Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội vẫn còn một số tồn tại như sau:
Về mặt quản lý nguyên vật liệu:
- Là một doanh nghiệp lớn gồm nhiều Xí nghiệp thành viên ở nhiều nơi nên Công ty không trực tiếp quản lý được tình hình biến động và sử dụng nguyên vật liệu. Công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu được giao cho từng Xí nghiệp theo định mức kế hoạch. Do vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu vẫn còn mang tính hình thức.
- Công ty có Sổ Danh điểm vật tư, tuy nhiên sổ này được lập từ năm 1996 nên đã cũ và không khoa học. Thực tế các Bảng tổng hợp vật tư cũng không lập theo đúng trình tự trong Sổ Danh điểm.
- Là một doanh nghiệp xây lắp, Công ty không tiến hành dự trữ nguyên vật liệu trong kho, dùng đến đâu mua chuyển thẳng đến kho công trình đến đó. Điều này giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí lưu kho cũng như chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, trong điều kiện thị trường vật liệu xây dựng có sự biến động lớn về giá cả như những năm gần đây thì việc không thể dự trữ nguyên vật liệu lại là một hạn chế mà Công ty và các doanh nghiệp xây lắp nói chung cần tìm cách khắc phục.
- Khi tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho, thủ kho và cán bộ vật tư chỉ kiểm tra quy cách và số lượng của vật liệu rồi cho nhập, Công ty không quy định thành lập Ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho. Đối với những lô nguyên vật liệu với số lượng và giá
trị không lớn thì khâu này có thể bỏ qua. Nhưng đối với những lô nguyên vật liệu lớn thì việc lập Biên bản này là cần thiết, làm căn cứ để giải quyết, xử lý hay quy trách nhiệm khi phát sinh thừa, thiếu, sai quy cách,...
Về mặt hạch toán:
Về hạch toán ban đầu: Việc hạch toán ban đầu ở Công ty khá linh hoạt
và phù hợp với tình hình sản xuất thực tế. Tuy nhiên, sự linh hoạt này lại có thể gây nên những tổn thất làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình nếu những người quản lý và sử dụng nguyên vật liệu không có ý thức tự giác. Cụ thể, thủ tục nhập xuất thường không chặt chẽ với những vật liệu có giá trị thấp, thủ kho không tiến hành lập phiếu nhập xuất kho mà vẫn cho phép nhập xuất, đến cuối tháng mới viết phiếu nhập xuất cho toàn bộ số vật tư (có giá trị thấp) đã luân chuyển qua kho. Như vậy, sẽ gây khó khăn cho công tác nắm bắt tình hình biến động vật liệu ở kho, đồng thời rất khó kiểm tra và quy trách nhiệm vật chất với các sai phạm xảy ra, không giám sát được vật tư có được sử dụng đúng mục đích hay không. Do vậy, việc ghi phiếu xuất kho lúc này chỉ mang tính hình thức.
Về công tác hạch toán chi tiết: Hiện nay, việc hạch toán chi tiết nguyên
vật liệu được các nhân viên kế toán của các Xí nghiệp thực hiện theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán, nhưng lại dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ, trong khi đó số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu lại nhiều, nên công việc kiểm tra, đối chiếu đôi khi gặp khó khăn và làm ảnh đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Thêm vào đó, các công trình ở rải rác nhiều nơi nên quá trình luân chuyển chứng từ đôi khi còn chậm, làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của công tác kế toán.
Về công tác hạch toán tổng hợp: Nguyên vật liệu được mua và nhập tại
kho công trình, thường là dùng đến đâu mua đến đó nên thời gian lưu kho của nguyên vật liệu thường ngắn. Tuy nhiên, giá trị của nguyên vật liệu tương đối lớn, nhất là đối với các công trình lớn. Trong khi đó, Công ty lại không tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu một cách định kỳ hay đột xuất. Do đó không nắm bắt được tình hình sai khác giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán nếu có.
Trong quá trình hạch toán kế toán chưa sử dụng TK 151 để phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi đường chưa về nhập kho mặc dù nghiệp vụ này rất hiếm khi xảy ra. Cuối kỳ nếu nguyên vật liệu chưa về nhập kho, kế toán chỉ lưu chứng từ vào tệp hồ sơ riêng, chờ khi hàng về mới phản ánh váo tài khoản 152. Như vậy, mọi chứng từ mua nguyên vật liệu đã hoàn tất về thủ tục nhưng kế toán không phản ánh vào sổ sách kế toán. Do đó, không tính đúng, tính đủ lượng nguyên vật liệu cuối kỳ chưa về, từ đó làm giảm khả năng giám sát hàng mua. Bên cạnh đó, việc không hạch toán hàng đang đi đường còn làm ảnh hưởng đến quy mô hàng tồn kho của Công ty.
Ngoài ra, kế toán nguyên vật liệu tại Công ty chưa tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.