II Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công
2.5. Biện pháp quản lý dự trữ hàng dự trữ
Hàng dự trữ là bộ phận quan trọng của vốn lưu động ở công ty. Nó đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra th ường xuyên liên tục. Quản lý tốt hàng dự trữ sẽ giúp cho công ty thực hiện tốt mức luân chuyển hàng hoá giảm số hàng dự trữ, tăng tốc độ quay vòng hàng dự trữ từ đó góp phần tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Trên thực tế quản lý hàng dự trữ bao gồm việc lập kế hoạch tổ chức quản lý các hoạt động nhằm vào luồng hàng hoá đi vào và đi ra khỏi doanh nghiệp. Trong qúa trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có rất nhiều quyết định phụ thuộc vào quản lý hàng dự trữ chẳng hạn khi nào là thời điểm tốt nhất để mua hàng hoá? Nên tổ chức việc mua hàng như thế nào? Cách tốt nhất để quản lý hàng dự trữ là gì? Quản lý tốt hàn g dự trữ là phải xác định được mức tối ưu, tức là làm tốt các công việc trên và đưa ra được quyết định về khối lượng hàng cần mua vào để dự trữ cũng như thời gian để dự trữ chúng.
Tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội hàng dự trữ năm 2001 giảm so với năm 2000 và năm 2002 giảm mức thấp nhất trong vòng ba năm trở lại đây. Về cơ bản công tác quản lý dự trữ của Công ty trong vòng ba năm trở lại đây đạt được thành tích đáng khích lệ và cần phát huy hơn nữa đến công tác này.
- Đối với bộ phận liên quan đến nhập khẩu: Đây là lĩnh vực kinh doanh khá đặc biệt nên nó đòi hỏi một số điều cần quan tâm riêng trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá.
+ Phải tổ chức triển khai công tác nghiên cứu thị tr ường trong nướ c về tất cả các lĩnh vực: nhu cầu, thị tr ường dựa trên cơ sở tiềm lực tài chính của khách hàng, nhu cầu có khả n ăng thanh toán, từ đó ước lượng lượng hàng cần nhập về đế đáp ứng nhu cầu cho việc cung cấp hàng hoá cho các bạn hàng.
+ Do hàng nhập khẩu phải đối mặt với hàng sản xuất trong n ướ c nên công ty cần tìm hiểu trước về đặc điểm của hàng hoá sản xuất trong nước như khả năng cung ứng, giá cả, chất lượng cũng như các vấn đề khác có khả năng ảnh hưởng đến sản xuất trong n ước như chính sách thương mại quốc tế, thuế, tất cả các yếu tố đều tác động đến khả năng tiêu thụ hàng nhập khẩu.
+ Xu hướng biến động tỉ giá hối đoái trong thời gian tới, cần phải quan tâm tới vấn đề này vì chính nó là cầu nối trung gian giữa giá mua và giá bán. Nếu dự báo tỷ giá tăng tức giá kỳ vọng tính theo VNĐ sẽ tăng lên không có lợi trong cạnh tranh về mặt giá cả hàng sản xuất trong n ước. Trong nh ững trường hợ p này công ty nên xem xét lại kế hoạch nhập hàng, còn nếu chúng được dự báo ngược lại thì đó là lợi thế cho công ty.
+ Thời điểm nhập hàng phải là lúc mà nhu cầu đang trong giai đoạn đầu của thời kỳ phát triển và cung trong n ước còn hạn chế, không nên nhập hàng trong khi chúng đang trong tình trạng tràn ngập thị trường.
+ Trong quá trình nhập hàng thì chúng ta được coi là dự trữ do vậy cần phải rút ngắn thời gian vận chuyển, bốc dỡ tránh để chúng phải l ưu cảng quá lâu gây ứ đọng vốn và có t hể làm giảm giá trị hàng hoá hoặc mất đi cơ h ội tiêu thụ vì lý do chậm trễ.
+ Sau khi đã nhận hàng về kho công ty là người quản lý trực tiếp chúng lúc này bi ện pháp duy nhất có thể làm là tìm cách đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ t ăng cường công tác tham gia hội chợ triển lãm, hội chợ hàng tiêu dùng đ ể mở rộng quan hệ với khách hàng, duy trì tốt các quan hệ cũ.
+ Đối với hàng dự trữ đã rơi vào tình trạng lỗi thời, khả năng tiêu thụ kém công ty nên mạnh dạn chịu tổn thất phần nào để nhanh chóng giải phóng nguồn vốn tồn đọng bằng cách hạ giá. Hơn nữa điều này còn giúp công ty tránh được những tổn thất khác có thể xảy ra nh ư chi phí lưu kho, bảo quản, tổn thất do chất lượng hàng hoá giảm, hoặc do mất mát hao hụt.
Tóm lại đối với hàng hoá nhập khẩu thì vấn đề được coi trọng không chỉ là công tác quản lý chúng sau khi đã nhập mà quan trọng hơn là lúc đưa ra quyết định nhập: nhập hay không, loại nào bao nhiêu, từ đâu và khi nào đến?
- Đối với bộ phận liên quan đến xuất khẩu:
Với định hướng đẩy mạnh xuất khẩu trong thời gian tới thì đây là một vấn đề công ty nên quan tâm. Do tính chất mùa vụ trong cả thị trường đầu vào và đầu ra nên dự trữ là điều cần thiết. Tuy nhiên dự trữ thế nào cho hiệu quả mới là câu hỏi cần được trả lời.
Trước khi tiến hành thu mua nguyên vật liệu công ty nên quan tâm một số vấn đề sau:
+ Nghiên cứu thị trường xuất khẩu để quyết định nhập loại mặt hàng nào, cần sản xuất và có khả năng sản xuất, quy mô sản xuất. Từ đó đi đến quyết định tương tự đối vớ i nhu cầu nguyên vật liệu của công ty.
+ Sau khi đã xác định được loại nguyên vật liệu lại tiếp tục nghiên cứu thị trường nhưng lại với tư cách là người mua để lựa chọn được ngu ồn cung ứng tốt nhất (giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán).
Nếu mua nguyên vật liệu mang tính chất mùa vụ cao công ty buộc phải thu mua đủ lượng dự tính cần thiết.
+ Do tính chất không ổn định sau thị trường đầu ra nên quy mô kinh doanh có thể dao động. Vì vậy công ty nên xem loại nào hay gặp tình huống giao động và biên độ giao động của nó để có biện pháp duy trì dự trữ bảo đảm nhằm duy trì tính liên tục trong sản xuất kinh doanh cũng như tránh bị bỏ lỡ cơ hội trong kinh doanh. Mặt khác nó còn liên quan đến quyết định về vấn đề tìm nguồn tài trợ.
Thường xuyên tổ chức công tác kiểm kê, đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu để có biện pháp kịp thờ i nhằm hạn chế tổn thất hao hụt ngoài định mức.
Tóm lại để nhanh chóng giảm hàng dự trữ và quản lý hàng dự trữ có hiệu quả hơn trong những n ăm tới công ty cần thực hiện các b ước sau:
- Tiến hành xác định một cách chính xác nhu cầu hàng hoá trong kỳ kinh doanh.
- Cân đối nhu cầu và khả năng đáp ứng của công ty để đảm bảo có được hệ thống dự trữ có hiệu quả thông qua khả n ăng huy động vốn... Từ đó xác định khối lượng chính xác hàng nhập nhằm bảo đảm tính liên tục cho quá trình kinh doanh và giảm đến mức tối thiểu các chi phí liên quan đến dự trữ.
- Phải xác định nguồn hàng cung ứng và giá cả của hàng hoá nhằm mục tiêu tối thiểu hoá chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá.
- Hạch toán chi phí một cách chính xác, đây là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động dự trữ của công ty. Vì vậy cần đánh giá chính xác từng khoản chi phí dự trữ, một vấn đề thuộc về nghệ thuật kinh doanh đó là công ty làm sao đẩy dự trữ sang cho phía người bán. Nghĩa là bằng uy tín và mối quan hệ tạo ra, được người cung cấp hàng hoá tin c ậy để trong mọi tr ường hợp có khả năng giảm thời gian liên lạc và mua bán hàng hoá đảm bảo đáp ứng cao nhất nhu cầu thị trường bằng cách tạo sự tin câỵ vớ i người bán. Công ty sẽ có điều kiện giảm được vốn dự trữ và các chi phí khác có liên quan trong khâu này.
2.6. Quản lý chặt chẽ doanh thu và chi phí
Doanh thu và chi phí là những chỉ tiêu chủ yếu nhằm đánh giá kết quả hoạt động kinh tế của doanh nghiệp đông thời cũng là chỉ tiêu để đánh gía hi ệu quả sử dụng vốn l ưu động
Các giải pháp nhằm thu hút doanh thu
Trong ba năm trở lại đây doanh thu của Công ty không ngừng tăng nhưng bên cạnh đó mức tăng giá vốn hàng bán rất cao vẫn là nỗi lo của ban quản lý.
Do tính ch ất cạnh tranh trên thị trườ ng ngày càng mạnh mẽ, việc tiêu thụ hàng hoá gặp rất nhiều khó khăn, nên muốn tăng doanh thu trước tiên chúng ta cần xem xét các biện pháp đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá:
- Chú trọng xây dựng thị trường
Biến động sâu sắc của lĩnh vực chính trị và kinh tế của thế giới, đã ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế Việt Nam, Công ty có lúc rơi vào thế lúng túng, thiếu định hướng cho sự phát triển. Do đó việc coi trọng phát triển thị trường cần phải được coi trọng hơn, mạng lưới tiêu thụ hàng hoá không chỉ bó hẹp với những khách hàng lâu n ăm mà phải mở rộng sang các thị trường mới.
-Nâng cao chất lượng thép nhập vào
Chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng trong cạnh tranh, do đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh, nhu cầu vê các loại thép có chất l ượ ng nhằm phục vụ cho các công trình lớn, yêu cầu tiêu chuẩn ở một mức theo yêu cầu quy định của từng công trình. Để thực hiện mục tiêu này yêu cầu đặt ra với các nhân viên là phải có n ăng lực và tay nghề, tăng cường công tác kiểm tra chất l ượng, lắp đặt các loại máy móc kiểm tra..
-Tăng cường các biện pháp hỗ trợ và xúc tiến kinh doanh
Đây là công việc thuộc bộ phận phòng kinh doanh của Công ty, công ty cần có chính sách về quá trình tiêu thụ
- Đa dạng hoá hình thức tiêu thụ: Việc bán hàng của Công ty chủ
yếu thông qua bán hàng đại lý. Viêc bán hàng này phục vụ cho các khách hàng quên là phần nhiều. Do đó, Công ty cần đa dạng trong hình thức bán hàng như: có thể không cần thông qua đại lý mà cung cấp trực tiếp cho khách hàng..
- áp dụng chính sách giá cả linh hoạt: trong công tác bán hàng của
đối vớ i khách hàng thanh toán trước thời hạn quy định, cần có các mức giá khác nhau theo lượng hàng mà khách hàng mua..
Giá cả của hàng hoá là một trong những yếu tố cơ bản ảnh hưởn g đến mức tiêu thụ hàng hoá và lợi nhuận của Công ty. Nếu Công ty định giá cao thì s ản phẩm khó tiêu thụ còn nếu bán giá thấp thì ảnh h ưởng đến lợi nhuận của Công ty. Tuỳ theo từng tr ường hợp cụ thể mà Công ty đưa ra mức gía cho phù hợp.
Để cạnh tranh mở rộng và chiếm lĩn h thị trường thì Công ty nên định giá thấp, tạm thời chấp nhận một mức lợi nhuận thấp để tạo vị thế trên thương trường. Việc tăng giá nh ằm thu hồi lợi nhuận Công ty sẽ thực hiện khi đã chiếm lĩnh được thị trường. Một chính sách giá cả mềm dẻo, linh hoạt sẽ thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá, nâng cao lợi nhuận.
Các biện pháp nhằm giảm chi phí
Quản lý chặt chẽ chi phí là để sử dụng tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp giá thành nhằm đạt mục tiêu cuối cùng là tăng lợi nhuận và hiệu quả sử dụng vốn nói chung và vốn l ưu đ ộng nói riêng. Trong nh ững năm qua việc quản lý chi phí ở Công ty đã có nhiều tiến bộ, việc cắt giảm chi phí quản lý đã tiết kiệm cho Công ty một khoản không nhỏ. Tăng doanh thu phải kết hợp giảm chi phí mới nâng cao được n ăng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Để giảm chi phí Công ty nên thực hiện các biện pháp sau đây:
- Giảm các chi phí quản lý không cần thiết, hạ thấp các chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Dự trữ hàng phải hợp lý, tránh những thất thoát không đáng có. - Các chi phí phá t sinh phải có chứng từ hợp lệ
- Giảm chi phí lưu thông: Quản lý chặt chẽ chi phí vận chuyển bốc dỡ rút ngắn quảng đường vận tải bình quân và lựa chọn đúng đắn phươn g tiện vận chuyển hàng hoá, kết hợp chặt chẽ mua và bán, chủ động trong hoạt động dịch vụ, phân bố mạng lưới kinh doanh tạo cho hàng hoá có đường vận động một cách hợp lý, ngắn nhất, chuẩn bị tốt nhất cho công tác chào hàng.
Tuân thủ các ký kết để giảm các khoản phải trả do việc vi phạm hợp đồng
2.6 Tăng cường áp dụng hình thức tín dụng thương mại trong quan hệ mua hàng
Để đảm bảo nhu cầu vốn lưu động, trước hết phảI huy động tối đa nội lực từ bên trong, tăng cường huy động các nguồn ngắn hạn để đáp ứng nhu cầu trước mắt. Công ty có thể chủ động trong việc sử dụng các kho ản huy động từ bên trong. Dựa vào đặc điểm kinh doanh và thực trạng hoạt động của Công ty, Công ty nên tăng cường huy động vốn bằng hình thức tín dụng thương mại.
ứng dụng hình thức tín dụng thươ ng mại thì Công ty có thể sử dụng các lợi thế sau:
- Tín dụng thương mại là phương thức tài trợ tiện lợi và linh hoạt nhất trong kinh doanh, việc áp dụng hình thức này giúp Công ty tạo khả năng mở rộng mối quan hệ hợp tác kinh tế một cách lâu bền.
- Chi phí của việc sử dụng hình thức này ẩn hiện dưới hình thức thay đổi của mức giá bán. Thông thường mức giá chỉ nâng lên một khoản nhỏ, do vậy Công ty cũng sử dụng các khoản này với chi phí thấp.
- Công ty có thể chủ động trong việc sử dụng các khoản tín dụng. Công ty có những thuận lợi sau khi sử dụng hình thức tín dụng thương mại.
Xuất phát từ lợi thế của các khoản tín dụng th ương mại và tính khả thi của các giải pháp huy động vốn từ nguồn này nên Công ty cần chú trọng huy động vốn từ nguồn này.
Song song với kế hoạch hóa tổ chức huy động vốn, Công ty cần chủ động lập kế hoạch nhằm hình thành nên các dự định về phân phối và sử dụng vốn đã tạo lập được sao cho có hiệu quả nhất.
Kế hoạch huy động và sử dụng vốn kinh doanh là một bộ phận quan trọng của kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh ư kế hoạch khác, do đó việc lập kế hoạch này nhất thiết phải dựa vào phân tích tính toán và các chỉ tiêu về kinh tế và tài chính của các năm trước làm cơ sở, kế hoạch phải được lập sát, đúng, toàn diện và đồng bộ làm cơ sở tin cậy cho việc tổ chức huy động và sử dụng vốn sản xuất kinh doanh của x í nghiệp mang lại hiệu quả nhất.
Kết luận
Trong công cuộc đổi mới hiện nay, cùng với quá trình đổi mới nền
và vốn lưu động nói riêng là hết sức cần thiết, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại. Hiệu quả sản xuất kinh doanh của một công ty phụ thuộc vào nhiều yếu tố như công tác quản lý nhân sự, công tác phát triển thị tr ường, khả năng nắm bắt thị trường của từng doanh nghiệp.. . Vấn đề tài chính doanh nghiệp là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp ngày nay. Như vậy, để đạt được hiệu quả tốt trong quá trình kinh doanh thì các công ty không th ể quên đi việc quan tâm sử dụng vốn nói chung và vốn lưu động nói riêng. Đối với các doanh nghiệp thươ ng mại thì việc sử dụng có hiệu quả vốn lưu động có tính chất quyết định đến hiệu quả kinh doanh của công ty
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 2003
Chủ biên: TS Lưu Thị Hương.
2. Quản trị Tài chính Doanh nghiệp - Nhà xuất bản thống kê 1997.