a) Hạch toán chi phí nguyên vật liệu:
*) Ý nghĩa của việc hạch toán chi phí NVL
Do đặc thù của sản phẩm xây lắp nên chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng giá thành sản phẩm. Chi phí này bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho quá trình xây lắp hạng mục công trình, do đó đòi hỏi yêu cầu quản lý về tình hình sử dụng nguyên vật liệu phải chính xác tránh tình trạng lãng phí không đáng có, giúp xác định đúng và có thể hạ giá thành sản phẩm. Ban đầu khi nhận được nhiệm vụ thì đơn vị thực hiện- cụ thể là xí nghiệp xây lắp số một đã có một bản dự trù về khoản chi phí, do đó cần phải dựa vào bản dự trù để mua sắm nguyên vật liệu cần thiết cho việc sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu dùng để thi công có thể chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: attomat,dây tiếp địa,cáp điện, đồng trần, khung bể… Nguyên vật liêu phụ : vật liệu điện, sắt thép.và các loại vật tư khác
Nhiên liệu : dầu diezel, dầu mỡ phụ…
Công cụ dụng cụ:phụ tùng khoan…
*) Tài khoản và chứng từ sử dụng:
Xí nghiệp sử dụng Tk 621 “ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp “
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu các chứng từ được sử dụng bao gồm: Hợp đồng mua bán , Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, tờ trình xin xuất kho, phiếu xuất kho dùng thẳng…
Do đặc thù của việc xây lắp các công trình thường là có địa điểm rất xa, nhu cầu về nguyên vật liệu là thường xuyên. Do đó phần lớn các nguyên vật liệu đều căn cứ vào dự trù chi phí để mua. Mặt khác để thuận tiện cho việc quản lý chi phí nguyên vật liệu, khi nguyên vật liệu được mua về , xí nghiệp phải tiến hành nhập kho hoặc không nhập kho tuỳ vào thực tế. Vật liệu sử dụng cho công trình, hạng mục công trình được tính theo giá đích danh:
= + = = +
Đặc điểm của xí nghiệp xây lắp rất nhiều công trình cùng một lúc, do đó xí nghiệp luôn phải theo dõi chi tiết từng công trình, hạng mục công trình ( Luôn đựơc đánh một mã riêng cho từng công trình). Khi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh tại công trình nào thì kế toán sẽ dựa vào mã công trình để nhập chứng từ vào máy để theo dõi theo từng công trình.
*) Quy trình cung ứng nguyên vật liệu
Hiện nay , trên thực tế khi Công ty đang áp dụng cơ chế khoán cho từng đơn vị nên chi phí nguyên vật liệu phát sinh tại đơn vị nào thì sẽ do đơn vị đó tự mua sắm. Quá trình mua sắm được thực hiện như sau: Căn cứ vào bản dự trù được phê duyệt, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu chính do xí nghiệp cấp trình lên giám đốc xí nghiệp duyệt , sau đó tiến hành mua nguyên vật liệu. Ngoài ra, những nguyên vật liệu phụ có giá trị nhỏ hoặc vật tư, đất, cát, sỏi…giao cho đội trưởng đội thi công tiến hành mua tại địa bàn thi công. Trước khi mua hàng, nhân viên xí nghiệp sẽ tiến hành tạm ứng tiền của xí nghiệp ( Mẫu giấu đề nghị tạm ứng- Biểu số 1).kế toán sẽ tiến hành hạch tóan vào sổ chi tiết Tk141, sổ cái Tk141.) Sau khi vật liệu được nhập kho, hoặc giao nhận tại chân công trình, ngừoi mua sẽ lập giấy đề nghị thanh toán kèm hoán đơn mua hàng ( mẫu hoá đơn giá trị gia tăng- Biểu số 2), biên bản giao nhận để đưa lên phòng kế toán của xí nghiệp để thanh toán tạm ứng.
Giá trị NVL sử dụng cho các công trình
Giá mua thực tế chưa có GTGT
Chi phí vận chuyển tới công trình, hạng mục công trình
Biểu 1: sổ chi tiết tạm ứng
SỔ CHI TIẾT 141 - TẠM ỨNG
Chứng từ Diễn giải TK
Đ/ứn g
P/S tăng P/S giảm Số dư Nợ
Số hiệu Ngày ……….. PC 0014 PKT 0073 27/02 31/12 Xây dựng ht cấp điện AC 3 pha BTS trung chính, lai
hạ, Bắc ninh 2008( BN_10.XN) Tạm ứng cp CT: X/d hệ thống AC 3 pha…. Giảm trừ tạm ứng chi phí CT: xây dựng hệ thống cấp điện Cộng 1111 3311 20.000.00 0 20.000.00 0 11.472.300 11.427.300 20.000.00 0 8.527.700 5.527.700 ………….. S/c mạng cáp tt VT Kim sơn, Ninh Bình 2008( NB-12.XN) PC 0019 14/05 Tạm ứng cp CT:NB- 12.XN 1111 7.000.000 7.000.000 PKT 0026 30/05 Giảm trừ tạm ứng Cp: NB- 12.XN 3311 6.000.000 1.000.000
Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông TST-Xí nghiệp xây lắp số 1 4A-4B-4C Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà nôị
Nhân viên : Cù Huy Tuân
Biểu 2: Hoá đơn GTGT ( liên 2 giao cho khách hàng ) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG
Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 08 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Trần Thị Nhung
Địa chỉ: Thi trấn Phát Diệm, Kim sơn, Ninh Bình Số tài khoản:……..
Điện thoại:………MS:
2 7 0 0 1 7 3 7 4 9
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Kiên Cường
Tên đơn vị: CNCty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông TST-XN xây lắp số1 Địa chỉ: 4A, 4B, 4C Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà nội
Số Tài khoản:………. Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS:
0 1 0 1 3 3 4 1 2 9 - 0 0 2
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơnvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2 Xi măng tấn 9.4 8.500 7.990.000 ……….. ……….. Cộng 7.990.000 Cộng tiền bán hàng, dịch vụ:
Số tiền viết bằng chữ : Bảy triệu chín trăm chín mươi ngàn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Khi vật liệu mua về sẽ được thực hiện nhập kho và xuất kho theo đúng Quy trình quản lý kho mà công ty quy định. Cụ thể: Khi nhập kho cần có đầy đủ chứng từ theo quy định của quy trình quản lý kho. Bao gồm có các hoá đơn tờ trình được kí
duyệt ,trường hợp hàng hoá chưa đủ chứng từ thì Phòng kinh doanh cần lập Biên bản tạm nhập kho với thủ kho.
Khi xúât kho vật liệu , Phòng kinh doanh xí nghiệp cần lập tờ trình xin xuất kho trình lãnh đạo Công ty phê duyệt để phòng có cơ sỏ đế xuất kho.
Đối với nguyên vật liệu xuất thẳng tới chân công trình cần có biên bản giao nhận với nhà cung cấp sau khi đã tiến hành nhận, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu.
Mặc khác, Công ty áp dụng hình thức thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ,nên khi nhập chứng từ vào phần mềm thì phần mềm sẽ tự động tách thuế GTGT đầu vào làm cơ sở để hạch toán vào Tk133- thuế GTGT được khấu trừ, sau này sẽ được khấu trừ thuế GTGT phải nộp.
( có mẫu phiếu nhập kho)- phiếu xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho công trình sửa chữa, cải tạo mạng cáp trung tâm viễn thông Kim Sơn, Viễn thông Ninh Bình 2008)
*)Hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu:
Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ , tiến hành lập phiếu xuất kho chi tiết theo mã của từng công trình. Do đó, kế toán có thể quản lý được nguyên vật liệu xuất dùng cho từng công trình. Nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp : “ thực tế đích danh”
Ví dụ : vào ngày 30/05/2008 , xí nghiệp xây lắp số 1 đã mua hàng , và xuất dùng vào ngày 24/07/2008, xí nghiệp đã dùng các chúng từ sau để hạch toàn :
Tk111,112 Tk 1414 Mua về nhập kho Mua xuất thẳng Ct Tk152 Tk 133 Tk 621 Tk 154 Tk 152 VL nhập kho dùng k hết K/c Cp NVl TT Tạm ứng tiền mua vật tư Xuất kho NVL Tk 621
Biểu số 3: Phiếu xuất kho cho công trình
PHIẾU XUẤT KHO
Inventory Issuing Voucher (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
( Ngày 24 tháng 07 năm 2008 ) Người nhận hàng: Cù Huy Tuân Địa chỉ: Phòng kinh doanh- tổng hợp
Lý do xuất kho : xuất vật tư CT:s/c cải tạo mạng cáp trung tâm VT Kim sơn , Ninh Bình 2008
Xuất tại kho: Kho xí nghiệp xây lắp số 1
STT
Nhãnhiệu,quy
cách,phẩm chất
vậttư(hànghoá)
Mã số Đơnv
ị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1
Ông nhựa PVC bảo
vệ cáp ngầm F34*2.5*4000 PVC_1 0 m 579 579 6.338 3.669.625 2 Ống nhựa siêu bền ( HI-3p F 10*6.8*6000) PVC_1 4 m 16 16 1.099.00 0 17.584.000 Cộng 21.253.625
Bằng chữ: hai mươi mốt triệu hai trăm năm mưoi ba nghìn sáu trăm hai lăm
CN Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông TST Số 4A,4B,4C Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân
Số : 0003 Nợ : 621 Có : 1521 Kh
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Công ty cổ phần Dịch vụ kỹ thuật viễn thông TST-Xí nghiệp xây lắp số 1 Số 4A-4B-4C Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân , Hà nội
Các bước thực hiện : Quy trình nhập chứng từ xuất kho như sau: Kế toán Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phụ trách vật tư sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm, cụ thể như sau: Chọn trên màn hình “ Kế toán vật tư”, sau đó chọn nhập chứng từ, cụ thể là phiếu xuất. Chúng ta sẽ có màn hình nhập liệu như trên. Cụ thể đây là màn hình
Kho xuất
nhập liệu của phiếu xuất kho PX0004.( Trị giá 90.134.933 đ). Nhập các thông tin về nghiệp vụ kinh tế như ngày xuất, nội dung kinh tế, kho xuất, số lượng và đơn giá thì phần mềm sẽ tự hạch toán vào các tài khoản liên quan ( Tk 621, Tk 1521). Cụ thể, trên màn hình nhập liệu sẽ hiện lên dạng của phiêú xuất.
Các ô :
+ Số, ngày: Là nơi để ghi ngày tháng trên phiếu xuất kho ( Cụ thể ở đây là PX 0004, ngày : 24/07/2008) .
+Tk nợ, Tk có : Khi xuất vật tư cho các công trình thì ghi nợ Tk 621, Có TK 1521. +Mã SP : Là nơi để ghi mã công trình đã được quy định từ đầu . Cụ thể :Đối với công trình S/c mạng cáp trung tâm viễn thông Kim sơn, Ninh Bình năm 2008 là
NB_12XN.
+ Diễn giải : Nơi ghi chú nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Cụ thể đối với phiếu xuất PX004 thì nội dung của diễn giải được ghi như sau : Xuất vật tư CT S/c mạng cáp TT Kim sơn, Ninh Bìnhh 08.
+ Mã hàng : Là nơi để ghi chú thể hiện loại vật tư được xuất, đồng thời nhập số lượng và đơn giá để tính ra tổng số tiền . Phần mềm sẽ tự động tính giá trị nguyên vật liệu xuất cho công trình, hạng mục của từng công trình.. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CN Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông TST- Xí nghiệp xây lắp số 1 4A, 4B, 4C phố Vương Thừa Vũ, P. Khương trung, Q.Thanh xuân
SỔ CHI TIẾT
Tk 621- Chi phí NVL trực tiếp
Sản phẩm : S/c cải tạo mạng cáp trung tâm VT Kim sơn, VT Ninh Bình
Năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Số hiệu Ngàythán g Nợ Có Số dư đầu kỳ PXN000 7 30/05 Mua vt CT:S/c mạng cáp TT vt
Kim sơn , Ninh Bình 2008
1521 6.000.000
KC.621
30/06 K/c- S/c cải tạo mạng cáp TT VT
Kim Sơn , Ninh Bình 2008
1544 6.000.000
PX0003
24/07 Xuất Vt cải tạo cáp TT Viễn
thông Kim sơn, Ninh Bình 2008
1521
21.253.625
PX0004
24/07 Xuất vật tư công trình :s/c, cải
tạo mạng cáp trung tâmVT Kim sơn, Ninh bình 2008
1521 90.134.993
KC.621 30/09 K/c- S/c cải tạo mạng cáp TT VT
Kim Sơn , Ninh Bình 2008 1544
111.388.61 8
PKT000 6
03/12 Giảm trừ tạm ứng chi phí vật tư
Ct:sữa chữacải tạo mạng cáp trung tâm KS, NB 2008 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1414 19.270.000
KC.621 31/12 K/c -S/c cải tạo mạng cáp trung
tâm VT Kim sơn, Ninh Bình 2008 1544 19.270.00 0 Tổng cộng 136.658.61 8 136.658.61 8
SỔ CÁI 621- Chi phí NVl trực tiếp Từ 01/01/2008 đến 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải Tk Đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ
PXZ0001 02/09 Xuất VT ứng cứu: LĐ thiết bị
truy cập Msan-VT quảng ninh08
1521 20.864.500
PXZ0002 02/10 Xuất Vt:XDTTDCQ p/vụ phụ
trợ cho các trạm LĐTB BTS T/p Ninh Bình , Kim sơn
1521 12.924.340
PKT0006 03/12 Giảm trừ tạm ứng chi phí
vật tư Kim sơn, Ninh Bình 08
1414 19.270.000
……… ……….
PXZ0040 18/12 Xuất vât tư :MTN cáp quang
xã Hà Tây ( đợt 1) năm 2006
1521 (104.780.000)
PXZ0041 18/12 Xuất vật tư :MTN cáp quang
xã Hà tây ( đợt 2) năm 2007
1521 104.780.000
KC.621 31/12 K/c 621-XD tuyến CB Sen Hồ
Việt Yên BG gđ 2006-2008
1544 6.439.331.537
CN Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông TST-Xí nghiệp xây lắp số 1 4A,4B,4C Phố Vương Thừa Vũ, P.Khương trung, Q.Thanh xuân, Tp Hà Nội
31/12 K/c 621- lắp đặt TB IP DSLAM MA 5600 mở rộng- VT B.Giang 1545 269.959.580 PKT0043 31/12 giảm trừ chi phí NVL Ct:XDHT cống bể cáp b/sung Hạ hoà 2006 1414 59.352.091 ………… ………….. ………….
PKT0129 31/12 Trích chi phí mua vật tư
CT:xd tuyến cột mộc châu tỉnh Sơn la 3352 13.480.500 ………. Luỹ kế từ 01/01/2008 11.177.053.368 11.177.053.368 Số dư cuối kỳ
b) Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:
*) Ý nghĩa của việc hạch toán chi phí NCTT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhân công là một trong các yêu tố quan trọng để có thể hình thành nên sản phẩm tốt có đảm bảo chất lượng không, do đó đòi hỏi chính sách trả lương của công ty phải đảm bảo công bằng và hợp lý để khuyến khích người lao động làm việc.
Do tính đặc thù của ngành xây lắp là việc thi công các hạng mục công trình thường là nằm ở các địa phương,nhiều tỉnh thành khác nhau do đó mà lao động của công ty cũng phải phân tán khắp nơi. Ngoài các công nhân thuộc biên chế nằm trong danh sách lao động của công ty còn có nguồn lao động từ thuê ngoài, phần lớn đây là lao động ở các địa phương được thuê dưới dạng khoán gọn. Đây là hình thức vừa tiết kiệm được chi phí nhân công vừa đảm bảo cho tiến độ của công trình được thực hiện.
*) Tài khoản và chứng từ sử dụng:
Tài khoản sử dụng: Xí nghiệp sử dụng tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp.
Chứng từ sử dụng trong quá trình hoạch toán :
+ Đối với nhân công thuê ngoài: Hợp đồng lao động, Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành , Biên bản thanh lý hợp đồng…
+ Đối với công nhân trong biên chế của công ty : Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương….
Quy trình kế toán chi phí nhân công trực tiếp tại xí nghiệp như sau:
*) Hạch toán chi tiết chi phí nhân công :
Đối với công nhân thuê ngoài: Lao động thuê ngoài là đối tượng hường lương theo hình thức khoán gọn khối lượng công việc. Căn cứ để tính và trả lương cho công nhân thuê ngoài chính là Hợp đồng lao động được ký kết giữa giám đốc xí nghiệp và người đại diện (đây là người đại diện cho cả nhóm lao động có kèm theo giấy uỷ quyền) Trong Hợp đồng lao động có ghi rõ khối lượng công việc phải hoàn thành , đơn giá tiền công được hưởng và thời gian hoàn thành. Sau khi công việc được hoàn thành tiến hành nghiệm thu công trình qua Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành. Khi đạt yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật đơn vị sẽ tiến hành thanh toán và lập Biên bản thanh lý hợp đồng cho người lao động. Khi thanh toán sẽ có Giấy Biên Nhận của người đại diện cho cả đội đã thay mặt nhận cho toàn đội, sau đó người này sẽ tiến hành thanh toán cho từng lao động. ( Danh sách lao động kèm theo ) .
Ví dụ : Tại xí nghiệp xây lắp số 1 , vào quý II năm 2008 xí nghiệp đã sử dụng lao động bên ngoài để tiến hành thi công lắp đặt công trình Sữa chữa , cải tạo mạng cáp trung tâm Viễn thông Kim Sơn , Viễn thông Ninh Bình năm 2008. Nội dung công việc và giá trị quyết toán công trình đều được thể hiện tại Hợp đồng lao động , Biên bản nghiệm thu và bàn giao, Biên bản thanh lý hợp đồng.
Tk 621 Tk 141
Tk 111,112
Thanh toán tạm ứng
Tạm ứng tiền chi phí NC Hạch toán CPNC