c. Những đặc tính chung của phần mềm hiện đại:
2.3.3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực
hiện tương đối nhanh, không đòi hỏi chi phí lớn nên nó đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh với sự nhạy bén cao để có thể lướt qua toàn bộ các công đoạn của một quy trình phát triển HTTT trong một thời gian ngắn. Nó bao gồm các công đoạn:
Lập kế hoạch
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần được lập kế hoạch cẩn thận. Về cơ bản lập kế hoạch của giai đoạn này là việc làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin cần phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng.
Làm rõ yêu cầu
Mục đích của giai đoạn này là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác các đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.
Yêu cầu phát triển hệ thống nhiều khi được thông báo một cách rất chung chung, có thể dẫn tới sự nhầm lẫn. Chẳng hạn một nhà quản lý yêu cầu “Làm lại hệ thống quản lý đơn đặt hàng” nhưng thực ra ông ta muốn sửa hệ thống thu nhận đơn đặt mua hàng
Xác định chính xác khung cảnh hệ thống cũng là một công việc quan trọng nhưng rất khó khăn. Khung cảnh hệ thống được hiểu như là nguồn và đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu.
Nguồn A Nguồn B Nguồn C Đích N Đích M Phòng X Chức năng Z Chuyên viên A Dòng 1 Dòng 2 Dòng 3 Dòng 5 Dòng 4
Xác định đúng khung cảnh hệ thống là một việc làm vô cùng khó khăn khi khó có thể thống kê hết được các mối quan hệ giữa các thành phần trong hệ thống. Xác định khung cảnh hệ thống quá hẹp sẽ dẫn tới nguy cơ bỏ qua các thành phần quan trọng của hệ thống, xác định khung cảnh hệ thống quá lớn sẽ làm tăng chi phí và thời gian khi xây dựng hệ thống trong tương lai.
Phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu và sử dụng phiếu điều tra là những công cụ được dùng trong giai đoạn này.
Đánh giá khả thi
Đánh giá khả thi là đi tìm xem có yếu tố nào ngăn cản việc phân tích, cài đặt thành công một giải pháp đã đề xuất hay không. Đánh giá khả thi bao gồm:
- Khả thi về mặt tổ chức: Xem xét xem dự án mới có phù hợp với tình hình hiện tại của tổ chức không về các mặt nhân sự, trình độ, quan hệ với các hệ thống thông tin khác, thái độ đối với hệ thống thông tin mới…
- Khả thi về mặt kỹ thuật: Được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của HTTT mới.
- Khả thi về tài chính: Là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn chi phí bỏ ra hay không?
Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu
Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tính hình và khuyến nghị các hành động tiếp theo.
2.3.3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về giai đoạn xác định yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu của hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống thông tin mới.
Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các giai đoạn nhỏ sau:
Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết
Công đoạn này bao gồm : thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phương pháp, công cụ kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc.
Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
Bất cứ HTTT nào cũng có môi trường tồn tại của nó mà ở đó nó chịu tác động từ các yếu tố bên ngoài đồng thời cũng ảnh hưởng ngược lại các yếu tố đó. Như chúng ta đã biết, giá trị của một HTTT phụ thuộc vào năng lực tôn trọng các ràng buộc giữa nó và môi trường. Trong giai đoạn phân tích yêu cầu một số thông tin về môi trường đã được thu thập nhưng như thế là chưa đủ. Để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng của hệ thống với các ràng buộc môi trường của HTTT hiện tại phân tích viên phải có hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống đang nghiên cứu. Điều này vô cùng quan trọng trong quá trình thiết kế HTTT mới.
Thông tin về môi trường được chia làm 3 lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật, tài chính.
Nghiên cứu hệ thống hiện tại
Giai đoạn này được chia làm 3 công đoạn: thu thập thông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình logic.
Thu thập thông tin về các bộ phận và các vấn đề có liên quan của hệ thống đang tồn tại.
Đối với hệ thống những thông tin sau cần được thu thập:
- Hoạt động chung của hệ thống, kể cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lượng, sự sắp đặt vị trí vật lý và các khía cạnh địa vật lý khác.
- Dữ liệu vào: nội dung, khuôn mẫu các thông tin vào, nguồn dữ liệu, tần suất, chi phí cho một dữ liệu vào.
- Dữ liệu ra: Đích đến của thông tin, nội dung, tần suất,chi phí sản sinh thông tin, khuôn mẫu của thông tin ra.
- Xử lý: Các thủ tục thu thập, nhập dữ liệu, thủ tục biến đổi đầu vào và quan hệ giữa các xử lý, các ràng buộc về thời điểm xử lý, nhân sự thực hiện…
- Cơ sở dữ liệu: Nội dung, vật mang, khối lượng truy cập, cách thức tổ chức dữ liệu.
Phân tích viên phải thu thập thông tin từ cái chung tới cái riêng theo trình tự: các bộ phận chính của hệ thống > Hoạt động chung của chúng > Lý do tồn tại > Những người sử dụng chính > Đầu vào chính > Đầu ra chính > Xử lý chính. Sau đó đi sâu vào chi tiết.
Nghiên cứu hệ thống đang tồn tại không chỉ là thu thập thông tin như trên về chính hệ thống đó mà còn phải tìm hiểu các vần đề của hệ thống.
sử dụng của hệ thống. Không những cần tìm ra vấn đề của hệ thống mà còn phải tìm hiểu nguyên nhân của nó nữa, điều này giúp ích cho việc hoàn thiện HTTT mới trong tương lai.
Bước tiếp theo trong quá trình nghiên cứu hệ thống đang tồn tại là xây dựng mô hình vật lý ngoài. Dựa trên các thông tin đã thu thập được ở công đoạn trước, phân tích viên xây dựng lại mô hình vật lý ngoài của hệ thống như những người sử dụng nhìn thấy. Mô hình vật lý ngoài thể hiện sự hiểu biết của phân tích viên đối với hệ thống hiện tại để từ đó rủt ra các mục tiêu yêu cầu mà hệ thống mới phải đạt được. Dù cố gắng đến mấy cũng có những câu hỏi phân tích viên không có câu trả lời, điều đặc biệt lưu ý ở đây là tuyệt đối không trả lời các câu hỏi như vậy dựa trên cảm tính và logic.
Sau khi xây dựng mô hình vật lý ngoài, phân tích viên tiến hành xây dựng mô hình logic của hệ thống thực tại. Mô hình logic hoàn chỉnh thêm sự hiểu biết của phân tích viên về hệ thống hiện tại.
Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyêt vấn đề
Phân tích viên đưa ra các chuẩn đoán, cái gì gây nên sự hoạt động kém hiệu quả của hệ thống thông tin. Thực tế, nguyên nhân làm cho HTTT hoạt động không tốt ít khi là một vấn đề riêng lẻ mà nó là tổng hợp của nhiều vấn đề. Một số liên quan trực tiếp tới hệ thống, một số gắn liền với nhiều lĩnh vực, như quản trị nhân lực hay quản trị tác nghiệp. Vì vậy phân tích viên không bắt buộc phải sửa chữa những hỏng hóc của hệ thống mà không thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình vì có khi cố gắng chữa lại càng làm bệnh tình trầm trọng.
Khi mà các vấn đề của hệ thống được xác định cùng với các nguyên nhân của nó, phân tích viên sẽ cùng với những người sử dụng xác định các mục tiêu của hệ thống mới hay hệ thống đã được sửa chữa. Những mục tiêu này có 2 mục đích: để hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống mới và đánh giá hệ thống mới sau khi nó được cài đặt. Những mục tiêu của hệ thống mới phải đo được và có giá trị bằng số cần đạt được.
Các vấn đề của hệ thống được dùng để xác định mục tiêu của hệ thống mới, còn nguyên nhân vấn đề giúp phân tích viên xây dựng giải pháp cụ thể để xây dựng hệ thống mới.
VD: vấn đề: thời gian trả lời hệ thống quá lâu
Mục tiêu: thời gian trả lời của hệ thống nhanh hơn (Phải có giá trị cụ thể nhanh hơn là bao nhiêu).
Giải pháp: Nâng cao năng lực của máy tính.
Đánh giá lại tính khả thi
Quá trình phân tích, xây dựng HTTT bao gồm rất nhiều giai đoạn, một lần tiến hành xong một giai đoạn là một lần phải xem xét, đánh giá xem có nên tiếp tục dự án hay không.
Trong giai đoạn trước, đội ngũ phân tích đã đánh giá sơ bộ tính khả thi của dự án. Giờ đây, khi lượng thông tin về hệ thống cũ đã đầy đủ hơn, mô hình hệ thống mới đã ban đầu được hình thành thì việc đánh giá tính khả thi sẽ chính xác hơn nhiều so với lần trước.
Sửa đổi đề xuất của dự án
Với các thông tin mới thu thập được, đội ngũ phân tích tiến hành xem xét và sử đổi đề xuất của dự án nhằm cung cấp cho người ra quyết định một bức tranh rõ nhất có thể được về dự án.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Báo cáo là tổng hợp thông tin của giai đoạn phân tích chi tiết, nó một lần nữa phục vụ cho việc ra quyết định tiếp tục hay hủy bỏ dự án.