Hàng tháng, hàng quý, doanh nghiệp thờng phát sinh các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền lơng và các khoản trích theo lơng nh sau:
(1) Hàng tháng, tính tiền lơng phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tợng kế toán ghi sổ theo định khoản.
Nợ TK 622 - Tiền lơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất
Nợ TK 627(6271)- Tiền lơng phải trả cho nhân viên quản lý và phục vụ sản xuất ở phân xởng (đội) sản xuất.
Nợ TK 642 (6421) - Tiền lơng phải trả cho nhân viên các phòng, ban quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 241: Tiền lơng công nhân xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ.
Có TK 334- Tổng số tiền lơng phải trả cho công nhân viên trong tháng.
(2) Tiền thởng phải trả cho công nhân viên.
Nợ TK 431 (4311) - Thởng thi đua từ quỹ khen thởng
Nợ TK 622, 627, 641, 642..- Thởng tính vào chi phí kinh doanh. Có TK 334 - Tổng số tiền thởng phải trả.
(3) Trích BHXH, BHYT, CPCĐ hàng tháng.
Nợ TK 622, 627, 641, 642 Phần tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.… Nợ TK 334: - Phần trừ vào thu nhập của ngời lao động.
Có TK 338 (3382, 3383, 3384): - Theo tổng các khoản kinh phí trên phải trích lập theo chế độ.
(4) Bảo hiểm xã hội phải trả công nhân viên.
- Trờng hợp doanh nghiệp đợc giữ lại một phần để trực tiếp chi tại doanh nghiệp thì số đã chi trả kế toán ghi:
Nợ TK 338 (3383)
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên
- Có trờng hợp doanh nghiệp phải nộp toàn bộ các khoản BHXH lên cấp trên thì doanh nghiệp có thể chi hộ (ứng hộ) cho công nhân viên và thanh toán khi nộp các khoản kinh phí này đối với cơ quan quản lý kế toán ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên
Nợ TK 334 - Tổng hợp các khoản khấu trừ
Có TK 333 (3334) - Thuế thu nhập doanh nghiệp Có TK 141, 138...
(6) Thanh toán tiền lơng, tiền công, BHXH, tiền thởng cho công
nhân viên:
+ Nếu thanh toán bằng tiền
Nợ TK 334 - Các khoản đã thanh toán
Có TK 111 - Thanh toán bằng tiền mặt
Có TK 112 - Thanh toán bằng tiền chuyển khoản + Nếu Thanh toán bằng vật t hàng hoá
Ghi nhận giá vốn vật t hàng hoá Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 152, 153, 155, 156. Ghi nhận giá thanh toán:
Nợ TK 334 - Tổng giá thanh toán (có thuế VAT)
Có TK 512 - Giá thanh toán không có thuế (VAT) Có TK 3331 (33311) - Thuế VAT phải nộp
(7) Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
Nợ TK 338 - Phải trả phải nộp khác Có TK 111, 112
(8) Chi tiêu kinh phí công đoàn để lại cho doanh nghiệp.
Nợ TK 338 - Phải trả phải nộp khác (3382) Có TK 111, 112
(9) Khoản trích kinh phí công đoàn vợt chỉ đợc cấp bù, khi nhận đ- ợc khoản cấp bù trừ từ ngân sách hoặc cơ quan cấp tỉnh, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
(10) Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 622 - Chi phí công nhân trực tiếp Có TK 335 - Chi phí phải trả
Thực tế, khi trả lơng nghỉ phép kế toán ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên
(11) Đến hết kỳ trả lơng còn có công nhân cha lĩnh lơng, kế toán chuyển lơng cha lĩnh thành các khoản phải trả, phải nợ khác.
Nợ TK 334 - Phải trr công nhân viên
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382)
Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán, tiền l- ơng, BHXH, BHYT, KPCĐ đợc thực hiện trên các sổ kế toán phù hợp.
Trình tự kế toán các nghiệp vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng đợc tính toán bằng sơ đồ dới đây:
Sơ đồ hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
(1) (2) (3) các khoản khấu trừ vào thu nhập của nhân viên (tạm ứng, thuế...)
(4) Thanh toán tiền lơng, tiền công BHXH cho CNV. (5) Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ.
(6) Trả lơng cho công nhân XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ. TK 338(3383,3384) TK 141 TK 334 TK 241 (1) (2) TK 333 (3) TK 111, TK 112 (4) (6) TK 622 (7) TK 335 (8) (9) TK 641, TK 642, TK 627 (10) TK 431 (11) TK 338 (3382, 3383, 3384) TK 241 (12) (5)
(7) Hàng tháng tính tiền lơng phải trả cho CNV sản xuất trực tiếp. (8) Hàng tháng tính tiền lơng nghỉ phép của CNV trực tiếp sản xuất. (9) Số tiền lơng công nhân nghỉ phép thực tế phải trả.
(10) Số tiền lơng thực tế phải trả cho nhân viên bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, lao động gián tiếp và nhân viên quản lý phân xởng.
(11) Số tiền thởng phải trả cho công nhân viên.
(12) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng cho công nhân XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ.
1.7. Hệ thống sổ kế toán
Dựa vào 4 hình thức sở do Bộ tài chính quy định tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, doanh nghiệp chọn một hình thức phù hợp để hạch toán tổng hợp tiền lơng, các khoản trích theo lơng. Mỗi hình thức có đặc điểm riêng có u điểm nhất định và phù hợp với mỗi điều kiện nhất định, cụ thể:
1.7.1. Hình thức nhật ký chung
Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhất ký chung, nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức nhật ký chung có u điểm: đơn giản, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp sử dụng kế toán máy.
Cũng nh các phần khác, tiền lơng cũng đợc ghi ngay vào nhật ký chung. Định kỳ sau khi loại bỏ số liệu trùng, kế toán ghi vào sổ cái, sổ chi tiết khác. Cuối kỳ, kế toán tiền lơng lập các báo cáo tiền lơng và các khoản trích có liên quan.
Chứng từ gốc:
Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Chứng từ hạch toán
Nhật ký chung
Sổ cái 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và báo cáo
về lao động tiền lương
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 334, TK 338
1.7.2. Hình thức nhật ký sổ cái
Đặc trng của hình thức này là nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp gi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký - sổ cái. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc.
1.7.3. Hình thức nhật ký chứng từ
Nguyên tắc cơ bản của việc sử dụng hình thức này là:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo TK đối ứng nợ.
Chứng từ gốc:
Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Chứng từ hạch toán
Nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 334, TK 338
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính, lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ hạch toán tiền lơng theo hình thức này đợc biểu diễn nh sau:
Chứng từ gốc:
Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng phân bổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 334, TK 338
Bảng kê NKCT số 1, 7, 10
Sổ cái TK 334, TK 338
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lư
ơng
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi chú:
1.7.4. Hình thức chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc:
Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Chứng từ hạch toán
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 334, TK 338 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và báo cáo
về lao động tiền lương
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 334, TK 338
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký
Căn cứ để ghi sổ theo hình thức CT - GS là các chứng từ ghi sổ. Việc ghi chép sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi sổ theo hình thức thời gian trên sổ đăng ký CT - GS. - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc tiền lơng, kế toán lập CT - GS đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ gốc đính kèm.
Các chứng từ này phải đợc kế toán tiền lơng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.
Hình thức này gồm các loại sau: - Sổ đăng ký CT - GS
- Sổ cái
Chơng 2
Thực trạng Công tác kế toán tiền lơng, và các khoản trích theo lơng tại Công
ty cổ phần t vấn đầu t CSU