I Phần chỉ tiêu kỹ thuật 60 59 56,5 58
1 Công ty thiết bị y tế TW 200.000.000 30 ngày
3.2.1 Biện pháp 1: Thành lập bộ phận quản lý dự án trực thuộc phòng kinh doanh trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
kinh doanh trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Bộ phận quản lý dự án đợc thành lập dựa trên chủ trơng của Công ty là phải ổn định và tổ chức lại một bộ phận chuyên trách làm công tác lập giá và tạo điều kiện hỗ trợ cũng nh xây dựng lực lợng cho bộ phận này đủ mạnh để trực tiếp có thể đảm nhận chức năng của mình. Đây chính là một chủ trơng đúng đắn mà Công ty nên làm ngay. Bởi việc thành lập bộ phận này sẽ xem lại những tác động lớn sau:
- Có thể khắc phục đợc sự phân tán và kiêm nghiệm trong việc thực hiện công tác lập giá dự thầu gây ra. Chính vì tạo đợc tính chuyên môn hoá đảm trách trong quá trình lập giá sẽ giúp đợc cho cán bộ lập giá có thể đa ra đợc đơn giá phù hợp và chính xác.
- Sự ra đời của một bộ phận chuyên trách này có chức năng và nhiệm vụ, vai trò đặt ngang hàng với các phòng khác trong Công ty chính là việc thể hiện bằng thực tiễn chứ không chỉ dừng lại ở nhận thức đơn thuần là tầm quan trọng của công tác lập giá đối với hoạt động dự thầu của Công ty, liên quan đến khả năng thắng thầu của Công ty cũng nh tầm quan trọng của thắng thầu đối với hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Việc thành lập bộ phận quản lý dự án trong đó bộ phận lập giá dự thầu là một bộ phận nhỏ trong đó sẽ giúp cho ban lãnh đạo Công ty thuận lợi trong việc chỉ đạo xây dựng chiến lợc dự thầu cũng nh xây dựng lực lợng đầu t mọi mặt cho bộ phận này cũng nh bộ phận lập giá từ đó sẽ nâng cao đợc sức mạnh và hiệu quả trong hoạt động của nó.
- Ngoài bộ phận lập giá trong bộ phận quản lý dự án còn có bộ phận làm nhiệm vụ Marketing - tiếp thị. Đã thu thập thông tin không chỉ riêng đối với các gói thầu, nguồn dự thầu mà còn về các đối thủ cạnh tranh. Điều tra nghiên cứu thị trờng về tình hình biến động giá cả, nguồn hàng cùng một số vấn đề liên quan hoạt động nhập khẩu, dự báo thị trờng, tiến hành hoạt động chiêu thị, quảng cáo, xác định đối sách cạnh tranh và tiêu thụ cụ thể... Việc này sẽ có tác động rất lớn tới công tác lập giá dự thầu của Công ty qua những khía cạnh sau:
- Giúp bộ phận lập giá dự thầu có đợc thông tin đầy đủ nh: thông tin về tình hình giá cả thị trờng, nguồn cung ứng cũng nh về các đối thủ tranh thầu kết hợp với các yếu tố nội bộ của Công ty sẽ có một đánh giá chính xác khi lập giá dự thầu đa ra một giá tranh thầu hợp lý khi dự thầu.
- Về nhân sự của bộ phận quản lý dự án ban đầu có thể bố trí 5 ngời. Trong đó nhiệm vụ của từng bộ phận nhỏ sẽ phân công cụ thể nh sau:
+ Một trởng bộ phận phụ trách cung và theo dõi tổng hợp bao gồm các công việc chủ yếu nh: theo dõi quá trình dự thầu và thực hiện hợp đồng các gói thầu chuẩn bị thủ tục làm bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng, lu tài liệu dự thầu, tổ chức rút kinh nghiệm sau mỗi lần dự thầu sau đó tổng hợp và đánh giá kết quả định kỳ trình giám đốc xem xét giải quyết, thu hồi vốn.
+ Ba cán bộ làm công tác Marketing - tiếp thị: bao gồm các công việc chủ yếu nh: tìm kiếm thông tin về các gói thầu cần đấu thầu, tiến hành thu thập và phân tích các thông tin về các thông báo mời thầu, th mời thầu, gói thầu đợc Tổng Công ty giao cũng nh về đối thủ tranh thầu, tình hình giá cả thị trờng, các nhà cung ứng, các vấn đề liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, thực hiện các giải pháp về Marketing thông tin quảng cáo - từ đó cung cấp toàn bộ những thông tin đã đợc phân tích đánh giá đa lên bộ phận lập giá để làm cơ sở đánh giá một cách chính xác về mức giá dự thầu định đa ra. Trong đó một ngời phụ trách chung, một ngời đảm nhận mặt hàng hoá chất, một ngời đảm nhận mặt hàng thiết bị.
Dựa trên cơ sở các thông tin về gói thầu cùgn các thông tin liên quan khác. Bộ phận lập giá tiến hành tính toán xác định chiến lợc tranh thầu hợp lý nhất thông qua việc tính toán giá bỏ thầu. Ngoài ra bộ phận này còn đảm nhận luôn khâu hoàn thành hồ sơ mời thầu. Trong bộ phận này thì hai ngời đảm trách mặt hàng hoá chất và hai ngời đảm trách mặt hàng thiết bị.
Về bố trí nhân sự cho bộ phận quản lý dự án trớc hết nên căn cứ vào số cán bộ công nhân viên hiện nay của Công ty đang tham gia hoạt động kinh doanh của Công ty. Để giảm bớt sự tăng lên của lao động gián tiếp theo tôi có thể chuyển một số cán bộ hiện tại của phòng kinh doanh sang. Nh vậy toàn bộ số cán bộ thuộc bộ phận tiếp thị vẫn là những cán bộ thuộc phòng kinh doanh trớc đây chuyển sang cụ thể:
Sẽ chuyển hai cán bộ có trình độ đại học về dợc trong đó cử một cán bộ làm trởng bộ phận có kinh nghiệm lâu năm và ngời còn lại làm công tác Marketing - tiếp thị.
Chuyển hai cử nhân kinh tế và hai kỹ s làm công tác lập giá và hoàn chỉnh hồ sơ dự thầu. Trong đó hai cử nhân kinh tế sẽ đảm trách phần lập đơn giá dự thầu.
Chuyển một cử nhân ngoại ngữ và một trung cấp kinh tế sang làm công tác Marketing - tiếp thị
Nh vậy sau khi thực hiện biện pháp này thì cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2 - Cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh (dự kiến)
phòng kinh doanh Bộ phận quản lý dự án Bộ phận kinh doanh Mặt hàng thiết bị Mặt hàng hoá chất Mặt hàng thiết bị Mặt hàng hoá chất
Với cách bố trí nh vậy thì Công ty phải bỏ thêm các khoản chi phí nh sau: - Lơng tháng trả cho các cán bộ thuộc bộ phận này vẫn giữ nguyên. Nh vậy Công ty cần trang bị cho bộ phận này các thiết bị văn phòng nh sau:
+ Hai máy tính hiện đại trong đó một máy nối mạng cho bộ phận tiếp thị có thể thu thập thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
+ Một máy in Laze + Một máy điện thoại.
+ Một số trang thiết bị văn phòng khác. Tổng chi phí ban đầu khoảng 32 triệu.
Đây là mức chi phí vừa phải so với quy mô của công ty cũng nh quỹ đầu t phát triển của Công ty là lớn (hơn 400 triệu). Nhng hiệu quả đem lại khi thực hiện biện pháp này sẽ đem lại khả năng rõ rệt trong việc nâng cao khả năng thắng thầu tại Công ty và hiệu quả đem lại sẽ là rất lớn cả trớc mắt lẫn lâu dài sau này.
Tuy nhiên để thực sự nâng cao đợc hiệu quả của công tác lập giá dự thầu thì Công ty nên chú trọng tăng cờng đào tạo, bồi dỡng cán bộ tham gia bộ phận quản lý dự án. Ta biết rằng do hoạt động dự thầu liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy nó đòi hỏi những ngời tham gia phải hết sức nhanh nhạy. Chính vì thế để thắng thầu đòi hỏi Công ty phải có những cán bộ có kiến thức sâu rộng trong đó cán bộ làm công tác dự thầu là hết sức quan trọng. Quan trọng bởi vì những cán bộ này ngoài khả năng đa ra một giá dự thầu đảm bảo trúng thầu còn phải giỏi trong việc lập các tài liệu dự thầu khác. Ngoài ra họ còn phải có kiến thức, kỹ năng về tin học và ngoại ngữ là những chuyên môn rất cần thiết khi làm công việc này. Bên cạnh đó bộ phận tiếp thị cũng không kém phần quan trọng khi đòi hỏi những kiến thức tơng tự nhất là những kiến thức chuyên môn về Marketing và quản trị kinh doanh. Với một lực lợng cán bộ nhiều kinh nghiệm đã tham gia nhiều gói thầu mà Công ty đã có, thì để xây dựng một lực l- ợng mạnh, chính quy, chuyên môn hoá cao phục vụ cho công tác lập giá dự thầu. Công ty nên có kế hoạch đào tạo, bồi dỡng các kiến thức về kinh tế cho các cán bộ làm công tác lập giá và Marketing. Nhất là những kiến thức về luật pháp, kinh tế liên quan đến đấu thầu và Marketing. Muốn vậy Công ty có thể căn cứ vào nhiệm vụ của từng ngời cũng nh khả năng trình độ của những ngời này mà lập kế hoạch đào tạo cụ thể nh sau:
+ Marketing có 4 ngời cần đào tạo gồm: Một trởng bộ phận và ba cán bộ làm công tác Marketing - tiếp thị.
+ Luật kinh tế: có 3 ngời gồm một trởng bộ phận và 2 cán bộ làm công tác lập giá.
+ Tin học: đòi hỏi tất cả các cán bộ đều phải biết sử dụng máy tính.
Hình thức đào tạo Công ty có thể hình thức cử đi học ở các trung tâm đào tạo có uy tín nh đại học kinh tế quốc dân và các lớp ngoài giờ hành chính để đáp ứng nhu cầu vừa học vừa làm của các cán bộ này. Tổng chi phí ớc tính ban đầu Công ty phải chi ra nh sau:
+ Marketing và quản trị kinh doanh: 4 x 5 = 20 triệu + Luật kinh tế : 3 x 5 = 15 triệu
+ Tin học: 8 x 0,5 = 4 triệu
Tổng chi phí đào tạo, bồi dỡng là: 39 triệu.
Đối với những cán bộ tham gia bộ phận này đã tự theo học những khoá học để bồi dỡng kiến thức thì công ty sẽ căn cứ vào kế hoạch này để tạo điều kiện về thời gian đồng thời hỗ trợ kinh phí và phơng tiện học tập cho họ. Bên cạnh đó phải khuyến khích tất cả các cán bộ trong diện phải đào tạo đi học. 3.1.2 Biện pháp 2: Công ty cần tính toán giá dự thầu một cách hợp lý.
Tuy Công ty cha xây dựng cho mình một chiến lợc tranh thầu cụ thể nhng khi dự thầu do đặc điểm của đấu thầu mua sắm nên Công ty thờng mong muốn đa ra một mức giá thấp để tranh thầu. Bởi giá càng thấp thì cơ hội giành thắng lợi của Công ty càng cao. Nhìn lại một số gói thầu mà Công ty đã tham gia, một số gói thầu Công ty trúng thầu nhng giá mà Công ty đa ra chỉ thấp hơn nhà thầu cạnh tranh lớn nhất của Công ty rất ít trong khi đó tỷ lệ lãi dự tính của Công ty đa ra lại rất thấp. Chính vì vậy một số gói thầu tuỳ có giá trị lớn song lợi nhuận Công ty thu đợc lại rất thấp. Trong khi đó đối với một số gói thầu Công ty trợt thầu thì giá dự thầu Công ty đa ra lại quá cao có khi lên đến 6% - 7% so với nhà thầu trúng thầu. Nh vậy để tìm nguyên nhân ta trở lại phơng pháp tính toán giá dự thầu của Công ty.
- Việc Công ty tính giá xuất kho bằng: giá bản thân thiết bị + chi phí phục vụ quá trình mua hàng là hoàn toàn chính xác.
- Đối với các chi phí liên quan đến thiết bị khi Công ty đa ra còn cha hợp lý cụ thể:
+ Công ty đã tính cả bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng vào đơn giá dự thầu dù rằng đây là những khoản Công ty phải vay ngân hàng. Theo quy chế đấu thầu kèm theo Nghị định 88/CP ngày 1/9/99 thì đối với bảo lãnh dự thầu thì trong trờng hợp Công ty thắng thầu khi nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng Công ty sẽ đợc trả lại. Còn khi hoàn thành thực hiện hợp đồng Công ty cũng sẽ nhận đợc bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Vì vậy khi đa chi phí vào Công ty chỉ tính phần lãi suất khi phải vay hai khoản này mà thôi.
+ Tơng tự đối với bảo lãnh bảo hành (nếu có0 Công ty cũng chỉ tính phần chi phí là phần lãi suất vay ngân hàng.
Đối với một số gói thầu mà bên mời thầu ở xa xét thấy cần thiết Công ty cũng nên tính cả các chi phí liên quan vận chuyển, lắp đặt hớng dẫn sử dụng nếu những chi phí này là lớn.
- Đối với mức lãi của Công ty Công ty tính trên giá hàng xuất kho là không hợp lý. Bởi theo cách tính này mức lãi thực Công ty thu đợc sẽ không phải theo cách tính mà sẽ bị giảm đi sau khi trừ chi phí khác phát sinh nh lãi vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, lắp đặt... Nh vậy để tính mức lãi chính xác Công ty nên tính dựa trên giá xuất kho và các chi phí phát sinh liên quan đến gói thầu.
- Công ty cũng nên đa các yếu tố rủi ro vào giá bỏ thầu: tỷ giá hối đoái, lạm phát.
Nh vậy theo cách tính toán mới giá bỏ thầu lúc này đợc tính toán lại nh sau:
Giá chào thầu = (1 + Kg) giá tính thầu.
Trong đó: Kg là hệ số trợt giá do tỷ giá hối đoái, lãi suất.
Giá tính thầu gồm: chi phí gói thầu + lãi dự tính.
Chi phí gói thầu gồm:
+ Giá xuất kho A (Nh các tính của Công ty)
+ Chi phí liên quan gói thầu: lãi vay ngân hàng làm bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh lắp đặt (nh cách tính của Công ty) và chi phí vận chuyển, lắp đặt ở nơi bên mời thầu (nếu có)
Lãi dự tính = % công ty dự tính x chi phí gói thầu.
Để minh hoạ cho cách tính mới này ta quay trở lại cách tính thầu của Công ty đối với gói thầu mua máy siêu âm đen trắng của bệnh viện Hữu Nghị
Giá suất kho A: 247.666.772 đồng
Chi phí bảo lãnh dự thầu: 63.155,027 đồng
Chi phí bảo lãnh thực hiện hợp đồng: 842.067,025 đồng.
Chi phí bảo lãnh lắp đặt bảo hành hớng dẫn sử dụng tại bệnh viện Việt Đức: 1.894.650,860 đồng
Tổng cộng có chi phí gói thầu là: 250.466.644,9 đồng Lãi dự tính (vẫn tính theo 2% mức lãi Công ty đa ra) là:
2% x 250.466.644,9 = 5.009.332,897 đồng
Giá tính thầu: 250.466.644,9 + 5.009.332,897 = 255.475.977,8 đồng. Giá dự thầu = (1 + 0,02) x 255.475.977,8 = 260.585.497,4 đồng. (Trong trờng hợp này giả định hệ số trợt giá là 2%).
So với mức tính trớc đây của Công ty thì Công ty đã giảm đợc là: 300 triệu - 260.585.497,4 = 39.414.502,6 triệu.
Nếu so với nhà thầu trúng Công ty thấp hơn là: 277 triệu - 260.585.497,4 = 16.414.502,6 triệu.
Nh vậy đây chính là điều kiện Công ty nên xem xét để tăng mức lãi của mình trong những lần đấu thầu sau.
Nh vậy việc áp dụng cách tính mới này sẽ cho phép Công ty có thể bù đắp đợc tất cả các chi phí phát sinh và đề phòng đợc rủi ro cũng nh có thể thu đợc mức lãi mong muốn và có thể khắc phục những hạn chế do cách tính ban đầu của Công ty nhờ đó tăng đợc khả năng thắng thầu của Công ty. Tuy nhiên việc thực sự tăng khả năng thắng thầu của Công ty còn phụ thuộc vào việc đa ra một mức giá linh hoạt tuỳ thuộc vào những thông tin mà Công ty có đợc.