TÁC LẬP VÀ SỬ DỤNG BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN :
1. Nguyên nhân chủ quan:
- Thứ nhất, thông thường những sai sót hay gặp trong khi lập bộ chứng từ
là do sự bất cẩn của người trực tiếp làm công tác lập, ví dụ ghi sai tên công ty,
địa chỉ, mô tả hàng hoá, số lượng tiền ghi bằng chữ và bằng số không trùng khớp,...
- Thứ hai còn phải kể đến một số nguyên nhân khác như: trong khung cảnh của một nền kinh tế mở, các công ty đơn vị xuất nhập khẩu Việt Nam vì muốn mở rộng hoạt động nên sử dụng tên gọi công ty, đơn vị vừa bằng tiếng Việt vừa bằng tiếng nước ngoài và tên gọi tắt. Điều này có mặt tích cực của nó,
dùng một tên gọi mà thôi để tránh nhầm lẫn, sai sót không đáng có về tên gọi của các bên (đặc biệt là so với quy định của L/C).
Ví dụ: Có một công ty xuất nhập khẩu chợ lớn có tên giao dịch đối ngoại
là Cholon Import Export Company, gọi tắt là CHOLIMEX. Khi công ty được
ngân hàng nước ngoài mở L/C thì trong L/C quy định tên công ty là “Cholon
Import Export Company”. Nhưng khi lập hoá đơn thực tế công ty mắc phải sai
sót như ghi tên công ty mình là “Cholon Import Export Company, CHOLIMEX”
(tức thừa chữ CHOLIMEX). Sai sót này mặc dù chỉ nhỏ như vậy, nhưng Ngân
hàng mở L/C có thể từ chối thanh toán cho công ty này.
Một ví dụ khác nữa: Trong L/C quy định địa chỉ của một công ty xuất
khẩu SEAPRODEX VIETNAM là “ 2-4-6 Dong Khoi St. District1, Hochiminh
City Vietnam” nhưng ghi trong invoice thì công ty mắc sai sót ghi địa chỉ như
sau: “2-4-6 Dong Khoi St. District1, Hochiminh City”
- Thứ ba, người lập chứng từ không nắm vững yêu cầu của thư tín dụng mà lập sai. Chẳng hạn, người lập không đối chiếu lịch trình tàu, vận đơn so với
quy định của L/C xem có phù hợp hay không như không bốc hàng và dỡ hàng
đúng cảng quy định trong L/C, L/C yêu cầu vận đơn đã xếp hàng nhưng lại xuất
trình vận đơn nhận để xếp, ..Ngoài ra, đôi khi người lập chứng từ còn mắc phải
sai sót nghiêm trọng là không lập đủ các loại và số lượng chứng từ như L/C yêu
cầu.Chính điều này là một phần nguyên nhân tạo nên một bộ chứng từ thiếu
trung thực và gây không ít khó khăn cho người xuất khẩu trong việc đòi thanh
toán.
Ví dụ: Công ty Matourimex Hà Nội mở một thư tín dụng không huỷ
ngang qua Ngân hàng Vietcombank (ngân hàng thông báo va xác nhận là
Citibank NA Newyork) để nhập khẩu một lô hàng thiết bị y tế từ công ty Dan
Company Ltd., USA. Khi Matourimex xuất trình bộ chứng từ đòi tiền thì
Citibank phát hiện thấy thiếu giấy chứng nhận xuất xứ của phòng thương mại
Mỹ (so với quy định trong L/C). Chính vì vậy, Vietcombank Hà Nội có quyền
thông báo cho Matourimex để chờ ý kiến chấp nhận hay từ chối trả tiền cho lô
- Thứ tư, các đơn vị kinh doanh còn thiếu hiểu biết các luật lệ và tập quán liên quan đến lập chứng từ như UCP 500, ULB 1930,...Đơn cử thực tế chỉ ra rằng sự nhận thức về vai trò và trình độ vận dụng UCP 500 trong thanh toán
quốc tế ở các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, các ngân hàng thương
mại ở Việt Nam còn tỏ ra chưa tương xứng với mức độ phổ biến của việc sử
dụng UCP 500. Thậm chí nhiều cán bộ chỉ biết đây là một văn bản rất quan trọng phải dẫn chiếu đến trong thư tín dụng chứ không biết dùng nó để bảo vệ
quyền lợi của đơn vị mình như thế nào. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tồn tại một tâm lý tin tưởng tuyệt đối, gần như là một sự
mê tín vào phương thức tín dụng chứng từ và UCP 500: Một khi thư tín dụng đã
được mở và dẫn chiếu đến UCP 500 thì mọi quyền lợi về tiền hay hàng hoá của
doanh nghiệp sẽ được đảm bảo hoàn toàn. Vì vậy, nhiều trường hợp các doanh
nghiệp khi ký hợp đồng, yêu cầu mở thư tín dụng không chú ý đưa vào những
điều khoản bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình, khi có tranh chấp với nước
ngoài xảy ra thì lại gây sức ép đòi ngân hàng của mình phải dùng UCP 500 để
bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp nhưng trong thư tín dụng đã mở thì lại không
có quy định gì hoặc các quy định không thể dùng được để giải quyết tranh chấp.
Hơn nữa, nhiều cán bộ chỉ thuộc một cách máy móc mà chưa nắm vững ý nghĩa
của nhiều điều khoản trong UCP 500, đặc biệt là các phần quy định về vận đơn
đường biển, các điều khoản không liên quan đến chứng từ...
- Cuối cùng, doanh nghiệp lập bộ chứng từđòi hàng cố tình gian lận, lập chứng từ không trung thực. Ví dụ, chứng từ vẫn hoàn hảo nhưng hàng hoá gửi đi lại kém phẩm chất hoặc mâu thuẫn với bộ chứng từ hoặc thậm chí không gửi hàng đi. Thực tế chỉ ra rằng lập một bộ chứng từ giả mạo như vậy không phải là khó nếu người bán thoả thuận được với những người cấp chứng từ hoặc đối với những chứng từ do chính người bán lập thì việc gian lận, thiếu trung thực lại càng đơn giản hơn nhiều. Ví dụ, những giấy chứng nhận chất lượng của người sản xuất chỉ rõ hàng hoá có chất lượng tốt, nguồn gốc xuất xứđúng yêu cầu của L/C nhưng thực tế hàng hoá được giao lại không phải vậy.
- Thứ nhất là nguyên nhân bắt nguồn từ thư tín dụng: Các điều khoản và
điều kiện của L/C quá phức tạp, khó thực hiện, chứng từ yêu cầu xuất trình khó có khả năng đáp ứng được sẽ gây nên tình trạng sai sót trong bộ chứng từ.
Ví dụ: Công ty Jung min Corp., Korea nhập khẩu một lô hàng từ công ty
Giày Thượng Đình. Jung min Corp. mở thư tín dụng không huỷ ngang có xác
nhận (tuân thủ UCP 500) qua Korea Exchange Bank, Seoul, Korea và trong thư
tín dụng có yêu cầu bộ chứng từ xuất trình đòi tiền phải có giấy chứng nhận của người mua đã nhận hàng tại cảng Pusan. Một tháng sau khi thư tín dụng được
mở, chuyến hàng cập cảng Pusan đúng thời hạn giao hàng quy định nhưng công
ty Giày Thượng Đình không thể lấy được giấy chứng nhận đã nhận hàng của
người mua. Kết quả là bộ chứng từ đòi tiền của Công ty Giày Thượng Đình bị
ngân hàng Korea Exchange Bank từ chối thanh toán với lý do bộ chứng từ
không phù hợp với quy định của L/C.
Qua ví dụ trên, có thể thấy rõ rằng việc L/C quy định một bộ chứng từ
thanh toán phải có giấy chứng nhận nhận hàng của người mua sẽ gây khó khăn
cho người bán trong việc đòi tiền. Sỡ dĩ như vậy là do bộ chứng từ có phù hợp L/C hay không (có đủ loại chứng từ hay không) là hoàn toàn phụ thuộc vào thiện chí của người mua và người hưởng lợi không có bất kỳ một sự bảo đảm
thanh toán nào hết.
- Thứ hai là do bản chất đối tượng hàng hoá: nếu là hàng hóa quá phức tạp
như máy móc thiết bị,... thì rất dễ có sai sót trong công tác lập chứng từ. Ví dụ, mô tả hàng hoá phức tạp sẽ được quy định rất dài trong L/C thì sẽ khiến cho doanh nghiệp rất dễ mắc phải những lỗi chính tả, mô tả thiếu,...
Ví dụ: một thư tín dụng nhập khẩu máy móc thiết bị có quy định mô tả
hàng hoá như sau sẽ dễ khiến người lập chứng từ mắc lỗi chính tả và sai sót: “ One complete 2U/ 3U type (5W, 9, 11, 13, 18, 20, 24) CFL production line including Know-how and technical service and with capacity of 1000-1200 pcs/ h for 2U/ 11W, meeting IEC standard (with technology fluorescent powder water base coating, pellets of mercury amalgam, without stem) using LPG, electric power of 3 phases 380V/ 220V - 50Hz.”
- Thứ ba, sự thiếu đồng bộ về hình mẫu chứng từ cũng là một nguyên nhân dễ gây nên những thiếu sót trong công tác lập chứng từ. Đối với một số
chứng từ như hoá đơn, phiếu đóng gói..., mỗi đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu có thể có riêng mẫu của mình và sử dụng mẫu đó trong giao dịch. Tuy nhiên,
điều này dễ dẫn đến sự thiếu đồng bộ, nhất quán giữa các chứng từ trong một bộ
chứng từ, gây nên sự thiếu sót về nội dung cũng như gây khó khăn cho những
CHƯƠNG III:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ CHỨNG TỪ TRONG
THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU.