VÀ XÂY LẮP ĐỊA ỐC VŨNG TÀU
3.3.4. Quy trình luân chuyển chứng từ và tập hợp Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp
tiếp
Công trình chung cư 22 tầng là một công trình lớn, ngay tại công trình sẽ có một Kế toán đội. Người này có nhiệm vụ tổng hợp tất cả những nghiệp vụ phát sinh hàng ngày tại công trường và sau đó cuối quý sẽ nộp về Văn phòng kế toán chính của Tổng công ty để kế toán tổng hợp hạch toán kết chuyển.
Kho chứa Nguyên vật liệu trực tiếp được để ngay tại công trường thi công Công trình. Việc bảo vệ, kiểm tra, nhập xuất Nguyên vật liệu thực hiện bởi Thủ kho, Kế toán đội và Chỉ huy trưởng công trình.
Sơ đồ 3.1 : Quy trình đặt hàng mua vật tư
Mô tả quy trình :
Thông thường, khi Công ty thực hiện xây dựng thì phòng kỹ thuật sẽ căn cứ trên bản vẽ thiết kế thi công của công trình - hạng mục công trình để tính khối lượng xây lắp và định mức dự toán xây dựng cơ bản, định mức nội bộ để yêu cầu lượng vật tư
Kiểm tra kế hoạch công việc và vật tư yêu cầu theo tiến độ
Đề nghị chuyển vật tư Lực chọn Nhà cung cấp Xét duyệt Thực hiện các thủ tục bán hàng Xây dựng kế hoạch thi công Xét duyệt giấy đề nghị mua vật tư Đội xây lắp Phòng KH-KD Ban giám đốc Nhà cung cấp
cần thiết sử dụng. Do đó, mức độ nhập - xuất NVL là do phòng kỹ thuật tính toán và đưa lên kế hoạch. Sau khi được trình duyệt từ Ban Giám đốc thì nhân viên vật tư có nhiệm vụ đi thu mua vật tư (công tác mua vật tư có thể được giao cho đội sản xuất trực tiếp mua hoặc do nhân viên công ty mua). Trước khi đi mua thì nhân viên mua vật tư phải làm giấy đề nghị tạm ứng với đầy đủ thông tin như: Tên, bộ phận công tác, nội dung tạm ứng, số tiền,…và phải có sự trình duyệt từ Ban Giám đốc. Khi đó, căn cứ trên giấy đề nghị tạm ứng kế toán chỉ ghi trên sổ tạm ứng theo dõi riêng. Đến khi hoàn ứng phải có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lý, hợp lệ kèm theo thì mới lập phiếu chi với số tiền ghi trên các chứng từ đó.
Sơ đồ 3.2 : Quy trình nhận hàng và nhập kho vật tư
Khi Nguyên vật liệu mua về được nhâp kho, Kế toán đội lập Phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào HĐ GTGT và Phiếu nhập kho, tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa số lượng thực nhập với phiếu nhập kho, rồi cho nhập kho và viết vào thẻ kho.
Phiếu nhập kho chia làm 3 liên : + Liên 1 : Lưu tại phòng kế toán + Liên 2 : Giao cho cán bộ vật tư
+ Liên 3 : Giao cho thủ kho để làm cơ sở đối chiếu với kế toán.
Hồ sơ, chứng từ vật tư Kiểm nhận vật tư Biên bản kiểm nghiệ m Phiếu nhập kho Xét duy ệt Nhập kho Đề ngh ị nhậ n hàn g Biên bản đối chiếu+ Hóa đơn Ghi sổ
kế toán Ghi thẻ kho
Lưu Lưu Căn cứ thanh toán Nhân viên Giao hàng Bộ phận
Tiếp nhận Chỉ huy trưởng Kế toán
đội xây lắp
Thủ kho Kế toán công ty Duyệt Không duyệt Không đạt Đạt Đối chiếu Liên 2
Sau khi đã nhập kho Kế toán đội sẽ tập hợp tất cả chứng từ có liên quan đến quá trình mua Nguyên vật liệu này bao gồm HĐ GTGT, phiếu nhập kho, các giấy tờ có liên quan đến thanh toán chi phí mua giao cho kế toán tổng hợp của công ty để lên Chứng từ ghi sổ vật tư.
Quá trình mua và nhập kho Nguyên vật liệu hoàn thành, khi có yêu cầu xuất kho đưa vào sử dụng thủ kho sẽ tiến hành xuất kho. Quá trình xuất kho được thực hiện dưới công trường cho các đội thi công. Kế toán đội là người theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong qúa trình này. Cuối quý, Kế toán đội sẽ lập một bảng Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn nộp lên văn phòng kế toán chính của công ty.
Sơ đồ 3.3 : Quy trình xuất kho
Quá trình xuất kho được thực hiện như sau: Thủ kho tiến hành xuất kho theo phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho ghi đầy đủ số lượng thực tế xuất. Giá vật liệu xuất kho được tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, giá thực tế Nguyên vật liệu xuất kho được tính dựa trên cơ sở số Nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của lô Nguyên vật liệu đó. Đồng thời, kế toán đội lập một bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn nộp lên văn phòng kế toán chính của công ty.
Sau khi nhận được bảng tổng hợp Nhâp-Xuất-Tồn từ Kế toán đội chuyển lên, Kế toán tổng hợp của công ty lập một Chứng từ ghi sổ Vật tư với nội dung Kết chuyển mua vật tư. Căn cứ vào Bảng Tổng hơp Nhập-Xuất-Tồn, Kế toán tổng hợp phản ánh vào phần mềm kế toán trên máy.
Cuối mỗi quý, Kế toán tổng hợp lập một Chứng từ Ghi sổ Kết chuyển số với nội dung kết chuyển toàn bộ Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp đã phát sinh trong quý vào tài khoản 154”Chí phí sản xuất kinh doanh dở dang”.
Phát sinh :
Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp phiếu xuất kho
Phiếu báo nguyên vật liệu còn lại tồn cuối kỳ Chứng từ ghi sổ Số cái 621
Sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp
(1) Ngày 13-07-2011, căn cứ đề nghị của ông Đỗ Duy Tẩm-chỉ huy trưởng công trình và HĐ GTGT số 0043738( phụ lục1.2.1) công ty đã mua 473 thùng gạch men của công ty Việt Bách, tổng giá trị của đơn hàng này là 64.800.763đ, trong đó giá trị hàng mua là 58.909.785đ và thuế giá trị giá tăng thuế suất 10% là 5.890.978đ.
Nhập vào phần mềm kế toán trên máy vi tính
Nợ 152-22T.gachmen : 58.909.785 Nợ 1331 : 5.890.978
Có 331-01 : 64.800.763
Hình thức thanh toán của đơn hàng trên là chuyển khoản. Chứng từ sử dụng của hình thức thanh toán này bao gồm Ủy nhiệm chi và Phiếu hạch toán ngân hàng.
Sau khi đã nhập kho, căn cứ HĐ GTGT mua hàng và phiếu nhập kho(phụ lục 1.2.2), Phiếu hạch toán(1.2.3) nhận được, kế toán tổng hợp lập một chứng từ ghi sổ số 04/07VTU(phụ lục 1.2) với nội dung mua 473 thùng gạch men.
(2) Khi nhận được bảng tổng hợp Nhâp-Xuất-Tồn(phụ lục 1.3.1) từ Kế toán đội chuyển lên, Kế toán tổng hợp của công ty lập một Chứng từ ghi sổ Vật tư 14/09VTU (phụ lục 1.3) với nội dung Kết chuyển mua vật tư Quý 3/2011.
Căn cứ vào Bảng Tổng hơp Nhập-Xuất-Tồn, Kế toán tổng hợp phản ánh vào phần mềm kế toán trên máy:
+ Xuất kho số gạch men mua vào ngày 13/07. Kế toán tổng hợp phản ánh vào phần mềm kế toán trên máy
Nợ 621-02 : 58.909.785
Có 152-22T.gachmen : 58.909.785
(3) Ngày 30/09/2011, Kế toán tổng hợp lập một Chứng từ Ghi sổ Kết chuyển số 52/09KC(phụ lục1.4) với nội dung kết chuyển toàn bộ Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp đã phát sinh trong quý III/2011 vào tài khoản 154”Chí phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Tổng hợp toàn bộ Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp đã phát sinh trong quý 3/2011 là 646.219.397đ
Phản ánh nghiệp vụ vào phần mềm kế toán trên máy vi tính: Nợ 154 : 646.219.397
Có 621-02.15 : 45.570.959 Có 621-02.25 : 28.127.273 Có 621-02.26 : 64.364.325 Có 621-02.36 : 508.156.840 Trong đó chi tiết của tài khoản 621 là
+02 : chỉ công trình chung cư 22T Thùy Vân +15 : chỉ Hạng mục phần hoàn thiện
+25 : chỉ Vật tư sơn nước
+26 : Chỉ hạng mục gạch lót nền-Công ty Việt Bách +36 : chỉ Hạng mục 05 Căn tầng mái(09 căn)
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong quý được nhập vào phần mềm kế toán máy sẽ tự động in ra các sổ có liên quan. Tổng hợp Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp được phản ánh chi tiết vào số chi tiết tài khoản 621- CT/chungcư 22 tầng Thùy Vân (phụ lục1.1).