Bộ phận hướng dẫn là bộ phận rất quan trọng trong một công ty lữ hành , là
một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Công ty nên bộ phận hướng dẫn cũng được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ từ máy điện thoại, máy fax, máy vi tính được nối mạng Internet. Điều này đã tạo điều kiện cho các hướng dẫn viên có thể tìm kiểm các thông tin liên quan đến chương trình du lịch mà mình sắp thực hiện như thông tin về khách: thị hiếu, sở thích, phong tục tập quán...thông tin về địa điểm du lịch... để từ đó các hướng dẫn viên thực hiện chương trình du lịch đạt hiệu quả cao hơn. Ngoài ra, mỗi hướng dẫn viên đều được Công ty cấp cho chiếc điện thoại di động để tiện liên lạc với Công ty cũng như với khách du lịch đặc biệt trong những trường hợp khẩn cấp.
Có thể nói, Công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để các hướng dẫn viên làm tốt nhiệm vụ của mình, giúp tạo uy tín cho Công ty, thu hút được nhiều khách đến với Công ty.
2.2.3. Đặc điểm đội ngũ hướng dẫn viên của công ty
Hướng dẫn viên du lịch là người có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động du lịch, không chỉ với khách du lịch, với công ty mà còn có vai trò quan trọng đối với đất nước. Hướng dẫn viên là người đại diện cho đất nước đón tiếp khách du lịch quốc tế làm tăng cường sự hiểu biết, tình đoàn kết giữa các dân tộc. Đối với khách nội địa, hướng dẫn viên là người giúp cho người đi du lịch cảm nhận được cái hay, cái đẹp của tài nguyên thiên nhiên đất nứơc, của các giá trị văn hóa tinh thần từ đó làm tăng thêm tình yêu đất nước dân tộc. Hướng dẫn viên thực hiện tour là việc bán sản phẩm du lịch mang lại lợi ích kinh tế cho đất nước. Hướng dẫn viên là người giới thiệu hướng dẫn cho du khách tiêu dùng các sản phẩm dịch vụ hàng hoá khác trong khi họ đi du lịch, mang lại lợi ích kinh tế cho đất nước.
Đối với Công ty, hướng dẫn viên là người thay mặt công ty thực hiện trực tiếp các hợp đồng đã ký kết với khách du lịch, đảm bảo mang lại lợi ích kinh tế và uy tín cho Công ty. Hướng dẫn viên sẽ là người quyết định phần lớn chất lượng của một chương trình du lịch, do vậy nếu hướng dẫn viên hoàn thành tốt công việc của mình thì sẽ tăng thêm uy tín cho công ty.
Đối với khách du lịch, hướng dẫn viên là người phục vụ khách theo hợp đồng đã được ký kết, có nhiệm vụ thực hiện một cách đầy đủ và tự giác mọi điều khoản ghi trong hợp đồng.
Chính vì vai trò to lớn của hướng dẫn viên nên Công ty TNHH Du lịch và Thương Mại Việt Mỹ đã xây dựng được một đội ngũ hướng dẫn viên giàu kinh nghiệm, có trình độ kiến thức sâu rộng về hầu hết mọi mặt của đời sống từ văn hóa, chính trị, tập quán, thói quen, nghệ thuật giao tiếp, luật pháp, lịch sử, địa lý... và khả năng giao tiếp tốt. Công ty có khoảng 30 hướng dẫn viên còn rất trẻ tuổi từ 20 -30 tuổi. Tất cả hướng dẫn viên đều tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành Du lịch. Vì khách của Công ty có một số lượng lớn khách quốc tế nên tất cả hướng dẫn viên của Công ty đều sử dụng thành thạo tiếng Anh, ngoài ra một số hướng dẫn viên còn có thể nói được tiếng Trung, Hàn, tiếng Pháp...
2.2.4.Quy trình hoạt động hướng dẫn khách du lịch Hàn quốc
Quy trình hướng dẫn bao gồm các bước tiến hành như sau:
Bước 1: Chuẩn bị trước chuyến đi
Sau khi ký kết hợp đồng với khách du lịch Hàn quốc, bộ phận điều hành gửi yêu cầu tới bộ phận hướng dẫn để bố trí và điều động hướng dẫn viên. Hướng dẫn viên khi nhận chương trình chi tiết và danh sách đoàn sẽ chuẩn bị ra sân bay đón khách theo đúng giờ.
Theo đúng thời gian quy định, hướng dẫn viên sẽ đón khách tại sân bay, sau đó đưa khách về khách sạn giúp khách làm thủ tục nhận phòng và tổ chức ăn uống cho khách.
Sau khi khách nghỉ ngơi, theo đúng kế hoạch của chương trình, hướng dẫn viên tổ chức hướng dẫn tham quan, tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí và các hoạt động khác.
Nghiệp vụ cuối cùng của hướng dẫn viên trong quá trình tiếp xúc với khách là tiễn khách.
Bước 3: Sau chuyến đi
Khi kết thúc chuyến đi hướng dẫn, hướng dẫn viên sẽ nộp lại các phiếu trưng cầu ý kiến của khách cho Công ty, thanh quyết toán với công ty và viết báo cáo.