IV. THỰC TRẠNG QUY TRèNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI VIETNAM AIRLINES
h ngà Ư ngưt rà uưtiờnưd ướ ỡ cư
Trảưh ngưtà ạiư MB Ưuưtiờnưỏpư tảiưvềưkhoư trước Gửi trả lại A/C Giao cho cỏc bộ phận liờn quan theo quy định Lập biờn bản bất thường Y/C cỏc bờn giỏm sỏt ký nhận B Cú Khụng Cú Khụng Cú Khụng Cú Khụng
KVĐ: khụng vận đơn
Y/C: yờu cầu
SĐ: sõn đỗ
LIR: Hướng dẫn gửi hàng
CGO MNF: danh sỏch hàng hoỏ
MB: mỏy bay
Nhõn viờn làm hàng cần kiểm tra xem cú hàng đặc biệt khụng nếu cú phải ưu tiờn xếp hàng trước. Cũn nếu khụng cú phải mở ULD để kiểm tra hàng hoỏ đối chiếu với danh sỏch hàng hoỏ. Nếu cú hàng lạc tuyến, phải gửi trả lại mỏy bay hoặc chuyển sang chuyến bay kế tiếp. Nếu cú tài liệu và hàng hoỏ chuyển tiếp phải xếp riờng và bàn giao cho cỏc bộ phận liờn quan. Nếu khụng cú hàng chuyển tiếp phải tiếp tục xem xột xem cú gỡ bất thường khụng? Nếu cú, phải lập biờn bản bất thường và đề ra cỏc biện phỏp khắc phục. Nếu khụng, phải xếp hàng vào kho theo đỳng vị trớ đó chuẩn bị, đỏnh dấu vị trớ và ghi chỳ những điều cần thiết vào khụng vận đơn và bản danh sỏch hàng hoỏ. Tiếp đến phải cập nhật thụng tin vào mỏy tớnh, rồi bàn giao toàn bộ tài liệu cho nhúm thụng tin. Cuối cựng, cần hoàn thiện bỏo cỏo sau chuyến bay.
Thủ tục trả hàng quốc tế: Thủ tục này được mụ tả theo sơ đồ sau đõy: - - - - -
- Khi khỏch đến quầy làm thủ tục nhận hàng, nhõn viờn thủ tục trả hàng
Hướng dẫn khỏch sang quầy t iưvà ụ
Người nhận xuất trỡnh giấy bỏo h ngư&ưcỏcưTLưnhà ậnưh ngưà
cầnthiết
KTưcỏcưgiấyưtờưđượcưyờuưcầuư
đóưđầyưđủưv ưhà ợpưlệưchưa?
Cú h ng à đặc biệt khụng? KT, cập nhật tờn, địa chỉ, số
CMT của người nhận v o mỏy à tớnh
Giao KVĐ cho khỏch v hà ướng dẫn l m thà ủ tục HQ
HQ đó xỏc nhận chưa?
In phiếu thu tiền, phiếu xuất kho, lưu bản gốc, kẹp v o KVà Đ
NV trả h ng à A
Chuyển phiếu thu tiền, phiếu xuất kho cho NV t ià vụ Giải quyết với khỏch cỏc thủ tục cũn lại Khụng l m thà ủ tục Khụng chấp nhận Hướng dẫn khỏch ho n thià ện hồ sơ Trả lại hồ sơ nhận h ng cà ủa khỏch Giao lại KVĐ cho khỏch Ghi lại tờn, số CMT của người nhận trờn KVĐ B Chư a Cú Rồi Khụng gg Rồi
Hộ khẩu, Giấy xỏc nhận của địa phương, Giấy giới thiệu của cơ quan, Giấy uỷ quyền nếu nhận hàng thay, Thư bỏo hàng…) để xỏc định đỳng người cú quyền nhận đó được chỉ ra trờn khụng vận đơn; Cập nhật vào mỏy tớnh tờn, địa chỉ của người nhận hàng hoặc người được uỷ quyền; Giao khụng vận đơn cho khỏch và hướng dẫn khỏch làm thủ tục hải quan; Lập hoỏ đơn thanh toỏn ( phiếu thu tiền) và phiếu xuất kho; Lưu lại khụng vận đơn chớnh và cỏc giấy tờ liờn quan khỏc (nếu cần); Ghi lại cỏc thụng tin cần thiết trờn khụng vận đơn (tờn người nhận, số chứng minh thư hoặc hộ chiếu).
- Nhõn viờn thủ tục trả hàng chuyển phiếu thu tiền và phiếu xuất kho cho nhõn viờn tài vụ, hướng dẫn khỏch sang quầy tài vụ thanh toỏn cỏc chi phớ phục vụ, đồng thời giao trả lại cỏc giấy tờ tuỳ thõn của khỏch hàng cựng khụng vận đơn và cỏc tài liệu khỏc.
- Nhõn viờn tài vụ kiểm tra độ chớnh xỏc của hoỏ đơn thanh toỏn (phiếu thu tiền); Ký tờn, đúng dấu và lưu giữ 01 bản hoỏ đơn thanh toỏn (phiếu thu tiền); Đề nghị khỏch ký tờn vào phiếu thu tiền; Giao cho khỏch Hoỏ đơn thanh toỏn cựng phiếu xuất kho.
- Tỏch khụng vận đơn: Thụng thường trong vận chuyển hàng hoỏ ta thường gặp hai loại khụng vận đơn:
+ Vận đơn chớnh (MASTER AIRWAYBILL): là khụng vận đơn do hóng vận chuyển phỏt hành cho lụ hàng mà người gửi cú thể là một đại lý hoặc chủ hàng (lụ hàng này cú thể bao gồm nhiều lụ hàng nhỏ hợp lại do đại lý thu gom).
+ Vận đơn phụ (HOUSE AIRWAYBILL) là khụng vận đơn do đại lý phỏt ra dựng cho một lụ hàng nhỏ trong một lụ hàng lớn, Như vậy, cú thể cú nhiều khụng vận đơn phụ trong một khụng vận đơn chớnh.
Việc tỏch khụng vận đơn được thực hiện dựa trờn những thỏa thuận đạt được giữa Cụng ty phục vụ mặt đất và cỏc đối tỏc khỏc (đại lý, hóng vận chuyển, chủ hàng) cú hợp đồng kốm theo. Mục đớch của việc tỏch khụng vận đơn là tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng, trả hàng cho khỏch theo từng
khụng vận đơn nhỏ (phụ) trong một khụng vận đơn lớn (chớnh) gồm nhiều chủ hàng. Cỏc khụng vận đơn chớnh thường đứng tờn cỏc đại lý gom hàng.
Quỏ trỡnh tỏch khụng vận đơn do nhõn viờn thủ tục trả hàng đảm nhiệm. Cụng việc cần những thao tỏc sau:
ó Cập nhật vào hệ thống mỏy tớnh: ` Khụng vận đơn chớnh
` Khụng vận đơn phụ
ó Cập nhật và lưu giữ tài liệu, sổ tỏch khụng vận đơn
Thủ tục giao hàng: đõy là cụng việc kết thỳc quỏ trỡnh phục vụ hàng NK. Thủ tục này cũng tiến hành theo một quy trỡnh khoa học sau:
Chưa
Ngườiưnhậnưh ngưgiaoưphià ếuưthuưtiền,ưphiếuư xuấtưkhoưchoưNVưgiaoưh ngà
NVưgiaoưh ngưKTraưCMTưcà ủaưngườiưnhậnư h ng,ưphià ếuưthuưtiền,ưphiếuưxuấtưkho
Hồưsơưđóưhợpưlệưchưa? NVưgiaoưh ngưxỏcưà địnhưvịưtrớư h ngưtrongưkhoư&ưlà ấyưh ngà
ĐốiưchiếuưKVĐư&ưphiếuưxuấtưkhoư vớiưsốưlượngưư&ưnhónưcủaưkiệnư h ngà
Khụngưchỏpưnhận Hướngưdẫnưkhỏchư ho nưthià ệnưhồưsơ
Cúưgỡưbấtư thườngư khụng?
Mangưh ngưraưà
ngo iưkhoưà đểưHQư kiểmưtra
Kýưtờn,ưghiưrừưthờiưgianư Giaoưh ngưchoưchớnhưà
khỏchưnhậnưh ngà
Y/Cưngườiưl mưà
chứngưxỏcưminhư tỡnhưtrạngưh ngà
Chuẩnưbịư
đầyưđủư chứngưtừưt iưà
liệu Lậpư biờn bảnưbấtư thường Chuẩnưbịư cỏcưthủưtụcư bồiưthường OK
Chưa
Cú
- Nhõn viờn giao hàng tại kho kiểm tra giấy tờ cần thiết của người nhận hàng (Chứng minh thư, hộ chiếu …), phiếu thu tiền đầy đủ dấu và chữ ký của nhõn viờn tài vụ, nhõn viờn thủ tục, phiếu xuất kho. Trong trường hợp phiếu xuất kho hay phiếu thu tiền chưa đầy đủ chữ ký, con dấu hay nhầm lẫn sai sút về chi tiết hàng, nhõn viờn giao hàng tại kho hướng dẫn hoàn thiện thủ tục.
- Sau khi cỏc tài liệu để nhận hàng với đầy đủ thủ tục, nhõn viờn giao hàng tại kho căn cứ vào khụng vận đơn (chớnh hoặc phụ) xỏc định vị trớ hàng trong kho. Đối chiếu số khụng vận đơn, nhón hiệu kiện hàng, đối chiếu số lượng kiện hàng theo phiếu xuất kho sau đú chuyển ra phớa ngoài kho để khỏch nhận hàng (chuyển ra phớa ngoài kho để Hải quan kiểm tra).
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu:
Tiếp nhận, đăng ký TKHQ và quyết định hỡnh thức KTTTHH:
+ Trỏch nhiệm của người làm TTHQ như trong Bước 1 phần hàng XK. + HSHQ nộp và xuất trỡnh khi làm TTHQ:
Chứng từ phải nộp:
` TKHQ hàng húa NK: 02 bản chớnh;
` Hợp đồng mua bỏn hàng húa hoặc giấy tờ cú giỏ trị tương đương: 01 bản sao;
` HĐTM: 01 bản chớnh;
` Vận tải đơn (Khụng vận đơn): 01 bản loại copy.
Đối với cỏc trường hợp sau phải nộp thờm:
` Hàng đúng gúi khụng đồng nhất: 01 bản chớnh và 01 bản sao Bản kờ khai chi tiết hàng húa;
` Hàng thuộc danh mục cấm NK hoặc NK cú điều kiện: 01 bản chớnh Văn bản cho phộp NK của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền (nếu NK 1 lần). Trường hợp văn bản này được sử dụng NK nhiều lần thỡ nộp bản sao, xuất trỡnh bản chớnh;
` Hàng phải nộp C/O: 01 bản chớnh C/O hoặc chứng từ tương đương; ` Hàng NK uỷ thỏc: 01 bản sao hợp đồng uỷ thỏc NK;
` Hàng NK trong danh mục phải kiểm tra Nhà nước về chất lượng: 01 bản chớnh Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng húa hoặc thụng bỏo miễn kiểm tra do cơ quan kiểm tra nhà nước về chất lượng cấp;
` Hàng thuộc diện phải kiểm dịch: 01 bản chớnh GCN kiểm dịch hoặc GĐK kiểm dịch do cơ quan kiểm dịch cú thẩm quyền cấp.
Chứng từ phải xuất trỡnh:
` GCN đăng ký kinh doanh: 01 bản (bản sao hoặc bản chớnh); ` GCN đăng ký mó số kinh doanh XNK: 01 bản (bản sao hoặc bản chớnh).
+ Cụng chức hải quan tiếp nhận, đăng ký TKHQ cú nhiệm vụ:
Kiểm tra danh sỏch doanh nghiệp phải cưỡng chế làm TTHQ;
Cỏc cụng việc khỏc quy định như trong Bước 1 ở phần hàng XK. Khi nhận được HSHQ, Lónh đạo chi cục phụ trỏch quy trỡnh thủ tục NK sẽ:
Quyết định hỡnh thức, tỷ lệ KTTTHH;
Giải quyết cỏc vướng mắc vượt thẩm quyền của cụng chức hải quan cấp dưới;
Ký xỏc nhận đó làm TTHQ và thụng quan đối với lụ hàng thuộc đối tượng miễn thuế, hàng cú thuế suất 0% và được miễn kiểm tra thực tế hoặc chuyển HSHQ cho Bước 2 đối với lụ hàng phải kiểm tra thực tế; hoặc chuyển HSHQ cho Bước 3 đối với lụ hàng miễn kiểm tra thực tế.
Kiểm tra thực tế hàng húa:
Bước này do một Lónh đạo Đội phụ trỏch. Ít nhất 02 cụng chức hải quan thực hiện và chịu trỏch nhiệm về cỏc cụng việc sau:
+ KTTTHH theo quy định và quyết định của Lónh đao chi cục; + Xỏc nhận kết quả KTTTHH vào TKHQ;
+ Đối với lụ hàng bị lập biờn bản vi phạm thỡ xử lý như trong Bước 1 phần hàng XK;
Chuyển cho Bước 3 đối với lụ hàng cú thuế, cú lệ phớ hải quan để cụng chức hải quan kiểm tra việc tự tớnh thuế của người làm TTHQ;
Chuyển cho Lónh đạo Đội trực tiếp điều hành khõu KTTTHH đối với lụ hàng cú thuế suất 0% hoặc thuộc đối tượng miễn thuế để xỏc nhận đó làm TTHQ và thụng quan; trả lại TKHQ cho người làm TTHQ;
Chuyển cho Lónh đạo chi cục phụ trỏch quy trỡnh giải quyết 02 trường hợp đầu nờu tại Bước 1 phần trỏch nhiệm của Lónh đạo chi cục.
Kiểm tra tớnh thuế:
Bước này do 01 Lónh đạo Đội phụ trỏch. Cụng chức hải quan phải thực hiện đầy đủ và chịu trỏch nhiệm đối với cỏc cụng việc sau:
+ Căn cứ vào cỏc quy định phỏp luật hiện hành, kết quả tự tớnh thuế của người làm TTHQ và kết quả KTTTHH (nếu cú) để kiểm tra xỏc định số thuế phải nộp của lụ hàng;
+ Ra thụng bỏo thuế hoặc viết biờn lai thu thuế (nếu cú); viết biờn lai lệ phớ hải quan;
+ Chuyển biờn lai thu thuế và biờn lai lệ phớ cho thủ quỹ; + Nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh;
+ Chuyển hồ sơ cho Lónh đạo Đội phụ trỏch để xỏc nhận đó làm TTHQ và thụng quan đối với lụ hàng cú thuế và trả TKHQ cho người khai;
+ Chuyển TKHQ cho Đội kế toỏn thuế và phỳc tập HSHQ.
- Sau khi lụ hàng đó hoàn thành thủ tục Hải quan, tiến hành bàn giao chớnh thức hàng cho khỏch cú ký nhận vào phiếu xuất kho.
Ghi chỳ:
Trả hàng đỳng số lượng ghi trong phiếu xuất kho
Phải trả hàng cho chớnh người nhận hàng
Khụng được trả hàng khi chưa hoàn thành thủ tục Hải quan