I. Kinh nghiệm về việc lập bộ chứng từ thanh toán đối với một số thị trường và
1.4.Vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu
1. Giải pháp tầm vĩ mô
1.4.Vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu
Ngày nay, việc vận dụng chứng từđiện tử trong thanh toán quốc tế đã trở
nên phổ biến ở nhiều nước, khu vực như Mỹ, EU, Nhật Bản và Hồng Kông.
Điều đáng nói nhất là nó tạo điều kiện tiêu chuẩn hoá mẫu chứng từ trong thanh toán, giảm bớt thời gian thanh toán, tăng khả năng luân chuyển tiền tệ, giảm thủ
tục thanh toán bằng giấy, nhưng đồng thời vẫn đảm bảo tính bảo mật cao trong thanh toán. Chúng ta có thể tìm hiểu kỹ hơn về chứng từđiện tử như sau:
- Đóng vai trò quan trọng nhất trong chứng từ điện tử là chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử (CKĐT) là sản phẩm tin học, là công cụ hỗ trợ cho quá trình xử
lý thông tin số, nhưng nó hàm chứa các quy định cho phép các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nhắm đến cái đích của mình là cải tiến các dịch vụ thanh toán
hiện có sao cho nhanh chóng, an toàn và hiệu qủa hơn.
CKĐT là một mã hoá bằng mật mã, nó được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền hạn và trách nhiệm của người lập và những người có
liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từđiện tử. Về
cơ bản, CKĐT trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ
giấy. CKĐT thuộc danh mục bí mật của Nhà nước, đảm bảo độ tối mật cao.
Cũng như các quy định về con dấu và chữ ký trên chứng từ giấy, CKĐT
trên chứng từđiện tử cũng có các quy định về việc quản lý và sử dụng, về thẩm
quyền quy định mẫu CKĐT, về thủ tục xin phép được đưa CKĐT ứng dụng vào
thực tế và các yêu cầu quản lý đối với người tham gia làm CKĐT. Người có quyền quản lý và sử dụng CKĐT cũng chính là người được quyền ký tên trên
các chứng từ thanh toán bằng giấy trước khi đem đóng dấu. Khác biệt ở đây là
người ký và người đóng dấu trên chứng từ bằng giấy là hai người riêng biệt và
mắt thường nhìn thấy hình thù chữ ký và con dấu, còn CKĐT trên chứng từđiện
tử thì chỉ do một người ký và mắt thường không thể nhìn thấy chữ ký này. - Chứng từ điện tử khác chứng từ bằng giấy truyền thống ở chỗ nó đã
được mã hoá và người không có khoá quy ước để mở chứng từ điện tử đó thì không thể xem được. Trong đó, CKĐT là một yếu tố tạo nên chứng từ điện tử, luôn gắn liền với các dữ liệu của chứng từđiện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuẩn xác của các yếu tố tạo nên chứng từđiện tử khi thực hiện truyền nhận qua
mạng máy tính giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
- Quy trình thực hiện giao dịch thanh toán khi sử dụng chứng từ điện tử
đòi hỏi cần phải có ba khâu: kế toán giao dịch, kế toán thanh toán và kế toán
kiểm soát, truyền đi thông tin thanh toán. Ba khâu này hoàn toàn độc lập và đều
được kiểm soát thông qua chữ ký điện tử. Mỗi cán bộ thực hiện một khâu sẽ có một mật mã riêng, mà ngay cả khi họ có mật mã của nhau vẫn không thể mở được chứng từđiện tửđó, bởi trong đó 2 người luôn kiểm soát một người.
- Cách thức sử dụng chứng từ điện tử: sẽ có một quy ước giữa hai ngân
hàng với nhau về cách thức sử dụng chứng từđiện tử và CKĐT. Mỗi ngân hàng
trong sốđó có thể cũng chỉ biết được 1/2 bí mật để thực hiện giao dịch. Mọi việc còn do quá trình xử lý nghiệp vụ của các thiết bị như phần cứng và phần mềm và
việc này đòi hỏi các ngân hàng phải nhập dữ liệu cần thiết cho quá trình thanh
toán.
- Sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán ngoại thương sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ chuyển tiền qua các ngân hàng. Thông thường trước đây, một (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
khoản tiền chuyển của Ngân hàng nhà nước và Ngân hàng thương mại phải mất
ít nhất 2-3 ngày, nay khi sử dụng chứng từ điện tử thì giao dịch đó có thể thực hiện trong 1-1/2 ngày, thậm chí chỉ trong một giờ đối với trường hợp gấp. Phí
chuyển tiền mà khách hàng phải trả cũng không thay đổi so với trước và trong
tương lai còn có xu hướng giảm khi mà hình thức thanh toán này gia tăng và trở
nên phổ biến.
- Sử dụng chứng từđiện tử trong thanh toán ngoại thương sẽ giúp các bên
(người bán, ngân hàng, người mua) tránh được những hạn chế, tồn tại mà chứng
từ bằng giấy đem lại. Chẳng hạn, chứng từđiện tử sẽ đảm bảo an toàn hơn, việc xuất trình chứng từ diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn... Mẫu chứng từ điện tử
lại được tiêu chuẩn hoá, tạo điều kiện thuận lợi cho các bên, đặc biệt là ngân hàng kiểm tra. Chứng từ điện tử lại được truyền dẫn qua mạng máy tính, sẽ
tránh được tình trạng thất lạc, mất mát,...
Chính vì những ưu điểm như trên mà Việt Nam cũng cần phải từng bước
hoà nhập với nó. Hơn nữa, trong xu thế hội nhập như hiện nay, khi mà các thị
trường mà Việt Nam có quan hệ buôn bán lại đã và đang bắt đầu sử dụng chứng
từ điện tử trong thanh toán, Việt Nam lại đứng trước một thách thức là phải cải thiện các phương thức thanh toán, đặc biệt là bộ chứng từ để không bị thất bại trong việc chiếm lĩnh thị trường mới hoặc mất bạn hàng trong những năm tới.
Trong khi đó, một chuẩn mực pháp lý cho vấn đề này như những quy tắc về lập
trong hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước nói chung, ngành Ngân hàng nói riêng. Hiện nay, chúng ta mới áp dụng chứng từ điện tử trong một số lĩnh vực
như công tác hạch toán và quyết toán vốn của các Tổ chức tín dụng có cung ứng
dịch vụ thanh toán, thanh toán điện tử liên ngân hàng (thể hiện ở việc ban hành
Quyết định số 444/2002/QĐ-Ttg 21/3/2002 về việc sử dụng chứng từđiện tử). Trong thời gian tới, Việt Nam cần thiết lập một cơ chế sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán ngoại thương:
- Cần nhanh chóng ban hành văn bản pháp luật quy định và hướng dẫn
các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu cách thức tiếp cận thanh toán bằng
chứng từ điện tử như cách thức lập, xuất trình chứng từ điện tử để thanh toán.
Đồng thời cần xây dựng quy trình đào tạo thao tác, nhiệm vụ của các cán bộ trực
tiếp tham gia của cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu và các Ngân
hàng.
- Cần có cơ quan Nhà nước chịu trách nhiệm quy định về tiêu chuẩn, quy
cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, cấu trúc dữ liệu của chứng từđiện tử, về cách thức cấp phát, bảo mật, quản lý các chứng từđiện tử này, đặc biệt là chữ ký điện tử.
- Các cơ quan Nhà nước và các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán sử
dụng chứng từ điện tử cần có cơ chế bảo mật và bảo toàn dữ liệu thông tin về
chứng từđiện tử trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Đồng thời phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chặt chẽđể ngăn ngừa và chống các hình thức lợi dụng để khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từđiện tử vào việc trái với quy định về bảo mật, cung cấp số liệu của các tổ chức cung ứng dịch vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thanh toán. Khi chứng từđiện tử hay CKĐT bị lộ, hư hỏng, thì các biện pháp thu hồi, cấp mới và biện pháp khắc phục hậu quả cũng cần được thể hiện bằng những văn bản quản lý một cách chặt chẽ. Cụ thể như việc thay CKĐT nên được
thực hiện định kỳ có khi hàng tuần, hàng tháng, tuỳ thuộc vào quy mô của dịch
- Cần xây dựng cơ sở pháp lý quy định về công tác lưu trữ chứng từđiện tửđể tạo điều kiện thuận lợi cho cả ngân hàng và khách hàng trong vấn để kiểm tra, bảo quản. Chẳng hạn, các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải xây dựng hệ thống dự phòng để lưu trữ chứng từ điện tử không dưới hai địa điểm, hai thiết bị lưu trữ để nếu có sự cố ở một địa điểm nào thì còn một cơ sở dự
phòng. Hay là chứng từ điện tử còn phải in ra giấy để tiến hành ký xác nhận
đóng dấu giữa cơ quan cung ứng dịch vụ thanh toán và doanh nghiệp kinh doanh
xuất nhập khẩu. Như vậy, những chứng từđiện tử sẽ không chỉ được lưu trữ bảo quản ở các file mà còn trên giấy, đảm bảo tuyệt đối không xảy ra hiện tượng mất toàn bộ dữ liệu.
- Cuối cùng, cần có sự đầu tư và khuyến khích từ phía Nhà nước để tăng
cường cơ sở hạ tầng viễn thông, đường truyền, máy móc thiết bị, trình độ nhân lực cho các Ngân hàng và các doanh nghiệp để tạo điều kiện đưa chứng từđiện tử vào áp dụng thuận lợi.
Để làm được điều này, Việt Nam cần tham khảo Pháp lệnh TMĐT của
Liên Hiệp Quốc và một số nước khác trong khu vực như Philippin,
Xingapo,...Đó cũng là một thuận lợi nhưng cái khó là TMĐT ở Việt Nam chưa
phát triển cao và còn khá mới mẻ. Bởi thế, việc áp dụng chữ ký điện tử một cách
rộng rãi trong thanh toán giao dịch quốc tế chỉ thành công khi các chương trình
như TMĐT, Chính phủđiện tửđược triển khai một cách bài bản.