c. Những đặc tính chung của phần mềm hiện đại:
2.3.3.5Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trước hết là tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tài liệu dành cho người sử dụng mô tả cả phần thủ công và những giao diện với những phần tin học hóa.
Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài:
Một số nguyên tắc cần tuân thủ khi thiết kế vật lý ngoài:
- Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là, anh ta luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc cần thực hiện.
- Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng.
- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng.
- Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và các phần cứng tạo thành hệt thống.
- Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình
- Giảm tới mức tối thiểu thông tin mà người sử dụng phải nhớ khi sử dụng hệ thống.
- Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin ra màn hình hoặc ra giấy.
Khi lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, phân tích viên không bao giờ được quên hệ thống được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học, và làm việc trong môi trường riêng.
Thiết kế chi tiết giao diện (vào/ ra)
Thiết kế vật lý các đầu ra Lựa chọn vật mang tin
Vật mang tin
Ưu điểm Nhược điểm
Giấy - Thông tin lưu trữ để dùng về sau. - Thông tin cần được nhận xét qua
nhiều người.
- Chứa được nội dung thông tin dài.
- Cồng kềnh - Hư hỏng dần
Màn hình - Nhiều màu sặc hình ảnh sinh động. - Biểu diễn được những thông tin có
cấu trúc phức tạp.
- Tốc độ hiện thông tin nhanh.
- Nội dung bản tin ngắn.
- Không lưu trữ được lâu
- Khuôn khổ hạn hẹp Tiếng nói - Tiện lợi - Thông tin rất ngắn Vật mạng tin
từ tính,
quang tính
Lưu trữ được lượng thông tin lớn Có thể đọc dữ liệu trực tiếp
- Cần có thiết bị mới đọc được thông tin Bố trí thông tin trên vật mang
Thiết kế trang in ra
Phần đầu và cuối tài liệu, ta đặt các thông tin chỉ xuất hiện một lần duy nhất trong toàn bộ tài liệu, VD: tên báo cáo. Đầu và cuối mỗi trang đặt thông tin chỉ xuất hiện một lần trên các trang, VD: số trang… Thân tài liệu là phần chi tiết lấy từ các bản ghi.
- Thông tin được trình bày trên giấy theo 3 khuôn dạng: - Theo cột: đối với các bản tin có khối lượng thông tin nhỏ.
- Theo cột trong từng nhóm: để tránh việc nhắc lại cùng một phần tử thông tin nhiều lần.
- Theo dòng cho các phần tử thông tin: khi khối lượng thông tin quá lớn.
Thiết kế đầu ra trên màn hình
Nguyên tắc thiết kế đầu ra trên màn hình
- Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này qua màn hình khác.
- Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình. Canh giữa các tiêu đề, xếp thông tin theo trục trung tâm.
- Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Việc này giúp người sử dụng biết mình đang ở đâu.
- Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chân… và ngắt câu hợp lý.
- Đặt tên đầu cột cho mỗi cột.
- Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý.
- Căn trái các cột văn bản, căn phải cho cột số. Bảo đảm vị trí dấu thập phân thẳng hàng.
- Chỉ đặt mầu cho những thông tin quan trọng.
Thiết kế vật lý các đầu vào
Khi nhập liệu, có những thông tin mà nhân viên nhập liệu phải nhập vào một cách thủ công, nhưng cũng có những thông tin được máy tính nhập môt cách tự động.
Trong HTTT dữ liệu không phải nhập cũng quan trọng không kém các dữ liệu phải nhập. Làm sao cho các dữ liệu không phải nhập được tự động cập nhật và hiện ra màn hình để tránh cho người sử dụng phải nhập lại.
- Khi nhập liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu đó.
- Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo tầm quan trọng.
- Không nhập các thông tin mà HTTT có thể truy tìm được trong CSDL hoặc tính toán được.
- Đặt tên trường ở trên hoặc trước trường nhập. - Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp.
- Sử dụng phím Tab để chuyền trường nhập.
Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa
Giao tác bằng tập hợp lệnh VD: C:/format D:/
Cách này có 2 điểm bất lợi: (1) rất khó thiết kế và lập trình, (2) Người sử dụng phải nhớ rất nhiều lệnh.
Giao tác bằng các phím trên bàn phím VD: Để copy nhấn Ctrl + C
Ưu điểm: thao tác nhanh
Nhược điểm: Người sử dụng phải nhớ nhiều tổ hợp phím tắt rất phức tạp
Giao tác qua thực đơn (menu)
Thực đơn là một danh sách các công việc mà hệ thống có thể thực hiện được vào thời điểm đó.
- Một số quy tắc thiết kế thức đơn
- Về mặt từ ngữ: mỗi thực đơn phải có tiêu đề rõ nghĩa, từ mục phải mô tả rõ thao tác cần thực hiện.
- Về mặt tổ chức: cần thống nhất nguyên tắc tổ chức thực đơn.
- Về kích cỡ: số lượng các mục trên thực đơn không nên vượt quá chiều dài màn hình.
- Về mặt lựa chọn: các lựa chọn phải thống nhất và phù hợp năng lực của người sử dụng.
- Về mặt hiện rõ: chỉ nên dùng với mục đang được chọn.
Giao tác thông qua các biểu tượng
Ưu điểm: đẹp, làm giao diện chương trình thêm thân thiện, và đỡ nhàm chán.
Nhược điểm: không nên quá lạm dụng, sẽ làm cho người sử dụng rối mắt.