3.1.1. Ưu điểm công tác kế toán TSCĐHH
Kế toán TSCĐHH đó cú sự mã hóa tài sản rất khoa học, chi tiết, dễ hiểu, dễ theo dõi. Cách mã hóa chi tiết theo từng xí nghiệp phù hợp với thực tế tại Công ty: TSCĐHH của Công ty phần lớn nằm ở các xí nghiệp tham gia thi công hợp đồng. Mã hóa chi tiết từng loại máy móc thiết bị phần nào đón giải quyết khó khăn trong việc quản lý máy móc thiết bị - nhóm TSCĐHH chiếm phần lớn trong giá trị tài sản của Công ty.
Kế toán TSCĐHH đã hạch toán tăng, giảm ở cả hai bộ phận và tổng hợp tương đối đầy đủ, chặt chẽ đúng trình tự. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời trên chứng từ gốc hợp lệ, hợp lý và hợp pháp. Việc nhập số liệu từ chứng từ gốc vào máy khoa học như việc Công ty xử lý chống trùng bằng tài khoản trung gian rất đơn giản mà hiệu quả.
Kế toán đã phân loại TSCĐHH hiện có tại Công ty theo quy định của Nhà nước, không những phục vụ được yêu cầu quản lý mà cũn giỳp cho người xem Báo cáo tài chính thấy được thế mạnh của Công ty. TSCĐHH của Công ty được phân loại theo nguồn hình thành và đặc trưng kỹ thuật, được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại giúp cho công tác quản lý TSCĐHH được thuận lợi và hiệu quả.
Kế toán luôn nắm vững thời gian sử dụng, tình trạng kỹ thuật từ đó tham mưu cho Ban lãnh đạo trong các quyết định như đầu tư mua sắm mới, hay nhượng
bán thanh lý những TSCĐHH không còn sử dụng được nữa hoặc sử dụng không có hiệu quả.
3.1.2. Nhược điểm công tác kế toán TSCĐHH
• Đối với việc đầu tư TSCĐHH
TSCĐHH trong Công ty được hình thành từ nguồn vốn ngân sách, nguồn vốn tự bổ sung và vốn vay, trong đó, từ vốn vay chiếm một bộ phận không nhỏ nên tiền lãi Công ty phải trả rất lớn. Điều này dẫn đến kết quả kinh doanh của Công ty tuy rằng có lãi nhưng lói cũn thấp do chi phí phải trả lãi vay lớn. Công ty chưa huy động được từ các nguồn vốn khác như thuê tài chính hoặc liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp khác.
• Đối với việc phân loại TSCĐHH
Hiện nay, Công ty mới chỉ tiến hành phân loại TSCĐHH theo nguồn hình thành và theo đặc trưng kỹ thuật. Cỏc cỏch phân loại trên là cần thiết nhưng chưa đầy đủ, Công ty chưa tiến hành phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng. Cách phân loại đó mới chỉ rõ năng lực máy móc thiết bị thực sự của Công ty. Không phân loại theo cách đó làm cho Công ty khó xác định được có bao nhiêu máy móc thiết bị đang hoạt động, như vậy dễ dẫn đến tình trạng số lượng máy móc nhiều nhưng số lượng thực tế hoạt động lại ớt, nú ảnh hưởng đến hiệu suất máy móc của Công ty.
• Đối với công tác hạch toán chi tiết TSCĐHH
Việc hạch toán chi tiết tại các xí nghiệp chưa có sổ chi tiết ở từng phân xưởng, hợp đồng mà chỉ do kế toán xí nghiệp theo dõi như vậy không đúng với quy định của Bộ Tài Chính, không gắn được với trách nhiệm của người trực tiếp sử dụng máy móc đối với TSCĐHH
• Đối với công tác kế toán tổng hợp TSCĐHH
TSCĐHH được hạch toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh phù hợp, tuy nhiên việc tổ chức hạch toán trên máy tính vẫn chưa được thực hiện một
cách chặt chẽ, vẫn còn mang tính thủ công nhiều do việc vẫn vận dụng Windows Excel cho việc tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định mà không tận dụng việc tính tự động qua phần mềm kế toán máy.
Đặc biệt, nghiệp vụ tính và phân bổ khấu hao là một nghiệp vụ thường xuyên trong kế toán TSCĐHH nhưng lại không được tiến hành bằng phần mềm mà lại tính bằng EXCEL rồi nhập lại vào máy, như vậy mất rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Phương pháp khấu hao áp dụng tại Công ty còn nhiều hạn chế. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao bình quân cho tất cả các loại TSCĐHH. Với phương pháp khấu hao này thì số khấu hao hàng năm không thay đổi không suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Nhưng phương pháp khấu hao này lại có nhược điểm là thu hồi vốn chậm do đó việc đầu tư, đổi mới TSCĐHH không kịp thời làm cho TSCĐHH sẽ bị lạc hậu, không đáp ứng được nhu cầu SXKD.
Hiện nay thời điểm Công ty trích hoặc thụi trớch khấu hao thực hiện theo nguyên tắc trũn thỏng: TSCĐHH tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào quá trình SXKD trong tháng được trích hoặc thụi trớch khấu hao từ ngày đầu của tháng tiếp theo. Như vậy, Công ty đã không tuân thủ đúng quy định về khấu hao TSCĐHH, theo QĐ 206/2003: “việc trích hay thụi trớch khấu hao được thực hiện bắt đầu từ ngày mà TSCĐHH tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động SXKD”.
Với TSCĐHH ngừng tham gia vào hoạt động SXKD như TSCĐHH chờ thanh lý, nhượng bán nhưng chưa hết thời hạn sử dụng, Công ty khụng trớch khấu hao. Như vậy giá trị của TSCĐHH trên sổ sách không phản ánh đúng giá trị thực tế của TSCĐHH. Dự khụng tham giá vào SXKD nhưng TSCĐHH vẫn chịu tác động của tự nhiện nên vẫn bị hao mòn.
Công ty không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐHH. Do đó, không có dự kiến chi phí phát sinh bất thường liên quan đến sửa chữa
TSCĐHH để tiến hành trích trước vào chi phí SXKD trong kỳ. Đây là một thiếu sót vì TSCĐHH của Công ty rất nhiều, việc phát sinh chi phí sửa chữa lớn TSCĐHH rất hay xảy ra với chi phí lớn. Do đó, nếu không trớch trước chi phí sửa chữa lớn thì chi phí SXKD trong kỳ sẽ tăng lên đột ngột, vì thế thông tin do kế toán cung cấp sẽ giảm bớt độ chính xác.
• Đối với việc xử lý TSCĐHH không còn sử dụng
TSCĐHH không sử dụng chờ thanh lý, nhượng bán, xử lý rất lớn do nhiều máy móc thiết bị đã cũ, hỏng từ lâu nhưng vẫn chưa có quyết định xử lý những TSCĐHH này. Điều này làm cho vốn thu hồi chậm, lãng phí rất nhiều và ảnh hưởng đến việc đầu tư đổi mới TSCĐHH.
3.2. NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TSCĐHH
Ngày nay kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản, mà nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác nhà quản trị mới có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất. Như vậy về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, nó cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh có hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá được các hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp.
Muốn vậy việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán TSCĐHH cần phải tuân theo các yêu cầu sau:
- Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành.
Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành và kiểm soát của nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, các công cụ quản lý kinh tế. Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý
không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo.
- Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Việc hoàn thiện công tác kế toán TSCĐHH phải căn cứ, tuân thủ theo chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán song nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng. Nhà nước ban hành các chính sách, các quy định chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp chỉ mang tính chất định hướng, hướng dẫn cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình. Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải đảm bảo sự thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo.
- Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Đây là yêu cầu không thể thiếu được trong tổ chức công tác kế toán TSCĐHH. Như chúng ta đã biết, kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu đối với thông tin là phải kịp thời, chính xác, phù hợp giúp việc ra quyết định đạt kết quả tối ưu.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, cùng với việc không ngừng tăng doanh thu các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp hữu hiệu hạ thấp chi phí có thể được, đây là một yêu cầu tất yếu đặt ra với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
3.3. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁNTSCĐHH TẠI CÔNG TY TSCĐHH TẠI CÔNG TY TSCĐHH TẠI CÔNG TY
• Ý kiến thứ nhất: đối với việc xác định TSCĐHH
Căn cứ theo VAS 03 – Chuẩn mực kế toán tài sản cố định hữu hình, tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình bao gồm những tiêu chuẩn sau:
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy - Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm
- Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành (là từ 10.000.000đ trở lên) Để phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành, Công ty có thể xếp những tài sản cố định có giá trị dưới 10.000.000 đồng như máy tính sang công cụ dụng cụ loại phân bổ nhiều lần. Điều này giúp cho Công ty vừa có thể thực hiện đúng các chế độ cũng như các chuẩn mực kế toán mặt khác cũng giúp Công ty không chịu những thay đổi lớn khi thay đổi việc xác định TSCĐHH và công cụ dụng cụ trong việc xác định kết quả kinh doanh.
* Trong trường hợp mua tài sản có thời gian sử dụng lâu dài (trên 1 năm) nhưng không đủ điều kiện về mặt giá trị để được xác định là tài sản cố định hữu hình thì Công ty sẽ hạch toán những tài sản đó là công cụ dụng cụ như sau:
Khi mua công cụ dụng cụ đưa vào sản xuất( xuất dùng công cụ dụng cụ) kế toán ghi:
Nợ TK 142, 242 Có TK 153
Định kỳ, phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD, với giá trị phân bổ từng lần:
Giá trị công cụ, dụng cụ phân bổ từng lần =
Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 627, 642… Có TK 142, 242
Như vậy việc hạch toán phần giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí cũng tương tự như trích khấu hao TSCĐHH mà lại đảm bảo đúng chế độ tài chính hiện hành.
*Với những tài sản mà Công ty hiện tại đang xếp chúng vào nhúm cỏc TSCĐHH nhưng theo như chuẩn mực kế toỏnn hiện hành thỡ chỳng lại không đủ các tiêu chuẩn cần thiết thì ta sẽ thực hiện việc chuyển các TSCĐHH đó sang công cụ, dụng cụ:
Với những TSCĐHH không đủ tiêu chuẩn là TSCĐHH đang theo dõi trên sổ, kế toán TSCĐ thực hiện bỳt toỏn chuyển TSCĐHH thành công cụ, dụng cụ:
Nợ TK 641, 642, 1361..: giá trị còn lại
Nợ TK 142, 242 : giá trị còn lại lớn cần phân bổ Nợ TK 2141 : giá trị hao mòn lũy kế
Có TK 211 : nguyên giá
• Ý kiến thứ hai: đối với công tác hạch toán chi tiết TSCĐHH
Tại xí nghiệp, ngoài việc theo dõi chi tiết TSCĐHH của nhân viên kế toán, tại các công trường tổ đội cũng cần lập “Sổ TSCĐ” để theo dõi chi tiết TSCĐ theo mẫu sau:
Biểu số 3.1: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng
ĐƠN VỊ: Mẫu số S22-DN
ĐỊA CHỈ: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI NƠI SỬ DỤNG
Năm:…
Tên đơn vị sử dụng:…
Ghi tăng TSCĐ và CCDC Ghi giảm TSCĐ và CCDC Chứng từ Tên, nhãn hiệu, quy cách TSCĐ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do Số lượng Số tiền S H NT S H NT Ngày….thỏng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán phải cung cấp đầy đủ nhu cầu sử dụng TSCĐHH ở từng bộ phận cũng như toàn doanh nghiệp một cách cụ thể để giúp lãnh đạo doanh nghiệp có cơ sở quyết định các phương án khai thức năng lực TSCĐHH
Việc theo dõi các TSCĐHH theo đơn vị sử dụng mà cụ thể là theo từng công trường, tổ đội thi công giúp cho việc quản lý tài sản được chặt chẽ và có hệ thống. Điều này giúp Công ty hạn chế những nhầm lẫn, sai sót không đáng có đặc biệt là trong các trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị sử dụng.
Ngoài ra, việc theo dõi tài sản cố định theo từng tổ đội cũng giúp cho các cán bộ quản lý có thể nhanh chóng trong việc ra quyết định trong các tình huống tăng, giảm tài sản cố định để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh một cách kịp thời và hiệu quả nhất có thể.
• Ý kiến thứ ba: đối với kế toán khấu hao TSCĐHH
- Trước hết Công ty cần đầu tư thuê ngoài cải tiến phần mềm đảm bảo tính khấu hao chính xác, như vậy kế toán không phải tính khấu hao thủ công, giảm bớt thời gian và tăng hiệu quả làm việc. Đây là một việc làm hết sức cần thiết vì kế toán khấu hao là mảng chính và lặp đi lặp lại thường xuyên trong phần hành kế toán TSCĐHH.
- Để đảm bảo đúng quy định về khấu hao, Công ty nên thực hiện bắt đầu trích hoặc thụi trớch khấu hao từ ngày TSCĐHH tăng, giảm.
- Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp khấu hao bình quân cho tất cả TSCĐHH là chưa hợp lý. TSCĐHH của Công ty có nhiều loại, nhóm khác nhau, được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, mức độ hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình của các tài sản này là khác nhau. Phương pháp khấu hao bình quân có nhược điểm như đó nờu ở trên. Xuất phát từ nguyên tắc phù hợp, kế toán cần phân bổ chi phí phù hợp với thu nhập trong kỳ kế toán.
Phương pháp khấu hao chỉ nên áp dụng đối với những TSCĐHH tham gia gián tiếp vào quá trình kinh doanh như nhà cửa, vật kiến trỳc…
Những TSCĐHH chịu nhiều tác động của khoa học kỹ thuật, hao mòn vô hình nhiều như cỏc mỏy thí nghiệm, kế toán nên áp dụng phương pháp khấu hao nhanh có điều chỉnh.
Mức trích khấu hao năm 2008 là: 187,5 * 200.000 = 37.500.000
Theo phương pháp khấu hao đường thẳng của Công ty thì mức trích khấu hao năm 2008 là: 450.000.000/8 = 56.250.000 – lớn hơn mức khấu hao theo phương pháp trên là: 18.750.000