II. Thực trạng công tác quản lý và sử dụng vốn lưu động tại công ty.
2. Quản lý các khoản phải thu.
Bảng 8: Cơ cấu vốn trong thanh toán của công ty.
đvt: 1000đ
Tt chỉ tiêu Năm 2005(1) Năm 2006(2) Năm 2007(3) CL(1)\(2) CL(2)\(3)
số tiền tl% số tiền tl% số tiền tl% số tiền tl% số tiền tl%
1 vốn trong thanh toán 6.548.457 100 7.431.614 100 8.630.398 100 883.157 13,5 1.198.781 16,1 Phải thu KH 3.758.124 57,4 4.216.434 56,7 4.872.612 56,4 45.831 12,2 656.178 15,5 Trả trước cho NB 480.124 7,3 572.649 7,7 682.156 7,9 92.525 19,3 109.507 19,1 Vốn ĐT vào được kt 19.157 0,3 28.372 0,4 0
Phải thu nội bộ 2.201.234 33,6 2.513.698 33,8 2.978.192 34,5 312.464 14,2 464.494 18,5 Phải thu khác 89.818 1,4 100.460 1,4 97.435 1,2 10.642 11,8 -3025 -3 DT 35.375.652 37.675.070 40.778.143 2.299.418 6,5 3.103.073 8,2
Nguồn: Bảng cđkt của công ty năm 2005,2006 và 2007
Từ bảng số liệu trên ta thấy năm 2007 cả doanh thu và công nợ phải thu đều tăng, nhưng tốc độ tăng của các khoản phải thu cao hơn tốc độ tăng của doanh thu, điều này chứng tỏ năm 2007 vốn của công ty bị chiếm dụng nhiều hơn. đây là điều gây nhiều bất lợi cho hoạt động kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty nói riêng. bởi vậy công ty cần tăng cường đẩy mạnh các biện pháp thu hồi công nợ, để đẩy mạnh tốc độ luân chuyển vốn lưu động góp phần sử dụng vốn tiết kiệm và hiệu quả hơn.
Trong cơ cấu nguồn vốn trong thanh toán, thì khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng cao nhất và cũng tăng theo đà phát triển của doanh thu (Năm 2005 là 3.758.124.000đ,năm 2006 là 4.216.434.000đ tăng 12,2% so với năm 2005.năm 2007 là 4.872.612.000đ tăng 15,5%). Nguyên nhân khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng cao là vì trong lĩnh vực xây lắp hiện nay, sau khi thắng thầu (bên b) phải ứng trước một lượng vốn lớn để tiến hành thi công, còn việc thanh toán sẽ được chủ đầu tư (bên a) thực hiện thành nhiều lần trong và sau quá trình thi công, bàn giao thậm chí cá biệt còn có thể kéo dài hàng năm sau khi đã nghiệm thu và bàn giao.
Năm 2007 công ty đã ký kết, thi công và bàn giao đưa vào sử dụng nhiều công trình lớn như:
-Nhà máy Fujikin. - Nhà máy Yamaha.
- Hội trường, Nhà chỉ huy, Nhà huấn luyện bay, Nhà chờ bay, Nhà làm việc Đại đội Thông tin, Đại đội Xăng Dầu, Đại đội Cảnh Vệ, Kho Bom. Sân bay Yên Bái Trung Đoàn 931.
- Viện khoa học công nghệ…
Do đó khoản phải thu khách hàng tăng lên là lẽ đương nhiên.
Bên cạnh khoản phải thu hàng thì khoản phải thu nội bộ cũng chiếm một tỷ trọng tương đối lớn. bởi lẽ hiện nay công ty áp dụng phương thức quản lý giao khoán công trình hoặc hạng mục công trình cho các đội thi công. Sau khi trúng thầu công ty sẽ tiến hành giao khoán lại cho các tổ đội, các tổ đội nhận tiền tạm ứng tại công ty, tự chịu trách nhiệm thuê nhân công, mua nguyên vật liệu đầu vào, hàng tháng hoặc hàng quý tổng hợp chi phí gửi về công ty. Khi đó công ty mới hạch toán chi phí vào công trình được. vì vậy năm 2007 khi công ty mở rộng quan hệ làm ăn, các công trình được ký kết nhiều hơn thì các khoản tạm ứng cũng tăng là lẽ đương nhiên.
Ngoài hai khoản phải thu khách hàng và phải thu nội bộ chiếm tỷ trọng lớn ra thì các khoản trả trước cho người bán và khoản phải thu khác tuy có tăng, nhưng tỷ trọng trên tổng nợ phải thu vẫn ổn định ở mức thấp, điều này là tương đối tốt, bởi lẽ năm 2007, mặc dù mở rộng sản xuất kinh doanh khả năng chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp, cá nhân khác sẽ tăng (do quan hệ mua bán chịu) những khoản ứng trước cho người bán vẫn giữ tỷ trọng ổn định, điều đó thể hiện uy tín của công ty đối với các nhà cung cấp tương đối tốt. công ty nên tiếp tục mở rộng và duy trì các mối quan hệ với các nhà cung cấp như hiện nay.
Như vậy cơ cấu vốn trong thanh toán của công ty biến động theo chiều hướng hợp lý, tuy nhiên số tiền phải thu khách hàng trong mỗi kỳ vẫn còn rất lớn, công ty nên có biện pháp thu hồi thích hợp, tránh ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính của công ty.
3. Quản lý vốn vật tư hàng hoá.
Là một bộ phận chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng vốn lưu động của công ty, là lực lượng vốn chủ yếu tham gia vào quá trình xây lắp. điều đó được thể hiện phần nào qua bảng cơ cấu vốn vật tư hàng hoá của chi nhánh được trình bày dưới đây.
Bảng 9: cơ cấu vốn vật tư hàng hoá của công ty trong những năm qua.
đvt: 1000đ
Tt chỉ tiêu Năm 2005(1) Năm 2006(2) Năm 2007(3) CL(1)\(2) CL(2)\(3)
số tiền Tl% số tiền Tl% số tiền Tl% số tiền Tl% số tiền Tl%
1 Tổng vốn vốn VTHH 19.214.157 100 20.219.534 100 21.521.436 100 1.005.377 5,2 1.301.902 6,4 nl vl 20.123 0,2 23.610 0,1 37.781 0,2 3.487 17,3 14.171 6 cc dc 3.025.589 15,7 3.680.752 18,2 4.291.360 19,9 655.163 21,6 610.608 16,5 Chi phí sxkd dd 16.168.445 84,1 16.515.315 81,7 17.192.695 79,9 346.870 2,1 677.380 4,1 2 Tổng DT 35.375.652 37.675.070 40.778.143 2.299.418 6,5 3.103.073 8,2
Nguồn: Bảng cđkt của công ty năm 2005,2006 và 2007.
Qua bảng trên ta thấy so với năm 2005 thì năm 2006 có lượng hàng hoá tồn kho tăng lên là 1.005.377.000đ tương ứng với tỉ lệ 5,2%.So với năm 2006 thì năm 2007 lượng vốn vật tư hàng hoá tồn kho của công ty tăng lên 1.301.902.000đ tương ứng với tỷ lệ 6,4%, trong khi doanh thu tăng 3.103.073.000đ tương ứng với tỷ lệ 8,2%, điều đó thể hiện sang năm 2007 công ty đã có nhiều cố gắng trong việc quản lý và sử dụng
2006 cứ một đồng đầu tư vào vật tư hàng hoá chỉ mang lại 1,85 đồng doanh thu (37.675.070 ? 20.219.534) nhưng sang năm 2007 cũng đầu tư như vậy nhưng công ty đã thu được 1,9 đồng trên một đồng vốn đầu tư. Với triển vọng phát triển này, nếu trong những năm tới công ty tiếp tục phát huy công tác quản lý và sử dụng vốn vật tư hàng hoá như hiện nay thì khả năng đạt được doanh thu và lợi nhuận cao hơn là hoàn toàn có thể, vì vốn vật tư hàng hoá là bộ phận chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng vốn lưu động, nên đương nhiên việc nâng cao công tác quản lý và hiệu quả sử dụng vốn vật tư hàng hoá thì sẽ góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng của tổng vốn lưu động.
Trong cơ cấu vốn lưu động của mỗi doanh nghiệp luôn có một bộ phận quan trọng nằm trong khâu sản xuất với nhiệm vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, tuỳ từng loại hình doanh nghiệp mà phần vốn lưu động này được biểu hiện dưới các hình thức khác nhau. nhưng đối với doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản thì đây là chủ yếu là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và luôn chiếm một tỷ trọng cao nhất trong tổng vốn vật tư hàng hoá.
Ở công ty TNHH Thạch Lâm, điều này được thể hiện trong năm 2006, tỷ trọng của chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chiếm 81,7% trên tổng vốn vật tư hàng hoá và năm 2007 là 79,9%, tuy tỷ trọng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trên tổng vốn vật tư hàng hoá của công ty giảm 1,8% từ năm 2006 qua năm 2007, nhưng lại tăng lên với số tuyệt đối là 677.380.000đ. Nguyên nhân của chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tăng là do khối lượng công trình thi công tăng, nhiều công trình, hạng mục công trình dở dang chưa hoàn thành hay khối lượng xây lắp dở dang trong năm chưa được bên chủ đầu tư nghiệm thu, chấp nhận thanh toán hoặc chi phí sản xuất phát sinh từ khi khởi công công trình đến thời điểm kiểm kê đánh giá đối với những công trình quy định thanh toán sau khi hoàn thành toàn bộ.
Ngoài chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chiếm tỷ trọng cao ra thì trong cơ cấu vốn vật tư hàng hoá lượng nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ, cũng là những vật tư, phương tiện góp phần tích cực vào việc duy trì sản xuất kinh doanh thường xuyên liên tục.
Do đặc điểm của ngành xây dựng và quy chế riêng trong quản lý thi công tại công ty là: công ty luôn thực hiện phương thức giao khoán công trình hay hạng mục công trình cho các tổ đôị thi công tự chịu trách nhiệm cung ứng nguyên liệu, vật liệu, do đó trong mục nguyên vật tồn kho của công ty ở cuối niên độ là rất thấp chỉ chiếm0,2% năm 2005, 0,1% năm 2006 và 0,2% năm 2007 trên tổng nguồn vốn vật tư hàng hoá. loại nguyên vật liệu này chủ yếu tồn đọng dưới dạng vật liệu phục vụ quản lý điều hành công ty. Đây là một nét đặc thù rất riêng trong ngành sản xuất, mà chỉ các doanh nghiệp xây lắp mới có, cho nên trong việc quản lý và sử dụng hàng lưu kho công ty có thể bỏ qua công đoạn quản lý chi tiết mục nguyên vật liệu ở công ty.
Khác với nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ là một lượng vật tư hỗ trợ trong thi công, nó không là bộ phận trực tiếp cấu thành nên sản phẩm nhưng lại không thể thiếu trong công tác xây lắp. Xác định được tầm quan trọng của công cụ dụng cụ, trong năm 2007 công ty đã đầu tư mua sắm thêm một lượng công cụ dụng cụ mới sẵn sàng đáp ứng nhu cầu phục vụ thi công đưa tỷ trọng công cụ dụng cụ trên tổng vốn vật tư hàng hoá tăng từ 15,7% năm 2005 lên 18,2% năm 2006,và lên 19,9% năm 2007. Việc đầu tư thêm trang thiết bị phục vụ thi công là cần thiết và cấp bách. vì trong điều kiện thi công xây lắp chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên khi gặp thuận lợi về thời tiết thì việc thi công phải được tiến hành khẩn trương do đó nếu công cụ dụng cụ không đầy đủ sẽ làm đình trệ việc thi công. tuy nhiên, việc đầu tư tăng thêm cũng cần phải xác định cân đối với sự gia tăng của doanh thu và lợi nhuận vì nếu công cụ, dụng cụ tồn kho không được sử dụng hoặc để lâu mới sử dụng sẽ làm tăng chi phí bảo quản, giảm
Trên đây là một số vấn đề cơ bản trong hoạt động quản lý vốn lưu động nói chung và quản lý vốn vật tư hàng hoá tại công ty nói riêng, để hiểu rõ hơn tình hình quản lý và sử dụng vốn lưu động của công ty ta cần đánh giá hiệu quả sử dụng của từng khoản mục cấu thành nên vốn lưu động.
III.Phân tích tình hình quản lý và sử dụng vốn lưu động của công ty 1.Sử dụng vốn bằng tiền
Trong công tác quản lý vốn bằng tiền ở công ty ,công ty vẫn chưa lập kế hoạch tiền mặt, đây chính là hạn chế cơ bản trong việc xác định lượng dự trữ tiền mặt hợp lý. Vì vậy việc xác định mức tồn quỹ tối thiểu và lập kế hoạch tiền mặt là rất cần thiết đối với công ty. Công ty cần phải lập bảng thu-chi ngân quỹ và so sánh giữa thu và chi bằng tiền để tìm nguồn tài trợ nếu thâm hụt ngân quỹ, hoặc đầu tư ngắn hạn nếu dư thừa ngân quỹ, trong đó có tính đến số dư bằng tiền đầu kỳ và cuối kỳ tối ưu. chứ không nên chỉ gửi các khoản tiền dư thừa vào ngân hàng như hiện nay vì tỷ lệ sinh lời của nó là rất thấp gây ra sự kém hiệu quả trong sử dụng vốn bằng tiền tại công ty.
Có rất nhiều hình thức đầu tư ngắn hạn khác nhau có khả năng sinh lời cao mà công ty có thể lựa chọn như cho vay, đầu tư chứng khoán, góp vốn liên doanh… Tuy nhiên, một trong những hình thức đầu tư thường được sử dụng đó là đầu tư chứng khoán có tính thanh khoản cao đặc biệt là trong điều kiện hiện này khi thị trường chứng khoán việt nam đã đi vào hoạt động và gặt hái được những thành công nhất định. khi cần thiết công ty có thể chuyển đổi những chứng khoán này ra tiền mặt.
Khi lập kế hoạch tiền mặt công ty nên lưu ý những vấn đề sau: - Xác định mức số dư tiền mặt phù hợp
- Thu thập và sử dụng tiền mặt một cách có hiệu quả. - Đầu tư tiền mặt dư thừa vào chứng khoán khả thị.
Ba yếu tố trên nếu được kết nối với qui mô, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty ở từng thời kỳ nhất định sẽ góp phần quản lý tốt vốn bằng tiền, công ty sẽ tránh được ứ đọng hay thiếu hụt vốn, đưa khả năng sử dụng vốn lưu động của công ty lên cao.
2.Các khoản phải thu
Ngoài việc tìm hiểu nguồn gốc vốn đầu tư và hoàn thiện hồ sơ quyết toán thì chính sách tín dụng khách hàng là khâu quan trọng quyết định sự thành công của hai giải pháp trên, cụ thể là:
+ Đối với khách hàng mới,uy tín chưa cao: công ty cần yêu cầu khách hàng có thế chấp, ký cước bảo lãnh, bảo đảm thanh toán của ngân hàng hay một tổ chức có tiềm lực về tài chính. trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, nếu vi phạm sẽ phạt theo lãi suất quá hạn đã thoả thuận trong hợp đồng.
+ Với khách hàng truyền thống, khách hàng lớn, có uy tín: áp dụng hình thức thanh toán trả chậm đến 30 ngày, tối đa là 60 ngày sau khi hoàn thành thủ tục bàn giao công trình xây lắp và 30 ngày nếu là cung cấp các sản phẩm, dịch vụ.
+ Khách hàng trong nội bộ công ty: xác định dư nợ thường xuyên với thời hạn thanh toán không quá 30 ngày đối với sản phẩm hàng hoá dịch vụ, không quá 60 ngày đối với sản phẩm xây lắp, thường xuyên đối chiếu bù trừ công nợ đối với các khoản nợ đến hạn.
Ngoài ra, công ty cần tính toán tỷ lệ chiết khấu trong thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm.
Thực tế tại công ty, việc quản lý các khoản phải thu, phải trả, nhất là đối với các khoản quá hạn chưa được phân tích đánh giá một cách chính xác. việc lập dự phòng chưa dựa trên cơ sở phân độ rủi ro dự tính, số liệu chi tiết phản ánh trên sổ kế toán chưa chính xác. công ty cần đối chiếu xem xét các khoản nợ quá hạn có đúng là khó
3.Hàng tồn kho
Khoản mục này nhìn chung được chi nhánh quản lý tương đối tốt. song cũng còn một số vấn đề cần giải quyết sau:
Một là: Hàng lưu kho trong năm 2007 tuy có giảm về tỷ trọng nhưng vẫn còn chiếm tỷ lệ cao, năm 2006 chiếm 64,6% trên tổng vốn lưu động tương ứng số tiền 20.219.534.000 đ, năm 2007 chiến 62,8% tổng số vốn lưu động với số tiền 21.521.436.000đ (nguồn: bảng 3 chương 2). công ty cần lưu ý quản lý khoản mục này nhằm hạn chế những thất thoát trong khâu dự trữ, giảm chi phí bảo quản, đảm bảo thu hồi lượng vốn ứ đọng này.
Hai là: Nguyên vật liệu là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành xây lắp nên công ty cần phải quan tâm nhiều hơn nữa, để tăng cường tính kiểm tra, giám đốc vật tư, phòng kế toán công ty cần bố trí nhân viên thường xuyên theo dõi chi phí vật tư tại các đội công trình, phòng kinh tế kỹ thuật cần bố trí cán bộ quản lý có kinh nghiệm về tổ chức, giám sát thi công tại công trường hỗ trợ các đội trưởng về kỹ thuật, quản lý xây lắp và lập kế hoạch thi công.
Ba là: Trong thi công đôi khi công ty phải ngừng thi công do phải chờ chỉnh sửa thiết kế, để có thể phần nào khắc phục thiệt hại trong trường hợp này, trước khi thi công công ty cần yêu cầu chủ đầu tư khảo sát thiết kế thật kỹ lưỡng. bên cạnh đó công ty cần đưa ra những điều khoản cam kết thoả thuận cụ thể về trách nhiệm vật chất đối với việc làm chậm tiến độ thi công, lấy đó làm căn cứ yêu cầu chủ đầu tư có trách