c. Những đặc tính chung của phần mềm hiện đại:
2.2.4Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (Data Base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với mục đích khác nhau.
Để hiểu rõ hơn về cơ sở dữ liệu, ta cần tìm hiểu thêm các khái niệm sau:
Thực thể: Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng… Điều quan trọng là khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến mọt tập hợp các thực thể cùng loại.
Trường dữ liệu: Để lưu trữ các thông tin về từng thực thể ngưởi ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính của nó.
Bản ghi: Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi.
Bảng (Tables): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi, mỗi cột là một trường.
VD: Bảng theo dõi những lần bán hàng trong một quầy hàng. Mỗi lần bán là một thực thể.
Mỗi lần bán có các thuộc tính là Lần bán, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Ngày bán, Người bán. Đó là các trường.
Thông tin về một lần bán là một bản ghi, được ghi theo dòng.
Lần bán Tên hàng Số lượng Đơn giá Ngày bán Người bán
1 Bút bi 12 3000 15/12/2005 Lan Anh
2 Thước kẻ 5 2000 16/12/2005 Lan
3 Vở 6 1500 17/12/2005 Vân Ly
… … … …
Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu Cập nhật dữ liệu
Khi tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, việc đầu tiên cần làm bao giờ cũng phải là cập nhật dữ liệu lần đầu cho cơ sở dữ liệu đó.
Trong quá trình hoạt động, hệ thống thông tin luôn luôn sản sinh ra các thông tin mới. Các thông tin này cũng cần được phản ánh vào ngay trong cơ sở dữ liệu để bào đảm tính kịp thời của hệ thống.
Các dữ liệu cập nhật có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như các cuộc điện thoại, hóa đơn, các tập tin trên máy tính…
Việc cập nhật dữ liệu đầy đủ, liên tục bảo đảm tính chính xác và kịp thời của các thông tin truy vấn sau này.
Truy vấn dữ liệu
Truy vấn dữ liệu là lấy các dữ liệu một cách chọn lọc từ cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu chứa mọi thông tin về hệ thống nhưng trong một thời điểm ta thường chỉ cần một số thông tin nào đó. Ví dụ như là danh sách các sinh viên phải thi lại.
Để có thể giao tiếp với cơ sở dữ liệu người ta dùng các ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structureed Query Language) hay truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example).
Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu
Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên, báo cáo cũng có thể được thể hiện trên màn hình.
Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu
Dữ liệu cần phải tổ chức theo một mô hình nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu của tổ chức cần được cấu trúc lại.
Mô hình được dùng nhiều nhất hiện nay để cấu trúc cơ sở dữ liệu là mô hình quan hệ (Relational Model). Trong mô hình này, các thực thể được xem như các bảng 2 chiều với bàn ghi là các hàng, các trường là các cột. Có một trường được chọn làm khóa để phân biệt các bản ghi với nhau, và xác định một bản ghi là duy nhất. Bản ghi có thể chứa các trường liên kết. Đây không phải là các trường mô tả thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác.