2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu.
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp Xây lắp lớn nên ngoài những đặc điểm chung, nguyên vật liệu của Công ty còn có những đặc điểm riêng biệt đặc trưng của nguyên vật liệu ngành Xây lắp.
Thứ nhất, nguyên vật liệu của Công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về quy cách: sắt thép, tôn, đá, cát, sỏi, bê tông, xi măng, gỗ, gạch, vật liệu điện, vật liệu nước…Mỗi loại có đơn vị tính riêng ví dụ: sắt thép được tính bằng kg, cây; gỗ tính bằng m3; gạch tính bằng viên; ống dẫn nước (vật liệu nước) tính bằng m; tôn tính bằng m2 …Trong mỗi loại lại có nhiều chủng loại khác nhau như sắt thép có Thép tròn trơn Thái Nguyên ∅4, ∅6, ∅8,…, Thép L đều cạnh SNG, Thép L đều cạnh 20x4x4, 40x4x4,…, Thép vuông 18, Thép vuông 50, Thép 1 ly, Thép 2 ly,…, Thép gai, thép ống,…
Thứ hai, nguyên vật liệu của Công ty có khối lượng lớn, chảng hạn cát, xi măng, sắt thép,… có thể lên đến hàng nghìn tấn.
Thứ ba, chi phí nguyên vật liệu thường lớn đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Đối với từng công trình hay hạng mục công trình xây lắp và xây dựng dân dụng, chi phí nguyên vật liệu vào khoảng 70% tổng chi phí phát sinh ( Chi phí nguyên vật liệu của công trình Trường THCS Trưng Vương chiếm 69,15%,…)
Thứ tư, nguyên vật liệu của Công ty phải vận chuyển đến từng công trình, một số loại thường để ngoài trời như cát, đá, sỏi,… nên chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát, hư hỏng,… Ngoài ra, chi phí để vận chuyển nguyên vật liệu phục vụ cho việc thi công các công trình cũng rất khác nhau, công trình ở xa khác công trình ở gần, công trình cao tầng cần chi phí nhiều hơn công trình thấp.
Xuất phát từ những đặc điểm trên nên quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng các công trình, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty.
2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ nguyên vật liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán, nguyên vật liệu được phân loại dựa trên vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu đối với hoạt động xây lắp. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu được phân ra các loại sau đây:
Vật liệu chính: là vật liệu cấu thành chủ yếu lên hình thái vật chất của sản phẩm xây lắp. Thuộc về vật liệu chính gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty sử dụng như: sắt thép, xi măng các loại, gỗ, vật liệu ngoài trời ( gạch, cát, đá, sỏi,..), vật liệu điện, vật liệu nước,…
Vật kết cấu: là những vật liệu đã qua chế biến, được hình thành từ vật liệu chính của Công ty, bao gồm kết cấu gỗ (khuôn cửa, cửa các loại), kết cấu bê tông (Panel PH các loại, cọc bê tông, ống cống bê tông các loại, cột điện các loại), kết cấu thép, kim loại, kính (cửa sắt các loại, cửa cuốn nhôm, cửa kính các loại).
Nhiên liệu: là những vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng, phục vụ cho các loại xe, máy trong quá trình sản xuất. Nhiên liệu gồm xăng, dầu, mỡ các loại. Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng được tách ra thành một loại riêng theo quy định chung.
Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định của Công ty, gồm nhiều loại như: xăm lốp ô tô, ghen, đèn,…
Vật liệu khác: thực chất đây là những vật liệu phụ, có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh các công trình, sản phẩm của Công ty. Thuộc về vật liệu phụ gồm các vật liệu như: dây cước xây, dây thường, dây chão, dây đay, dây đai các loại, bao tải, bạt,…
Ngoài ra, tại Công ty còn có Công cụ lao động nhỏ. Đây là những công cụ được sử dụng thường xuyên cho quá trình thi công các công trình như: mũi khoan, kìm, mỏ lết, ống cao su, thước dây, xô, cuốc, xẻng,…
Như vậy, cách thức phân loại nguyên vật liệu của Công ty mang đặc trưng của ngành xây lắp, có sự khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất trong các lĩnh vực khác.
2.2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty.
Hiện nay, Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thực hiện khoán các công trình cho các xí nghiệp trên cơ sở giá thành dự toán và giá thành kế hoạch của từng công trình. Công ty không trực tiếp mua nguyên vật liệu cung cấp cho từng công trình mà chỉ quản lý hoạt động thu mua và sử dụng nguyên vật liệu của các xí nghiệp trên cơ sở các chứng từ gốc mà xí nghiệp tập hợp.
Công ty tiến hành lập sổ danh điểm nguyên vật liệu để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu. Các xí nghiệp trong Công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh báo cáo vật tư theo sổ danh điểm của Công ty. Hàng tháng, khi lên báo cáo tổng hợp vật tư, kế toán phải ghi thứ tự từng loại theo sổ danh điểm vật tư.
Công ty không xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được các xí nghiệp mua nhập thẳng vào kho tại công trình.
CTY XÂY DỰNG DÂN DỤNG HÀ NỘI ---
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
STT Tên vật tư A- Vật liệu chính I. Sắt thép 1 Thép tròn 2 Thép L 3 Thép U 4 Thép vuông ...
II. Tiểu ngũ kim
1 Đinh 2 Bản lề 3 Vít 4 Chốt 5 Khoá 6 Bu lông 7 Que hàn 8 Thiếc hàn
III. Xi măng các loại
1 Xi măng các loại
2 Bê tông tươi
IV. Gỗ
V. Vật liệu ngoài trời
1 Gạch các loại 2 Đá 3 Cát 4 Sỏi 5 Tôn 6 Tấm lợp 7 Ống thoát nước
VI. Vật liệu trang trí
1 Sơn
2 Kính
VII. Vật liệu điện VIII. Vật liệu nước
IX. Vật liệu và thiết bị vệ sinh X. Vật liệu mộc
B- Vật kết cấu I. Kết cấu gỗ II. Kết cấu bê tông
III. Kết cấu thép, kim loại, kính C- Nhiên liệu
D- Phụ tùng thay thế E- Vật liệu khác
F- Công cụ lao động nhỏ
2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty.2.2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. 2.2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Áp dụng chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho, các doanh nghiệp tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Thông thường có bốn nguồn nhập nguyên vật liệu chủ yếu, đó là: nguyên vật liệu mua ngoài, nguyên vật liệu gia công chế biến, nguyên vật liệu vay mượn, phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất.
Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, hầu hết nguyên vật liệu nhập kho là từ nguồn mua ngoài, kế toán tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho theo công thức sau:
Giá thực Giá mua Chi phí Chiết khấu TM,
tế NVL = ghi trên + thu mua - giảm giá nhập kho hoá đơn (nếu có) hàng bán
Trong thực tế, các nguyên vật liệu mua ngoài của Công ty không phát sinh chi phí thu mua. Các nguyên vật liệu này đều được các nhà cung cấp giao tận kho công trình nên không phát sinh cước phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ hay thuê kho bãi. Ngoài ra, vật liệu mua về cũng không có hiện tượng hao hụt. Như vậy, giá của các loại vật liệu mua ngoài nhập kho được tính bằng giá
mua thực tế không thuế ghi trên hoá đơn (Phần thuế giá trị gia tăng đầu vào sẽ được khấu trừ).
Ví dụ: Ngày 04 tháng 10 năm 2005 Công ty mua các loại vật liệu sau: - Đinh 7cm, Số lượng 500Kg, Đơn giá không thuế 9.000đ/Kg - Dây thép 1 ly, Số lượng 400Kg, Đơn giá không thuế 9.500đ/Kg - Thép ∅10, Số lượng 13.805Kg, Đơn giá không thuế 7.500đ/Kg Giá thực tế nhập kho của lô nguyên vật liệu trên:
Đinh: 500 x 9.000 = 4.500.000 đ Dây thép: 400 x 9.500 = 3.800.000 đ Thép ∅10 13.805 x 7.500 = 103.537.500 đ Tổng = 111.837.500 đ Nhập kho F5 Yên Hoà theo phiếu nhập kho số 150
2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, nguyên vật liệu được xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo đó, khi xuất kho lô nguyên vật liệu nào thì tính theo giá nhập kho của lô nguyên vật liệu đó. Việc áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh là phù hợp trong điều kiện Công ty không xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, thi công công trình đến đâu thì mua nguyên vật liệu đến đó.
Ví dụ: Ngày 05 tháng 10 năm 2005, xuất vật liệu tại kho F5 Yên Hoà : -Đinh 7cm, 200Kg
-Dây thép 1 ly, 50Kg -Gạch xây đặc 2000Viên -Xi măng Chin Fon, 100Kg
Giá thực tế xuất kho được xác định như sau: Đinh: 200 x 9.000 = 1.800.000 đ Dây thép: 50 x 9.500 = 475.000 đ Gạch: 2.000 x 681,82 = 1.363.640 đ
Xi măng: 100 x 681,818 = 68.182 đ
Tổng cộng = 3.706.822 đ
2.2.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty.
2.2.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán.
Tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, chứng từ về nguyên vật liệu đều được lập bằng tay, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ được lập một lần, nếu lập thành nhiều liên chứng từ thì kẹp giấy than giữa các liên. Hàng quý, nhân viên kế toán của xí nghiệp tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh rồi gửi lên phòng Kế toán tài vụ của Công ty. Kế toán vật tư kiểm tra mẫu chứng từ, việc ghi chép chứng từ, kiểm tra số liệu của các chứng từ kế toán, sau đó ghi sổ và bảo quản chứng từ theo từng tháng, từng quý, chi tiết cho từng Xí nghiệp, từng công trình.
Sau đây là trình tự luân chuyển một số chứng từ nguyên vật liệu:
Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01-VT):
Căn cứ vào dự toán chi phí về nguyên vật liệu, các Xí nghiệp tiến hành mua nguyên vật liệu nhập tại kho công trình. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán, thủ kho cùng với cán bộ phụ trách vật tư tại công trình kiểm tra quy cách phẩm chất, số lượng của số vật tư trước khi nhập kho. Nếu vật tư không đủ tiêu chuẩn nhập kho thì phải thoả thuận lại với người bán. Nếu vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho, ghi số thực nhập, cùng với người giao hàng và cán bộ phụ trách vật tư ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu cuống phiếu, liên 2 cán bộ phụ trách vật tư giao cho nhân viên kế toán của Xí nghiệp để chuyển về Phòng Kế toán tài vụ của Công ty, liên 3 giao cho người giao hàng.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LD/2005B Liên 2: Giao khách hàng 0080056 Ngày 04 tháng 10 năm 2005 Đơn vị bán: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại MS: Họ tên người mua hàng: Cao Thị Tơ
Tên đơn vị: Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội- XN5, F5 Yên Hòa Địa chỉ: 229 Ngõ Văn Chương, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: nợ MS:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Đinh 7cm Kg 500 9.000 4.500.000
2 Dây thép 1 ly Kg 400 9.500 3.800.000
3 Thép Ø10 Kg 13.805 7.500 103.537.500
Cộng tiền hàng 111.837.500 Thuế suất GTGT: Thép 5% Tiền thuế GTGT: 5.176.875 Tổng cộng tiền thanh toán 117.014.375 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười bảy triệu không trăm mười bốn nghìn ba trăm đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên CÔNG TY TNHH HÀ MINH 436-ĐƯỜNG LÁNG-HÀ NỘI MST 0100300583
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT
Ngày 04 tháng 10 năm 2005 Theo QĐ 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính
Số : 150 Nợ : ……….
Có : ………. Họ tên người giao hàng: Chị Thu
Theo hóa đơn Số 0080056 ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Công ty TNHH Hà Minh
Nhập tại kho: F5 Yên Hoà
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đinh 7cm Kg 500 500 9.000 4.500.000 2 Dây thép 1 ly Kg 400 400 9.500 3.800.000 3 Thép Ø10 Kg 13.805 13.805 7.500 103.537.500 Cộng 111.837.500
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười một triệu tám trăm ba mươi bảy nghìn lăm trăm đồng chẵn
Nhập, ngày 04 tháng 10 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
Trình tự luân chuyển của phiếu nhập kho được khái quát như sau:
Sơ đồ 13: Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT):
Thực tế, tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, xuất kho nguyên vật liệu là xuất cho thi công các công trình. Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng công trình trong từng giai đoạn cụ thể, chủ nhiệm công trình đề nghị xuất vật tư. Được sự đồng ý của giám đốc Xí nghiệp, thủ kho viết phiếu xuất kho, kiểm tra số lượng, ghi số thực xuất rồi cùng với người nhận và phụ trách bộ phận sử dụng ký vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu cuống phiếu, liên 2 cán bộ vật tư giao cho kế toán của Xí nghiệp để chuyển về phòng Kế toán tài vụ của Công ty, liên 3 giao cho người nhận vật tư. Phiếu xuất kho có thể lập chung cho nhiều nguyên vật liệu nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình.
Trình tự luân chuyển của phiếu xuất kho được khái quát như sau:
Sơ đồ 14: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho
Người giao hàng Đề nghị nhập Thủ kho, cán bộ VT Kiểm tra VT Thủ kho Lập phiếu, nhập kho Nhân viên thống kê Lập bảng tổng hợp nhập VT Kế toán vật tư Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Phụ trách bộ phận sử dụng Đề nghị xuất Giám đốc XN Ký duyệt Thủ kho Lập phiếu, xuất kho Nhân viên thống kê Lập bảng tổng hợp xuất VT Kế toán vật tư Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ
PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02 – VT
Ngày 05 tháng 10 năm 2005 Theo QĐ 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Số : 155
Nợ : ………. Có : ……….
Họ tên người nhận hàng: Nguyên Địa chỉ (bộ phận):……Tổ nề…. Lý do xuất kho: Đổ lanh tô + Xây tường
Xuất tại kho: F5 Yên Hoà
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Kg 900 900 682 600.138 2 Gạch xây 2 lỗ Viên 1.000 1.000 420 420.000 Cộng 1.020.138
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một triệu không trăm hai mươi nghìn đồng chẵn.
Xuất, ngày 05 tháng 10 năm 2005 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Thẻ kho
Thẻ kho do kế toán của Xí nghiệp lập rồi chuyển cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một ngày, cuối ngày tính ra số tồn kho. Cuối tháng, nhân viên kế toán của Xí nghiệp xuống kho nhận