IV. THỰC TRẠNG QUY TRèNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI VIETNAM AIRLINES
1.Quy trỡnh giao nhận hàng xuất khẩu
Quy trỡnh lưu thụng hàng hoỏ XK vận chuyển qua đường hàng khụng tại Vietnam Airlines được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hàng lạc tuyến, hàng chuyển tiếp Lưu kho Hàng bị cắt lại ễ tụ hàng của
khỏch MSHQ* MSAN* Cõn,đo,đếm & ktra an ninh Xếp lờn ULD ỏp tải ra A/C Khỏch mang thẳng ra A/C
Nguồn: Bỏo cỏo cụng tỏc của chuyờn viờn thị trường miền Bắc, Ban kế
hoạch tiếp thị hàng hoỏ, Vietnam Airlines 10/2001
Ghi chỳ: MSHQ: Mỏy soi hải quan; MSAN: Mỏy soi an ninh; A/C: Mỏy bay
Hàng hoỏ được chở đến sõn bay trờn ụ tụ của khỏch hàng hoặc của cụng ty làm hàng nếu cú dịch vụ thu gom hàng ngay từ kho của người gửi (pick-up trucking). Sau đú, hàng hoỏ sẽ được người gửi hàng đưa vào cơ quan hải quan cửa khẩu để thụng quan. Tiếp theo, để đảm bảo an toàn cho mỏy bay, hàng hoỏ phải đi qua mỏy soi chiếu an ninh của cụm cảng hàng khụng. Nếu hoàn thành 2 khõu quan trọng này, hàng hoỏ sẽ đến khõu làm hàng của cỏc cụng ty làm hàng thuộc hóng hàng khụng gồm cỏc hoạt động như cõn đo, đong, đếm để kiểm tra khối lượng và kớch thước. Nếu hàng hoỏ đỏp ứng điều kiện chấp
nhận chuyờn chở của Vietnam Airlines thỡ chỳng sẽ được xếp lờn ULD để đưa ngay lờn mỏy bay. Ngược lại nếu khụng đủ tiờu chuẩn để được chấp nhận như chưa được đúng gúi hợp lý, chưa được dỏn nhón mỏc và đỏnh dấu theo quy định hoặc chưa thể thụng quan hoặc chưa đỏp ứng yờu cầu an toàn an ninh thỡ hàng hoỏ phải chuyển vào kho để xử lý tiếp. Hàng chuyển tiếp, hàng lạc tuyến, hàng bị cắt lại (off- load) đều được đưa vào kho hàng để xử lý hoặc bảo quản.
Bờn cạnh lưu thụng chớnh bản thõn hàng hoỏ, tài liệu của chuyến bay núi chung và tài liệu hàng hoỏ núi riờng cũng được xử lý theo một quỏ trỡnh như sau: AWB ỏp tải Đặt chỗ SLI, PREMNF, Loading report CGO MNF, NOTOC TLCX A/C Điện sau chuyến bay Lưu AWB, CGO MNF
Nguồn: Bỏo cỏo cụng tỏc của chuyờn viờn thị trường miền Bắc, Ban kế
hoạch tiếp thị hàng hoỏ, Vietnam Airlines 10/2001
Ghi chỳ:
- SLI:Bản hướng dẫn gửi hàng - PREMNF: danh sỏch hàng hoỏ - AWB: Khụng vận đơn
- NOTOC: Thụng bỏo cho cơ trưởng khi cú hàng đặc biệt - Loading report: bản bỏo cỏo chất xếp
- A/C: mỏy bay
- TLCX: Bộ phận tài liệu hàng xuất.
Đầu tiờn hàng hoỏ cần được đặt chỗ tại văn phũng bỏn tải của Vietnam Airlines. Khi đến sõn bay và vào khu vực hành chớnh của ga hàng hoỏ, nhõn viờn hàng khụng sẽ đưa chủ hàng một bản hướng dẫn gửi hàng (SLI) để người gửi hàng tự khai. Nhõn viờn tài liệu và nhõn viờn chấp nhận hàng sẽ lập bản danh sỏch hàng hoỏ tạm thời (PREMNF) và bản bỏo cỏo chất xếp (Loading report) dựa trờn những bản hướng dẫn gửi hàng của nhiều chủ hàng khỏc
nhau. Sau khi chủ hàng thanh toỏn cước phớ và phớ dịch vụ khỏc liờn quan, nhõn viờn tài liệu của ga hàng hoỏ sẽ cấp cho người gửi hàng một bản khụng vận đơn do nhõn viờn đú đỏnh mỏy dựa trờn thụng tin người gửi hàng kờ khai tại bản hướng dẫn gửi hàng. Dựa vào thụng tin trờn nhiều vận đơn khỏc nhau, nhõn viờn tài liệu sẽ phải lập một bản danh sỏch hàng hoỏ chớnh thức cho chuyến bay (CGO MNF) và thụng bỏo cho cơ trưởng nếu cú hàng đặc biệt (NOTOC). Nhõn viờn tài liệu đồng thời phải lưu trữ lại khụng vận đơn bản chớnh số 1 dành cho người vận chuyển, bản danh sỏch hàng hoỏ. Toàn bộ tài liệu hàng xuất khẩu gồm: khụng vận đơn dành cho người nhận, bỏo cỏo chất xếp, bản danh sỏch hàng hoỏ, NOTOC, danh sỏch hàng bưu kiện nếu cú sẽ được đỳt vào một tỳi hồ sơ và giao cho cơ trưởng giữ. Lỳc đú, hàng hoỏ sẽ được ỏp tải ra mỏy bay để xếp vào khoang hàng dựa theo bỏo cỏo chất xếp đó lập.
Sau khi xem xột khỏi quỏt toàn bộ quy trỡnh vận chuyển hàng hoỏ và tài liệu hàng hoỏ XK tại cỏc sõn bay của Vietnam Airlines, bõy giờ ta sẽ đi sõu tỡm hiểu dịch vụ hàng khụng của Vietnam Airlines.
Bước 1: Đặt chỗ
Đặt chỗ cho lụ hàng là việc gửi điện cho cỏc điểm phục vụ nhằm thụng bỏo những thụng tin cần thiết về tỡnh trạng của lụ hàng để cú thể phục vụ được tốt và tận dụng được trọng tải tối đa trỏnh được rủi ro mất mỏt.
Sau khi hóng chuyờn chở nhận được yờu cầu của người gửi về lụ hàng của họ hoặc sau khi đó nhận hàng tại cỏc đại lớ, người chuyờn chở sẽ tiến hành đặt chỗ cho lụ hàng nhằm đảm bảo cho lụ hàng được vận chuyển và phục vụ từ đầu đến điểm cuối theo lộ trỡnh mà khỏch hàng đó yờu cầu.
Ngày nay lượng hàng hoỏ được vận chuyển bằng đường hàng khụng ngày càng tăng vỡ thế việc đặt chỗ trước lại càng trở lờn cần thiết. Lụ hàng nếu khụng được đặt chỗ cho cỏc chặng tiếp theo thỡ sẽ gặp nhiều trở ngại đặc biệt cỏc điểm chuyển tiếp, cú thể sẽ khụng được chuyển tiếp trờn chặng sau.
Đối với hàng hoỏ cú giỏ trị lớn, hàng hoỏ đặc biệt thỡ tuyệt đối khụng được nhận chuyờn chở nếu khụng cú người gửi kờ khai với nhà chuyờn chở.
Đối với hàng đặt chỗ trờn tất cả cỏc chặng của lộ trỡnh thỡ ngoài việc đặt chỗ cho lụ hàng nhất thiết phải cú sự đồng ý tiếp nhận tại điểm đến để đảm bảo an toàn kho tàng, cỏc trang thiết bị về an ninh và sự đồng ý của người nhận
Sau khi khỏch hàng được chấp nhận và đó chọn được tuyến đường phự hợp, bước tiếp theo là đặt chỗ trờn chuyến bay đó chọn. Trờn thực tế những lụ hàng khỏc nhau đũi hỏi phải cú sự phục vụ đặc biệt, chấp nhận tuyến đường đều phụ thuộc vào việc đó đặt chỗ trước với hóng vận chuyển
Để lo liệu việc này, khỏch hàng phải đến với cỏc đại lớ hoặc đến thẳng hóng hàng khụng, cũn cỏc đại lớ hoặc tổng đại lớ của hóng vận chuyển cú ba cỏch đặt như sau:
• Bằng điện thoại • Bằng Fax
• Bằng mỏy tớnh nối mạng với hóng vận chuyển
Đặt chỗ cho lụ hàng phải cung cấp cho hóng vận chuyển cỏc thụng tin sau: • Số vận đơn • Số kiện • Số cõn • Tờn hàng • Kớch cỡ và tỷ trọng hàng húa • Sõn bay đi và sõn bay đến • Tuyến đường yờu cầu
• Tờn, địa chỉ và điện thoại của người đặt chỗ để hóng vận chuyển tiện liờn hệ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay Vietnam Airlines vẫn duy trỡ mạng bỏn thụng qua 2 kờnh: kờnh bỏn đại lý và kờnh bỏn trực tiếp tới forwarder, khỏch hàng lẻ do văn phũng khu vực Miền Bắc đảm nhiệm. Hệ thống bỏn hoạt động đó cú những kết quả
nhất định, ngày càng thuyết phục thờm được nhiều khỏch hàng cú nguồn hàng ổn định.
Bước 2: Lấy phiếu cõn hàng tại cỏc văn phũng làm thủ tục gửi hàng trực tiếp của cỏc sõn bay.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Theo Nghị định 101/2001/NĐ-CP (31/12/2001) và Quyết định 1494/2001/QĐ-TCHQ (26/12/2001) quy trỡnh nghiệp vụ thủ tục hải quan (TTHQ) đối với hàng XK vận chuyển bằng đường hàng khụng được quy định gồm cỏc bước sau:
Tiếp nhận, đăng ký TKHQ và quyết định hỡnh thức kiểm tra thực tế hàng húa (KTTTHH):
+ Người khai bỏo hải quan cú trỏch nhiệm:
Chuẩn bị cỏc chứng từ hợp lệ, hợp phỏp của lụ hàng theo đỳng quy định và cỏc điều kiện cú liờn quan khỏc để hoàn chỉnh việc khai bỏo hải quan trước khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục XK hàng húa;
Tự khai bỏo đầy đủ, chớnh xỏc hàng húa thực tế theo cỏc nội dung quy định tại phần dành cho người khai bỏo trong TKHQ;
Tự xỏc định mó số hàng húa, thuế suất, giỏ tớnh thuế của từng mặt hàng XK, tự tớnh số thuế phải nộp của từng loại hàng thuế trờn TKHQ;
Tự xếp hồ sơ vào nơi hải quan quy định, phõn luồng hàng húa theo tiờu chớ; đăng ký thời gian xuất trỡnh hàng húa để hải quan kiểm tra khi đăng ký hồ sơ hải quan (HSHQ);
Việc khai bỏo hải quan cú thể được thực hiện bằng đỏnh mỏy chữ, mỏy vi tớnh hoặc viết tay nhưng phải đảm bảo cựng 1 loại mực (khụng dựng mực đỏ), cựng 1 kiểu chữ. Cỏc chứng từ trong HSHQ nếu quy định là bản sao thỡ người đại diện hợp phỏp (giỏm đốc hoặc phú giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền của giỏm đốc) phải xỏc nhận sao y bản chớnh, ký tờn, đúng dấu lờn cỏc chứng từ và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về tớnh hợp phỏp của cỏc chứng từ đú;
Ký tờn, đúng dấu vào tờ khai sau khi khai bỏo đầy đủ cỏc tiờu chớ trờn tờ khai, nộp tờ khai cựng với cỏc chứng từ khỏc theo quy định cho hải quan nơi làm thủ tục;
Phỏt hiện, phản ảnh kịp thời, trung thực những việc làm khụng đỳng quy định, những tiờu cực của cỏn bộ, nhõn viờn hải quan. Người ký tờn trờn TKHQ là người đại diện hợp phỏp cho doanh nghiệp làm DVTTHQ hay chủ hàng. Người ký tờn trờn TKHQ phải chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về những nội dung khai bỏo trong TKHQ do mỡnh ký tờn.
+ HSHQ nộp và xuất trỡnh khi làm TTHQ
Chứng từ phải nộp:
` TKHQ hàng húa XK: 02 bản chớnh;
` Hợp đồng mua bỏn hàng húa hoặc giấy tờ cú giỏ trị tương đương hợp đồng: 01 bản sao;
` HĐTM (nếu hàng thuộc đối tượng chịu thuế): 01 bản chớnh
Đối với cỏc trường hợp sau đõy thỡ phải nộp thờm:
` Hàng đúng gúi khụng đồng nhất: 02 bản kờ khai chi tiết hàng húa; ` Hàng thuộc danh mục cấm XK hoặc XK cú điều kiện: 01 bản chớnh văn bản cho phộp XK của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền (nếu xuất khẩu 1 lần). Trường hợp văn bản này được sử dụng XK nhiều lần thỡ nộp bản sao, xuất trỡnh bản chớnh;
` Hàng XK uỷ thỏc: 01 bản sao hợp đồng uỷ thỏc XK
Chứng từ phải xuất trỡnh:
` GCN đăng ký mó số kinh doanh XNK: 01 bản (bản sao hoặc bản chớnh)
+ Cụng chức hải quan tiếp nhận, đăng ký TKHQ cú nhiệm vụ:
Kiểm tra sự đồng bộ, đầy đủ của HSHQ theo quy định. Trường hợp khụng chấp nhận đăng ký HSHQ thỡ phải thụng bỏo lý do cho người khai hải quan biết;
Kiểm tra việc kờ khai theo nội dung yờu cầu trờn tờ khai, chứng từ thuộc HSHQ, sự phự hợp của nội dung khai hải quan với chứng từ trong HSHQ;
Đối chiếu với chớnh sỏch quản lý XK, CS thuế, giỏ đối với lụ hàng XK;
Nhập dữ liệu của TKHQ vào mỏy vi tớnh và đăng ký TKHQ;
Chuyển hồ sơ cho lónh đạo chi cục; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lập biờn bản vi phạm (nếu cú) và:
` Đề xuất xử lý đối với hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền xử lý của Chi cục trưởng; hoặc,
` Hoàn chỉnh hồ sơ để Lónh đạo chi cục bỏo cỏo cấp trờn xử lý đối với trường hợp vượt thẩm quyền của Chi cục trưởng.
+ Khi nhận được hồ sơ, Lónh đạo chi cục phụ trỏch thủ tục hàng XK sẽ:
Quyết định hỡnh thức, tỷ lệ KTTTHH;
Ký xỏc nhận đó làm TTHQ và thụng quan đối với lụ hàng thuộc đối tượng miễn thuế, hàng cú thuế suất 0% và được miễn kiểm tra thực tế hoặc chuyển hồ sơ cho bộ phận làm nhiệm vụ KTTTHH, tớnh thuế đối với hàng XK thuộc đối tượng chịu thuế và phải kiểm tra thực tế;
Giải quyết cỏc vướng mắc vượt thẩm quyền của cụng chức hải quan cấp dưới.
KTTTHH, kiểm tra tớnh thuế:
+ Việc kiểm tra hàng húa phải tuõn thủ 2 nguyờn tắc sau:
Chỉ tiến hành KTTTHH sau khi tờ khai đó được đăng ký;
Việc KTTTHH được tiến hành tại cỏc điểm kiểm tra hải quan theo quy định.
+ Đối với người làm DVTTHQ:
Xuất trỡnh đầy đủ hàng húa để cơ quan hải quan kiểm tra theo thời gian và tại địa điểm quy định. Người đại diện hợp phỏp của doanh nghiệp cung cấp DVTTHQ phải xuất trỡnh và mở cỏc Container/kiện hàng húa để hải quan kiểm tra;
Bố trớ phương tiện, nhõn cụng phục vụ việc kiểm tra hàng húa của cơ quan hải quan;
Cú mặt trong thời gian kiểm tra hàng húa + Đối với cơ quan hải quan:
Bước này do 01 lónh đạo Đội phụ trỏch. Việc kiểm tra thực tế và kiểm tra tớnh thuế do 02 cụng chức hải quan cựng thực hiện với trỏch nhiệm hoàn thành cỏc cụng việc sau:
Đối với lụ hàng phải kiểm tra: KTTTHH theo quy định hiện hành và quyết định của Lónh đạo chi cục và xỏc nhận kết quả KTTTHH vào TKHQ;
Đối với lụ hàng thuộc đối tượng chịu thuế: Kiểm tra việc tự tớnh thuế của người khai hải quan với kết quả KTTTHH (nếu cú) và ra thụng bỏo thuế;
Chuyển HSHQ cho Lónh đạo Đội trực tiếp điều hành khõu KTTTHH, kiểm tra tớnh thuế để ký xỏc nhận lụ hàng đó làm TTHQ;
Đối với lụ hàng bị lập biờn bản vi phạm thỡ xử lý như trong Bước 1;
Nhập dữ liệu về kết quả KTTTHH và tớnh thuế vào mỏy vi tớnh;
Đúng dấu nghiệp vụ “ đó làm thủ tục hải quan ” vào tờ khai hàng húa XK và trả cho chủ hàng.
Bước 4: Tiếp nhận hàng hoỏ, thanh toỏn lệ phớ bốc xếp, xuất khụng vận đơn
Phần lớn quy trỡnh giao nhận được đảm nhiệm bởi cỏc đại lý, cụng ty giao nhận. Do đú, với tư cỏch là người chuyờn chở, Vietnam Airlines chỉ tham gia vào quy trỡnh này từ khõu tiếp nhận hàng hoỏ. Tiếp nhận hàng hoỏ tại Vietnam Airlines bao gồm hai loại tiếp nhận: tiếp nhận trực tiếp hàng hoỏ và tiếp nhận tài liệu hàng hoỏ.
Tiếp nhận trực tiếp hàng hoỏ bắt đầu khi hàng hoỏ được đưa vào cõn tại bàn cõn điện tử để kiểm tra khối lượng, đo để kiểm tra kớch thước, đếm số kiện hàng. Đồng thời nhõn viờn làm hàng cũng kết hợp kiểm tra tỡnh trạng bờn ngoài của hàng hoỏ để xỏc định xem hàng hoỏ đó được đúng gúi hợp lý chưa, nhón mỏc kiện hàng đó thớch hợp chưa, dấu hiệu hướng dẫn chất xếp
được đưa vào kho quốc tế để chờ đưa lờn ULD và ỏp tải ra mỏy bay. Nếu chưa đỏp ứng những vấn đề trờn, chủ hàng sẽ được thụng bỏo lại và cú thể yờu cầu Xớ nghiệp phục vụ mặt đất của sõn bay làm hàng cho thớch hợp.
Tiếp nhận tài liệu bắt đầu khi nhõn viờn hàng khụng nhận bộ tài liệu hàng hoỏ của chủ hàng. Một lụ hàng XK để chuyờn chở được qua đường hàng khụng cần cú một bộ tài liệu đầy đủ theo quy định đối với từng loại hàng. Nhưng núi chung, lụ hàng XK cần cỏc loại tài liệu sau:
- Hướng dẫn gửi hàng (SLI-Shipper’s letter of instruction), trong đú người gửi hàng phải khai một số nội dung như tờn và địa chỉ người gửi hàng, tờn và địa chỉ người nhận hàng, tờn hàng, số lượng kiện, khối lượng, giỏ trị hàng hoỏ nếu cần, tớnh chất hàng hoỏ, kớch thước hàng hoỏ v.v.. Bản hướng dẫn gửi hàng sẽ đi kốm một số tài liệu như: bản kờ khai của người gửi về hàng hoỏ nguy hiểm; giấy chứng nhận động vật sống; bản sao hoỏ đơn thương mại của người mua theo quy định hải quan của nước nhập cho lụ hàng vận chuyển theo một tỷ lệ loại hàng nhất định giữa vựng IATA 1 & 2, và giữa vựng IATA 3 & 1; cỏc tài liệu khỏc do hải quan nước NK hoặc nước XK yờu cầu; cỏc tài liệu nhằm mục đớch thanh toỏn. - Khụng vận đơn do hóng hàng khụng phỏt hành gồm 3 bản chớnh và từ 6 đến 11 bản phụ. Khụng vận đơn được phỏt hành sau khi khỏch hàng mang phiếu cõn hàng vào phũng làm việc của đội tiếp nhận hàng hoỏ. Sau khi thanh toỏn cước phớ, người gửi sẽ được nhận lại bản chớnh số 3 màu xanh biển dành cho người gửi. Đõy là giấy tờ vụ cựng quan trọng vỡ nú là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và nhà chuyờn chở