2. Thực trạng của hoạt động đấu thầu của công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh
2.2. Những công việc ảnh hưởng tới kết quả đấu thầu của công ty
Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án quy định tại Điều 1 của Luật đấu thầu trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.
Hoạt động đấu thầu bao gồm các hoạt động của các bên liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
Theo quy định của Quy chế đấu thầu, trình tự đấu thầu gồm các bước: chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu, thông báo kết quả đấu thầu, thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng.
Đối với các doanh nghiệp tham gia đấu thầu thì quy trình đấu thầu nói chung bao gồm các bước sau:
2.2.1. Tìm kiếm thông tin và đánh giá thông tin mời thầu * Về tìm kiếm thông tin
Tìm kiếm thông tin mời thầu là bước công việc đầu tiên, quan trọng trong công tác đấu thầu. Chỉ khi có được thông tin mời thầu thi doanh nghiệp mới có thể tiến hàn các bước công việc tiếp theo. Công việc tìm kiếm thông tin ở Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh do phòng Kế hoạch – Kỹ thuật đảm trách, họ thường tìm kiếm thông tin mời thầu thông qua một số nguồn như:
- Thông báo mời thầu của bên mời thầu đối với đấu thầu rộng rãi.
- Thư mời thầu gửi tới Công ty trong trường hợp đấu thầu hạn chế hoặc đối với đấu thầu rộng rãi có sơ tuyển.
- Thu thập thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như: báo, đài, ti vi… Nhưng có một nguồn tìm kiếm thông tin có thể coi là quan trọng nhất đối với Công ty, đó là thông qua cán bộ công nhân viên trong Công ty; thông qua các mối quan hệ quen biết với bạn hàng, với chủ đầu tư, với nhà cung cấp nguyên vật liệu; thông qua các mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước, các cấp chính quyền địa phương để có thông tin về các dự án quy hoạch của các bộ, ngành.
* Về đánh giá thông tin mời thầu
Việc đánh giá thông tin mời thầu là một công việc rất khó khăn để có thể đánh giá chính xác. Chính vì vậy mà Công ty thường coi trọng các thông tin thu thập được thông qua các mối quan hệ của mình. Do đó trong hoạt động hàng ngày của mình Công ty luôn cố gắng xây dựng cho mình các mối quan hệ tốt đẹp với các chủ thể liên quan. Đây cũng chính là nguồn để doanh nghiệp dựa vào và đánh giá thông tin thu thập được.
2.2.2. Tham gia sơ tuyển
Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Thương thảo, kí kết
Việc sơ tuyển nhà thầu được thực hiện trước khi tổ chức đấu thầu nhằm chọn được các nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu để mời tham gia đấu thầu. Theo quy định của Luật đấu thầu thì các gói thầu xây lắp có giá trị từ hai trăm tỷ đồng trở lên phải được tiến hành sơ tuyển.
Các công trình mà Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh tham gia đấu thầu từ trước tới nay thường là các công trình có giá trị không quá lớn (nhỏ hơn hai trăm tỷ rất nhiều) nên thường chủ đầu tư không yêu cầu vòng sơ tuyển. Tuy nhiên, với những công trình mà chủ đầu tư yêu cầu phải tham dự vòng sơ tuyển (thường là đòi hỏi về kinh nghiệm thi công công trình tương tự) thì doanh nghiệp đều thoả mãn các yêu cầu đặt ra.
2.2.3. Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Trong quá trình tham gia đấu thầu thì khâu chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu là khâu phức tạp và chủ yếu nhất. Một đơn vị dự thầu sẽ bị loại ngay nếu hồ sơ mời thầu không đảm bảo các quy định của Chính phủ và yêu cầu của chủ đầu tư. Trước khi lập hồ sơ dự thầu, công ty chuẩn bị kỹ lưỡng các công việc:
- Điều tra, nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu: tính chất, quy mô, phạm vi đấu thầu; về yêu cầu kỹ thuật của công trình; điều tra về yêu cầu đối với tiến độ thi công, phương thức thanh toán, giá nhà thầu đưa ra…
- Điều tra về môi trường dự thầu: điều kiện thi công, môi trường tự nhiên – kinh tế - xã hội của dự án, điều tra tình hình giao thông vận tải, điều tra điều kiện cung ứng nguyên vật liệu, lao động tại địa phương… Sau khi điều tra, khảo sát xong về các yếu tố trên, Công ty tiến hành phân tích sự ảnh hưởng của chúng tới điều kiện thi công, tiến độ thi công, chất lượng công trình. Nếu thấy sự điều tra, phân tích đưa ra các kết quả phù hợp với tình hình, điều kiện của Công ty thì Công ty mới đi đến bước công việc tiếp theo.
- Công ty chuẩn bị các tài liệu chung cần thiết về Công ty, như: thông tin về tình hình tài chính, máy móc thiết bị, nguồn nhân lực, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh… để chuẩn bị phần tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu.
Các nhiệm vụ trên được các phòng ban có chức năng tương ứng chuẩn bị, sau đó phòng Kế hoạch – Kỹ thuật sẽ tổng hợp lại theo đặc điểm và yêu cầu của từng gói thầu. Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật có nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu của Công ty luôn đảm bảo đầy đủ các nội dung do hồ sơ mời thầu đặt ra: - Yêu cầu về mặt kỹ thuật
- Yêu cầu về mặt tài chính, thương mại
- Tiêu chuẩn đánh giá, yêu cầu quan trọng, điều kiện ưu đãi (nếu có), thuế, bảo hiểm và các yêu cầu khác.
Trong các thông tin cung cấp trong hồ sơ dự thầu, thì thông tin về giá dự thầu và phương án thi công là những thông tin được chủ đầu tư quan tâm nhất. Vì vậy mà Công ty luôn nghiên cứu các điều kiện rất kỹ để cố gắng đưa ra giá dự thầu có lợi nhất và phương án thi công khả thi nhất.
2.2.4. Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu
Sau khi hoàn tất hồ sơ dự thầu, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật chịu trách nhiệm hoàn thành và nộp hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư theo đúng thời gian quy định. Để có một hồ sơ dự thầu tốt nhất thì phòng Kế hoạch – Kỹ thuật có nhiệm vụ phải hoàn thành hồ sơ dự thầu trước hạn định ba ngày, nhằm có thể sửa chữa, bổ sung các sai sót khi cần thiết.
Khi công bố hồ sơ mở thầu thì công ty cử người đại diện tham dự buổi mở thầu. Nếu chủ đầu tư yêu cầu thì Công ty phải giải thích rõ các thắc mắc của hội đồng xét thầu, phải thuyết minh rõ căn cứ đưa ra giá bỏ thầu và biện pháp thi công. Những thông tin về kết quả của buổi đấu thầu sẽ được đại diện của công ty tham dự phiên mở thầu báo cáo lại với Ban giám đốc. Sau mỗi lần tham dự đấu thầu, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh thường có cuộc họp để tổng kết, rút kinh nghiệm cho các lần sau.
2.2.5. Thương thảo và ký kết hợp đồng
Khi Công ty là người thắng thầu, người đại diện của Công ty sẽ thay mặt Công ty cùng với chủ đầu tư ký kết hợp đồng kinh tế về công trình vừa đấu thầu.
Việc ký kết hợp đồng này tuân theo quy định của pháp luật và nó phản ánh những cam kết, thoả thuận của hai bên trong quá trình đấu thầu.
Có nhiều trường hợp là: Công ty là người đại diện về tư cách pháp nhân để tham gia đấu thầu cho các đội xây lắp. Trong trường hợp đó, người đại diện ký kết của Công ty cũng thường là người của đội xây lắp. Sau khi ký kết xong thì Công ty thường bàn giao lại công trình cho đội xây lắp. Để đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng và đảm bảo uy tín cho Công ty, Công ty vẫn cử người thường xuyên đi giám sát công trình.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty thường có những giải pháp hợp lý về thi công, về những vấn đề phát sinh trong khi thi công. Chính vì vậy mà công trình do công ty thi công luôn đảm bảo đúng chất lượng và tiến độ.
Sau khi hoàn tất xong công trình, Công ty kiểm tra lại để phát hiện các sai lỗi của công trình kịp thời và sửa chữa chúng (nếu có). Sau đó Công ty tiến hành ban giao và quyết toán công trình cho bên chủ đầu tư.
2.2.6. Khả năng của công ty trong hoạt động đấu thầu * Khả năng về máy móc thiết bị
Như đã trình bày ở trên, hiện nay, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh có hệ thống máy móc thiết bị tương đối hiện đại, có trình độ phù hợp với trình độ chung của máy móc trên thị trường xây dựng. Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn chưa có đầy đủ, đồng bộ máy móc thiết bị, đôi khi vẫn bị thiếu thốn, vẫn phải đi thuê. Đây rõ ràng không phải là lợi thế cho Công ty trong hoạt động đấu thầu. Tuy nhiên, tình hình trên là tình hình khá phổ biến trong các công ty đối thủ nên nó phần nào làm cho Công ty đỡ bị ảnh hưởng. Khi xem xét một cơ hội đấu thầu, Công ty sẽ quan tâm đến tình hình máy móc thiết bị mà dự án đấu thầu cần trong thời gian thi công. Nếu trong thời gian đó, nhiều công trình khác mà Công ty đang thi công cần đến chúng thì Công ty sẽ cân nhắc lại cơ hội trên cùng với các điều kiện khác. Khi đánh giá một cơ hội đầu tư là tốt thì Công ty sẽ cố sắp xếp máy móc một cách hợp lý để có cơ hội thắng thầu. Tuy nhiên, đã có lúc Công ty phải bỏ lỡ các cơ hội đầu tư tốt vì không thể đảm bảo được máy móc thiết bị cho công trình
đấu thầu đó hoặc công ty không có đủ loại máy móc cần thiết để thi công công trình đó.
* Khả năng về tài chính
Như đã giới thiệu trong phần đặc điểm về tình hình tài chính của Công ty: tình hình tài chính của Công ty tương đối ổn định và có xu hướng tăng lên theo thời gian. Những chỉ số quan trọng đánh giá về tài chính của Công ty đều nằm trong giới hạn cho phép của các doanh nghiệp xây dựng. Công ty đã tạo dựng được uy tín của mình đối với các đơn vị tín dụng, nên khi thiếu vốn Công ty có thể huy động vốn dễ dàng từ các nguồn này. Đây là một lợi thế của Công ty trong hoạt động đấu thầu. Tất nhiên, để có thể có được lợi thế hơn nữa về tài chính so với các đối thủ cạnh tranh thì trong thời gian tới Công ty cần nhanh chóng tăng sự chủ động về vốn của mình lên, bởi hiện nay đôi khi Công ty vẫn còn trong tình trạng bị động về vốn khi có nhiều nhu cầu phát sinh một lúc.
2.2.7. Khả năng cạnh tranh của công ty trong các công trình đã dự thầu * Về giá dự thầu
Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc hồ sơ dự thầu. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì giá dự thầu là giá sau giảm giá.
Giá dự thầu là yếu tố quyết định thắng thầu hay trượt thầu sau khi vượt qua điểm kỹ thuật mà nhà thầu đưa ra. Không có một phương pháp nào để đưa ra giá đảm bảo thắng thầu. Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh thường đưa ra giá dự thầu dựa vào kinh nghiệm và các mối quan hệ để có thể giảm các loại chi phí (ví dụ như chi phí nguyên vật liệu) một cách tối đa. Giá là yếu tố vô cùng quan trọng để thắng thầu nên Công ty luôn cố gắng đưa ra giá thấp nhất có thể. Trên thực tế, nếu như đạt điểm kỹ thuật của chủ đầu tư thì Công ty thường có giá bỏ thầu thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh. Đặc biệt, giá dự thầu của Công ty luôn được giữ bí mật tuyệt đối tới phút chót. Đây là lợi thế rất lớn của Công ty.
* Về tiến độ thi công
Việc đảm bảo tiến độ thi công và đảm bảo chất lượng công trình là điều hiển nhiên mà bất cứ một công ty xây dựng nào cũng phải thực hiện. Nhưng nếu như
vẫn đảm bảo chất lượng công trình mà lại rút ngắn được thời gian thi công thì đó là điều mong muốn của bất cứ một chủ đầu tư nào. Do đó mà chủ đầu tư rất quan tâm tới các biện pháp kỹ thuật rút ngắn thời gian thi công. Đối với nhiều công trình Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh đã đưa ra nhiều biện pháp rút ngắn thời gian thi công hiệu quả nên thường hoàn thành trước tiến độ mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. Các chủ đầu tư thường rất yên tâm về mặt tiến độ khi giao công trình cho Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh.