III. Các loại chi phí diễn ra tại doanh nghiệp
1. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nội dung: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở Xí nghiệp Hoá Dợc gồm chi phí về nguyên vật liệu chính (cồn, H2SO4, HCl, BaCl2, NaOH, Na2CO3, ), vật liệu phụ (xi,… parafin, túi giấy, ), bao bì (Bao PVC, túi PE, ). Đó là những chi phí dùng trực tiếp… … để tạo ra sản phẩm. Toàn bộ nguyên vật liệu trực tiếp bỏ vào một lần từ đầu vào dây chuyền công nghệ.
Tài khoản sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ đợc tập hợp ghi chép và hạch toán vào bên Nợ TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Đồng thời ghi Có TK 152 “Nguyên vật liệu” (chi phí tiểu khoản TK 152.1 “Nguyên vật liệu chính”, TK155.2 “Vật liệu phụ”, TK 152.3 “Nhiên liệu”, TK152.4 “Phụ tùng”, TK 152.7 “Bao bì”). Cuối tháng kế toán thực hiện việc kết chuyển chi phí đã tập hợp đợc vào bên Nợ TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”.
Với đặc điểm là sản xuất khối lợng sản phẩm lớn và đa dạng cùng với các loại nguyên liệu khác nhau thì để quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, phòng kỹ thuật nghiên cứu đã xây dựng hệ thống định mức vật t đối với từng mặt hàng và theo dõi giám sát hàng tháng cùng với các phòng ban nh phòng kế hoạch, phòng tài vụ. Quá trình theo dõi giám sát hàng tháng cùng với các phòng ban nh phòng kế hoạch, phòng tài vụ. Qúa trình theo dõi quản lý và hạch toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc thc hiện nh sau:
Hàng tháng, phòng kế hoạch cung tiêu sẽ lập kế hoạch sản xuất sản phẩm trong tháng và tính ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng đơn vị sản phẩm. Trên cơ sở đó xác định lợng vật liệu định mức để sản xuất ra từng loại sản phẩm. Phòng sẽ căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất của tháng và định mức vật t kỹ thuật để lập ra “Phiếu lĩnh định mức vật t”. Phiếu này đợc lập với cả nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và bao bì sử dụng cho sản xuất sản phẩm. Cụ thể trong tháng 2/2002 phòng kế hoạch cung tiêu đã lập ra phiếu lĩnh định mức cho sản phẩm BaSO4, nh sau:
Phiếu lĩnh định mức đợc lập theo từng mặt hàng bao gồm tất cả các vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm. Nội dung là phản ánh về số lợng theo định mức (do phòng kế hoạch cung tiêu ghi), số lợng thực lĩnh (do tổ sản xuất ký), và phần giá trị (do phòng tại vụ ghi).
* Các phân xởng, các tổ sản xuất định kỳ sẽ nhận nguyên vật liệu theo định mức. Thông thờng số lợng vật liệu thực lĩnh là phù hợp với số lợng định mức, tuy nhiên số NVL cấp phát có thể nhỏ hơn hoặc lớn hơn do kế hoạch sản xuất đợc điều chỉnh giảm hoặc tăng.
Tại các tổ sản xuất, để phục vụ cho việc tạp hợp chi phí nguyên vật liệu chính cho từng mặt hàng, cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng kết có sự kiểm tra của nhóm kiểm kê, các tổ trởng làm sổ “Báo cáo sử dụng nguyên vật liệu” của từng sản phẩm và nộp cho phòng tại vụ (Biểu số 2). Sổ thống kê nói rõ số lợng NVL lĩnh, xuất dùng và tồn đầu tháng, cuối tháng, định mức kế hoặch, định mức thực hiện. Cụ thể trong tháng 2/2002, căn cứ vào số vật t lĩnh, số sử dụng thể hiện trong sổ pha chế và số tồn khi kiểm kê cuối tháng, tổ trởng tổ BaSO4 làm báo cáo thống kê theo dõi sử dụng nguyên vật liệu theo mẫu sau:
Cuối tháng, sau khi hoàn thành Báo cáo sử dụng vật t đối với số lợng lĩnh, dùng, còn của tất cả các loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và bao bì cho các sản phẩm sản xuất trong tổ thì tổ trởng sẽ gửi lên cho phòng kế toán.
Căn cứ vào số lợng và giá tiền vật liệu ghi trên “Phiếu lĩnh định mức vật t” kế toán tập hợp chi phí tiến hành tổng hợp phần vật liệu lĩnh vào Sổ nháp “Nhập vật liệu” theo chỉ tiêu từng loại nguyên liệu. Sau đó lấy số tổng cộng đa vào cột nhập (cả số lợng và giá tiền) thể hiện trên “Bảng tổng hợp xuất dùng NVL “ (Biểu số 3). Cắn cứ vào số tồn đầu kỳ và số nhập trong kỳ để tính giá vật liệu xuất trong kỳ theo công thức:
Đơn giá bình quân Giá trị từng loại nguyên Giá trị từng loại nguyên của từng loại nguyên = liệu tồn đầu kỳ + liệu nhập trong kỳ liệu xuất trong kỳ Số lợng từng loại + Số lợng từng loại
nguyên liệu tồn đầu kỳ nguyên liệu nhập trong kỳ
* Số lợng nguyên liệu sử dụng của từng loại sản phẩm đợc lấy từ cột sử dụng ở sổ “Báo cáo sử dụng nguyên liệu” để ghi vào cột số lợng sổ “Sử dụng nguyên vật liệu” (Biểu số 4). Sau đó lấy đơn giá vừa tính nhân với số lợng dùng để ghi vào cột số tiền cùng bảng.
Số lợng xuất dùng của tất cả các loại nguyên vật liệu đợc lấy từ sổ nháp “Xuất dùng nguyên liệu” cũng đợc tập hợp theo chỉ tiêu từng loại nguyên liệu với cả số lợng và giá tiền. Sau đó lấy số tổng cộng xuất dùng của từng loại để ghi vào cột xuất dùng trên Bảng tổng hợp xuất dùng NVL (cả số lợng và giá tiền), từ đó tính đợc số d cuối kỳ của nguyên vật liệu xuất dùng và đó chính là số d của TK 154 – NVL.
Cụ thể dới đây là “ Bảng tổng hợp xuất dùng nguyên vật liệu tháng 2) và “Bảng sử dụng nguyên vật liệu” của mặt hàng BaSO4 đơn tháng 2 nh sau:
Ngoài phần nguyên liệu chính, vật liệu phụ, bao bì, để sản xuất một số sản phẩm còn có phần xuất khác đợc hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, đó là một số thành phẩm sau khi nhập kho đợc sử dụng làm nguyên vật liệu để sản xuất các sản phẩm khác. Trong tháng 2 có phần xuất thành phẩm để sản xuất với giá trị là 33.692.231 đ (Biểu số 3). Cách tính phần nhập trong kỳ, đơn giá xuất dùng và giá trị xuất, tồn cuối kỳ của phần xuất thành phẩm cũng đợc tính đối với nguyên vật liệu.
Căn cứ vào các phiếu lĩnh định mức vật t và phiếu xuất kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã đợc ghi rõ đối tợng sử dụng, kế toán lập bảng phân bổ nguyên – vật liệu, công cụ dụng cụ (Bảng phân bổ số 2 – Biểu số 5) .
Từ bảng phân bổ số 2 làm căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 7.
Các bút toán phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp toàn doanh nghiệp đợc ghi nh sau:
+ Xuất kho nguyên vật liệu và thành phẩm đa vào sản xuất: Nợi TK 621 : 396.584.944
Có TK 152 : 362.892.713 Có TK 155 : 33.692.231
(trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tập hợp cho sản phẩm BaSO4 là 33.074.617đ
2. Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp
* Nội dung: Chi phí nhân công trực tiếp ở Xí nghiệp Hoá Dợc là những khoản tiền phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ dịch vụ bao gồm lơng chính, lơng phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lơng, các khoản trích theo lơng theo quy định hiện hành.
* Tài khoản sử dụng: Để phản ánh toàn bộ các khoản chi phí này, kế toán sử dụng TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”. Tài khoản này đợc tập chung cho tất cả các phân xởng, sau đó sẽ đợc phân bổ cho từng sản phẩm để xác định giá thành; đồng thời để phục vụ cho việc hạch toán tiền lơng, tập hợp chi phí nhân công trực tiếp kế toán sử dụng TK 334 – “Phải trả cho nhân công viên”, TK 338 – “Phải trả phải nộp khác” trong đó đợc mở chi tiết.
TK 338.2 : KPCD (2% tiền lơng thực tế) TK 338.3 : BHXH (15% tiền lơng cơ bản) TK 338.4 : BHYT (2% tiền lơng cơ bản)
* Hình thức tiền lơng: Là doanh nghiệp sản xuất vật chất, tiền lơng phải trả gắn liền với kết qủa lao động mà công nhân đã thực hiện. Để phù hợp với điều kiện hiện nay, ở Xí nghiệp đang áp dụng hai hình thức trả lơng cho:
+ Hình thức trả lơng theo sản phẩm:
Hình thức này áp dụng cho công nhân sản xuất, lơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất đợc tính cho mỗi tổ sản xuất theo công thức sau:
Tiền lơng trả cho Số lợng thành Đơn giá lơng đơn công nhân trực tiếp = phẩm nhập kho x vị sản phẩm
+ Hình thức trả lơng theo thời gian: áp dụng cả đối với lao động trực tiếp và lao động gián tiếp.
- Đối với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm: Đây là những khoản lơng bổ sung bao gồm lơng công nhân nghỉ phép, vệ sinh nhà xởng, máy móc thiết bị, lơng hội họp, học tập an toàn lao động. Xí nghiệp căn cứ vào mức lơng theo cấp bậc để tính toán trả lơng cho công nhân sản xuất về các khoản lơng bổ sung này.
- Đối với lao động gián tiếp:
Tiền lơng phải Mức lơng tối thiểu x Hệ số lơng Số ngày làm việc trả theo thời gian Số ngày làm việc chế độ (26) thực tế trong tháng
* Cơ sở tính lơng: Các chứng từ hạch toán lao động, kết quả lao động thực tế của Xí nghiệp và các quy định của Nhà nớc. Xí nghiệp áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm, trả theo số lợng và chất lợng hoàn thành. Lơng sản phẩm áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất trong Xí nghiệp, ta có quy trình tập hợp chi phí nhân công trực sản xuất nh sau:
- Tại các phân xởng, dựa vào kế hoạch sản xuất sản phẩm, tổ trởng các tổ sản xuất ngoài việc đôn đốc công nhân trong tổ thực hiện phần việc của mình đảm bảo theo đúng tiến độ yêu cầu kỹ thuật, còn theo dõi tình hình lao động của từng công nhân trong tổ để làm căn cứ chấm công. Cuối tháng tổng hợp bảng chấm công gửi lên phòng tổ chức.
- Căn cứ vào bảng chấm công của các tổ sản xuất do phân xởng đa lên, phòng tổ chức hành chính tiến hành tính ngày công sau đó chuyển sang phòng tài vụ cho kế toán tiền lơng căn cứ vào đó để tính lơng.
- Kế toán tiền lơng căn cứ vào “ Bảng chấm công” của các tổ sản xuất, đồng thời căn cứ vào cấp bậc của cán bộ công nhân để tính toán vào “Bảng thanh toán tiền lơng” (Biểu số 6). Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lơng của các tổ sản xuất, kế toán lập “Bảng tổng hợp lơng”
- Cuối tháng căn cứ vào số lợng sản phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho do quản đốc phân xởng đa lên (Biểu số 8), phòng tổ chức tiến hành tính lơng sản phẩm căn cứ vào đơn giá tiền lơng, lơng bổ sung và lập “Bảng thanh toán tiền lơng theo sản phẩm” (Biêu số 9). Sau đó phòng tổ chức lại chuyển “Bảng thanh toán tiền lơng theo sản phẩm” về lại phòng kế toán để kế toán tiền lơng căn cứ vào đó để trả lơng cho công nhân sản xuất. Bảng này không dùng để tập hợp vào “Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH”.
- Căn cứ vào “Bảng tổng hợp lơng”, “Bảng thanh toán lơng theo sản phẩm” để tính toán việc trả lơng cho các tổ sản xuất của các phân xởng, của nhân viên quản lý doanh nghiệp hay bộ phận bán hàng. Hiện nay đối với công nhân sản xuất, Xí nghiệp áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm và lơng thời gian (lơng bổ sung) thì tổng số lơng phải trả cho công nhân ở các phân xởng trong tháng 2 là:
26.987.798 + 12.056.768 + 15.497.266 = 54.541.832đ.
Kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp lơng để theo dõi việc tạm ứng lơng trong kỳ cho công nhân sản xuất. Theo các biểu 9a, 9b, 9c, trong tháng 2 toàn bộ tiền lơng đã trả cho công nhân ở các phân xởng, các tổ sản xuất là:
22.244.259 + 9.543.590 + 7.363.397 = 39.151.246đ.
Trong khi đó tổng số tiền lơng phải trả cho công nhân sản xuất theo sản phẩm là: 54.431.221đ. Do vậy số tiền phải trả thêm cho công nhân sản xuất là:
54.541.832 – 39.151.246 = 15.390.586đ.
Kế toán không căn cứ vào bảng tổng hợp lơng để tập hợp vào “Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH” mà chỉ sử dụng để theo dõi và chi trả lơng thực tế cho công nhân sản xuất và các phòng ban, bộ phận khác. Việc tập hợp chi phí nhân công trực tiếp để lên bảng phân bổ tiền lơng do phòng tổ chức căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm để xây dựng lên quỹ lơng cho một năm. Cụ thể căn cứ vào số lợng sản phẩm thực tế trong tháng, tình hình tiêu thụ sản phẩm, Kế toán tr… ởng quyết định phân bổ tiền lơng tháng 2 là 120.000.000đ, BHXH, BHYT, KPCĐ là 17.500.000đ. Với khoản tiền lơng
và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ đó, kế toán tiền lơng tiến hành phân bổ cho các đối tợng nh: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nhân viên phân xởng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng.
Các số liệu phân bổ này đợc tập hợp vào “Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH” (Bảng phân bổ số 1 – Biểu số 10). Số liệu từ bảng phân bổ này làm căn cứ để lập nhật ký chứng từ số 7 kế toán ghi:
Nợ TK 622 : 99.310.000 Có TK 334 : 99.310.000 Nợ TK 622 : 14.267.000 Có TK 338 : 14.267.000
3. Phí sản xuất Kế toán tập hợp chi chung (CPSXC):
* Nội dung: CPSXC tại Xí nghiệp Hoá Dợc gồm các khoản sau: - Chi phí nhân viên quản lý phân xởng
- Chi phí nguyên vật liệu, CC – DC dùng chung cho phân xởng. - Chi phí khấu hao TSCĐ thuộc phân xởng sản xuất.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài nh điện, nớc, … - Chi phí khác bằng tiền
* Tài khoản sử dụng: Để tập hợp CPSXC, kế toán sử dụng TK 627 – “Chi phí sản xuất chung”. ở Xí nghiệp Hoá Dợc, TK 627 không mở các tài khoản cấp 2 phản ánh chi tiết mà chỉ để phản ánh tổng hợp các nội dung chi phí trên.
+ Chi phí nhân viên quản lý phân xởng:
Chi phí nhân viên quản lý phân xởng phản ánh các chi phí liên quan và phải trả cho nhân viên Xí nghiệp “Quản đốc phân xởng, thủ kho” bao gồm: Chi phí tiền lơng, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả, phải tính cho quản đốc phân xơng, thủ kho.
Hàng tháng, kế toán tiền lơng căn cứ vào số tiền lơng phân bổ theo tháng là 120.000.000đ và số BHXH, BHYT, KPCĐ là 17.500.000đ kế toán phân bổ cho các đối tợng đó là chi phí nhân viên quản lý phân xởng. Chi phí này đợc thể hiện trên “Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH” (Bểu số 10).
Cụ thể tháng 2 chi phí nhân viên quản lý phân xởng tập hợp đợc là: Nợ TK 627 : 6.128.200
Có TK 338 : 828.200 + Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ:
Chi phí vật liệu gồm các loại phụ tùng thay thế, nhiên liệu dùng để sửa chữa, bảo dỡng máy móc, thiết bị của các phân xởng sản xuất; còn chi phí công cụ dụng cụ gồm các loại công cụ dụng cụ lao động nhỏ phục vụ sản xuất nh chổi rửa, quần áo bảo hộ, gang tay. Kế toán căn cứ vào các phiếu lĩnh định mức vật t và phiếu xuất kho của công cụ dụng cụ đã đợc ghi rõ đối tợng sử dụng để tiến hành tổng hợp số lợng và giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Số liệu này đợc phản ánh trên bảng phân bổ số 2 “Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ” (Biểu số 5). Cụ thể trong tháng 2/2002 chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho công tác sản xuất ở phân xởng (tập hợp chung cho tất cả các phân xởng sản xuất) là:
Nợ TK 627 : 27.840.295 Có TK 152 : 25.522.291 Có TK 153 : 2.318.004
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ).
Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho sản xuất trong Xí nghiệp bao gồm khấu hao máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, nhà xởng vật kiến trúc, thiết bị dụng cụ quản lý những TSCĐ này đều có giá trị sử dụng lớn, thời gian sử dụng lầu dài. Để phục vụ cho việc tính trích khấu hao, theo dõi tình hình thiện có của TSCĐ cũng nh sổ khấu hao TSCĐ kế toán sử dụng TK 211 – “TSCĐ hữu hình “, TK 214 “Hao mòn TSCĐ”.
Việc tính toán và trích hấu hao TSCĐ tại Xí nghiệp Hoá Dợc đợc xác định căn