2.1.4.1. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu rau quả I được tổ chức theo mô hình kiểu trực tuyến. Ở đó các cấp dưới chịu sự chỉ huy của một tổ chức cấp trên. Cơ cấu này tương đối phù hợp mô hình của doanh nghiệp giúp cho các vấn đề quản
trị đước giải quyết nhanh và đơn giản, tính đồng nhất và tập trung của quá trình quản trị cao. Theo mô hình quản lý này, mỗi phòng ban chức năng hoạt đông
riêng biệt dưới sự chỉ đạo Ban giám đốc. Mỗi phòng có một trưởng phòng, một phó phòng và các nghiệp nhân viên.
:
Phòng kinh doanh 3
Sơ đồ 1 : Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Xuất nhập khẩu rau quả I Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh doanh GIÁM ĐỐC Phân xưởng sản xuất đồ hộp (quả) Phân xưởng sản xuất đồ hộp muối (quả) Phân xưởng sản xuất sản phẩm sấy khô Phân xưởng sản xuất chế biến rau quả Sơ đồ hạch toán ở đơn vị giao uỷ Phòng kỹ thuật KCS Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch thị trường Phòng quản lý sản xuất Phòng thương mại kinh doanh Phòng kinh doanh 1 Phòng kinh doanh 2
2.1.4.2 Chức năng và các nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc: gồm có giám đốc và hai phó giám đốc
- Giám đốc : Là người nắm toàn bộ quyền lãnh đạo của Công ty, chỉ đạo toàn
bộ tình hình sản xuất kinh doanh và các vấn đề về hành chính nhân sự. Mặt khác giám đốc là người đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc điều hành hoạt động quản lý công ty.Theo mô hình trên thì giám đốc lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý một cách tập trung thống nhất, nên đòi hỏi phải có kiến thức tổng hợp năng lực quản trị tốt.
- Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách chịu trách nhiệm trước giám đốc về
quản lý hoạt động khối kinh doanh + Phòng thương mại dịch vụ + Phòng kinh doanh 1,2,3
- Phó giám đốc sản xuất : phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về
hoạt động sản xuất của công ty.
Các phó giám đốc đều chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ và chức năng của mình ,cùng giám đốc bàn bạc, thảo luận về các vấn đề hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc điều hành và chỉđạo các phòng ban các bộ phận thông qua các phó giám đốc.
Các phòng ban:
- Phòng kế hoạch và thị trường : Đây là phòng chiếm vị trí quan trọng có
tác động ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động của Công ty . Ngoài nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty , nó còn có nhiệm vụ nghiên cứu, nắm bắt tình hình biến động của thị trường đầu ra cũng như đầu vào để lập kế hoạch kinh doanh theo từng thời kỳ, mọi kế hoạch thu mua nguyên liệu hay tiêu thụ sản phẩm đều được ban giám đốc phê duyệt
- Phòng kinh doanh 1: có nhiệm vụ nghiên cứu và tìm kiếm thị trường ,thực
hiện hoạt động xuất khẩu sang các nước Châu Á .
- Phòng kinh doanh 2: có nhiệm vụ nghiên cứu và tìm kiếm thị trường, thực
-Phòng kinh doanh 3: có nhiệm vụ nghiên cứu và tìm kiếm thị trường, thực
hiện các hoạt động xuất khẩu sang khu vực Châu Âu và một số nước khác.
Các phòng ban khác: Bao gồm phòng kế toán tài vụ , phòng hành chính… có nhiệm vụ đóng góp vào thực hiện mục tiêu chung mà ban giám đốc đề ra
- Phòng kế toán tài vụ
+ Giúp Giám đốc quản lý tài chính kế toán tại văn phòng và toàn Công ty. Kiểm tra giám sát về tài chính kế toán của Công ty
+ Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán đúng chuẩn mực và chế độ kế toán.
+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản.
+ Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp, phục vụ yêu cầu quản trị, các quyết định kinh tế, tài chính của Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Cung cấp thông tin, số liệu kế toán phục vụ yêu cầu SXKD. + Quản lý cổ phần, chi trả cổ tức cho cổ đông.
+ Phân tích hoạt động kinh tế của Công ty.
- Phòng hành chính tổng hợp
+ Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Công ty trong lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, chính sách, chế độ và thanh tra.
+ Xây dựng để tổng giám đốc ban hành hoặc trình HĐQT phê chuẩn các quy chế về tổ chức cán bộ, Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cán bộ dự bị kế cận các chức danh lãnh đạo của Công ty.
+ Đề xuất hình thức trả lương, tổ chức và làm các thủ tục cho đoàn đi công tác nước ngoài.
+ Tổ chức công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo. + Quản lý, đầu tư XDCB và đất đai.
+ Tổng hợp kế hoạch SXKD, tài chính hàng quý, năm. Công tác thống kê tiến độ SXKD.
+ Quản lý hành chính, văn thư lưu trữ, trật tự trị an, hội họp, lễ tết + Quản lý cổ đông và chuyển nhượng cổ phần
2.1.5.Công tác kế toán của Công ty
2.1.5.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu rau quả I Hà Nội
Công ty CP Xuất Nhập khẩu rau quả I Hà Nội là một Công ty có quy mô vừa, hoạt động theo nguyên tắc tập trung thống nhất từ trên xuống dưới ban Giám đốc.Công ty là một đơn vị được hạch toán độc lập, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung phù hợp đặc điểm kinh doanh và cả quy mô của công ty. Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp từ ban Giám đốc và thực hiên nhiệm vụ của mình từ khâu đầu tiên cho đến khâu kết thúc.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau
Hiện nay, tại Công ty, phòng kế toán đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán, bao gồm:
+Lo vốn sản xuất kinh doanh cho toàn bộ công ty
+Phản ánh, ghi chép đầy đủ chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. +Thu thập phân loại, xử lý và tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm mục đích cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng khác nhau . KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán TM,TGNH Kế toán tiền lương Kế toán TSCĐ, tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán công nợ Kế toán bán hàng xuất khẩu và xác định kết quả
+Tồng hợp số liệu, lên các báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm, lên báo cáo quyết toán để nộp cho cơ quan thuế, cơ quan chức năng.
+Phân tích thông tin kế toán, đề xuất các biện pháp hợp lý cho lãnh đạo công ty phục vụ cho công tác quản trị nội bộ
Để có thể bào đảm việc hoàn thành chức năng và nhiệm vụ của mình phòng kế toán tại công ty được bố trí gồm
Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán trong công ty
cụ thể là:
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán, chỉ đạo công tác hạch toán, quản lý về mặt tài chính của công ty.
- Trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng kế toán thực hiện.
- Kiểm duyệt khoản chi phí về quyền hạn của mình
- Trực tiếp liên hệ các cơ quan có liên hệ của mình như:Ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, bạn hàng quan trọng…
- Định kỳ chỉ đạo kiểm tra công tác kế toán trong công ty mà chủ yếu là kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên sổ sách kế toán ,chứng từ, tài khoản và các báo cáo kế toán có đảm bảo phù hợp chế độ kê toán ban hanh hay không.
Kế toán tổng hợp
- Chịu trách nhiệm kiểm tra số liệu từ các kế toán viên khác, từ các đơn vị trong công ty gửi lên nhằm tổng hợp số liệu, lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo quyết toán.
- Theo đõi hạch toán chi phí kinh doanh để xác đinh kết quả kinh doanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối chiếu số dư trên các tài khoản vào cuối mỗi tháng với các kế toán viên khác
Kế toán tiền mặt và tiên gửi ngân hàng:
- Theo dõi thu chi qua các phiếu thu, phiếu chi làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Ghi sổ quỹ hàng tháng, theo dõi tình hình tiền mặt tại công ty.
- Chịu trách nhiệm thanh toán giao dịch với ngân hàng, kiểm tra chứng từ thu chi với chứng từ của ngân hàng mà công ty giao dịch.
Kế toán theo dõi công nợ: theo dõi công nợ phải thu, phải trả tình hình thanh
toán với khách hàng trong kỳ, tổng hợp số liệu đến cuối kỳ. Đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với nhà nước( theo dõi thuế GTGT)
Kế toán bán hàng: theo dõi tất cả các nghiệp vụ mua bán hàng, tình hình xuất nhập khẩu trong kỳ, từ các hoá đơn bán hàng, hàng hoá nhập khẩu, xuất khẩu kế toán phải theo dõi chặt chẽ. Đồng thời chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho để có thể lên báo cáo bàn hàng chính xác.
Kế toán TSCĐ tập hợp chi phí và tính giá thành
- Tập hợp chi phí và tính giá thành - Lập thẻ tài sản cố định
- Vào sổ chi tiết tình hình tăng giảm tài sản cố định của công ty
- Hàng tháng, quý tính và trích khấu hao tài sản cố định của công tyCuối năm chịu trách nhiệm lên báo cáo tình hình tài sản cố định như: Nguyên giá, tổng nguồn vốn khấu hao, giá trị còn lại, sửa chữa mất mát…
Kế toán tiền lương: chịu trách nhiệm tính tiền lương cho tất cả các nhân viên
của tất cả các phòng ban trong công ty. Đồng thời tính các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
Nhìn chung bộ máy kế toán tại Công ty CPXNK rau quả được bố trí một cách hợp lý, phù hợp quy mô đặc điểm kinh doanh của Công ty.
2.1. 5.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Chính sách kế toán chung
Công ty CP Xuất Nhập khẩu rau quả áp dụng chính sách kế toán theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/03/2006 . Cụ thể :
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm. - Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
- Nguyên tắc xác định các khoản tiền: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển gồm:
+Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền
+ Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán:theo tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Ngoại Thương công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch.
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Giá gốc
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: phương pháp bình quân gia quyền
+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : kê khai thường xuyên Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định
+ Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định hữu hình và vô hình: Đánh giá theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế giá trị còn lại.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng áp dụng cho tất cả tài sản được tính toán để phân bổ nguyên giá trong suốt thời gian ước tính của TS và phù hợp với QĐ 206/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của BTC. Thời gian tính khấu hao cụ thể như sau:
Nhà cửa vật kiến trúc: 20-30 năm
Máy móc thiết bị: 6-10 năm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thiết bị, dụng cụ quản lý: 5-6 năm
Phương tiện vận tải, truyền dẫn: 10 năm
Tải sản cố định vô hình: 5 năm
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính: Đầu tư tài chính vào công ty liên kết phản ánh theo giá gốc.
- Ghi nhận các khoản dự phòng phải trả. - Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Trên cơ sở khối lượng sản phẩm hàng hoá đã bán; dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ.
- Chính sách thuế
Công ty tính và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và các khoản thuế, phí khác theo quy định hiện hành của Nhà Nước, cụ thể như sau:
+ Thuế GTGT các dịch vụ (chế biến nông sản): 0%,5% và 10% + Thuế Thu nhập doanh nghiệp: 28%
+ Công ty được miễn thuế Thu nhập doanh nghiệp trong 02 năm kể từ ngày chính thức chuyển thành công ty cổ phần và được giảm 50% trong 02 năm tiếp theo. Các loại thuế, phí và lệ phí khác được tính và nộp theo các quy định hiện hành.
Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
o Hệ thống chứng từ
Hiện nay, Công ty CPXNK rau quả đã sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm:
Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng giấy báo Nợ( Có) của ngân hàng
Chứng từ tài sản cố định: Biên bản bàn giao tài sản cố định, Biên bản thanh lý nhượng bán tài sản cố định, Biên bản kiểm kê tài sản cố định, Biên bản đánh giá lại tài sản cố định
Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công ,hợp đồng giao khoán,phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội.
Chứng từ bán hàng :Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho,giấy ghi nhận nợ…
Như vậy ,Công ty đã thực hiện đầy đủ chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành vế chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ kịp thời và đúng đắn tình hình thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ kế toán từng phần hành ghi chép vào sổ sách có liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin kế toán cho Ban giám đốc trong Công ty.
- Hệ thống tài khoản
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, tình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của Công ty, hệ thống tài khoản của công ty bao gồm tất cả các tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và các tài khoản sửa đổi,bổ xung theo các thông tư hướng dẫn. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu quản lý và thực hiện công tác hạch toán được thuận lợi công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để tiện theo dõi.
Ví dụ: TK 632 được chi tiết thành TK cấp 2 như sau:
Số hiệu tài khoản Tên tài khoản
Cấp 1 Cấp 2
632 Giá vốn hàng bán
6321 Giá vốn hàng XK 6322 Giá vốn hàng NK 6323 Giá vốn hàng nội tiêu 6324 Chi phí kinh doanh khác - Sổ kế toán
Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều nên doanh nghiệp đã áp dụng hình thức ghi sổ là chứng từ ghi sổ.
Các loại sổ kế toán mà công ty đang dung bao gồm
+ Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Các sổ thẻ chi tiết: Sổ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, thanh toán với ngân sách…
Mẫu sổ đăng kí chứng từ ghi sổ tại Công ty như sau:
Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Chứng từ gốc Bảng tổng hợp