II- CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
2. Quy trình thực hiện công tác lập dự án
Trong những năm gần đây đầu tư theo dự án mới thực sự phát triển ở công ty, những dự án này thuộc lĩnh vực xây dựng (như dự án khu nhà ở Thanh Trì) hay dự án thuộc lĩnh vực tăng cường năng lực sản xuất kinh doanh (như dự án xây dựng nhà máy gạch Tuynel). Để dự án được lập ra có chất lượng cao, đáp ứng các yêu cầu về quản lí chất lượng thì trong quy trình lập dự án, công ty luôn chú trọng nghiên cứu các vấn đề liên quan sau đây:
+ Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư.
+ Tiến hành tiếp xúc và thăm dò thị trường trong và ngoài nước để xác định nhu cầu tiêu thụ, khả năng cạnh tranh của sản phẩm, nguồn cung ứng thiết bị, vật tư cho sản xuất, xem xét khả năng về vốn đầu tư và tiến hành lựa chọn hình thức đầu tư.
+ Tiến hành khảo sát chọn địa điểm xây dựng. + Lập dự án đầu tư.
+ Gửi hồ sơ dự án và các văn bản trình bày đến người có thẩm quyền quyết định đầu tư, tổ chức vay vốn đầu tư và cơ quan thẩm định dự án đầu tư.
Thông thường quy trình lập dự án đầu tư được mô tả theo sơ đồ dưới đây:
Ý tưởng: Bản chất là quá trình nghiên cứu cơ hội đầu tư, sau khi ý tưởng đã được sự phê duyệt thì các bộ phận tiến hành triển khai nó như sau:
* Bước 1: Nhận nhiệm vụ
Chủ nhiệm dự án nhận nhiệm vụ dự án thông qua kế hoạch giao nhiệm vụ cho công ty/chủ nhiệm dự án.
* Bước 2: Nghiên cứu kế hoạch và các tài liệu liên quan, thu thập các tài liệu cần thiết.
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, kế hoạch đã lập cho dự án, chủ nhiệm dự án/trưởng đơn vị cùng với chủ trì bộ môn và các thành viên tham gia lập dự án liên hệ với các bộ phận chức năng của công ty hay khách hàng để nhận tài liệu liên quan đến công tác lập dự án.
Lập danh sách tài liệu nhận được để quản lí số tài liệu này theo biểu mẫu chung của công ty. Danh sách tài liệu được cập nhật thường xuyên trong quá trình thực hiện. Đồng thời các bộ phận trên đề xuất phương án thực hiện thống nhất. Công tác thu thập tài liệu phải tuân thủ đúng thời gian quy định trong đề cương.
Việc nghiên cứu cơ hội đầu tư phải xem xét tới các vấn đề sau:
Ý tưởng tưởng
Lập đề án Lập dự án đầu tư
+ Chiến lược phát triển KTXH của đất nước, phát triển SXKD của ngành và của Tổng công ty.
+ Tình hình thị trường đầu vào và đầu ra.
+ Tiềm năng về vốn, tự nhiên, khoa học kĩ thuật của quốc gia, của ngành.
Lập đề án: Đây là giai đoạn hình thành sơ bộ dự án đầu tư trên cơ sở biến ý tưởng thành những công việc và mục tiêu cụ thể, giai đoạn này gồm các bước như sau:
+ Bước 1: Căn cứ vào kế hoạch dự án được giao, chủ nhiệm dự án chủ trì bộ môn, các thành viên lập đề cương sơ bộ, rồi chi tiết việc thực hiện dự án.
+ Bước 2: Phê duyệt đề cương và tiến hành lập đề án. Chủ nhiệm dự án, giám đốc công ty hay khách hàng (nếu cần) phê duyệt đề án.
Lập dự án đầu tư
Việc lập này theo đúng đề án đã được phê duyệt, phòng kế hoạch & đầu tư được sự uỷ quyền của ban lãnh đạo công ty để tiến hành lập các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi. Tổ chức thực hiện dự án khi được trao nhiệm vụ sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi khâu của việc lập dự án và phải đảm bảo dự án được lập đúng tiến độ để lãnh đạo công ty trình duyệt và trình cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thẩm định. Đối với những công việc tổ dự án không làm được hoặc có thể làm được nhưng chất lượng không cao hoặc chi phí thực hiện nó quá cao thì có thể đề nghị cấp trên thuê tư vấn nhưng phải chịu trách nhiệm kiểm tra những phần việc này.
Trong quá trình thực hiện lập dự án thì phải luôn có các khâu kiểm tra việc thực hiện nó, công tác kiểm tra bao gồm:
a) Kiểm tra cấp bộ môn: Theo kế hoạch đề ra, chủ trì bộ môn kiểm tra công tác lập dự án. Việc kiểm tra này nhằm phát hiện ra những sai sót ngay trong quá trình lập dự án, và có những đề xuất kịp thời. Việc góp ý sẽ ghi thành biên bản kiểm tra.
b) Kiểm tra cấp dự án: Chủ nhiệm dự án cùng với trưởng đơn vị phối hợp tổ chức kiểm tra kết quả lập dự án theo kế hoạch đã duyệt, việc kiểm tra này đảm bảo:
- Sự tương thích giữa các phần việc trong dự án. - Kết quả đầu ra phù hợp với các dữ liệu đầu vào. - Các công việc khác phù hợp với kế hoạch của dự án.
c) Kiểm tra cấp kĩ thuật, tài chính: Toàn bộ dự án được chuyển về bộ phận quản lí kĩ thuật, tài chính để xem xét, kiểm tra. Nhiệm vụ xem xét và phê duyệt này đảm bảo:
- Các giai đoạn các phương án thực hiện đã được thực hiện đúng với kế hoạch hay chưa.
- Đáp ứng yêu cầu cao nhất của khách hàng
Vậy nếu phát hiện ra sai sót thì sẽ được đề nghị của chủ nhiệm dự án bằng biên bản kiểm tra.
d) Kiểm tra cấp công ty : Sau khi dự án được kiểm tra tại phòng kinh tế kĩ thuật xong sẽ được chuyển cho ban lãnh đạo công ty xem xét lần cuối nếu thấy sai sót thì sẽ được chuyển cho chủ nhiệm dự án để xem xét và sửa đổi. Các tiêu chí để kiểm tra như sau:
Kiểm tra sự phù hợp của các dự án với các văn bản pháp quy của
Nhà nước .
Phù hợp với các kết quả thiết kế (nếu có).
Phù hợp với các yêu cầu kế hoạch dự án.
Hình thức trình bày theo quy định của công ty hoặc khách hàng.
Thực hiện đúng các quy định của công ty hay Nhà nước.
Như vậy các công việc trên hoàn tất thì bắt đầu in, đóng quyển, kí, đóng dấu và gửi tới cơ quan thẩm định sau khi đã hoàn thành các BCNCTKT và BCNCKT.
Phê duyệt
Khi các cơ quan có chức năng thẩm quyền thẩm định và phê duyệt thì dự án được triển khai thực hiện. Tuỳ theo mức độ dự án mà các cơ quan thẩm định có thể là Bộ kê hoạch & đầu tư, Uỷ ban nhân dân, Bộ, cơ quan ngang Bộ... tham gia thẩm định, xét duyệt. Hoặc là các dự án nhỏ thì ban lãnh đạo công ty, thậm chí đại diện khách hàng có thể thẩm định hoặc có thể thuê các đơn vị chuyên ngành khác thẩm định dự án đầu tư.
Kết thúc dự án chủ nhiêm viết báo cáo tổng kết nêu rõ yêu cầu đối với dự án, kết quả đạt được sau khi đã áp dụng và đánh giá chung về chất lượng lập dự án. Toàn bộ hồ sơ dự án được lưu trữ theo trình tự các bước thực hiện và theo bộ phận. Các hồ sơ này được quản lí tại bộ phận văn phòng.