2. Khái niệm chung về đặt buồng
2.1.Các hình thức đặt buồng:
2.1.1. Đặt buồng bằng lời
Khách đến khách sạn và trực tiếp đặt buồng với bộ phận đặt buồng hoặc bộ phận kinh doanh tiếp thị của khách sạn. Nhân viên đặt buồng có thể trực tiếp xác nhận yêu cầu đặt buồng với khách mà không cần gửi th hoặc fax xác nhận đặt buồng nh hình thức đặt buồng bằng văn bản. u điểm của hình thức đặt buồng này là cả hai phía khách và nhân viên nhận đặt buồng có thể sử dụng ngôn ngữ cử chỉ để hỗ trợ cho việc chuyển tải thông tin và nhận thông tin một cách chính xác.
- Đặt buồng qua điện thoại
Khách gọi điện đến khách sạn để yêu cầu đặt buồng. Hình thức đặt buồng qua điện thoại là hình thức đặt buồng phổ biến nhất, nhanh, dễ tiếp cận và có tính tơng tác. Song hình thức đặt buồng này cũng có những hạn chế nh nhận thông tin đợc chuyển qua điện thoại đôi khi không chính xác vì điện thoại bị trục trặc kỹ thuật do thời tiết xấu, điện thoại thờng xuyên bận nên khách phải chờ lâu lãng phí nhiều tiền và thời gian, gây cho khách sự khó chịu, khách và nhân viên nhận đặt buồng không nhìn thấy nhau nên không thể dùng ngôn ngữ cử chỉ để hỗ trợ thêm cho thông tin cần chuyển tải... Khi nhận đặt buồng qua điện thoại ngoài việc tinh thông thông tin nghiệp vụ, lễ tân nhân viên nhận đặt buồng còn phải có chất giọng ngọt ngào và trình độ ngoại ngữ tốt để giao tiếp với khách nhằm tạo nên ấn tợng tốt đẹp ban đầu cho khách.
Khi nhận đặt buồng qua điện thoại nhân viên nhận đặt buồng nên yêu cầu khách gửi văn bản xác nhận buồng cho khách sạn để xác nhận lại đặt buồng của khách.
2.1.2. Đặt buồng qua văn bản:
- Đặt buồng qua Fax:
Là hình thức đặt buồng đợc nhiều khách sử dụng vì những u điểm nh tốc độ nhanh; lu lại đợc văn bản đặt buồng, đảm bảo mọi thông tin đặt buồng đợc chuyển tải rõ ràng và chính xác. Khi nhận đặt buồng qua fax, nhân viên nhận đặt buồng phải nhanh chóng ghi lại mọi thông tin đặt buồng từ bản fax vào phiếu nhận đặt buồng và lập tức gửi th hoặc fax xác nhận việc đặt buồng của khách.
- Đặt buồng bằng th:
Khách viết th gửi cho khách sạn nêu rõ yêu cầu đặt buồng của mình... Này nay hình thức đặt buồng bằng th viết tay hầu nh đã đợc thay thế bằng th điện tử trong suốt một số khách gia đình hoặc các đoàn khách lớn vẫn sử dụng hình thức đặt buồng qua thẻ. Th đặt buồng thờng đợc gửi tới khách sạn trớc khi khách đến khoảng ba hoặc bốn tháng thậm chí có đoàn khách lớn còn gửi th đặt buồng một năm. Nhợc điểm của hình thức đặt buồng này là th đặt buồng của khách có thể bị thất lạc, gây sự bị động và phiền hà cho cả khách sạn.
Nhân viên nhận đặt buồng cần nhanh chóng gửi th xác nhận buồng của khách sạn cho khách sạn khi đã ghi chép các thông tin về yêu cầu đặt buồng của khách vào phiếu đặt buồng loại hoặc sổ đặt buồng.
Ví dụ: Một lá th đặt buồng 57 Phố Cao Culworth
Daventy, NN11 BPP 3/3/2002 Tha quý ông, quý bà
Xin hãy dành cho tôi và vợ tôi một buồng đôi và hai buồng đơn cho con trai và con gái tôi, từ ngày mùng 5 đến ngày 10 tháng 8 tại khách sạn
Xin hãy vui lòng xác nhận lại việc đặt buồng của tôi Tôi mong chờ từ phía quý ngài/ quý bà
Kính th P.Jknowles
-Đặt buồng qua th điện tử
Ngày nay nhờ sự kết hợp nối của hệ thống Internet qua máy vi tính, một số khách đặt buồng hình thức gửi th điện tử cho khách sạn. Đây là hình thức đặt buồng nhanh nhất và ngày càng trở thành hình thức đặt buồng quan trọng tơng lai. Hàng ngày nhân viên lễ tân thuộc trung tâm dịch vụ mở máy vi tính ba lần để kiểm tra và in các loại buồng trên máy.
Khi nhận đợc các đặt buồng qua máy vi tính nhân viên đặt buồng cũng phải ghi chép lại mọi thông tin đặt hàng vào phiếu đặt buồng hoặc sổ đặt buồng và gửi th xác nhận đặt buồng cho khách.