- Uỷ ban quốc gia về dân số Ô tô TOYOTA Dụng cụ Y tế
11 Lợi nhuận sau thuế 661.101,6 691.377,6 746.361,
Biểu 9 - Giá trị doanh thu thực hiện tại các cửa hàng
Chỉ tiêu ĐVT Mức
khoán Thực hiện Mức khoán Doanh thu Tỷ lệ % so với
Doanh thu các cửa hàng 1998 Tỷ đ 28,050 30,333 118,82 55,15 Doanh thu các cửa hàng 1999 Tỷ đ 28,050 25,380 90,481 44,91
Biểu 10 - Giá trị doanh thu thực hiện tại phòng kinh doanh từ 1998 - 1999
Chỉ tiêu ĐVT Thực hiện năm 1998 Thực hiện năm 1999 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng
Giá trị tổng doanh thu Đồng 24.667.384.000 44,85 32.150.652.000 55,88 - Kinh doanh chính Đồng 21.184.038.000 28.120.078.000 - Kinh doanh khác Đồng 60.176.000 30.222.000 - Trị giá phí uỷ thác Đồng 2.076.786.000 2.859.556.000 - Trị giá phí dịch vụ Đồng 1.346.384.000 1.140.796.000 44.85% 55.15% Cửa hàng Phòng kinh doanh
Biểu đồ 1 - % doanh số năm 1998 biểu đồ 2 - % doanh số năm 1999
Theo số liệu trong biểu 8 doanh thu thuần của năm 1998 cao hơn nhiều so với năm 1997 với tỷ lệ tăng tơng ứng là 112%. Đây là kết quả tất yếu của hoạt động đấu thầu tới kết quả kinh doanh. Nguyên do là năm 1997 cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ nổ ra, là một doanh nghiệp xuất nhập khẩu cho nên Công ty cũng không tránh khỏi bị ảnh hởng đã làm cho giá thiết bị của Công ty biến động và phát sinh nhiều chi phí đã đẩy lợi nhuận thuần của Công ty giảm xuống. Thế nhng lợi tức từ hoạt động kinh doanh của Công ty năm 1998 so với năm 1997 chỉ tăng có 106,5% lợi tức sau thuế tăng 104,57%. Nguyên nhân là do chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty rất lớn, đã tăng từ 2.246.278.000 đ lên đến 3.027.740.000 đ năm 1998. Sang năm 1999 số liệu cho thấy hoạt động kinh doanh của Công ty đã cải tiến rõ rệt: doanh thu thuần của Công ty tăng 107,8% nguyên nhân là do doanh thu tại các cửa hàng năm 1999 giảm sút đạt 90,481% so với mức khoán và chiếm 44,11% trong tổng doanh thu của công ty (biểu số 9) trong khi đó doanh thu mà phòng kinh doanh đạt đợc năm 1999 tăng 130% so với năm 1998. Đạt đợc kết quả này là do tất cả các gói thầu đều đợc thực hiện tại phòng kinh doanh với tổng giá trị gần 31 tỷ đồng, trung bình một gói thầu trúng là hơn 1 tỷ đồng. Điều này góp phần không nhỏ làm tổng doanh thu của phòng kinh doanh năm 1999 chiếm 55,88% so với doanh thu toàn công ty (Biểu số 10). Tuy vậy nhìn vào biểu số 8 ta thấy lợi tức từ hoạt động kinh doanh giảm so với năm 1998 từ 1.117.230.000 đ năm 1998 xuống 1.002.241.309 đ năm 1999. Nguyên nhân là do chi phí quản lý doanh nghiệp quá cao năm 1998 là 3.027.740.000 đ tăng lên gần 5 tỷ năm 1999 do phần lớn các chi phí liên quan đến đấu thầu đều đợc Công ty đa vào khoản chi phí này. Điều này chứng tỏ Công ty cha có biện pháp giảm thiểu các chi phí không cần thiết. Đây là điều mà mặc dù giá trị trúng thầu năm 1999 rất cao nhng lợi tức trớc thuế của Công ty chỉ tăng 107,95% so với năm 1998. Đó cũng có thể là nguyên nhân mà các gói thầu
55.88%
44.91% Cửa hàng
có biện pháp kịp thời thì rất có thể tác động làm ảnh hởng không tốt tới việc thực hiện kế hoạch kinh doanh năm 2000 của Công ty.
Tóm lại, qua việc phân tích thực trạng dự - trúng thầu của Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội từ năm 1997 đến nay có thể đánh giá chung là khả năng trúng thầu của Công ty là tơng đối cao phản ánh chất lợng lập giá của Công ty là tơng đối tốt. Nhng việc trợt thầu một số gói thầu có giá trị lớn cũng nh chi phí liên quan đến gói thầu là rất cao đã ảnh hởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của Công ty. Do vậy yêu cầu bức xúc đặt ra là cần phải hoàn thiện công tác lập giá. Để giải quyết yêu cầu này trớc hết phải tìm ra nguyên nhân của những tồn tại trên thông qua việc phân tích thực tế tổ chức quản lý và thực hiện cũng nh các yếu tố nguồn lực có thể tác động tới công tác lập giá của Công ty làm cơ sở tìm ra các giải pháp cụ thể, hiệu quả nhằm hớng tới giảm thiểu các chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh cũng nh trúng thầu, tiến tới hoàn thiện công tác lập giá tạo thế và lực cạnh tranh cho phép Công ty đạt sự phát triển lớn hơn trong những năm tới. 2.2.2 Thực trạng và tình hình thực hiện lập giá dự thầu.
Kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hởng không nhỏ của quá trình triển khai thực hiện trong đó việc thực hiện công tác lập giá dự thầu có tầm quan trọng đặc biệt. Bởi vì trong hoạt động đấu thầu mua sắm thiết bị thờng thì các nhà thầu đều đa các thiết bị của mình đáp ứng phần lớn các yêu cầu của bên mời thầu nh- ng phần lập giá lại khác nhau tuỳ thuộc vào từng nhà thầu. Trong tổng số điểm cho toàn bộ hồ sơ dự thầu thì tổng số điểm cho giá dự thầu cũng chiếm tỷ lệ rất cao và đây cũng là yếu tố quyết định cho khả năng thắng thầu của nhà thầu. Vì vậy nắm bắt đợc của công tác này đối với hoạt động dự thầu của Công ty lên ngoài việc coi trọng cải tiến cách thức tổ chức quản lý, ban lãnh đạo Công ty đã lựa chọn những cán bộ có năng lực nhất về các yếu tố có liên quan để giao trọng trách chủ yếu thực hiện công tác này.
Trong công tác dự thầu thì toàn bộ công việc thực hiện chung quy lại là đề ra cho đợc một mức giá dự thầu. Cho nên công tác lập giá dự thầu chiếm phần lớn công việc của công tác dự thầu. Quy trình và nội dung công tác lập giá dự thầu của Công ty trong thời gian qua đợc thực hiện theo các bớc chủ yếu sau:
- Tìm kiếm thông tin về các gói thầu: Bớc công việc này đợc thực hiện do các cán bộ thuộc phòng kinh doanh đảm nhận dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty. Bộ phận dự thầu thờng gồm có 3 ngời do một phó phòng kinh doanh đảm trách. Để có các gói thầu mà Công ty tham gia thì Công ty đã sử dụng nhiều nguồn thông tin sau:
Thu thập các thông tin mời thầu trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh báo, tạp chí... Đối với một số gói thầu Công ty thờng đợc bên mời thầu gửi thông báo trực tiếp hoặc tới Tổng Công ty, Tông Công ty sẽ gửi thông báo xuống cho Công ty.
- Tiếp xúc ban đầu và tham gia sơ tuyển (nếu có): Sau khi đã có đợc thông báo mời thầu đối với các gói thầu mà Công ty quan tâm. Công ty sẽ cử ngời tiếp xúc với chủ đầu t để tìm hiểu thêm một số thông tin Công ty cha rõ nh: thời gian bán hồ sơ mời thầu, yêu cầu sơ tuyển, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu... Tuỳ từng gói thầu Công ty phải mua hồ sơ mời thầu với giá khác nhau từ 500.000 đ đến 1.000.000 đ. Nếu có sơ tuyển thì Công ty chuẩn bị sẵn hồ sơ sơ tuyển để nộp ngay khi cần.
- Chuẩn bị và tiến hành lập đơn giá: Đây là bớc công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình lập giá dự thầu của Công ty. Sau khi đã có đợc hồ sơ mời thầu bộ phận đặt giá của Công ty tiến hành phân tích, nghiên cứu về gói thầu qua đó Công ty biết khả năng của mình có đáp ứng đợc yêu cầu của gói thầu hay không. Sau khi đánh giá sơ qua về gói thầu nếu Công ty thấy có khả năng tham gia thì bộ phận đặt giá sẽ tiến hành phân công nhiệm vụ. Trong đó chủ yếu thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Yêu cầu nhân viên quản lý thiết bị cung cấp thông tin về các mặt hàng mà Công ty dự định tham gia nh: Số lợng, hãng sản xuất, tính năng kỹ thuật... Sau đó bộ phận lập giá sẽ căn cứ yêu cầu của hồ sơ mời thầu tiến hành lập bản so sánh đối chiếu các mặt hàng để chọn ra loại thiết bị có các tiêu chuẩn sát nhất với hồ sơ mời thầu.
+ Liên hệ với ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản là Ngân hàng Ngoại th- ơng Việt Nam để xin cung cấp bảo lãnh dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu t. Đây là công việc quan trọng vì nó đảm bảo tính pháp lý cho hồ sơ dự thầu. Khi công việc đợc hoàn tất, bộ phận lập giá sẽ tiến hành lập giá dự thầu.
+ Căn cứ trên thiết bị đợc chọn ra để dự thầu bộ phận lập giá sẽ tiến hành xác định các khoản mục chi phí cơ bản sau:
(1) Giá gốc hàng của thiết bị dự thầu bao gồm giá trọn gói của thiết bị. Tuỳ một số thiết bị có phụ kiện tiêu chuẩn kèm theo, Công ty sẽ tính riêng giá của phụ kiện này sau đó cộng với cấu hình chính để đa ra giá trọn gói.
Chi phí vận chuyển hàng về kho, bốc xếp hàng xuống, bảo quản. Chi phí này thờng tính từ 0,2% - 0,3% trên giá hàng.
(3) Chi phí mở L/C, phí ngân hàng (phí chuyển tiền) chi phí này cũng tính từ 0,2 - 0,3% giá hàng.
Tổng hợp lại Công ty tính đợc mức giá xuất kho của hàng hoá dự thầu là: A = (1) + (2) + (3)
Trong đó: A: là giá xuất kho thiết bị dự thầu. * Các chi phí thực tế liên quan đến thiết bị:
(I) Bảo lãnh dự thầu đợc tính nh sau: Số % chủ đầu t yêu cầu x giá thiết bị và lãi = Số % chủ đầu t yêu cầu x giá thiết bị x Thời gian bảo lãnh x lãi suất ngân hàng.
(II) Bảo lãnh thực hiện hợp đồng = số % chủ đầu t yêu cầu x giá thiết bị và lãi = Số % chủ đầu t yêu cầu x giá thiết bị x thời gian thực hiện x lãi suất ngân hàng.
(III) Bảo lãnh bảo hành thiết bị = Số % bảo lãnh x giá thiết bị và lãi vay ngân hàng = thời gian bảo hành x Số % bảo lãnh x giá thiết bị x lãi suất ngân hàng.
(IV) Phí kinh doanh: Thờng 2% - 10% so với giá hàng A.
Mức phí kinh doanh này chính là mức lãi và thuế của Công ty. Thờng đối với mặt hàng thiết bị y tế thì thuế suất nhập khẩu là 0% còn thuế VAT (nếu có) có thuế suất 5% còn không thì đợc nữa.
Tổng hợp lại Công ty chia ra mức giá dự thầu sau: Giá chào thầu = A + (I) + (II) + (III) + (IV)
Để mô tả cách lập giá của Công ty tôi đa ra một ví dụ về cách lập giá trị thầu đối với một thiết bị của Công ty.
Ví dụ: Lập đơn giá dự thầu đối với máy siêu âm đen trắng dùng trong chuẩn đoán. Chủ đầu t là bệnh viện hữu nghị Việt Đức trong dự án có tên “Trung tâm Y tế chuyên sâu Bộ Y tế”. Theo yêu cầu thông số kỹ thuật nêu trong hồ sơ mời thầu Công ty đã chọn đợc loại máy siêu âm của hãng TOSHIBA (Nhật Bản) phù hợp với yêu cầu của bên mời thầu nhất với giá gốc ban đầu quy đổi ra đồng Việt Nam tại thời điểm mua là: 246.680.052,4 đồng.
- Chi phí tiếp nhận hàng ở cảng Hải Phòng và chi phí vận chuyển về kho, dỡ hàng tại kho Giáp Bát Công ty tính 0,2% giá gốc = 493.360 đồng.
- Chi phí mở L/C cũng nh lệ phí cho ngân hàng chuyển tiền cho bên bán là 0,2% giá hàng = 493.360 đồng.
Tổng hợp lại công ty tính giá xuất tại kho là:
A = 246.680.052,4 + 493.360 + 493.360 = 247.666.772 đồng - Các chi phí liên quan đến thiết bị gồm:
+ Chi phí liên quan đến bảo lãnh dự thầu (Trong trờng hợp này bệnh viện Việt Đức yêu cầu bảo lãnh 1 tháng).
Số tiền bảo lãnh: 3% x 247.666.772 = 7.430.003,16 đồng Lãi ngân hàng (với lãi suất 0,85%/tháng) là:
1 x 0,85% x 7.430.003 = 63.155,027 đồng.
+ Chi phí bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu trúng thầu chủ đầu t yêu cầu bảo lãnh 4 tháng với 10% giá hàng).
Số tiền bảo lãnh: 10% x 247.666.772 = 24.766.677,2 đồng Lãi ngân hàng (Lãi suất 0,85%/tháng)
4 x 0,85% x 24.776.677,2 = 842.067,025 đồng.
+ Chi phí bảo lãnh lắp đặt bảo hành thiết bị hớng dẫn sử dụng tại bệnh viện Việt Đức (với thời gian bảo hành 18 tháng)
Số tiền bảo lãnh: 5% x 247.666.772 = 12.383.338,6 đồng Lãi ngân hàng (0,85/tháng)
18 x 0,85% x 12.383.338,6 = 1.894.650,806 đồng.
+ Phí kinh doanh bao gồm một số chi phí phát sinh khác bao gồm cả lãi dự tính. Trong trờng hợp này Công ty không phải chịu thuế VAT.
2% x 247.666.772 = 4.953.335,44 (đồng).
Tổng hợp lại Công ty đa ra mức giá dự thầu cho loại thiết bị này là: Giá chào thầu = 299.999.999,3 đồng
Công ty tính tròn 300.000.000 đồng.
- Sau khi tính đợc giá dự thầu Công ty tiến hành lập biểu giá theo mẫu của bên mời thầu. Trong ví dụ này Công ty lập theo biểu giá sau:
1. Tên nhà thầu: Công ty thiết bị y tế TW1 - Hà Nội
Địa chỉ giao dịch: Số 8 - Tông Đản - Hoàn Kiếm - Hà Nội. Điện thoại: 8.263.302
2. Hàng hoá thiết bị: hệ thống máy siêu âm đen trắng chung trong chuẩn đoán - Mới: 100%.
3. Hãng sản xuất: TOSHIBA
4. Nớc, năm sản xuất: Nhật Bản - 1998.
5. Thời gian giao hàng, lắp đặt hớng dẫn sử dụng: 15 ngày sau khi ký hợp đồng mua sắm thiết bị giữa hai bên.
6. Thời gian bảo hành 16 tháng. 7. Số lợng thiết bị: 1 chiếc
8. Đơn giá dự thầu đơn chiếc: 300.000.000 đ 9. Thành tiền: 300.000.000 đ
Ngày tháng năm 1999 Đại diện nhà thầu
- Điền giá dự thầu vào mẫu đơn dự thầu của bên mời thầu. Mở giá dự thầu và đơn dự thầu cùng một số tài liệu khác vào trong một túi (nếu bên mời thầu quy định) và cử ngời đem đến bên mời thầu theo thời gian và địa điểm quy định. Đến nơi công tác lập giá kết thúc.
Nhng mặt khác thời gian qua cho thấy cách thức tổ chức công tác lập giá trên đây vẫn còn bộc lộ những hạn chế. Đây là những nguyên nhân làm cho chất lợng công tác lập giá tuy có những tiến bộ biểu hiện ở một số gói thầu Công ty đã trúng nhng chỉ là những gói thầu có giá trị nhỏ còn một số gói thầu lớn Công ty cha có uy tín thì Công ty lại cha thầu. Trong đó nổi bật nhất là sự phân tán trong quản lý và những ngời tham gia công tác lập giá thờng phải kiêm nhiệm nhiều công việc kinh doanh khác không liên quan đến lập giá cũng nh dự thầu đã dẫn đến những tồn tại cụ thể sau: