III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHễNG TẠ
4. Cỏc giải phỏp từ phớa cỏc cụng ty giao nhận
4.4. Biện phỏp nõng cao chất lượng dịch vụ
Như đó núi ở trờn, chất lượng dịch vụ sẽ là yếu tố mà khỏch hàng đặc biệt quan tõm. Chất lượng dịch vụ của hoạt động giao nhận được hiểu theo hai tiờu
chớ là: đảm bảo chất lượng hàng hoỏ trong suốt quy trỡnh nghiệp vụ giao nhận và thời gian làm thủ tục nhanh nhất.
Chất lượng của hàng hoỏ do nhiều khõu quyết định, từ khõu kiểm tra hàng, làm hàng, vận chuyển hàng cho đến khõu giao nhận hàng hoỏ.
Ngay từ khõu kiểm tra hàng (đối với quy trỡnh xuất khẩu) và khõu nhận hàng từ tàu để vận chuyển (đối với quy trỡnh nhập khẩu), cụng ty cần phải hết sức chỳ ý đến chất lượng của hàng hoỏ. Cụng ty phải kiểm tra hàng hoỏ một cỏch kỹ lưỡng, nếu hàng hoỏ cú sai sút gỡ về phẩm chất, chất lượng cũng như về số lượng thỡ cụng ty phải thụng bỏo ngay với khỏch hàng để khỏch hàng biết về tỡnh trạng của hàng hoỏ trước khi cụng ty tiến hành cỏc bước tiếp theo trong quy trỡnh.
Để đảm bảo chất lượng của hàng hoỏ cụng ty cần một đội ngũ nhõn viờn chuyờn nghiệp, am hiểu về hàng hoỏ cựng với đú là cơ sở hạ tầng hiện đại, đầy đủ cỏc phương tiện chuyờn dụng để phục vụ cho quỏ trỡnh lưu kho, bảo quản hàng hoỏ và vận chuyển những loại hàng hoỏ khỏc nhau. Cụng ty nờn đầu tư xõy dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phự hợp với việc kiểm tra, lưu kho, bảo quản và vận chuyển hàng hoỏ.
Trong suốt quy trỡnh nghiệp vụ, cụng ty phải giỏm sỏt chặt chẽ từng bước của quy trỡnh, giữ mối liờn lạc thường xuyờn liờn tục giữa cỏc bộ phận, trao đổi thụng tin với nhau để nắm được tiến độ thực hiện cỏc bước và kiểm soỏt được chất lượng của hàng hoỏ. Nếu cú bất kỳ sai sút nào xảy ra trong quy trỡnh thỡ cụng ty phải nhanh chúng tỡm ra nguyờn nhõn và sửa chữa, khắc phục sai sút đú.
Để tiến hành cụng việc giỏm sỏt giữa cỏc bộ phận, cụng ty cú thể sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Hiện nay, tất cả cỏc mỏy tớnh của cỏc bộ phận trong cụng ty đều đó nối mạng Internet. Đõy là một thuận lợi cho cụng ty, nhưng cụng ty cũn cần nối mạng nội bộ giữa cỏc bộ phận để cỏc mỏy tớnh ở cỏc bộ phận cú liờn quan cú thể lấy thụng tin của nhau về hàng hoỏ và chứng từ của hàng hoỏ. Trỏnh tỡnh trạng cỏc bộ phận cú liờn quan cựng nhập
dữ liệu về một chuyến hàng hoặc nếu khụng lại phải mất thời gian từ bộ phận này sang bộ phận kia để lấy thụng tin.
Cụng ty cũng cú thể cập nhật trờn mạng những thụng tin về cỏc quy định của Nhà nước và cỏc ban ngành cú liờn quan đến hoạt động giao nhận. Bằng việc sử dụng mạng thụng tin trực tuyến hay dịch vụ cung cấp thụng tin thường xuyờn của cỏc trang web của những cơ quan, ban ngành đú. Trỏnh tỡnh trạng khụng biết những quy định thủ tục mới dẫn đến làm sai quy trỡnh nghiệp vụ ảnh hưởng chất lượng của hàng hoỏ và thời gian làm thủ tục.
Nhằm giảm thời gian làm thủ tục đến mức thấp nhất, cụng ty cần giảm thời gian chết, thời gian dư thừa giữa cỏc bước trong quy trỡnh và trong chớnh cỏc bước đú. Làm sao để quy trỡnh nghiệp vụ diễn ra tuần tự liờn tục, ăn khớp. Giảm thời gian ở khõu tiếp theo bằng cỏch làm tốt và khụng để xảy ra sai sút ở khõu trước.
Để làm
giảm thời gian làm thủ tục hải quan cụng ty cần duy trỡ mối quan hệ tốt và lõu dài với cơ quan Hải quan để hàng hoỏ của cụng ty sẽ được tiến hành thủ tục thụng quan nhanh.
Cụng ty
đang cú nhiều bộ phận cựng làm dịch vụ giao nhận, làm cho nguồn lực trong cụng ty bị phõn tỏn sang cỏc bộ phận khỏc nhau và cú thể dẫn đến tỡnh trạng cạnh tranh giữa cỏc bộ phận gõy ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh chung của cụng ty. Cụng ty nờn sỏt nhập những bộ phận cựng làm những cụng việc giống nhau để thành lập nờn một bộ phận chuyờn trỏch thống nhất vừa tập trung nguồn lực vừa nõng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của cụng ty. Tổ chức lại cụng ty theo hướng chuyờn mụn hoỏ sõu hơn cũng là một cỏch để nõng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh.
Nõng cao chất lượng dịch vụ giao nhận là yếu tố then chốt để cụng ty nõng cao sức cạnh tranh với cỏc cụng ty khỏc trờn thị trường. Cú rất nhiều biện phỏp khỏc nhau để cụng ty lựa chọn ỏp dụng. Sử dụng biện phỏp nào
trong thời gian nào cũn tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế tại cụng ty ở thời điểm đú.