Để thực hiện công viêc kế toán nhanh chóng, thuận tiện cho việc hạch toán thì công ty đang áp dụng phần mềm kế toán máy A&C soft, đây là một phần mềm khá phù hợp với tình hình hoạt động của công ty. Đồng thời công ty áp dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ “ đây là một hình thức ghi sổ tương đối đơn giản, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trình tự ghi sổ kế toán trong công ty được tiến hành như sau :
Do công ty áp dụng hình thức khoán cho các đơn vị trực thuộc nên khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp, các kế toán xí nghiệp sẽ tiến hành tập hợp , phần loại hoá đơn chứng từ phản ánh nghiệp vụ đó. Tiếp đó, các kế toán viên sẽ tiến hành cập nhật các số liệu nội dung kinh tế của nghiệp vụ vào phần mềm máy tính, theo từng khoản mục công trình cụ thể. Vào cuối kỳ, khi đã tập hợp đầy đủ các chứng từ kế toán tại xí nghiệp sẽ tiến hành chạy phần mềm để tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết và sổ cái, sau đó kế toán sẽ in bảng kê tổng hợp chi phí và Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành của từng công trình, hạng mục công trình.
Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty:
Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán:
Hệ thống báo cáo kế toán tài chính mà công ty đang áp dụng tuân theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Ngoài ra , công ty còn lập thêm các biểu mẫu báo cáo theo quy định của tập đoàn Bưu chính viễn thông và các mẫu biểu báo cáo khác nhằm phục vụ cho mục đích quản trị của doanh nghiệp.
Theo đó các Báo caó kế toán do Nhà nước ban hành :
Bảng cân đối kế toán ( mẫu số B01-DN)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( mẫu B02-DN)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu B03-DN)
Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09-DN)
Công ty phải lập báo cáo tài chính hàng năm theo quy định của pháp luật cũng như quy định của Uỷ ban chứng khoán Nhà nước và báo cáo được kiểm toán tại Điều 47 ( Điều lệ công ty) , trong thời hạn 90 ngày kể từ khi kết thúc mỗi năm tài chính, phải nộp báo cáo tài chính hàng năm đã được Đại hội đồng cổ đông cho thông qua cho cơ quan thuế có thẩm quyền , Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước, Sở
Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ
Nhập chứng từ vào máy
Sổ chi tiết, Sổ cái Tk 621,622,627
Sổ giá thành Bảng cân đối số
Phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết, sổ cái Tk154
giao dịch chứng khoán / trung tâm giao dịch chứng khoán và cơ quan đăng ký kinh doanh.
Các báo cáo tài chính hàng năm và các tài liệu bổ trợ khác phải được công bố ra công chúng theo quy định của uỷ ban chứng khoán nhà nước và nộp cho cơ quan thuế hữu quan và cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh Nghiệp.
Biểu đồ : Màn hình ngoài của phần mềm A&C soft.
Sau khi nhập đúng mã số sử dụng thì phần mềm bắt đầu chạy.
2.3. Thực tế hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật viễn thông TST
Cơ chế khoán được áp dụng trong công ty :
Trong các doanh nghiệp xây lắp , do tính chất đặc thù và đặc điểm sản phẩm mà các doanh nghiệp xây lắp khi muốn tiến hành quá trình sản xuất sản phẩm cần căn cứ vào hợp đồng được kí kết giữa doanh nghiệp xây lắp và chủ đầu tư.
Thứ nhất, hợp đồng kinh tế kí kết trực tiếp hay còn gọi là “ Chỉ định thầu”: Nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiến hành tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, khi trình lãnh đạo cùng phòng kinh doanh xem xét đồng ý tiếp nhận thì sẽ tiến hành xây dựng phương án triển khai và báo giá. Công việc tiếp theo là tiến hành kí kết hợp đồng giữa ban lãnh đạo công ty và khách hàng. Sau đó Công ty sẽ tiến hành giao nhiệm vụ cho đơn vị thực hiện.
Thứ hai là loại hợp đồng do tham dự đấu thầu. Sau khi tiếp cận được thông tin về đấu thầu thì trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ sẽ xác nhận thông tin, nếu thấy có thể thực hiện được thì phòng kinh doanh sẽ xin ý kiến lãnh đạo của ban giám đốc. Công việc tiếp theo là phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan sẽ xây dựng hồ sơ tham dự thầu trình lên ban giám đốc xét duyệt, và sẽ tiến hành nộp hồ sơ tham dự thầu. Khi bên mời thầu thông báo trúng thầu thì phòng kinh doanh thực hiện thủ tục kí kết hợp đồng.
Về bản chất thì hai loại hợp đồng này giống nhau, song có một số nét khác biệt giữa hai loại như. Trong loại hợp đồng trực tiếp thì trong quá trình thực hiện quá trình xây lắp sẽ lập bản dự trù thông qua báo cáo kinh tế kỹ thuật và bản dự toán. Còn hợp đồng kí kết ở mời thầu thì bản dự trù được lập căn cứ vào báo cáo kinh tế kỹ thuật và hồ sơ.
Sau khi đã kí kết hợp đồng thì quá trình giao nhiệm vụ được tiến hành như sau: Sau khi tiến hành kí kết hợp đồng về công trình xây lắp, công ty sẽ có một quyết định giao nhiệm vụ cho xí nghiệp xây lắp số 1 thực hiện. Xí nghiệp sẽ tiến hành lập phương án thi công đồng thời khảo sát, nhận mặt bằng và lập dự trù về nhân công và nguyên vật liệu. Bản dự trù này sẽ được trình lên công ty và giám đốc công ty phê duyệt, lúc này mới bắt đầu thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp. Xí nghiệp căn cứ vào dự trù được phê duyệt, đơn vị sẽ tiến hành tạm ứng kinh phí tại công ty để triển khai thi công công trình, hạng mục công trình.
Khi công trình được hoàn thành thì chủ đầu tư và đơn vị trực tiếp thi công nghiệm thu công trình, sau đó đơn vị thi công sẽ tiến hành lập hồ sơ quyết toán A-B và tập hợp hồ sơ thanh toán nội bộ.
Căn cứ để lập quyết toán A-B là hợp đồng kinh tế, hồ sơ thiết kế kinh tế kỹ thuật dự toán, hồ sơ mời thầu, hồ sơ hoàn công, biên bản nghiệm thu bàn giao công
trình, nhật ký công trình. Sau đó, đơn vị thực hiện chuyển quyết toán A-B, hồ sơ hoàn chỉnh cùng nhật ký công trình lên phòng kinh doanh để thẩm định. Sau khi tiến hành thẩm định xong thì phòng kinh doanh sẽ chuyển hồ sơ và các tài liệu liên quan đến phòng kế toán tài chính công ty. Phòng kế toán tài chính sẽ kết hợp với đơn vị thực hiện làm thủ tục thanh toán với chủ đầu tư. Song song với quá trình quyết toán A-B, đơn vị thực hiện tập hợp hoá đơn chứng từ để tiến hành hạch toán chi phí tại xí nghiệp và xuất hoá đơn nội bộ cho công ty.
2.4 Thực trạng kế toán chi phí sản xuất
2.4.1. Đặc điểm và phân loại chi phí sản xuất sản phẩm:
Chi phí sản xuất sản phẩm là khoản mục chi phí chiếm phần lớn trong sản phẩm xây lắp,do đó nó có ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm cũng như kết quả kinh doanh của công ty. Điều đó đồng nghĩa là cần phải tiến hành quản lý chặt chẽ các khoản mục chi phí nhất là chi phí nguyên vật liệu để có thể tiết kiệm chi phí , hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác , sản phẩm xây lắp là một sản phẩm mang tính đặc thù cao của công ty, do đó mà khoản mục chi phí sản xuất có những đặc điểm riêng:
Chi phí sản xuất phát sinh lớn, cho nhiều hạng mục công trình, do đó cần tập hợp từng khoản mục chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình cụ thể. Sản phẩm được bàn giao cho chủ đầu tư trên cơ sở nghiệm thu công trình dựa vào các dự toán ban đầu đã quy định, theo đúng thiết kế kỹ thuật cũng như chất lượng. Do đó, ban đầu cần phải tiến hành lập dự toán chi phí cho từng công trình.
Công tác tính giá thành được tính vào cuối quý mặc dù các khoản chi phí được tập hợp theo từng tháng.
Để thuận tiện cho việc quản lý thì cần phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như yêu cầu quản trị. Chi phí sản xuất ở công ty được phân loại theo khoản mục tính giá thành, bao gồm
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí sản xuất chung
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm phức tạp, sản ohẩm mang tính đơn chiếc.. mặt khác sản phẩm xây lắp là các công trình bên ngành viễn thông nên các khoản chi phí đều được lập dự tóan từ trước, hay nói cách khác doanh thu đã được xác định ngay từ đầu. Chính vì vậy việc xác định đúng đối tượng và phương pháp kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm hợp lý có ý nghĩa trong việc xác định kết quả sản xuất của công ty.
Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là các hạng mục công trình gắn với từng quy trình công nghệ sản xuất theo từng điểm dừng kỹ thuật hợp lý. Khi đạt đến điểm dừng kỹ thuật sẽ tiến hành kế toán chi phí cho mỗi phần, lúc nào xác định được doanh thu mới bắt đầu kết chuyển chi phí. Mặc khác đối với mỗi công trình lại có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau do đó đối tượng tập hợp chi phí cũng khác nhau.Trên cơ sở đó, xí nghiệp xây lắp số 1 trực thuộc công ty đã tiến hành lựa chọn phương pháp kế toán chi phí sản xuất là phương pháp trực tiếp : Theo phương pháp này chi phí sản xuất liên quan đến nhiều công trình , hạng mục công trình thì được hạch toán trực tiếp cho công trình hạng mục công trình đó.
Phương pháp gián tiếp: Theo phương pháp này chi phí sản xuất phát sinh liên quan đến nhiều công trình , hạng mục công trình sẽ được tổng hợp và phân bổ theo một tiêu thức hợp lý cho từng công trình , hạng mục công trình đó.
Phần lớn các công trình được tiến hành trong một thời gian khá dài đòi hỏi việc tập hợp chi phí ở công ty cần được thực hiện cho một khối lượng công việc nhất định theo một thời gian nhất đinh có thể là quý, năm cho từng công trình đó.
Theo đó, để tập hợp chi phí tại xí nghiệp xây lắp số 1 trực thuộc công ty đã sử dụng các tài khoản sau :
Tk 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tk 622- Chi phí nhân công trực tiếp Tk 627- Chi phí sản xuất dở dang
Tk 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Tại xí nghiệp xây lắp số 1, sử dụng tài khoản chi tiết:
Tk 1540 – Chi phí chung
Tk 1544 – Chi phí xây lắp
Tk141- Tạm ứng, đây là tài khoản sử dụng phổ biến để theo dõi các khoản tạm ứng thanh toán cá nhân trong xí nghiệp trong quá trình thi công công trình.
Xí nghiệp sử dụng chi tiết Tk141.4: tạm ứng của cán bộ công nhân viên
Ngoài ra , để quản lý các khoản kinh phí công trình mà công ty cấp cho xí nghiệp cũng như các khoản đã được xí nghiệp thanh toán, xí nghiệp sử dụng tài khoản 136- phải thu nội bộ. Được mở chi tiết như sau:
1361: vốn kinh doanh tại công ty
1362: phải thu nội bộ với công ty về các khoản chi phí khác 1363: phải thu công ty liên quan đến khoản tiền vay
1368; phải thu nội bộ khác
Để hạch toán khoản phải trả nội bộ, công ty sử dụng tài khoản 336, mở chi tiết:
3361-phải trả nội bộ dài hạn
3362-phải trả công ty về các chi phí khác
3363-phải trả công ty liên quan đến khoản tiền vay 3368-phải trả nội bộ ngắn hạn
2.4.3. Nội dung và trình tự hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp:
Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông TST đã có một bề dày truyền thống kinh nghiệm hơn 10 năm trong việc xây lắp và lắp đặt các công trình viễn thông. Để có thể hiểu rõ hơn về thực tế hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty, em xin lấy số liệu gói thầu thi công xây lắp : công trình sữa chữa, cải tạo mạng cáp trung tâm viễn thông Kim sơn viễn thông Ninh bình năm 2008 ( Hợp đồng kinh tế được kí kết vào ngày 18/4/2008) để minh hoạ cho quy trình hạch toán và tính giá thành tại công ty.
Trình tự kế toán chi phí sản xuất:
Công ty hiện tại đang sử dụng hình thức khoán là phổ biến, đây là hình thức được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp xây lắp vì là hình thức thuận tiện, hợp lý và khoa học. Tại công ty, sau khi ký kết hợp đồng, căn cứ vào gói thầu được giao thì công ty sẽ có quyết định giao nhiệm vụ thực hiện công trình cho xí nghiệp xây lắp số 1. Sau đó tại xí nghiệp xây lắp số 1 sẽ tiến hành lập bản dự trù về kinh
phí nhân công và nguyên liệu để trình giám đốc công ty kí duyệt và sau đó tiến hành sản xuất sản phẩm xây lắp.
Kế toán tại xí nghiệp tiến hành hạch toán chi phí sản xuất như sau:
+ Mở sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất, mở sổ riêng cho từng tài khoản liên quan đến chi phí 621,622,627,154
+Tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ, liên quan đến từng công trình và hạng mục công trình.
+ Tổng hợp các chi phí phát sinh theo các khoản mục công trình và xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kì đẻ căn cứ tính giá thành .
2.4.3.1. Nội dung phương pháp kế toán chi phí sản xuất:
a) Hạch toán chi phí nguyên vật liệu:
*) Ý nghĩa của việc hạch toán chi phí NVL
Do đặc thù của sản phẩm xây lắp nên chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng giá thành sản phẩm. Chi phí này bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho quá trình xây lắp hạng mục công trình, do đó đòi hỏi yêu cầu quản lý về tình hình sử dụng nguyên vật liệu phải chính xác tránh tình trạng lãng phí không đáng có, giúp xác định đúng và có thể hạ giá thành sản phẩm. Ban đầu khi nhận được nhiệm vụ thì đơn vị thực hiện- cụ thể là xí nghiệp xây lắp số một đã có một bản dự trù về khoản chi phí, do đó cần phải dựa vào bản dự trù để mua sắm nguyên vật liệu cần thiết cho việc sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu dùng để thi công có thể chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: attomat,dây tiếp địa,cáp điện, đồng trần, khung bể… Nguyên vật liêu phụ : vật liệu điện, sắt thép.và các loại vật tư khác
Nhiên liệu : dầu diezel, dầu mỡ phụ…
Công cụ dụng cụ:phụ tùng khoan…
*) Tài khoản và chứng từ sử dụng:
Xí nghiệp sử dụng Tk 621 “ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp “
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu các chứng từ được sử dụng bao gồm: Hợp đồng mua bán , Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, tờ trình xin xuất kho, phiếu xuất kho dùng thẳng…
Do đặc thù của việc xây lắp các công trình thường là có địa điểm rất xa, nhu cầu về nguyên vật liệu là thường xuyên. Do đó phần lớn các nguyên vật liệu đều căn cứ vào dự trù chi phí để mua. Mặt khác để thuận tiện cho việc quản lý chi phí