soát đối với chất lượng tín dụng của Công ty Tài chính Dầu khí. 3.2.1 Xây dựng chiến lược phát triển lâu dài cho hoạt động kiểm tra kiểm
soát nội bộ.
Như chúng ta đã phân tích ở trên thì những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến sự thiếu hiệu quả của hệ thống KTKSNB nói chung và KTKS tín dụng nói riêng không những là của một mình PVFC mà còn là của nhiều tổ chức tín dụng hiện nay. Do đó để có thể khắc phục những hạn chế và nâng cao được vai trò của hệ thống KTKS đối với tín dụng tại PVFC chúng ta không chỉ cần có những giải pháp tình thế mà cần phải có một giải pháp mang tính chất lâu dài và bền vững. Và việc xây dựng một chiến lược phát triển lâu dài cho hoạt động KTKSNB là điều rất cần thiết. Để phát triển được chiến lược trước hết phải xác định yêu cầu của các cổ đông tức là xác định xem các nhà lãnh đạo cấp cao, hội đồng quản trị và ban giám đốc muốn KTKSNB mang lại những giá trị gì cho tổ chức và như thế nào. Trên cơ sở đó mô tả những nhiệm vụ, của kiểm tra kiểm soát nội bộ thông qua quy chế KTKSNB. Và cuối cùng là xây dựng chiến lược phát triển chính thức cho KTKSNB thông qua một số nội dung chính sau:
+Xác định một cách chính thức lợi ích mà kiểm tra kiểm soát nội bộ mang lại cho tổ chức, đối tượng phục vụ, giá trị mà KTKSNB tạo ra trong hiện tại và trong tương lai; những chiến thuật hoạt động để đạt được các mục tiêu cơ bản, trách nhiệm quản lý bộ phận KTKSNB.
+Xác định nhu cầu về vốn và nguồn nhân lực hiện tại và trong thời gian những năm tới, các giả định và tiêu chuẩn cơ bản để so sánh kế hoạch với số liệu của một bên thứ ba.
+ Kế hoạch cũng phải cân nhắc chi phí và lợi ích của việc sử dụng những cách tiếp cận khác nhau trong việc đạt được những kết quả mong muốn, ví dụ:
• Tối ưu hoá việc phối hợp hoạt động của KTKSNB với các chức năng kiểm soát và quản lý rủi ro khác.
• Sử dụng nguồn lực của bên thứ ba để có được những kỹ năng và năng lực cần thiết cho KTKSNB, ví dụ như thuê các đối tác thực hiện kiểm toán những mảng chuyên sâu mà KTKSNB của tổ chức chưa thực hiện được như kiểm toán công nghệ thông tin.
• Phát triển một chương trình để tự đánh giá về kiểm soát.
+Vấn đề về thông tin liên lạc, ví dụ các kênh thông tin trong tổ chức về vị thế, nhiệm vụ, quyền hạn của KTKSNB, cách thức để thông báo KTKSNB tới các đối tượng có liên quan, giám sát việc thực hiên các kiến nghị của kiểm toán…
+Những tiêu chí cơ bản để đánh giá về kết quả hoạt động của KTKSNB. Khi đánh giá về kết quả hoạt động của KTKSNB có một khó khăn là những giá trị mà nó mang lại phần lớn là mang tính định tính và rất khó để đo lường trực tiếp, ví dụ như hỗ trợ cho quản lý rủi ro, hay tăng cường kiểm soát nội bộ. Các chỉ tiêu truyền thống để đánh giá kết quả hoạt động này như số báo cáo phát hành, số sai phạm phát hiện được…Không có mối liên hệ thực sự chặt chẽ với những giá trị mà KTKSNB được kỳ vọng là sẽ đem lại. Phương pháp hiện nay đang được rất nhiều ngân hàng và các công ty lớn trên thế giới sử dụng là bảng chấm điểm cân bằng (Balanced Scorecard). Ý tưởng ở đây là trên cơ sở những kỳ vọng mà các nhà lãnh đạo đặt ra cho KTKSNB người ta xác định những bước, những biện pháp mà KTKSNB phải thực hiện được để đạt được mục tiêu đó. Và xây dựng được một loạt các tiêu chí để đánh giá về mức độ thực hiện các biện pháp này trong một bảng chấm điểm. Ví dụ để có thể hỗ trợ cho quản lý rủi ro KTKSNB phải xây dựng đội ngũ nhân sự có hiểu biết sâu sắc về các kỹ năng quản lý rủi ro (vấn đề tuyển dụng và đào tạo kiểm toán viên) phối hợp chặt chẽ với bộ phận quản lý rủi ro hay các đánh giá của các kiểm toán viên về rủi ro và quản trị rủi ro. Và như vậy
trong bảng chấm điểm cân bằng người ta xem xét cả về chính sách tuyển dụng, đào tạo kiểm toán viên,…
3.2.2 Xây dựng một quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng hiệu quả vàhợp lý. hợp lý.
Để có thể khắc phục được những hạn chế và phát huy được một cách tốt nhất vai trò và ý nghĩa của hệ thống KTKS trong công ty thì việc từng bước xây dựng một quy trình KTKS tín dụng hiệu quả hơn là một việc làm cần thiết. Quy trình mới sẽ được xây dựng định hướng trên cơ sở quy trình Kiểm tra kiểm soát nội bộ chuẩn được chấp nhận rộng rãi kết hợp với quy trình tín dụng của công ty và những yêu cầu, đặc điểm riêng về hoạt động kinh doanh, về nguồn nhân lực, về công nghệ thông tin, cũng như tình hình tài chính của công ty. Và dưới đây trên cơ sở những hạn chế về quy trình KTKS tín dụng đã nêu ở chương hai em chỉ xin đưa ra một số ý kiến xây dựng sau:
Thứ nhất để tăng cường hiệu quả của chức năng tiền kiểm của hệ thống KTKS thì trong quy trình KTKS tín dụng nên có sự phân tích đánh giá quy trình một cách chặt chẽ và khoa học, quy trình phải được đánh giá các rủi ro tiềm ẩn ở từng bộ phận từng giai đoạn bằng các phương pháp chuyên môn nghiệp vụ thích hợp thậm chí bằng cả những linh cảm nghề nghiệp từ đó sẽ phát hiện ra những điểm kiểm soát nào của quy trình bị hổng, bị yếu và có những biện pháp ngăn chặn khả năng sai phạm từ xa.
Thứ hai trong quy trình KTKS tín dụng được xây dựng ngoài việc mở rộng việc kiểm tra giám sát trên toàn quy trình nên chú trọng và tập trung hơn nữa vào các bước cấp tín dụng và giám sát khoản vay, thu nợ, thu lãi. Bởi như đã phân tích các bước này ẩn chứa rất nhiều sự phức tạp và khó quản lý, khó kiểm soát của tổ chức sẽ dễ dẫn đến sự không chặt chẽ của quá trình KTKS.
3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự
Đối với bất kỳ một vấn đề gì, đối với bất kỳ một tổ chức nào thì vấn đề nhân sự luôn là vấn đề then chốt mang tính quyết định. Vì vậy với PVFC để có thể phát huy tối đa vai trò của hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp về nhân sự như sau:
Thứ nhất: Mở rộng nguồn tuyển dụng, việc tuyển dụng nên căn cứ vào nhu cầu hay những kỹ năng cần bổ sung cho bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ. Ví dụ một đối tượng có thể đáp ứng rất tốt nhu cầu của PVFC hiện nay là những người đã có kinh nghiệm làm việc tại các công ty kiểm toán độc lập. Họ đã được trang bị khá đầy đủ kiến thức và kỹ năng về kiểm toán. Đối tượng thứ hai cần chú ý là những người có kỹ năng chuyên sâu về một số lĩnh vực nhất định, ví dụ các kỹ sư công nghệ thông tin hoặc các chuyên gia về thanh toán quốc tế, kinh doanh ngoại tệ….Khi được đào tạo thêm về kiểm tra kiểm soát những người này sẽ trở thành nòng cốt trong kiểm tra kiểm soát các lĩnh vực đặc thù mà họ có kinh nghiệm.
Thứ hai: Đào tạo và đào tạo nâng cấp đối với đội ngũ cán bộ hiện có. Khi thực hiện những giải pháp này cần phải lựa chọn những cán bộ trẻ, có năng lực, có tâm huyết với PVFC. Hiện nay trong đội ngũ kiểm tra viên của PVFC có những cán bộ có năng lực và thực sự tâm huyết với công việc nhưng có thể chuyên ngành của họ không thực sự đúng với công việc theo đúng nghĩa kiểm tra kiểm soát nội bộ. Nếu cho họ những cơ hội để được đào tạo về những kỹ năng và kiến thức cần thiết, cơ hội để phát huy năng lực và tính sáng tạo của họ, kết hợp với những đối tượng được bổ sung từ nguồn tuyển dụng mới họ hoàn toàn có thể thực hiện công việc của mình một cách suất sắc. Nội dung đào tạo có thể như sau:
+ Các khoá đào tạo về kiểm tra kiểm soát nội bộ ( sử dụng các chuyên gia từ công ty kiểm toán độc lập hoặc các trường đại học). Hoặc khuyến khích các kiểm tra viên tham gia các khoá đào tạo về kiểm tra kiểm toán của bộ tài
chính. Mặt khác khuyến khích sự hợp tác đào tạo phối hợp chặt chẽ hơn giữa kiểm toán độc lập với kiểm tra kiểm soát nội bộ để có thể tận dụng khả năng hỗ trợ đào tạo qua thực tế của các công ty kiểm toán độc lập.
+ Đào tạo về các nghiệp vụ ngân hàng hiện đại, nhất là về nghiệp vụ tín dụng.
+ Cử cán bộ tham gia các khoá đào tạo chính quy về kiểm toán nội bộ. + Đào tạo về công nghệ thông tin
+ Đào tạo về tiếng anh đặc biệt là với các kiểm tra viên tham gia vào các hoạt động tín dụng quốc tế, kinh doanh ngoại tệ, hoặc các hoạt động đối ngoại.
+ Đặt ra các yêu cầu tự đào tạo đối với các kiểm tra viên.
Thứ ba: Chế độ đãi ngộ việc định hướng nghề nghiệp đối với kiểm tra viên. Chúng ta thấy rằng yêu cầu về năng lực chuyên môn đặt ra với kiểm tra viên nội bộ là rất lớn, hơn nữa do đặc thù nghề nghiệp họ luôn phải chịu một số áp lực tâm lý nhất định. Vì thế để có thể tạo dựng và duy trì đội ngũ kiểm tra viên đủ năng lực thì chế độ đãi ngộ với họ như thế nào cho thoả đáng là một giải pháp rất quan trọng.
Thứ tư: Khuyến khích kiểm tra viên lấy chứng chỉ kiểm toán viên quốc gia (CPA) hoặc chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ. Để có được chứng chỉ kiểm toán các kiểm tra viên phải có một kiến thức chuyên môn rất chắc chắn, đồng thời qua việc có được các chứng chỉ này tạo nên một kênh để liên lạc chặt chẽ với các tổ chức nghề nghiệp, tạo cho họ điều kiện cập nhật kiến thức và thực hiện công việc của mình theo những chuẩn mực tốt nhất. Bản thân việc sở hữu những chứng chỉ này cũng đặt ra những yêu cầu phải đào tạo và tự đào tạo liên tục đối với kiểm toán viên. Hơn nữa các chứng chỉ nghề nghiệp có thể coi như một bằng chứng về năng lực và uy tín nghề nghiệp của kiểm tra viên. Và ở khía cạnh nào đó, nó giúp tăng uy tín và do đó là tính độc lập của kiểm tra viên trong tổ chức. Hiện nay ở Việt Nam mới chỉ có chứng chỉ kiểm toán viên độc lập (CPA) do bộ Tài chính cấp. Trên thế giới có khá nhiều chứng chỉ
nghề nghiệp có uy tín mà các kiểm toán viên nội bộ thường tìm kiếm như: CIA - chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ, CFSA -chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bảo hiểm; CCSA - chứng chỉ về đánh giá kiểm soát…
Thứ năm: Phải có chiến lược và kế hoạch về nhân sự. Đây là giải pháp được đề cập cuối cùng nhưng rất quan trọng. Việc tuyển dụng hay đào tạo kiểm tra viên đều phải có kế hoạch thì mới bảo đảm bổ sung những kỹ năng cần thiết cho bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, cũng cần có biện pháp sử lý đối với số lao động dôi dư, không đáp ứng tốt nhu cầu công việc. Kế hoạch về nhân sự cho kiểm tra kiểm soát nội bộ phải phù hợp với chiến lược phát triển kiểm tra kiểm soát nội bộ và chiến lược phát triển nhân sự chung của PVFC. Và như vậy việc chiến lược phát triển đội ngũ kiểm toán viên nội bộ sẽ phù hợp với chiến lược phát triển chung công ty.
3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ tin học trong hoạt động của côngty nói chung và hoạt động KTKSNB nói riêng. ty nói chung và hoạt động KTKSNB nói riêng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sở dĩ giải pháp này đề cập đến việc ứng dụng công nghệ tin học trong PVFC nói chung và trong phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ nói riêng bởi là vì ứng dụng công nghệ tin học sẽ giúp tăng năng suất lao động của kiểm tra kiểm soát nội bộ, nhưng mức độ ứng dụng công nghệ tin học của KTKSNB phải phù hợp với nền tảng công nghệ của công ty. Mặt khác khi tăng cường ứng dụng công nghệ tin học trong hoạt động của công ty
Các thủ tục kiểm tra truyền thống sẽ ít phát huy tác dụng, đòi hỏi phải vận hành những kỹ thuật kiểm tra kiểm soát mới trên cơ sở ứng dụng công nghệ tin học.
Về cơ bản qua khi đề cập đến các tác động của công nghệ tin học đến kiểm tra kiểm soát nội bộ phải xét đến ba khía cạnh:
Thứ nhất: Thông qua ứng dụng công nghệ tin học cho phép kiểm tra viên tiếp cận và giám sát hoạt động của các bộ phận nghiệp vụ mà không cần can thiệp vào hoạt động bình thường của của đơn vị, truy suất thông tin nhanh, và theo những mẫu, tiêu chí linh hoạt. Ví dụ, tại Citibank Việt Nam, các kiểm tra viên có được mật khẩu riêng để tiếp cận vào hết các ứng dụng của chương trình, mật khẩu của kiểm tra viên chỉ cho phép xem ( kiểm tra), không được phép thực hiện các thao tác nghiệp vụ. với cách làm này vừa bảo đảm kiểm tra viên có thể kiểm tra liên tục, hoặc đột xuất các phòng ban mà không cần xuất hiện trực tiếp và cũng không làm gián đoạn các công việc thường nhật của các bộ phận nghiệp vụ.
Ưu điểm thứ hai của các phần mềm ngân hàng hiện đại là khả năng quản lý dữ liệu tập trung và khả năng truy xuất thông tin nhanh linh hoạt. Điều này trước hết là nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý và điều hành. Xét từ giác độ kiểm tra kiểm soát nội bộ nó giúp cho kiểm tra viên liên tục cập nhật những thông tin mới nhất về hoạt động của ngân hàng, đồng thời dễ dàng có được các thông tin tổng hợp, đa dạng theo nhiều tiêu thức khác nhau. Lượng thông tin này có ý nghĩa rất lớn khi kiểm tra viên vận dụng thành thạo các thủ tục phân tích. Nó sẽ giúp kiểm tra viên nhanh chong nắm bắt được các xu hướng, các nguy cơ trong hoạt động, từ đó có được những điều chỉnh trong kế hoạch và thủ tục kiểm tra.
Đối với PVFC đặc điểm về ứng dụng công nghệ tin học có sự đan xen rất lớn giữa xử lý thủ công với hiện đại, giữa các trình độ ứng dụng công nghệ tin học khác nhau, có những công việc vẫn còn sử lý thủ công có những công việc được sử lý một cách hiện đại. Do vậy cần phải đổi mới hàng loạt công nghệ trên cơ sở thống nhất được mọi hoạt động với công nghệ tương đồng.
Bên cạnh đó khi đẩy nhanh ứng dụng công nghệ tin học một số quy trình nghiệp vụ của PVFC thậm chí cả mô hình tổ chức của PVFC cũng phải có những thay đổi nhất định. Để có khả năng kiểm tra kiểm soát đảm bảo an toàn trong hoạt động của PVFC, kiểm tra nội bộ phải đi trước đón đầu những
thay đổi này. Tức là kiểm tra viên nội bộ phải được đào tạo để có thể hiểu về những thay đổi này và từ đó có những phương án thay đổi trong phương pháp và thủ tục kiểm toán cho phù hợp trước khi triển khai những ứng dụng này.
Thứ hai: Sự phát triển của công nghệ tin học đã đưa đến sự ra đời của các phần mềm kiểm tra kiểm soát nội bộ chuyên dụng hỗ trợ cho quá trình sử lý công việc của kiểm tra viên. Ví dụ phần mềm TeamMate do công ty Prike