2.2.1.2.1. Thủ tục tăng giảm TSCĐHH và chứng từ sử dụng
• Tăng TSCĐHH
TSCĐHH của Công ty chủ yếu là tăng do mua sắm mới. Việc trang bị TSCĐHH phải có kế hoạch cụ thể, phải hợp lý và căn cứ vào nhu cầu thực tế và phải có sự phê duyệt của Tổng công ty.
- Khi có nhu cầu mua sắm TSCĐHH (những TSCĐHH lớn có liên quan đến việc nâng cao năng lực sản xuất của Công ty) thì Công ty phải có tờ trình xin phép được đầu tư thiết bị gửi Hội đồng quản trị quyết định. Trường hợp mua sắm TSCĐHH không lớn lắm thì chỉ cần bộ phận có nhu cầu gửi tờ trình lên Giám đốc duyệt.
- Nếu được Tổng công ty hoặc Giám đốc Công ty duyệt thì Giám đốc thành lập ban mua sắm TSCĐHH. Ban này phát thư mời chào để tìm đơn vị có đủ khả năng cung cấp thiết bị với giá cả và chất lượng phù hợp nhất…sau khi tìm được nhà cung cấp thì tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp (trường hợp mua TSCĐHH lớn, phải có tờ trình đề nghị công ty ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp).
- Nhà cung cấp sẽ chuyển TSCĐHH trong một khoản thời gian nhất định, chuyển giao công nghệ, lắp đặt, chạy thử, hai bên tiến hành nghiệm thu bàn giao thiết bị và lập các chứng từ TSCĐHH, viết hóa đơn.
Trong quá trình mua TSCĐHH, giá mua và mọi chi phí liên quan đều được theo dõi, tập hợp kèm theo hóa đơn chứng từ. Đến đây hợp đồng đã hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng và thanh toán tiền, đồng thời kế toán làm thủ tục ghi tăng TSCĐHH trước khi đưa vào sử dụng.
Bộ chứng từ tăng TSCĐHH gồm có:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu 01- TSCĐ) + Quyết định tăng TSCĐ
Biểu số 2.6: Tờ trình đề nghị cấp TSCĐHH
CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHÂN TRÀ THAN UYấN
Địa chỉ: Huyện Than Uyên- Tỉnh Lai Châu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 15 tháng 07 năm 2008
TỜ TRÌNH
Kính gửi: Giám đốc CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHÂN TRÀ THAN UYấN
Xí nghiệp hợp đồng 18 xin đề nghị với Giám đốc một việc như sau:
Theo kế hoạch sản xuất 6 tháng cuối năm 2008, xí nghiệp hợp đồng 18 có rất nhiều hợp đồng cần có thiết bị để nâng vật tư, kết cấu như: Hợp đồng che đen với nhà máy chè Đông Anh
Vì vậy, chúng tôi kính đề nghị Giám đốc cấp cho chỳng thụi 01 Máy biến thế 320 KVA để phục vụ hợp đồng.
Chúng tôi hứa tuân thủ mọi quy định của Công ty về bảo quản, sử dụng máy móc thiết bị.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn.
Biếu số 2.7: Quyết định của Giám đốc về việc thành lập ban mua Cần cẩu CÔNG TY CỔ PHÂN TRÀ THAN UYấN
Địa chỉ:Huyện Than Uyên- Tỉnh Lai Châu
---&---
Số:367 QĐ/TC-LĐTL
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---
Hà Nội, ngày 07 tháng 08 năm 2008
QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY
V/v thành lập Ban mua Máy biến thế 320 KVA
GIÁM ĐỐC
CÔNG TY CỔ PHÂN TRÀ THAN UYấN
- Căn cứ quyết định số 601/QĐ/TCCB-LĐ ngày 05/04/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải v/v thành lập lại và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức “Cụng ty ”
- Căn cứ yêu cầu phục vụ sản xuất
- Theo đề nghị của ông Trưởng phòng TC-LĐTL Công ty.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Nay thành lập Ban mua 01 Máy biến thế 320 KVAcủa Công ty gồm có các ông có tên sau:
1. Ông Phạm Thế Bồi T.P Thiết bị Vật tư Trưởng ban 2. Ông Trần Duy Tĩnh P.P Thiết bị Vật tư Ủy viên 3. Ông Đặng Quốc Phòng P.P Tài chính kế toán Ủy viên
4. Ông Đỗ Văn Quyên Cán bộ Xí nghiệp 18
Điều 2: Ban mua 01 Máy biến thế 320 KVAcó nhiệm vụ:
- Khảo sát thị trường, mua 01 Máy biến thế 320 KVA đảm bảo yêu cầu chất lượng và các thông số kỹ thuật phục vụ thi công hợp đồng.
- Hoàn chỉnh các thủ tục, hồ sơ đưa 01 Máy biến thế 320 KVA vào phục vụ hợp đồng đảm bảo yêu cầu .
- Thường xuyên báo cáo và thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty.
Điều 3: Các ông (bà) Trưởng phòng nghiệp vụ, giám đốc các xí nghiệp có liên quan và các ông có tên trên căn cứ phạm vi trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận: Giám đốc
- Như điều 3
Biếu số 2.8: Hợp đồng kinh tế
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--***-***-***--
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: 00697/HĐ-TB
V/v cung cấp máy móc thiết bị
Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của Chủ tịch hội đồng Nhà nước và Nghị quyết số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
Căn cứ vào nhu cầu thiết bị CÔNG TY CỔ PHÂN TRÀ THAN UYấN và năng lực công ty cổ phần chố Đông anh.
Hôm nay, ngày 10/08/2007 tại Công ty chố Đông anh, chúng tôi gồm các bên dưới đây:
Đại diện bên mua:
Ông: Vũ Ngọc Sang Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Huyện Than Uyên- Tỉnh Lai Châu
Điện thoại: 02313561482 – 02313561483 Mã số thuế: 010010953-1
Tài khoản số: 710A00735 Ngân hàng Công thương Tỉnh Lai Châu Đại diện bờn bỏn:ễng: Đỗ Văn Vũ Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ: Đông anh - Hà Nội Điện thoại: 8544898
Mã số thuế: 01006947309
Tài khoản số: 710A000141 Ngân hàng Công thương Đông anh– Hà Nội Hai bên đã thỏa thuận kí hợp đồng theo các điều khoản sau:
Điều 1: Hàng hóa, số lượng, giá cả:
STT Tên máy móc, thiết bị Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Máy biến thế 320 KVAD303.85M
01 457.142.850 457.142.850
Giá 01 Máy biến thế 320 KVAở đây chưa bao gồm thuế GTGT
Điều 2: Phương thức thanh toán:
Sau khi hai bên bán bàn giao máy móc cho bên mua, bên mua có trách nhiệm thanh toán chuyển khoản cho bên bán
Điều 3: Về chất lượng máy móc
Chất lượng máy móc đảm bảo đúng yêu cầu như phụ lục về thông số kỹ thuật đính kèm với hợp đồng này.
Điều 4: Thời gian, địa điểm và phương thức giao hàng
Công ty cổ phần chố Đông anh bàn giao 01 Máy biến thế 320 KVAcho Công ty CP Chố Đụng Anh - Hà Nội
Công ty Công ty CP trà Than Uyên chịu chi phí vận chuyển lắp đặt thiết bị
Thời gian giao hàng: 15/08/2007 Điều 5: Cam kết chung
- Ngoài những điều khoản hai bên thỏa thuận trong hợp đồng, các điều khoản khác hai bên thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Hai bên cam kết thi hành nghiêm chỉnh hợp đồng này
- Trường hợp 1 trong 2 bên vi phạm hợp đồng nếu không giải quyết được bằng thương lượng phải ra tòa án kinh tế Hà Nội giải quyết. Quyết định của tòa án kinh tế Hà Nội là cơ sở pháp lý buộc hai bên tuân thủ.
- Hợp đồng làm thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau
- Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và hết hiệu lực khi hai bên thanh lý xong hợp đồng
Đại diện bên mua Đại diện bên bán
* Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng và bên bán tiến hành chuyển chở TSCĐ đến Công ty, lập biên bản nghiệm thu và bàn giao tài sản, và hóa đơn GTGT
Biểu số 2.9: Biên bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐ
BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO TSCĐ
Ngày 15 tháng 08 năm 2008
Hôm nay, tại Công ty Cổ phần Chố Đụng Anh, chúng tôi gồm có: Ông: Đỗ Văn Vũ – Giám đốc
Đại diện cho: Công ty cổ phần chố Đông anh Địa chỉ: Đông anh - Hà Nội
Điện thoại: 04.8544898 Fax: 04.5531433
(Gọi tắt là bên giao)
Ông: Phạm Thế Bồi – Trưởng phòng TBVT Đại diện cho: Công ty Trà Than Uyên
Địa chỉ: Huyện Than Uyên - Lai Châu Điện thoại: 04.8561482 – 04.8561483 (Gọi tắt là bên nhận)
Cùng nhau tiến hành bàn giao 01 Máy biến thế 320 KVAD303.85M và ký vào biên bản bàn giao với nội dung như sau:
Tên TSCĐ: 01 Máy biến thế 320 KVAD303.85M
I/Chất lượng Máy biến thế
01 Máy biến thế 320 KVAđảm bảo yêu cầu, đã kiểm tra không có hư hỏng bên ngoài và hư hỏng bên trong, hệ thống hoạt động tốt.
Các phụ tùng và đồ nghề kèm theo gồm: 01 lốp, 01 dây cáp, 01 móc Sách hướng dẫn
II/Cỏc giấy tờ kèm theo
1. Biên bản nghiệm thu
2. Hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng 3. Sổ bảo hành
Sau khi kiểm trả, hai bên cùng thống nhất bàn giao 01 Máy biến thế 320 KVAtrên với đầy đủ tính năng kỹ thuật, chất lượng xe và giấy tờ như trong biên bản.
Biên bản này được ký kết vào ngày 15/08/2008 và được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.
Đại diện bên nhận Đại diện bên giao
Biểu số 2.10: Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01/GTKT – 3LL Số:010245
HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 15 tháng 08 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần chố Đông anh
Địa chỉ: Đông anh - Hà Nội Số tài khoản: 710A-00141
Điện thoại: 04.8544898
MS:0100947309
Họ tên người mua hàng: Công ty Trà Than Uyên
Địa chỉ: Huyện Than Uyên - Lai Châu Số tài khoản: 710A-00735
Điện thoại: 04.8561482 MS: 0100109593-1
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT TấN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ Đơn vị tính Số
Lượng Đơn giá
THÀNH TIỀN A B C 1 2 3=1*2 1 01 Máy biến thế 320 KVAD303.85M Bộ 01 457.142.85 0 457.142.850 Cộng tiền hàng 457.142.850
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 45.714.285 Tổng cộng tiền thanh toán 502.857.135 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh hai triệu, tám trăm năm mươi bảy nghìn, một trăm ba lăm đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 2.11: Biên bản thanh lý hợp đồng
CÔNG TY CỔ PHÂN TRÀ THAN UYấN
Địa chỉ:Huyện Than Uyên- Tỉnh Lai Châu
---&---
Số: 859/TLHĐ
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---
Hà Nội, ngày 28 tháng 08 năm 2008
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
- Căn cứ hợp đồng kinh tế số 00697 ký ngày 10/08/2007 giữa Công ty Công ty CP trà Than Uyên với Công ty cổ phần xây dựng và thiết bị công nghiệp về việc mua bán 01 Máy biến thế 320 KVAD303.85M
- Căn cứ vào các biên bản giao nhận thiết bị giữa hai bên (có chi tiết kèm theo).
Hôm nay, ngày 28 tháng 8 năm 2008, chúng tôi gồm có: BÊN MUA: CÔNG TY CỔ PHÂN TRÀ THAN UYấN
Đại diện: Ông Vũ Ngọc Sang Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Huyện Than Uyên- Tỉnh Lai Châu
Điện thoại:023.1561482 – 0231.561483 Fax: 04.8562197 Mã số thuế: 0100109593-1
Tài khoản số: 710A-00735 Ngân hàng công thương –Lai Châu BÊN BÁN: Công ty cổ phần chố Đụng anh
Đại diện: Ông Đỗ Văn Vũ Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ: Đông anh - Hà Nội Điện thoại: 04.8544898 Mã số thuế: 0100947309 Tài khoản số: 710A-00141
Cùng nhau thanh lý hợp đồng kinh tế số 00697 ký ngày 10/8/2008 với nội dung như sau:
I. Bên bán đã giao, bên mua đã nhận nguyên trạng 01 01 Máy biến thế 320 KVAD303.85M với các tiêu chuẩn kỹ thuật và phụ tùng đã được bàn giao đầy đủ như trong biên bản bàn giao ngày 15/8/2007.
II.Thanh toán
Bên mua đã thanh toán một lần cho bên bán số tiền mua hàng theo trị giá hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên là 502.857.135 (năm trăm linh hai triệu, tám trăm năm bảy nghìn, một trăm ba lăm đồng chẵn)
Bên bán đã xuất hóa đơn GTGT số 010245 cho bên mua ngày 15/8/2007 III. Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng số 00697 ký ngày 10/8/2007, kể từ ngày hôm nay, đến thời điểm này hai bên không còn trách nhiệm với nhau trước pháp luật về việc thực hiện các điều khoản như đã quy định tại hợp đồng kinh tế số 00697 ký ngày 10/8/2008
Biên bản thanh lý hợp đồng được lập thành 06 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 03 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA
Biểu số 2.12: Hóa đơn GTGT về vận chuyển Mẫu số: 01/GTKT – 3LL Số: 001375 HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 08 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Hợp tác xã cơ khí 1.5
Địa chỉ: Đông anh - Hà Nội Số tài khoản: 710A-00141
Điện thoại: 04.838426 MS: 0100145247
Họ tên người mua hàng: Công ty Trà Than Uyên
Địa chỉ: Huyện Than Uyên - Lai Châu Số tài khoản:710A- 00735
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100109593-1
STT TấN HÀNG HÓA, DỊCH
VỤ
Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá
THÀNH TIỀN
A B C 1 2 3=1*2
1 Vận chuyển và lắp đặt Cái 01 2.734.000 2.734.000
Cộng tiền hàng 2.734.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 273.400 Tổng cộng tiền thanh toán 3.007.400 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu không trăm linh bảy nghìn bốn trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 2.13: Biên bản giao nhận TSCĐ BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 15 tháng 08 năm 2008 Số: 150806 Nợ: Có:
- Căn cứ Quyết định số 369 QĐ/VT-TB ngày 14 tháng 08 năm 2008 của Giám đốc Công ty Công ty CP trà Than Uyên về việc bàn giao TSCĐ
1. Ban giao nhận gồm:
- ễng Phạm Thế Bồi Chức vụ: TP Thiết bị Vật tư Đại diện bên giao - ễng Đỗ Đức Thắng Chức vụ: Giám đốc xí nghiệp 18 Đại diện bên nhận
2. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:
STT Tên, ký hiệu TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Công suất thiết kế
Tính nguyên giá TSCĐ Tài
liệu kỹ thuật Giá mua CPVC, lắp đặt --- Nguyên giá A B C D 1 2 3 4 5 6 7 E 1 D303.85M H2311801 Tiệp 2008 457.142.850 2.734.000 459.876.850 Tổng 457.142.85 0 2.734.000 459.876.85 0 Giám đốc xí nghiệp 18 Kế toán xí nghiệp Người nhận Người giao
Biểu số 2.14: Ủy nhiệm chi
ỦY NHIỆM CHI
Số: 28
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ/ĐIỆN Lập ngày: 20/8/2007
Tên đơn vị trả tiền: Công ty CP trà Than Uyên Số tài khoản: 710A-00735
Tại Ngân hàng Công thương Lai Châu
Phần do NH ghi Tài khoản Nợ
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty CP Chố Đụng Anh
Tài khoản Có
Số tài khoản: 710A-00141
Tại Ngân hàng Công thương Đông anh - HN
Số tiền bằng chữ: Năm trăm linh hai triệu, tám trăm năm mươi
:bảy ngàn một trăm ba lăm đồng Số tiền bằng số: 502.857.135
Biểu số 2.15: Giấy báo Nợ
NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG LAI CHÂU
GIẤY BÁO NỢ SBT:15
Kính quý Công ty Trà Than Uyên Ngày 20 tháng 08 năm 2008
Hôm nay, chúng tôi xin Bỏo đó ghi Nợ Tài khoản quý Công ty số: 710A-00735 Số tiền như sau:
Chi tiết Số tiền
Công ty trả tiền mua 01 Máy biến thế 320 KVA
502.857.135
Biểu số 2.16: Phiếu chi