2.8.1. Chứng từ kế toán
Căn cứ hóa đơn bán hàng; hóa đơn GTGT nhận được từ nhà cung cấp bộ phận kế toán nợ phải trả nên kiểm tra các thông tin trên hóa đơn nhận được và lưu chung với hợp đồng kinh tế hoặc thanh lý hợp đồng, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng liên quan làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu chứng từ.
Sau khi bộ chứng từ trên đã được kiểm tra có liên quan đến giao dịch mua và nhận đúng, đủ hàng hóa, dịch vụ kế toán ghi tăng nghĩa vụ phải trả cho nhà cung cấp vào sổ chi
tiết người bán theo từng đối tượng.
Kế toán căn cứ phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc đã được người có thẩm quyền kí duyệt thanh toánghi giảm khoản phải trả chi tiết cho từng nhà cung cấp.
2.8.2. Tài khoản sử dụng
TK 331 – Phải trả người bán
- Các khoản đã trả hoặc ứng trước cho người bán.
- Số tiền giảm giá, hàng mua trả lại cho người bán.
- Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán được giảm trừ.
Số tiền còn phải trả cho người bán.
- Số tiền phải trả cho người bán. - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vậttư, hàng hóa….khi có hóa đơn chính thức.
Số tiền còn phải trả cuối kỳ
Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có 635/515 TK 311 111, 112, 131, …,311 (3) Đến hạn Trả nợ gốc 1112, 1122 (3) CLTG CLTG 152, 156,…/331/627,642… (3) Nhận nợ vay 413 (4131) CLTG giảm do đánh giá lại 635 335 Trả lãi khi đến hạn
(2) Cuối kỳ tính trước chi phí lãi vay
SVTH: Nguyễn Thị Phương Lớp: HCK16KT005 MSSV: 35111028706
2.8.3. Quy trình ghi sổ
Tiếp nhận hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán nợ phải trả phân loại, sắp xếp, kiểm tra chi tiết hóa đơn đối chiếu với hợp đồng kinh tế hoặc thanh lý hợp đồng, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng liên quan. Hạch toán ghi tăng nghĩa vụ phải trả cho NCC và các tài khoản có liên quan theo nguyên tắc ghi sổ kép vào sổ nhật ký đặc biệt - nhật ký mua hàng, sau đó ghi vào sổ cái đồng thời được ghi chép vào sổ chi tiết mở cho từng đối tượng theo thứ tự liên tục.
Khi thanh toán, kế toán phải trình bộ chứng từ thanh toán cho người có thẩm quyền kí duyệt. Căn cứ phiếu chi, ủy nhiệm chi, sổ phụ ngân hàng kế toán ghi giảm khoản phải trả chi tiết theo từng lần thanh toán, theo từng đối tượng. Tất cả chứng từ đã thanh toán nên đóng dấu “đã thanh toán”để không bị chi trùng, chi quá số nợ phải trả cho NCC. Kế toán lưu chung hóa đơn và các chứng từ thanh toán tên khách hàng.
2.8.4. Sơ đồ hạch toán
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ hạch toán kế toán phải trả người bán