngôn ngữ, một mặt là tiếng Anh và mặt khác là ngôn ngữ của quốc gia tổ chức sự kiện mà bạn tham dự.
Gửi danh thiếp từ xa.
Bất cứ khi nào bạn liên lạc với một ai đó bằng văn bản, hãy gửi kèm theo tấm danh thiếp của bạn. Ngoài ra, danh thiếp nên có sẵn trong bất cứ bộ tài liệu tiếp thị nào mà bạn gửi đi. Cùng với tấm thiệp cảm ơn một doanh nhân nào đó đã giới thiệu cho bạn một bản hợp đồng quan trọng, bạn hãy đưa vào đó một tấm danh thiếp để thay thế tấm danh thiếp mà họ đã gửi đi, thậm chí có thể là một vài tấm danh thiếp.
Sau các cuộc nói chuyện điện thoại thảo luận về hoạt động kinh doanh, bạn thường soạn thảo thành văn bản các điều khoản cụ thể đã được nhất trí giữa hai bên, và nên đính kèm một hoặc một vài tấm danh thiếp của bạn. Thư điện tử là một cách liên lạc nhanh chóng và tiện lợi hiện nay, nhưng thư thông thường mới là phương tiện hợp lý để bạn gửi kèm các tấm danh thiếp.
Một vài lưu ý đặc biệt.
Khi gửi đi tấm danh thiếp của bạn, hãy tự tay viết vào đó một vài thông tin, chẳng hạn như số điện thoại di động, địa chỉ e-mail thứ hai,.... như vậy sẽ thu hút được sự chú ý của đối tác nhiều hơn và tấm danh thiếp của bạn sẽ được lưu giữ lâu hơn. Hãy gửi thêm vào đó một đôi tấm danh thiếp và đề nghị người bạn mới này chuyển tấm danh thiếp tới các khách hàng tiềm năng.
Sau khi bạn nhận được danh thiếp của một ai đó, hãy viết một vài ghi chú lên mặt sau của danh thiếp để khơi gợi trí nhớ của bạn về một điều gì đó đặc biệt có thể giúp bạn nhớ đối tác. Nhưng bạn chỉ làm điều này khi họ đã ra về rồi. Và cũng đừng viết lên mặt trước của tấm danh thiếp, bởi nếu như vậy bạn đã tự thừa nhận mình là một người hay quên. Nếu bạn cần ghi lại ngay các thông tin trong suốt quá trình thảo luận, chẳng hạn như số điện thoại hay các dữ liệu không có trên danh thiếp, bạn hãy sử dụng tấm danh thiếp của bạn. Chắc hẳn bạn không muốn đối tác nghĩ rằng bạn xem tấm danh thiếp của họ như một tờ giấy nháp để ghi chép lên đó.
Và điều quan trọng nhất khi trao gửi danh thiếp đó là bạn cần luôn nhớ rõ công cụ hiệu quả này đóng vai trò quan trọng như thế nào. Hãy tận dụng mọi lợi thế tiềm năng của tấm danh thiếp và đừng bao giờ gặp gỡ một đối tác kinh doanh nào đó mà lại quên mang theo danh thiếp.