Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
* Chứng từ sử dụng ở cụng ty ư Bảng chấm công
ư Hợp đồng lao động ư Bảng thanh toán lương
ư Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
ư Các phiếu chi, các chứng từ tài liệu khác về các khoản tạm ứng, khấu trừ, trích nộp,… liên quan.
* Trình tự luân chuyển chứng từ
Các đơn vị lập bảng chấm công, gửi về phòng kế toán để lập bảng thanh toán lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, trình kế toán trưởng, Giám đốc ký
duyệt. Sau đó kế toán thanh toán viết phiếu chi lương, lập bảng tổng hợp phân bổ "Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội".
* Tài khoản sử dụng:
ư TK 334 Phải trả công nhân viên ư TK 338 Phải trả phải nộp khác ư TK 3382 Kinh phí công đoàn ư TK 3383 Bảo hiểm xã hội ư TK 3384 Bảo hiểm y tế
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác: ư TK 141 Tạm ứng
ư TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp ư TK 627 Chi phí sản xuất chung
ư TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp ư TK 335 Chi phí phải trả.
Hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương liên quan đến kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng, trong đó phân biệt lương cơ bản và các khoản khác để ghi vào các cột tương ứng thuộc TK 334 (Phải trả công nhân viên) vào từng dòng thích hợp trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Căn cứ vào tiền lương phải trả thực tế (lương chính, phụ cấp) và tỷ lệ qui định về các khoản: BHXH, BHYT, KPCĐ để tính trích và ghi vào cột TK 338 (TK 3382, TK 3383, TK 3384).
TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp) gồm lương khoán của các đơn vị. TK 627 (chi phí sản xuất chung) gồm: chi phí quản lý xưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của công nhân phân xưởng.
TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp) gồm: Lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của khối phòng ban (trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội).
Biểu số 5:
Cụng ty thuốc lỏ Thăng Long
Bảng phân bổ tiền l-ơng và BHXH
Tháng 1năm 2008
TT
Ghi Có TK
Ghi Nợ TK
TK 334 ư phải trả CNV TK 338 ư Phải trả, phải nộp khác
Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng KPCĐ (3382) (2%) BHXH (3383) (15%) BHYT (3384) (2%) Tổng 1 TK 622 850474000 48856750 899330750 4686804 35160068 4686804 56856357 956187107 2 Tk627 214361340 25519500 239880840 1181305 8862066 1181305 14330598 254211438 3 TK641 301500097 12780600 314280697 1661510 122464532 1661510 19938044 444436741 4 TK 642 376439427 17222000 393661427 2074487 15562654 2074487 25165929 418827356 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 1742775125 104378550 1847153675 14406160 96065750 14406160 145109422
* Hàng tháng căn cứ vào "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH", kế toán vào bảng kê số 4, số 5 và nhật ký chứng từ số 7 (xem trang sau)
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tiền lương được kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 622: 850.474.261 Nợ TK 627: 214.361.340 Nợ TK 641: 301.500.097 Nợ TK 642: 376.439.427 Có TK 334: 1.742.775.125 Nợ TK 622 48856750 Nợ TK627 25519500 Nợ TK641 12780600 Nợ TK 642 17222000 Cú TK334 194378550
* Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán định khoản như sau: Các khoản trích theo lương được hạch toán:
1) Nợ TK 622: 7.009.485 Nợ TK 627: 4.287.227 Nợ TK 641: 6.030.002 Nợ TK 642: 7.528.788 Có TK 3382 34.855.502 2) Nợ TK 334: 24.016.440 Nợ TK 622: 35.160.068 Nợ TK 627: 8.862.066 Nợ TK 641: 12.464.532 Nợ TK 642: 15.562.654 Có TK 3383: 96.065.760 3) Nợ TK 334: 4.802.054
Nợ TK 622: 4.686.804 Nợ TK 627: 1.181.305 Nợ TK 641: 1.661.510 Nợ TK 642: 2.074.487 Có TK 3384: 14.406.160
* Từ ngày 12 đến ngày 15 hàng tháng kế toán chi tiền lương kỳ I cho toàn bộ cán bộ công nhân viên.
Nợ TK 334 71000000 Có TK 111 710000000
Biểu số 6
Đơn vị: Cụng ty thuốc lỏ Thăng Long
Bảng kê số 4
Chi phí sản xuất chung
Tháng 1 năm 2008 STT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ … TK334 TK338 … TK621 TK622 TK627 Cộng 1 TK154 12911321105 580109675 13491430780 2 TK621 12911321000 3 TK622 899330750 161590107 956187107 4 TK627 239880840 40728656 254211438 Cộng 1139211590 202318763 12911321105 580109675 27613150335
Biểu số 7
Đơn vị: Cụng ty thuốc lỏ Thăng Long
Nhật ký chứng từ số 7
tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp
Tháng 1 năm 2008 TK ghi Có TK ghi Nợ … TK141 TK334 TK338 … Tk621 TK622 TK627 Cộng TK 154 12911321105 580109675 13491430780 TK 621 TK622 899330750 56856357 TK627 239880840 14330598 TK641 314280697 19938044 TK642 393661427 25165929 … Cộng A 1847153675 145109422 12911321105 580109675 TK111 TK112
TK133 6020000 TK334 74691000 2818494 … Cộng B Cộng A+B 1847153675 153947916
* Cán bộ công nhân viên tạm ứng tiền, hàng tháng trừ qua lương. Kế toán ghi: Nợ TK 334 74691000
Có TK 141 74691000
* Tính ra số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV. Kế toán ghi Nợ TK 1388 6020000
Có TK 338 6020000
* Thanh toán BHXH cho CNV bằng tiền mặt. Kế toán ghi Nợ TK 338 6020000
Có TK 111 6020000
Số tiền mà BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên ốm là do BHXH thanh toán, nhưng theo chế độ hiện hành thì doanh nghiệp được quyền tính toán và trả trước cho người lao động. Sau đó BHXH căn cứ vào những chứng từ hợp lệ mà doanh nghiệp tập hợp gửi lên, BHXH sẽ thanh toán trở lại số tiền mà doanh nghiệp đã trực tiếp chi trả cho người lao động.
Khi BHXH hoàn trả lại số tiền đã chi kế toán ghi: Nợ TK 112 6020000
Có TK 1388 6020000
* Khi doanh nghiệp chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi sổ: Nợ TK 338 124939122
TK 3382 12808766 TK 3383 86971150 TK 3384 25150206
Có TK 112 124930122
Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 8 kế toán vào sổ cái trang TK 334ư Phải trả công nhân viên và TK 3382, TK 3383, TK 3384.
Biểu số 8: Sổ Cái TK 334 Số dư đầu kỳ Nợ Có 1302 01000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 111 710000000 141 74691000 131 966396915 3383 96065760 Cộng số phát sinh Nợ 1847153675 Tổng số phát sinh Có 1847153675 Số dư cuối tháng Nợ Có 130201000
Biểu số 9: Sổ Cái TK 3382 Số dư đầu kỳ Nợ Có 2105 200 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 112 12808766 Cộng số phát sinh Nợ 12808766 Tổng số phát sinh Có 14406160 Số dư cuối tháng Nợ Có 3703594
Sổ Cái TK 3383 Số dư đầu kỳ Nợ Có 5226 000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 111 6020000 112 86971150 Cộng số phát sinh Nợ 92991150 Tổng số phát sinh Có 96065760 Số dư cuối tháng Nợ Có 8300610
Sổ Cái TK 3384 Số dư đầu kỳ Nợ Có 8230 500 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 112 25150206 Cộng số phát sinh Nợ 25150206 Tổng số phát sinh Có 14406160 Số dư cuối tháng Nợ Có 2513546
PHẦN 3: MỘT SỐ í KIẾN NHẬN XẫT VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CễNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO
LƯƠNG TẠI CễNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3.1. Một số ý kiến đánh giá và nhận xét.
3.1.1. Nhận xét chung.
Trải qua hơn 50 năm tồn tại và phát triển, công ty thuốc lá Thăng Long đã dần dần khẳng định vị trí của mình và trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu ngành thuốc lá của cả nước. Song song với quá trình lớn mạnh về cơ sở vật chất, kỹ thuật, trình độ quản lí kinh tế của công ty cũng như từng bước nâng cao và hoàn thiện. Công tác hạch toán kế toán đã ngày càng đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với đặc điểm, tình hình sản xuất của nhà máy và trình độ chuyên môn của kế toán viên. Với đội ngũ cán bộ kế toán trẻ có trình độ cao, năng lực, kinh nghiệm, đầy nhiệt tình hoạt động có hiệu quả, phong kế toán luôn hoàn thành kế hoạch được giao, đảm bảo được toàn bộ thông tin kế toán của công ty, ban lãnh đạo đánh giá được hiệu quả kinh doanh.
Công ty đã tích cực trong việc áp dụng công nghệ vào tổ chức kế toán. Hệ thống máy tính đã được đưa vào sử dụng cho công tác kế toán từ rất sớm. Hệ thống này gồm máy vi tính tại các phân xưởng và ở phòng kế toán mỗi nhân viên đều có một máy. Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán vì thế mà giúp cho việc nhập số liệu nhanh, gọn, không mất thời gian và việc sửa sai cũng dễ dàng hơn. Ngay cả việc tìm kiếm dữ liệu cũng đơn giản hơn rất nhiều.
*Hệ thống kế toán sử dụng nhìn chung là vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản được ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐưBTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính ban hành cũng những sửa đổi bổ sung khác. Hệ thống này về cơ bản đã phản ánh được tính chất và nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Việc sử dụng đồng thời các tài khỏan chi tiết bên cạnh hệ thống tài khoản tổng hợp đã giúp cho việc theo dõi các đối tượng được rõ ràng hơn, chính xác hơn, tránh được những nhầm lẫn không đáng có. Trên cơ sở hệ thống tài khoản này mà trình
tự hạch tóan các phần hành được xây dựng khá tách bạch, từ đó cung cấp thông tin cho quản lý luôn kịp thời chính xác và có giá trị.
*Hệ thống chứng từ được sử dụng trong công ty theo đúng mẫu qui định của Bộ Tài Chính. Số loại chứng từ sử dụng phù hợp với đặc điếm kinh doanh. Các yếu tố trong chứng từ đầy đủ, chính xác, đảm bảo đủ căn cứ cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế. Chế độ lập, luân chuyển chứng từ hợp lí, gọn nhẹ, tránh được sự rườm rà song khá chặt chẽ trong quản lí.
*Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tương đối đầy đủ theo qui định của Bộ Tài Chính, tạo được mối quan hệ giữa các phần hành trong toàn bộ hệ thống kế toán của công ty. Hình thức sổ “Nhật kí chứng từ” được áp dụng tại công ty rất thuận lợi cho công tác theo dõi sổ sách, đảm bảo thông tin lưu trữ được đầy đủ, chính xác, đáp ứng được các nhu cầu kiểm tra, đối chiếu và phu hợp với thực tế qui mô tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.
*Công ty luôn chấp hành đúng chính sách thuế của nhà nước, thực hiện các chính sách chế độ kế toán hiện hành, các báo cáo được lập theo đúng qui định tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin cho cấp lãnh đạo và các đối tượng có liờn quan…Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty đã được cập nhật một cách chính xác, kịp thời tạo điều kiện giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn.
3.1.2. Nhận xét công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 3.1.2.1. Ưu điểm.
Cùng với sự phát triển của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán nói chung, kế toán tiền lương nói riêng còng không ngừng được hoàn thiện, tham mưu và giúp cho Ban Giám đốc điều hành các phần việc mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin về tài chính của Công ty giúp cho lãnh đạo Công ty ra các quyết định đúng đắn về quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty.
Bộ phận kế toán của Công ty đã thực hiện việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Công ty rất cụ thể, chính xác đáp ứng được nhu cầu của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty.
Việc chi trả tiền lương, thực hiện đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về các chế độ BHXH, BHYT đảm bảo quyền lợi trực tiếp của người lao động. Công ty cũng sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán đã quy định trong chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, về thanh toán các chế độ BHXH .
Công ty đã luôn đưa vấn đề tiêu thụ sản phẩm lên hàng đầu bởi lẽ khi sản lượng tiêu thụ càng cao thì quỹ tiền lương cũng tăng theo dẫn đến tăng thu nhập cho người lao động đảm bảo tái sản xuất sức lao động.
Hiện nay công ty thực hiện phân phối tiền lương chủ yếu theo 2 hình thức: Lương theo thời gian và lương theo sản phẩm.
* Đối với hình thức phân phối theo thời gian: là hình thức tương đối đơn giản, dễ tính toán. Nhà máy trả lương cho đối tượng này chủ yếu dựa vào mức lương tối thiểu và hệ số lương cấp bậc. Trong các phòng ban, thường xuyên đánh giá các nhân viên về tinh thần trách nhiệm trong công việc thông qua bảng chấm công. Do vậy công tác quản lý tiền lương cũng như quản lý nhân sự về mọi mặt được chặt chẽ hơn.
* Đối với hình thức phân phối theo sản phẩm: Đây là hình thức phân phối tiền lương tiên tiến. Nó đã gắn chặt người lao động với Nhà máy thúc đẩy tăng năng suất lao động, hoàn thành hoặc vượt định mức. Mặt khác, ta thấy tiền lương theo sản phẩm là cơ sở đề xác định trách nhiệm của mỗi người, thúc đẩy Nhà máy cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức lao động. Hình thức trả lương này của Nhà máy nhìn chung phù hợp với cơ cấu tổ chức sản xuất của Nhà máy, vì đây là một doanh nghiệp sản xuất nên khối lượng công nhân tương đối lớn, có những công việc có thể định mức được nhưng cũng có những công việc rất khó định mức hoặc định mức không chính xác.
Đối với những công nhân trực tiếp sản xuất được tính lương theo sản phẩm. Điều đó thể hiện rõ về việc đảm bảo công bằng trong phân phối tiền lương cho công nhân, hơn nữa các đơn vị sản xuất dễ dàng tính toán quỹ lương của mình. Đặc biệt trong hình thức này, cụng ty đã có một chế độ khen thưởng theo đánh giá phân loại theo A, B, C (với sản phẩm khoán), do đó làm tăng tính “cạnh tranh” trong việc phát huy sáng kiến, tăng năng suất lao động và giám sát lẫn nhau trong tập thể công nhân lao động. Mặt khác chế độ khen thưởng nó sẽ
phát huy được mặt mạnh của từng công nhân, tạo động lực thúc đẩy các công nhân học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau nhằm tăng mức sản phẩm của mình để tăng khoản thu nhập.
3.1.2.2. Nh-ợc điểm.
Bờn cạnh những mặt tớch cực, trong cụng ty cũn tồn tại một số điểm hạn chế, cụ thể như
Cụng Ty thuốc lỏ Thăng Long là loại hình doanh nghiệp sản xuất. Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức hưởng lương theo doanh thu.
Theo hình thức trả lương này thì nếu Công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì thu nhập của Cán bộ công nhân viên trong Công ty sẽ được nâng cao. Nhưng việc đảm bảo mức thu nhập của họ có được ổn định không thì lại phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh phải đạt doanh số, cũng như lợi nhuận của công ty có đạt hiệu qủa hay không đạt được mức doanh thu như kế hoạch đã đề ra trong khi thực hiện cũng như thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh
Do vậy Công ty cần có chính sách khen thưởng hợp lý bằng những việc làm cụ thể cả về vật chất lẫn tinh thần.
Để khuyến khích người lao động trong công việc và cũng phần nào cải thiện được cuộc sống của người lao động. Trong tâm lý người lao động muốn cống hiến đóng góp cho công ty.
Điều đó đòi hỏi Ban Lãnh đạo Công ty phải luôn tăng cường công tác quản lý, quan tâm và củng cố đội ngũ các bộ có năng lực chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn để góp phần cho sự phát triển Công ty, giúp cho tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đạt được hiệu quả, đạt doanh thu cao.
Trong hình thức khoán sản phẩm cho phân xưởng, Nhà máy đã áp dụng chế độ khen thưởng với 3 loại A, B, C. Với cách làm này, Nhà máy đã kích thích công nhân lao động, tạo ra sự “cạnh tranh” trong sản xuất. Tuy nhiên, mức độ khen