Hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm công nghệ thông tin, các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy tính, máy in, các linh kiện máy tính và cung cấp các dịch vụ bảo hành, sửa chữa máy móc thiết bị. Quá trình lu chuyển hàng hoá này bao gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán hàng.
Mua hàng
Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lu chuyển hàng hoá. Vì vậy, việc mua hàng đợc tổ chức tốt hay không sẽ ảnh hởng rất lớn đến việc tiêu thụ hàng hoá và kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh sau này. Giai đoạn mua hàng từ việc tìm kiếm đối tác cung cấp, vận chuyển hàng hoá, lu kho hàng hoá đợc Công ty quan tâm đến rất nhiều để sao cho có nguồn cung cấp hàng hoá đảm bảo chất lợng, giá cả hợp lí, chi phí lu kho, bảo quản hàng hoá là thấp nhất nhng vẫn đảm bảo chất lợng theo yêu cầu.
Hàng hoá cho luân chuyển đợc mua chủ yếu từ nơi sản xuất, đơn vị nhập khẩu và đơn vị bán buôn. Trong đó nhập khẩu từ các nớc là chủ yếu. Các nhà cung cấp nổi tiếng và lâu năm của Công ty nh: hãng IBM, Intel, Compaq, ADATA,VDATA,HP, LG….. Hàng hoá mua vào đợc thực hiện theo phơng thức:
Phơng thức mua hàng trực tiếp: Sau khi đã tìm hiểu về chất lợng hàng hoá, các chính sách bán hàng, dịch vụ sau bán...Công ty có nhu cầu mua hàng thì cử ngời đến tận nơi cung cấp để mua hàng và vận chuyển hàng hoá về nhập kho sau khi đã làm xong thủ tục, thanh toán với ngời bán.
Phơng thức mua hàng theo gửi hàng: Công ty có nhu cầu mua hàng, liên lạc với nhà cung cấp bằng điện thoại, fax, hợp đồng cung cấp những thông tin về nhu cầu hàng hoá của mình cho nhà cung cấp. Ngời bán hàng trên cơ sở đó sẽ chuyển hàng tới Công ty bằng phơng tiện vận chuyển của mình hoặc thuê. Công ty sẽ kiểm hàng, nhập kho và thanh toán cho ngời bán.
Nhập khẩu hàng hoá chủ yếu là từ các nhà cung cấp quen thuộc đã đợc thiết lập mối quan hệ từ nhiều năm nay. Khi Công ty có nhu cầu nhập hàng thì sẽ liên lạc với nhà cung cấp nớc ngoài bằng Email, fax, điện thoại để đặt hàng, làm hợp đồng kinh tế. Sau đó làm hợp đồng mua ngoại tệ tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bắc Hà Nội để thanh toán cho ngời bán thông qua việc mở th tín dụng L/C, sau đó ngân hàng này sẽ là ngời giao dịch chuyển tiền thanh toán cho ngân hàng đại diện cho bên cung cấp hàng hoá. Sau khi đã thoả thuận với nhau thì bên cung cấp hàng hoá sẽ chuyển hàng cho Công ty qua đờng hàng không, đờng biển thông qua sân bay Nội Bài hoặc qua cảng Hải Phòng. Phòng xuất nhập khẩu sẽ có trách nhiệm nhận hàng về sau khi đã làm xong thủ tục Hải quan.
Giá hàng hoá nhập về tính theo giá CIF là giá giao nhận hàng tại nơi nớc nhập khẩu (Công ty) hoặc tính theo giá C & F (giá không bao gồm phí bảo hiểm hàng hoá), tuỳ thuộc vào từng mặt hàng nhập khẩu và nhà cung cấp quy định. Và thanh toán cho nhà cung cấp theo thể thức th tín dụng (L/C).
Hàng hoá mua về bao giờ cũng đợc nhập kho trớc khi tiếp tục quá trình lu chuyển hàng hoá hoặc bán cho ngời tiêu dùng. Do vậy, việc tổ chức quản lí hàng hoá cũng đợc quan tâm.
Bán hàng
Bán hàng của Công ty đợc thực hiện theo hai phơng thức bán buôn và bán lẻ.
* Bán lẻ thu tiền tập trung: Là việc cung cấp hàng cho ngời tiêu dùng cuối cùng. Giá trị hàng hoá cung cấp thờng là nhỏ lẻ, nhân viên bán hàng và nhân viên thu tiền tách rời nhau, đến cuối ngày các nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng nộp lên cho phòng kế toán, nhân viên thu tiền kiểm kê tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
* Bán buôn: Đây là một hình thức bán hàng chủ yếu của Công ty vì là một doanh nghiệp thơng mại có uy tín trên thị trờng về việc cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin và dịch vụ sau bán hàng nên lợng khách hàng không chỉ là các cá nhân, đơn vị mà còn có các doanh nghiệp thơng mại khác mua hàng về để tiếp tục quá trình lu chuyển hàng hoá. Gồm có hai phơng thức bán hàng:
Bán buôn qua kho trực tiếp: Ngời mua hàng tới tận Công ty để mua hàng, thanh toán và đa hàng về.
Bán buôn qua kho theo phơng thức gửi hàng: Dựa trên các hợp đồng kinh tế kí kết, Công ty sẽ là ngời vận chuyển hàng hoá tới tận ngời mua, khách hàng kiểm nhận hàng hoá và chấp nhận thanh toán thì lúc đó việc giao dịch hàng hoá mới đợc thực hiện và ghi nhận doanh thu.
Bán buôn hàng hoá qua kho là một phơng thức mà Công ty cho rằng phù hợp với quy mô, trình độ, đặc điểm kinh doanh của Công ty. Nhờ vậy, trong những năm qua Công ty đã thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình ngày càng phát triển mạnh và đạt đợc hiệu quả cao.