Bên cạnh những u điểm to lớn kể trên, trong việc tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng tại Công ty TNHH Thơng mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI vẫn còn tồn tại một số những hạn chế nhất định mà Công ty có thể hoàn thiện những tồn tại này nhằm giúp cho việc quản lí hoạt động kinh doanh tốt hơn, từ đó sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh lên cao hơn. Những hạn chế đó cụ thể là:
Thứ nhất, về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán: Vì các mặt hàng kinh doanh tại Công ty rất nhiều nên Công ty không mở chi tiết các TK 511, TK 632, TK 156 theo từng mặt hàng để tránh sự cồng kềnh trong hệ thống tài khoản, mà kế toán mở sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá cho từng mặt hàng cụ thể để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng trong một tháng. Tuy nhiên, sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 911 lại không mở cho từng mặt hàng mà lại mở cho tất cả các mặt hàng trong một tháng. Hơn nữa kết cấu ghi chép trên sổ chi tiết TK 632, TK 511, TK 911 giống với cách ghi chép trên sổ cái TK 632, TK 511, TK 911. Điều này tạo nên một sự trùng lặp trong việc phản ánh và ghi chép. Nếu sau khi đã lập chứng từ ghi sổ giá vốn hàng bán, doanh thu và kết chuyển theo định kỳ tháng thì việc lập các sổ kế toán trên là không cần thiết. Mà có thể từ chứng từ ghi sổ tập hợp vào sổ cái các tài khoản này. Còn nếu không lập chứng từ ghi sổ thì vẫn lập sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 911 nhng kết cấu ghi chép phải đợc thiết kế lại để phù hợp và tiện lợi cho việc theo dõi, tập hợp số liệu.
Thứ hai, trong việc tính giá mua hàng nhập kho, chỉ có hàng nhập khẩu từ nớc ngoài thì mọi chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng nhập khẩu mới đợc tập hợp và tính vào giá mua hàng nhập kho. Còn với chi phí thu mua hàng trong nớc không đợc tập hợp, phân bổ cho các mặt hàng và tính giá nhập kho hàng hoá đó. Các chi phí này đợc tập hợp trên tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp. Cuối kỳ kết chuyển các chi phí này sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Việc hạch toán nh thế này tuy nhiên lợi nhuận trớc và sau thuế của Công ty không bị thay đổi, nh-
ng lãi gộp lại bị thay đổi (vì Lãi gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán). Điều này nhiều khi gây khó khăn cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc Công ty.
Thứ ba, hoạt động kinh doanh thơng mại với quy mô tơng đối lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thờng xuyên. Điều đó đòi hỏi Công ty luôn luôn dự trữ một lợng hàng hoá nhất định trong kho để đảm bảo cho việc lu thông hàng hoá diễn ra một cách liên tục, đảm bảo sự hoạt động liên tục của Công ty, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, thiết lập mạng lới hệ thống khách hàng rộng khắp. Bên cạnh đó khi bán hàng, Công ty cũng sử dụng nhiều phơng thức thanh toán với khách hàng: thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, trả chậm, bù trừ công nợ. Tuỳ theo quy mô công nợ, mức độ thờng xuyên hay không thờng xuyên của khách hàng mà Công ty có những quy định về thời hạn nợ khác nhau. Mặc dù vậy, hiện nay Công ty không lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng là những khoản chi phí thực tế cha đợc chi nhng đợc trích trớc vào chi phí quản lí doanh nghiệp (với dự phòng các khoản nợ khó đòi), vào giá vốn hàng bán (với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để nhằm tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho những thiệt hại xảy ra về các khoản nợ và hàng tồn kho cho niên độ kế toán liền sau. Vì vậy, nếu không lập dự phòng cho các khoản này thì khi xảy ra rủi ro trong kinh doanh do các yếu tố khách quan gây ra thiệt hại nh giảm giá hàng tồn kho so với giá của thị trờng, khách hàng không trả đợc nợ vì phá sản, mất tích...thì không có khoản tài chính dự trữ để bù đắp cho khoản này.
Thứ t, về khoản giảm trừ doanh thu chiết khấu thơng mại đợc Công ty vận dụng đối với những khách hàng mua nhiều hàng hoá. Nhng Công ty không mở riêng TK 521 để theo dõi riêng các khoản giảm trừ này gây khó khăn cho việc theo dõi và quản lí các khoản chiết khấu thơng mại cũng nh theo dõi các khách hàng mua hàng của Công ty với số lợng lớn. Bên cạnh đó Công ty có thể mở tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán để theo dõi các khoản giảm giá do mặt hàng bị lỗi thời, tồn kho lâu ngày không tiêu thụ đợc để tiện lợi cho việc theo dõi các mặt hàng tồn kho, kém phẩm chất này.
Thứ năm, tài khoản 642 đợc mở ra để theo dõi tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lí, hoạt động bán hàng, chi phí thu mua hàng hoá ngoài giá mua trừ các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính. Chi phí này đến cuối kì sẽ đợc tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ trong kì đó mà không đợc phân bổ cho hàng hoá bán ra và hàng hoá tồn kho trong tháng. Nh vậy, nếu số lợng hàng hoá tồn kho nhiều thì kết quả kinh doanh bị giảm đi rất nhiều và không chính xác.
Thứ sáu, hiện nay hệ thống máy tính đợc trang bị và phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty mới chỉ mang tính chất hỗ trợ cho việc tính toán, quản lí hàng hoá, công nợ mà thôi. Còn việc phản ánh ghi chép lên sổ sách kế toán, kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả, in ra báo cáo là do kế toán viên trong Công ty làm theo ph- ơng pháp thủ công. Hoạt động kinh doanh thơng mại, dịch vụ, chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, các phần mềm máy tính đặc biệt trong điều kiện kinh tế hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt việc cung cấp thông tin
đòi hỏi phải chính xác, nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy, việc áp dụng kế toán máy một cách đầy đủ là một yêu cầu hết sức cần thiết. Có nh vậy thì công việc kế toán đợc giảm bớt đi rất nhiều, nhanh chóng và chính xác hơn.