Để quản lí hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài các công cụ quản lí khác thì kế toán là một công cụ hữu hiệu. Do vậy việc tổ chức bộ máy kế toán đợc Công ty đặc biệt quan tâm.
Bộ máy kế toán tại Công ty đợc tổ chức trên cơ sở khối lợng công tác kế toán cũng nh chất lợng về hệ thống thông tin kế toán.
Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo thực hiện khối lợng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi nhân viên đều đợc qui định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ớc lẫn nhau. Việc phân công lao động kế toán ở đây tôn trọng các nguyên tắc: bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá.
Các kế toán phần hành vừa có thể chuyên môn hoá theo từng phần hành, vừa kiêm nhiệm một phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế
toán. Kế toán phần hành có trách nhiệm quản lí trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tợng kế toán phần hành đợc đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi nhận chứng từ, kiểm tra) tới các giai đoạn: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động.. lập báo cáo phần hành đợc giao. Các kế toán phần hành liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo định kỳ chung.
Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán đợc thể hiện theo kiểu trực tuyến: nghĩa là Kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung.
Bộ máy kế toán bao gồm có 8 nhân viên trong đó: Kế toán trởng: 1 ngời
Kế toán kho: 1 ngời Kế toán tổng hợp: 1 ngời
Kế toán xuất nhập khẩu: 1 ngời Thủ quỹ: 1 ngời
Kế toán thanh toán: 1 ngời
Kế toán thuế kiêm tài sản cố định: 1ngời Kế toán vốn bằng tiền: 1ngời
Sơ đồ 2.2 – Tổ chức bộ máy kế toán
Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trởng: Là ngời có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị mình phụ trách. Với chức năng này, Kế toán trởng là ng- ời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc điều hành. Kế toán trởng là ngời chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc doanh nghiệp. Nhiệm vụ của Kế toán trởng là: Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lợng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh để điều hành và kiểm soát hoạt động của
Kế toán tr ởng Kế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ Kế toán xuất nhập khẩu Kế toán thanh toán Kế toán kho Kế toán thuế kiêm TSCĐ Kế toán tổng hợp
bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị thay mặt Nhà nớc kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nớc về lĩnh vực kế toán cũng nh lĩnh vực tài chính.
Kế toán phần hành vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ là hàng ngày phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ tiền mặt, thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách kế toán, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí và sử dụng tiền mặt; phản ánh tăng, giảm, và số d tiền gửi ngân hàng
Kế toán phần hành thanh toán: Có nhiệm vụ cơ bản là kiểm tra tính lơng cho cán bộ công nhân viên của Công ty, thanh toán các khoản lơng, phụ cấp, tạm ứng; tính và theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng, với Nhà nớc; lập sổ, báo cáo liên quan.
Kế toán thuế kiêm TSCĐ: Hoàn thành báo cáo thuế nộp lên Cục thuế Hà Nội từ những tài liệu do kế toán khác cung cấp. Kết hợp với các nhân viên kế toán phần hành khác để lập báo cáo kịp thời; ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lợng, giá trị TSCĐ hiện có của toàn doanh nghiệp, cũng nh của từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin kiểm tra, giám sát thờng xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dỡng TSCĐ; tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chí phí quản lí theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định.
Kế toán tổng hợp: Là kế toán có chức năng nhiệm vụ cơ bản là tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã đợc duyệt để ghi vào các sổ tổng hợp; giám sát kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán khác; thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài theo định kỳ báo cáo.
Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn hàng hoá trên thẻ kho hàng kỳ; tính giá vốn hàng hoá xuất kho trong kỳ và lên báo cáo hàng hoá tồn kho.
Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt và ghi sổ quỹ tiền mặt hàng ngày; cuối mỗi ngày làm việc tiến hành kiểm kê tiền mặt để làm căn cứ đối chiếu với sổ quỹ, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo.
Kế toán xuất nhập khẩu: Theo dõi hàng hoá nhập khẩu; tập hợp chi phí phát sinh liên quan đến các loại hàng hoá nhập khẩu để tính giá thực tế hàng nhập khẩu; lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo có liên quan.
Mỗi kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng song đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán đó là:
- Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung và thời gian một cách chính xác và kịp thời, theo đúng chế độ hiện hành.
- Thu thập, phân loại và xử lí thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. - Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính cung cấp cho đối tợng quan tâm.
- Thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấp hành chế độ quản lí nói chung và chế độ kế toán nói riêng.
- Tham gia phân tích thông tin kế toán, đề xuất kiến nghị lên ban lãnh đạo Công ty để giúp cho Công ty hoạt động ngày càng hiệu qủa hơn.