3. Các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao khả năng đấu thầu ở công ty Cổ phần Xây dựng
2.2. Xây dựng và quản trị quy trình tham gia đấu thầu
* Lý do đưa ra giải pháp
Đấu thầu là một quy trình gồm nhiều giai đoạn, nhiều bước công việc: Tìm kiếm thông tin và đánh giá thông tin mời thầu; sơ tuyển (nếu có); chuẩn bị và lập
hồ sơ dự thầu; nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu; thương thảo và ký kết hợp đồng. Đây là một quy trình mà các bước có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đầu ra của bước này là đầu vào của bước kia, chỉ có công việc trước được thực hiện đúng thì công việc sau mới có thể diễn ra. Trong mỗi bước công việc lại bao gồm rất nhiều các công việc khác nhau.
Như đã trình bày ở trên, hiện nay trong hoạt động đấu thầu, các công việc của quy trình đấu thầu được các bộ phận chức năng trong công ty thực hiện và phối hợp với nhau khá nhịp nhàng. Nhưng đến nay công ty vẫn chưa hề áp dụng bất kỳ một hình thức quản lý hoạt động đấu thầu nào. Các công việc trong quy trình đấu thầu được các phòng ban chức năng trong công ty thực hiện đơn lẻ, không có sự thông tin, kết hợp với nhau. Do đó có thể gây ra các sự lãng phí không cần thiết, ví dụ như hai bộ phận chức năng đều cần đến một loại thông tin, thay vì chỉ cần tìm hiểu một lần thì họ lại phải tìm hiểu tới hai lần cùng thông tin đó.
Việc thực hiện các công việc trong hoạt động đấu thầu không theo một hệ thống quản lý nào, lúc đầu có thể tạo ra sự thoải mái cho các phòng ban chức năng vì họ có thể ứng xử linh hoạt tuỳ từng tình hình cụ thể. Nhưng cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, sự biến động của môi trường kinh doanh, sự tăng lên về mức độ phức tạp trong cạnh tranh, thì kiểu hoạt động không có quy củ, không có hệ thống quản lý thống nhất, các công việc được thực hiện không có sự liên kết và quản lý chặt chẽ sẽ rất dễ dẫn tới những sai sót, thiệt hại cho công ty, ảnh hưởng tới kết quả đấu thầu.
* Nội dung của giải pháp
Để thực hiện được hoạt động quản trị quy trình đấu thầu, trước tiên Công ty cần tuân thủ theo một quy trình thống nhất. Quy trình hiện nay mà Công ty đang đi theo (đã trình bày ở Chương 2, gồm 5 bước: tìm kiếm thông tin, sơ tuyển, chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ và tham gia mở thầu, thương thảo – ký kết hợp đồng) là một quy trình tương đối hợp lý. Công ty cần thực hiện nghiêm túc tất cả các bước trong quy trình trên.
• Công tác lập kế hoạch đấu thầu: Để công tác lập kế hoạch đi được diễn ra một cách có quy củ và hệ thống, có thể tuân theo các nội dung sau:
BẢNG 17: KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU CÔNG TRÌNH… Trình tự
thực hiện
Công việc cần thực
hiện Người thực hiện
Thời gian thực hiện Ghi chú 1. Tìm kiếm & đánh giá thông tin -xác định nguồn tìm kiếm thông tin -các thông tin cần tìm - Phòng… - Người chịu trách nhiệm chính 2. Tham gia sơ tuyển (nếu có)
- chuẩn bị hồ sơ sơ tuyển
- gửi hồ sơ sơ tuyển
- Phòng… - Người chịu trách nhiệm chính 3. chuẩn bị hồ sơ dự thầu
-điều tra, nghiên cứu hồ sơ mời thầu -điều tra môi trường
đự thầu
-chuẩn bị tài liệu về công ty - Phòng… - Người chịu trách nhiệm chính 4. Lập hồ sơ dự thầu
-y/c về kỹ thuật: hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bảng tiên lượng, chỉ dẫn kỹ
thuật..
-yêu cầu về tài chính: chi phí, giá chào, biểu
giá chi tiết, nguồn tài chính,…
-tiêu chuẩn đánh giá, thuế, bảo hiểm,…
- Phòng… - Người chịu trách
nhiệm chính
5. Nộp hồ sơ dự thầu
-gửi hồ sơ dự thầu cho nhà thầu - Phòng… - Người chịu trách nhiệm chính Trước hạn cuối 3 ngày 6. Tham gia mở thầu -cử người tham dự mở thầu
Người đại diện công ty 7. Thương
thảo&ký kết hợp đồng
-các nội dung cần được thương thảo
-ký kết hợp đồng
-người thương thảo -người ký kết
Tất cả các công việc được lên kế hoạch đều cần có các quy định cụ thể về yêu cầu, chất lượng thực hiện; các tiêu chuẩn, yêu cầu về người thực hiện để công việc có thể đạt được kết quả như mong muốn.
• Công tác tổ chức thực hiện đấu thầu: Sau khi kế hoạch đấu thầu được hoàn tất thì tất cả các công việc đã được lên kế hoạch phải được thực hiện theo đúng tiến độ, yêu cầu trong bản kế hoạch. Khi có bất kì một phát sinh nào trong quá trình thực hiện, người được giao trách nhiệm thực hiện phải báo cáo ngay với nhà quản lý trực tiếp của mình để từ đó tìm cách giải quyết.
• Công tác kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh hoạt động đấu thầu: Song song với hoạt động lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đấu thầu, Công ty phải tiến hành kiểm tra, đánh giá các hoạt động đó một cách thường xuyên. Nếu có các sai lệch xảy ra mà không gây ảnh hưởng nhiều tới công việc tiếp theo nó thì có thể không cần điều chỉnh. Nhưng nếu qua hoạt động kiểm tra, đánh giá, Công ty phát hiện một công việc nào đó đã thực hiện sai lệch so với kế hoạch rất nhiều, có thể tác động tới công việc tiếp theo thì Công ty cần thực hiện chức năng cuối cùng của hoạt động quản trị, đó là chức năng điều chỉnh. Tuy từng sự biến đổi mà Công ty thực hiện điều chỉnh, như: điều chỉnh điều kiện thực hiện công việc, điều chỉnh người thực hiện công việc, điều chỉnh các yêu cầu về kết quả… Thông qua hoạt động kiểm tra, đánh giá, Công ty cũng cần phát hiện ra những hạn chế, thiếu xót của công tác lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch để điều chỉnh kịp thời và rút kinh nghiệm cho lần sau. Ngoài ra, Công ty cần đánh giá và có những điều chỉnh cần thiết đối với sự kết hợp giữa các bộ phận, các công việc với nhau. Đầu ra của công việc liền trước sẽ là đầu vào của công việc liền sau, vì vậy sự kết hợp hài hoà trong việc sắp xếp công việc, người thực hiện,… là điều kiện quan trong để hoạt động đấu thầu diễn ra thuận lợi
Để xây dựng nên hệ thống quản lý các giai đoạn của đấu thầu, người đầu tiên có trách nhiệm chính là bộ phận lãnh đạo của Công ty. Các phòng ban chức năng như phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, phòng Tài chính – Kế toán có trách nhiệm phải giúp đỡ, tư vấn cho lãnh đạo để xây dựng được một hệ thống quản lý có chất lượng, phù hợp với khả năng của Công ty và phù hợp với các quy định của pháp luật, của Nhà nước.
Hệ thống quản lý các công việc của quy trình đấu thầu là do lãnh đạo sáng lập. Lãnh đạo cũng là người có ảnh hưởng rất lớn tới sự áp dụng thành công hệ thống này vào trong công ty. Tuy nhiên, để hệ thống hoạt động thực sự có hiệu quả, thực sự phát huy được tác dụng của mình thì ngay trong từng công việc đã yêu cầu người lao động phải nghiêm túc thực hiện theo đúng các yêu cầu đặt ra và phải phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác. Một quá trình tốt sẽ cho một kết quả tốt.
Để hoạt động được hiệu quả thì một hoạt động khác cũng cần được coi trọng, đó là công tác kiểm tra, kiểm soát và hoạt động cải tiến. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát cần được tiến hành theo đúng các quy định, cẩn thận và nghiêm túc. Bên cạnh đó, hoạt động cải tiến cần được tiến hành liên tục một cách linh hoạt, sáng tạo vì mỗi một công việc đều không giống nhau và mỗi lần thực hiện đều có các điều kiện khác nhau ảnh hưởng tới chúng. Việc thực hiện cải tiến liên tục sẽ làm cho hệ thống quản lý không bi rơi vào tình trạng cứng nhắc, lạc hậu.