- Chi phí nhận việc
2.2.1.1 Quy trình mở và thanh toán L/C nhập khẩu
1 9 5 6 4 7 8 2 3 1 Người nhập khẩu SGD I-NHCTVN Hội sở chính NHCTVN Ngân hàng thông báo Người xuất khẩu
1. Người nhập khẩu gửi đơn xin mở L/C
2. Sở giao dịch I phát hành L/C chuyển tiếp lên Hội sở chính NHCT Việt Nam .
3. NHCT Việt Nam chuyển cho ngân hàng thông báo qua mạng SWIFT. 4. Ngân hàng thông báo chuyển tiếp thông báo L/C cho người nhập khẩu. 5. Người xuất khẩu giao hàng
6. Người xuất khẩu xuất trình chứng từ theo quy định của L/C đòi tiền. 7. Ngân hàng thông báo gửi chứng từ đòi tiền cho Sở giao dịch I.
8. Chuyển tiền thanh toán (nếu là thanh toán ngay) hoặc thông báo chấp nhận thanh toán (nếu là L/C có kỳ hạn không thanh toán chậm) cho ngân hàng phục vụ người xuất khẩu theo chỉ thị thanh toán.
9. Giao chứng từ cho người nhập khẩu khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết.
a. Ký quỹ, mở, điều chỉnh L/C và huỷ L/C
Sở chỉ được phép tiếp nhận hồ sơ thanh toán L/C hàng nhập khẩu cho khách hàng khi còn hạn mức sử dụng hoặc trong phạm vi hạn mức gia tăng (nếu có) theo quy định của NHCT Việt Nam trong mối quan hệ điều chuyển vốn ngoại tệ nội bộ, chấp hành nghiêm chỉnh mức phán quyết trong cho vay hoặc bảo lãnh theo quy định hiện hành của Tổng giám đốc NHCT Việt Nam.
Khi nhà nhập khẩu yêu cầu Sở giao dịch I mở L/C cho người bán hưởng tiền hàng, họ phải lập hồ sơ gồm có :
Thư yêu cầu mở L/C.
Bản sao hợp đồng thương mại hoặc điện, hoặc telex. Uỷ nhiệm chi thanh toán thủ tục phí.
Hợp đồng cho vay ngoại tệ hoặc uỷ nhiệm chi để ký quỹ.
Các thủ tục bảo lãnh theo quy định hiện hành nếu mở L/C mua chịu. a.1 Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu mở L/C
Khi nhận được thư yêu cầu mở của khách hàng, trước hết thanh toán viên phải kiểm tra nội dung theo mẫu của Sở, kiểm tra nguồn vốn và xác định số tiền dùng để thanh toán hàng nhập khẩu lấy từ vốn tự có hay vốn vay, kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng, kiểm tra các nội dung ghi trong thư yêu cầu mở L/C để yêu cầu ký quỹ hoặc xem xét điều kiện miễn giảm ký quỹ theo quy định của Giám đốc Sở giao dịch I.
Việc kiểm tra hồ sơ được thực hiện thận trọng bởi đây là khâu mang nhiều rủi ro. Trong trường hợp khách hàng muốn vay vốn để thanh toán thì phải kết hợp chặt chẽ giữa phòng tín dụng và phòng thanh toán quốc tế trong việc thẩm định khả năng tín dụng của khách hàng.
a.2 Yêu cầu ký quỹ và mở L/C
Sau khi kiểm tra thư yêu cầu mở L/C, nếu thấy phù hợp thanh toán viên lập hồ sơ L/C, xác định mức ký quỹ, đưa số liệu vào máy vi tính theo quy định.
Việc mở L/C được thực hiện bằng một trong những phương thức sau: Mở bằng telex có mã khoá
Mở bằng thư theo mẫu của NHCT Việt Nam và có đầy đủ chữ ký uỷ quyền. Mở bằng SWIFT theo mẫu điện MT700 và MT701.
Việc ký quỹ mở L/C trước đây được quy định bằng tất cả các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thanh toán bằng L/C trả tiền ngay đều phải ký quỹ 100% giá trị L/C. Nhưng việc đó trong nhiều năm đã không phát huy được tính tích cực và năng động của phương thức thanh toán L/C. Vì vây, Sở đã xem xét mức độ ký quỹ cho các đơn vị mở L/C một cách linh hoạt hơn căn cứ vào mức độ tín nhiệm, vào quan hệ thanh toán, vào khả năng tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh. Sở đã chia khách hàng thành bốn loại khác nhau đễ áp dụng các mức ký quỹ khác nhau như sau :
Loại I : Đối tượng khách hàng ký quỹ từ 0 - 10% khi mở L/C là khách hàng truyền thống của Sở, có giao dịch vốn qua Sở, có tài khoản tiền gửi lớn, có tình hình kinh doanh tương đối ổn định, có uy tín cao trong thanh toán như: Công ty Điện lực, Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam …
Loại II : Các đối tượng phải ký quỹ 10 - 30% giá trị của L/C, là trường hợp phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp Nhà nước khác.
Loại III : Các đối tượng ký quỹ từ 30 - 80% giá trị L/C, là những khách hàng có quan hệ kinh doanh và có uy tín trong thanh toán đối với Sở. Loại này thường là các công ty cổ phần, công ty TNHH…
Loại IV : Các đối tượng ký quỹ 100% trị giá L/C, là những khách hàng mới quan hệ giao dịch với Sở, thường không có uy tín trong thanh toán hoặc có tình hình tài chính biến động không tốt.
a.3 Điều chỉnh, huỷ bỏ L/C
Trường hợp khách hàng yêu cầu điều chỉnh L/C
Khi nhận được yêu cầu điều chỉnh L/C của khách hàng, thanh toán viên vẫn phải tiến hành các thủ tục kiểm tra về hệ số L/C, sau đó thanh toán viên sẽ điều chỉnh L/C bằng thư hoặc điện MT 707 nếu L/C gốc được mở bằng điện SWIFT.
Các thanh toán viên phải xác định phí điều chỉnh L/C do bên nào chịu. Trong trường hợp, phí điều chỉnh L/C do người hưởng chịu thì trong điện hoặc thư ngân hàng thông báo ghi rõ ràng phí điều chỉnh sẽ được trừ vào tiền hàng khi thanh toán L/C hoặc lập thư đòi phí sau. Thanh toán viên phải có hồ sơ theo dõi các khoản phí đòi ngân hàng nước ngoài, trong vóng 30 ngày không nhận được tiền phí thì phải điện nhắc nhở ngân hàng thông báo. Định kỳ vào đầu tháng sau đó phải báo cáo số liệu về việc thu phí nước ngoài cho Trưởng phòng để xử lý kịp thời các khoản phí chưa thu được
Trường hợp khách hàng yêu cầu huỷ bỏ L/C
Nếu trong thời hạn hiệu lực của L/C mà nhận được điện thông báo của ngân hàng thông báo yêu cầu huỷ bỏ L/C thì thanh toán viên phải thông báo ngay cho người mua biết và đề nghị họ trả lời bằng văn bản. Khi nhận được trả lời của khách hàng bằng văn bản phải điện ngay cho ngân hàng thông báo biết. Nếu người mua
yêu cầu huỷ L/C, thì căn cứ thư yêu cầu của khách hàng, thanh toán viên ghi rõ trong 7 ngày làm việc nếu không nhận được trả lời thì L/C được tự động huỷ.
Trong trường hợp, hết hạn hiệu lực của L/C hoặc L/C được phép huỷ bỏ, phải huỷ bỏ số dư L/C và hoàn trả ký quỹ (nếu có).
b. Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, giao chứng từ, trả tiền
Khi nhận được chứng từ giao hàng từ phía ngân hàng bước ngoài, thanh toán viên tiến hành kiểm tra chứng từ trước khi giao chứng từ đó cho khách hàng.
b.1 Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng chứng từ
Khi nhận được chứng từ qua bưu điện, cán bộ thanh toán phải ghi vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ , ghi ngày tháng nhận chứng từ vàieọt nam nội dung liên quan đến chứng từ, đồng thời có trách nhiệm kiểm tra xác định sự phù hợp hoàn hảo của bộ chứng từ.
Sở có khoảng thời gian tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ để kiểm tra, xác nhận sự phù hợp của chứng từ, ngoài thời gian này mọi khiếu nại liên quan đến chứng từ đều không có hiệu lực.
Trong khoảng thời gian này cho phép nếu kiểm tra thấy sai sót về số lượng hoặc nội dung chứng từ phải lập tức thông báo ngay cho ngân hàng gửi chứng từ đồng thời liên hệ với khách hàng của mình để chờ chấp nhận thanh toán, các sai sót khiếm khuyết của chứng từ phải được thông báo đầy đủ ngay lần thông báo đầu tiên, không được phép thông báo bổ sung các sai sót.
Sau khi kiểm tra chứng từ thấy phù hợp, hoặc có ý kiến chấp nhận sai sót, cán bộ thanh toán phải :
Thực hiện thanh toán ngay cho người xuất khẩu theo hướng dẫn trong thư đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ nếu là thanh toán ngay.
Thông báo chấp nhận thanh toán và ngày đến hạn thanh toán nếu L/C thanh toán có kỳ hạn hoặc L/C thanh toán chậm, theo dõi trả tiền đúng hạn như đã chấp nhận và chỉ dẫn trong thư đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ.
Việc thông báo sai sót và chấp nhận thanh toán được thực hiện thông qua tập tin N99 và phải nêu đầy đủ các yếu tố liên quan như : tên và địa chỉ đầy đủ của ngân hàng gửi chứng từ, kể cả số telex, điện tín hoặc địa chỉ SWIFT (nếu có), số tham chiếu của chi nhánh ngân hàng gửi chứng từ và nội dung thông báo chi tiết.
Lập lệnh thanh toán trong trường hợp bộ chứng từ phù hợp hoặc sau khi có sự chấp nhận thanh toán của khách hàng trong trường hợp chứng từ có sai sót, lệnh thanh toán do Sở trực tiếp thực hiện trên cơ sở thanh toán ngay hoặc vào ngày đến hạn theo chỉ dẫn của ngân hàng gửi chứng từ, trích từ tài khoản điều chuyển vốn nội bộ thông qua bảng kê MT100 và phải đảm bảo lập chính xác các thông tin sau :
Số tiền, loại tiền.
Ngân hàng trung gian : là ngân hàng nơi người hưởng lợi có tài khoản. Người hưởng : ghi rõ họ tên, địa chỉ của ngân hàng hưởng (ngân hàng gửi chứng từ ).
Chi tiết thanh toán : nội dung bao hàm số tham chiếu liên quan đến thanh toán, chi tiết phí hoặc các yêu cầu cần thiết liên quan trực tiếp đến thanh toán.
Các thông tin khác : nêu thêm các chi tiết thông tin (nếu có) chưa được nêu trong chi tiết thanh toán.
Tất cả các điều chỉnh và thanh toán liên quan tới nước ngoài đều phải lập bằng tiếng Anh.
b.2 Trường hợp thanh toán khi nhận được điện đòi tiền
Khi nhận được điện đòi tiền theo chỉ dẫn của L/C, Sở phải tiến hành kiểm tra nội dung bức điện theo đúng quy định trong L/C. Dựa trên nội dung và chỉ dẫn của điện đòi tiền đã có sự xác thực, lập bảng kê thanh toán cho ngân hàng gửi điện như trường hợp thanh toán nhận chứng từ.
Khi nhận chứng từ, trước khi giao cho khách hàng, Sở vẫn phải tiến hành kiểm tra, liên hệ với khách hàng thông báo sai sót cho ngân hàng gửi điện như trường hợp trên, hoặc có thể đòi hoàn tiền trong trường hợp chứng từ bị từ chối.
Khách hàng từ chối khi bộ chứng từ có sai sót trong bất kỳ trường hợp nào Sở cũng phải giữ lại chứng từ nhận được để thông báo và chỉ dẫn từ ngân hàng gửi chứng từ hoặc từ NHCT Việt Nam.
Chỉ ký hậu vận đơn hoặc bảo lãnh cho khách hàng nhận hàng trong lúc chưa nhận được bộ chứng từ chính thức khi có văn bản chấp nhận thanh toán vô điều kiện của khách hàng, kể cả khi có sai sót trên chứng từ.