-Báo trước với khách sạn hỗ trợ nếu check in đoàn đông.
-HDV nên nán lại một lúc để giải quyết những tình huống có thể xảy ra như: khách yêu cầu đổi phòng khác, giúp khách giao tiếp với nhân viên khách sạn không sử dụng ngoại ngữ được. Điều này cũng tạo cho du khách có ấn tượng tốt về HDV du lịch.
-HDV nên hỏi khách về phòng khách sạn, chỉ khách sử dụng trang thiết bị trong phòng (Đa số hướng dẫnviên lười biếng và hiếm khi làm điều này).
3.6.2.7. Chuẩn bị bữa ăn đầu tiên cho khách
-Căn cứ vào tình hình của từng đoàn, từng đối tượng khách. -Thông báo cho du khách vị trí nhà hàng
-Thông báo cho du khách thời gian phục vụ của nhà hàng. Ví dụ: nhà hàng đó phục vụ ăn sáng đến 09g00 là hết v.v & v.v
3.6.3. Bước 3: Thực hiện chương trình tham quan cho đoàn
3.6.3.1. Thảo luận chương trình tham quan với khách hoặc trưởng đoàn
-Thảo luận và thống nhất chương trình tham quan trước với du khách hoặc trưởng đoàn.
+Thống nhất điểm tham quan +Thống nhất giờ giấc
+Thống nhất giờ báo thức
-Lưu ý đến quỹ thời gian mà du khách sử dụng. Ví dụ khách Châu Mỹ, Châu Âu…thường bắt đầu từ 09g00 trở đi chứ không 07g00,08g00 như người Việt Nam, nhưng ngược lại họ thức rất khuya.
-Nhắc nhở khách những gì cần thiết.
-HDV đưa ra những yêu cầu và giải thích những yêu cầu của mình để cho khách tự
quyết định. Ví dụ: theo tôi thì đi lúc này….theo tôi …”, ví dụ: nhà hàng đó phục vụ ăn sáng đến 09g00 là hết v.v & v.v
3.6.3.2. Thực hiện chương trình tham quan Tại khách sạn: Tại khách sạn:
+Khách nội địa: thường bắt đầu 07g00 nhưng cũng tùy từng đoàn +Khách Inbound: thường bắt đầu 08g30 - 09g00
+Khách outbound: thường bắt đầu 07g00 - 07g30
-Hướng dẫn phải có mặt ở khách sạn trước khi khách lên xe thực hiện chương trình tham quan 15-20 phút. Để có thể điện thoại cho công ty hoặc đổi xe (nếu có).
-Ngày đầu hướng dẫn đúng giờ thì những ngày sau khách thường đúng giờ. Nếu có một vài khách không đúng giờ thì hướng dẫn khéo léo chỉnh đốn, tránh việc bê trễ sẽ làm khách khác phiền lòng.
-Kiểm tra xem khách có xuống ăn sáng hết chưa. -Có khi HDV phải đánh thức khách dậy trễ.
-Nếu khách bị bệnh nên gọi bác sỹ khách sạn hoặc cấp cứu thành phố (tùy mức độ)
Trên xe: (Thực hiện chương trình trên xe là công việc mệt mỏi nhất) -Vị trí đứng trên xe
+Đối diện khách: vì người nghe có tâm lý muốn thấy người nói.
+Tìm một chỗ nào đó ngay thắt lưng để dựa vào, tránh té ngã khi tài xế thắng (phanh)
+Đứng trên xe nhưng mắt phải nhìn và nói theo chiều của khách.
+Chí ít phải đảm bảo cung cấp cho du khách những kiến thức cơ bản, cần thiết liên quan đến những địa phương, địa danh trên tuyến đường mà đoàn đã đi qua.
Tại điểm tham quan:
-Phải tìm hiểu kiến thức về điểm tham quan đó. Ví dụ: tham quan Sơn mài Tây Sơn thì HDV phải biết công đoạn, quy trình sản xuất sơn mài đó là gì? v.v.
-Phải có kỹ năng nói, khả năng diễn đạt ngôn ngữ.
-Phải tìm hiểu nhiều về văn hóa, lịch sử, kiến trúc, tôn giáo, tín ngưỡng Việt Nam và Á Đông, phong thủy, âm dương ngũ hành v.v.