III. Kiến nghị đối với việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu tại Việt Nam:
2.Đối với doanh nghiệp:
Những khó khăn tồn tại khi thực hiện nhập khẩu không chỉ tồn tại ở Công ty gạch ốp lát Hà Nội mà đó cũng là thực tế chung đối với các doanh nghiệp.Để khắc phục khó khăn các doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt các bước sau đây:
a. Xây dựng kế hoạch mua hàng:
Để đảm bảo có được hàng hoá phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian tiếp, trên cơ sở theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh dự báo thị trường doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một kế hoạch nhập khẩu cụ thể. Đây là việc cần thiết và là tiền đề cho các hoạt động tiếp theo. Do vậy các doanh phải đưa ra kế hoạch nhập khẩu với các câu hỏi:
- Mua hàng gì: Khi đặt câu hỏi này công ty đồng thời phải xác định tiêu chuẩn nhất định đặt ra đối với hàng hoá đó.
- Mua bao nhiêu: Dựa trên thực tế nguồn vốn mà công ty có thể sử dụng để mua hàng và nhu cầu về mặt hàng đó công ty đặt ra con số cụ thể .
- Mua khi nào: Trên thực tế sản xuất kinh doanh, công ty sẽ quyết định thời điểm để mua hàng.
Bên cạnh đó kế hoạch mua hàng sẽ đặt ra câu hỏi mua của ai, giá cả như thế nào. Để làm được điều naỳ công ty phải tiến hành nghiên cứu tìm hiểu thị trường và bạn hàng để ra quyết định.
b. Thu thập thông tin trên thị trường:
Sau khi lập kế hoạch mua hàng, Công ty tiến hành phân vùng thị trường tìm kiếm bạn hàng để chọn ra nhà cung cấp hàng hoá đáp ứng yêu cầu của công ty. Hiện nay thông tin rất đa dạng song người nhận tin phải biết chọn lọc để xử lý thông tin đó. Đối với thị trường quan trọng cung cấp hàng chủ yếu cho công ty cần thu thập thông tin thường xuyên có thể cử đại diện sang thị trường đó để theo dõi và thu thập tin hoặc công ty có thể tìm kiếm thông tin trên mạng internet, qua thư điện tử... Các thông tin cần thiết cho hoạt động của công ty như quá trình phát triển của đối tác cung cấp đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn nào, giá cả thị trường và giá đối tác đưa ra; quan hệ của đối tác với các bạn hàng trước đó ... để công ty có thể lựa chọn cho mình những bạn hàng phù hợp nhất.
Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang vướng mắc ở khâu thu thập thông tin. Nhiều hợp đồng doanh nghiệp đã bị lừa khi ký kết với các công ty "ma" do các thông tin giả đưa lại và hậu quả mà các doanh nghiệp phải gánh chịu rất lớn. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải thận trọng khi thực hiện bước này nhưng cũng không vì thế mà chỉ bó hẹp quan hệ làm ăn trong một thị trường nhỏ hẹp để bỏ lỡ các cơ hội tốt.
c. Xác lập quan hệ đàm phán ký kết hợp đồng:
Khi đã có đầy đủ thông tin về bạn hàng công ty có thể gửi chào hàng tới các đối tác để mở đầu cho quan hệ kinh doanh, tiến tới khâu đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Công tác đàm phán và ký kết hợp đồng rất quan trọng đối với việc kinh doanh của doanh nghiệp, chính thức xác lập mối quan hệ pháp lý của hai bên.
Trong công tác này điều cần thiết và quan trọng nhất phụ thuộc vào người đứng ra đàm phám. Người đàm phán trước hết phải có trình độ anh ngữ cao để giao dịch, nắm vững luật pháp trong nước cũng như luật quốc tế và nghiệp vụ ngoại thương, nắm rõ kế hoạch của công ty và hiểu biết đối tượng xác định quan hệ để chủ động trong quá trình đàm phán về nội dung cụ thể của hợp đồng .
Trong đàm phán ký kết phải đảm bảo tuân thủ theo pháp luật như điều kiện về chủ thể; đối tượng hợp đồng; người có thẩm quyền ký kết hợp đồng để hợp đồng phát sinh hiệu lực.
Những nội dung chủ yếu của hợp đồng phải có đủ công ty cần phải chú trọng tới các điều khoản phù hợp với hàng hoá của mình; đặc biệt việc chọn luật và cơ quan giải quyết tranh chấp. Điều đó sẽ giúp công ty bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình nếu có xảy ra tranh chấp mâu thuẫn khi thực hiện hợp đồng
d. Giao nhận hàng và làm thủ tục hải quan:
Khi thực hiện hợp đồng công tác giao nhận hàng đóng vai trò quan trọng, là bước quyết định quyền lợi của công ty được thực hiện hay không. Khi thực hiện hợp đồng, công ty cần phải nắm vững lịch trình giao nhận hàng, thời gian hàng đi, hàng đến, địa điểm bốc dỡ hàng.
Gắn với công tác giao nhận hàng là việc giám định chất lượng hàng hoá đúng tiêu chuẩn qui định trong hợp đồng không để có khiếu nại kịp thời với người bán hoặc người chuyên chở.
Khi hàng đến cửa khẩu để nhận hàng về doanh nghiệp tiến hành kê khai hải quan theo qui định. Vì thủ tục hành chính ở nước ta còn rất phức tạp và mất thời gian do vậy cán bộ làm công tác nhận hàng cầng nắm vững những qui định của Nhà nước và trình tự làm thủ tục cần thiết để nhận hàng về.
e. Thanh toán:
Phương thức thanh toán ngoại thương hiện nay rất đa dạng song hiện nay phương thức sử dụng chủ yếu là mở thư tín dụng không huỷ ngang hay phương thức nhờ thu kèm chứng từ. Mỗi phương thức thanh toán đều có ưu nhược điểm nhất định do vậy để đảm bảo cho quyền lợi của mình các doanh nghiệp phải lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp và phải qui định cụ thể trong trường hợp đồng. Tiến trình thanh toán tiến hành song song với tiến trình giao nhận hàng đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.
g. Tăng cường biện pháp quản lý đào tạo nhân sự:
Để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động nhập khẩu vấn đề nhân sự trong các doang nghiệp là yếu tố quyết định nhất. Mỗi bước đặt ra đều cần tới đội ngũ cán bộ kinh doanh giỏi để thực thi công việc. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần quan tâm đến công tác quản lý cán bộ. Việc phân công công việc phải đảm bảo phù hợp với trình độ và năng lực của từng người. Các doanh nghiệp cần có chính sách để đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ nhân viên trong công ty, công ty cũng nên trích một phần lợi nhuận để thưởng cho những người làm việc tốt. Đánh giá công bằng hợp lý công việc của từng người sẽ kích thích sự hăng say lao động, ý thức trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.