Khi mới thành lập cơ sở vật chất còn hạn hẹp khó khăn, nhưng với sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên công ty đã và đang từng bước khởi sắc. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình công ty đã xây dựng bộ máy điều hành kinh doanh hợp lý hiệu quả cao được thể hiện cô thể trên từng bộ phận, phòng ban:
* Ban giám đốc:
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý chung toàn công ty và trực tiếp quản lý: P.Tổ chức lao động, P.Tài chính kế toán, P. Kế hoạch - Đầu tư, Văn phòng, P. Bảo vệ quân sự.
- Phó giám đốc sản xuất: Chịu trách nhiệm quản lý về công nghệ sản xuất và điều hành trực tiếp các xưởng có liên quan tới sản xuất sản phẩm.
- Phó Giám đốc cơ điện: Phụ trách vật tư, máy móc thiết bị sản xuất. - Phó Giám đốc Kinh doanh: Phụ trách lĩnh vực kinh doanh và tiêu thụ.
* Khối gián tiếp: Gồm các phòng ban không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nhưng quản lý chung về những lĩnh vực nhất định: Văn phòng, P. Bảo vệ quân sự, P.Công nghệ, P. Tổ chức lao động, P.Tài chính kế toán, P.Kế hoạch-Đầu tư, P.Cơ điện, Ban an toàn, P. Vật tư, P.Tiêu thụ.
* Khối trực tiếp: Là những xưởng trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm, gồm những xưởng sản xuất và xưởng phụ trợ sản xuất:
- Xưởng sản xuất: Gồm 4 phân xưởng sản xuất trực tiếp ra thành phẩm.
- Xưởng phụ trợ sản xuất: Gồm 6 phân xưởng không trực tiếp tạo ra thành phẩm nhưng có nhiệm vụ trợ giúp cho các xưởng sản xuất tạo ra thành phẩm.
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty xi măng Hoàng Mai
Giám đốc
PGĐ Sản xuất PGĐ Cơ điện PGĐ K. Doanh
Phòng Công nghệ Phòng Cơ điện Phòng Thị trường Văn Phòng Phòng Kế hoạch - Đầu tư X. Khai thác Mỏ X. Hệ thống Phòng Bảo vệ quân sự Phòng Kế toán
X. Nguyên liệu X. Điện – TĐH Phòng TC-LĐ
X. Lò nung X. Cơ khí
X. Xi măng X. Xe máy
Phòng ĐHTT Phòng vật tư
Phòng TN-KCS Ban An toàn
Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc, giúp việc cho giám đốc là 3 phó giám đốc về các lĩnh vực khác nhau và các phòng ban.
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3
+ Xưởng khai thác mỏ: Khai thác đá vôi và đá sét.
+ Xưởng nguyên liệu: Nghiền liệu (sản xuất Bột liệu) phục vụ sản xuất Clinker.
+ Xưởng lò nung: Sản xuất Clinker. + Xưởng xi măng: Sản xuất xi măng.
+ Phòng điều hành trung tâm: Điều khiển toàn bộ dây chuyền hoạt động và sản xuất của nhà máy.
+ Phòng thí nghiệm: Nghiên cứu thành phần hoá học của nguyên vật liệu, phụ gia, kiểm tra chất lượng của sản phẩm.
+ Xưởng hệ thống: Cung cấp nước phục vụ sản xuất và sinh hoạt.
+ Xưởng điện tự động hoá: Quản lý hệ thống điện cho hoạt động của nhà máy.
+ Xưởng cơ khí: Sửa chữa kiểm tra, bảo dưỡng máy móc, thiết bị toàn nhà máy.
+ Xưởng xe máy: Vận chuyển đá vôi từ nơi khai thác đến hệ thống băng tải.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tài vụ của công ty. 2.1.4.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay công ty xi măng Hoàng Mai áp dụng Mô hình kế toán tập trung.
Mô hình kế toán tập trung là mô hình mà tất cả các công việc kế toán: phân loại chứng từ , định khoản kế toán, ghi sổ kế toán và báo cáo kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. Các thông tin kế toán được cung cấp kịp thời, đảm bảo được sự lãnh đạo thống nhất, thuận lợi cho phân công chuyên môn về công tác kế toán.
Theo đó toàn bộ công tác kế toán tập trung xử lý tại Phòng TCKT - Văn phòng chính Công ty từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán đến việc lập báo cáo kế toán phân tích hoạt động kinh doanh. Ở các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ thu nhận kiểm tra chứng từ; Ghi chép sổ sách phục vụ cho yêu cầu
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3
chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán tập trung tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại phòng Tài chính kế toán
Phó phòng (2 phó phòng) Trưởng phòng Kế toán tổng hợp Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Tổ kế toán vật tư và thư ký hội đồng giá Kế toán thuế và quyết toán vốn ngân sách Kế toán ngân hàng (tiền vay và tiền gửi ngân hàng Kế toán TSC Đ XDC B và kế toán sửa chữa lớn Kế toán thanh toán tiền mặt Kế toán tiêu thụ và công nợ Kế toán tiền lươn g và bảo hiểm xã hội Thủ quỹ 1 2 3 1 1 1 1 3 1 1
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3
Ghi chú: Chỉ đạo của lãnh đạo
Các bộ phận phối hợp và báo cáo các bộ phận
Phòng kế toán của công ty gồm có: 1 trưởng phòng, 2 phó phòng và 15 kế toán viên. Trong quá trình hạch toán của công ty mỗi kế toán viên chịu trách nhiệm về phần hành kế toán của mình. Tạo thành các mắt xích quan trọng trong dây chuyền hạch toán. Nhằm đảm bảo thu nhận và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của công ty một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Để phòng tài chính kế toán hoàn thành trách nhiệm được giao, trưởng phòng tài chính kế toán thực hiện phân công nhiệm vụ các phần hành, bộ phận kế toán như sau:
- Trưởng phòng:
+ Chỉ đạo, tổ chức sắp xếp điều hành phòng TCKT thực hiện nhiệm vụ theo quy định của nhà nước, tổng công ty và công ty.
+ Chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính – kế toán – thống kê của phòng phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp và theo chế độ hiện hành của nhà nước và pháp luật.
+ Chỉ đạo toàn bộ công tác lập kế hoặch tài chính, báo cáo tài chính, quản trị,...trong toàn Doanh nghiệp.
-Phó phòng:
+ Chỉ đạo công tác lập, báo cáo, điều chỉnh kế hoạch tài chính hàng năm. + Chỉ đạo thường xuyên tình hình biến động, dự trữ (tài sản, vật tư, thành phẩm, hàng hoá), biến động giá thành và định mức tiêu hao chi phí. Chỉ đạo các
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3
cuộc kiểm kê đột xuất, định kỳ phục vụ công tác quản trị và tính giá thành sản phẩm.
+ Thay mặt trưởng phòng điều hành phòng TCKT và xử lý các công việc được giao khi trưởng phòng đi vắng.
- Kế toán tổng hợp (Số lượng 1):
+ Kiểm tra kết nối và tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán. + Lập sổ sách, báo cáo kế toán và báo cáo quản trị.
+ Tham mưu cho giám đốc, kế toán trưởng có quyết định xử lý tài chính kịp thời thông qua báo cáo phân tích tình hình tài chính định kỳ.
- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành (số lượng 2):
+Theo dõi kiểm soát và tập hợp toàn bộ chi phí trực tiếp cấu thành nên sản phẩm sản xuất, tính giá thành sản phẩm dịch vụ.
+ Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến gía thành, ảnh hưởng giá thành đến kết quả SXKD, so sánh Z thực hiện và Z kế hoặch, có ý kiến tham mưu đề xuất kế toán trưởng, giám đốc công ty xử lý.
- Kế toán vật tư (số lượng 3):
+Thực hiện theo dõi, quản lý chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn vật tư hàng hoá và CCDC tại các kho vật tư, kho hàng hoá, kho CCDC trong toàn công ty. + Đảm bảo cung cấp số liệu tồn kho kịp thời, chính xác cho lãnh đạo để có kế hoặch mua sắm, dự trữ vật tư hàng hoá và CCDC.
- Kế toán thuế (số lượng 1): (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thực hiện và hướng dẫn kiểm tra công tác tính toán kê khai nộp thuế tại công ty.
+ Nắm vững luật thuế để áp dụng phục vụ kinh doanh hiệu quả và đảm bảo tính pháp lý.
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3
+ Theo dõi, quản lý kiểm soát các khoản chi tiêu thường xuyên của công ty theo đúng chế độ tài chính và đúng quy định của Tổng công ty và công ty đề ra. + Kiểm soát - đôn đốc thanh toán các khoản công nợ tạm ứng.
- Kế toán ngân hàng (Số lượng 1):
+ Theo dõi, quản lý kiểm soát các khoản tiền vay và tiền gửi ngân hàng nhằm đảm bảo nguồn vốn trả nợ và SXKD.
+ Kiểm soát chứng từ thanh toán qua ngân hàng đúng đối tượng và chế độ quy định.
+ Tổng hợp phân tích chi phí tài chính, biến động tỷ giá ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh.
+ Phân loại nguồn vay hình thành nên tài sản cố định của công ty.
- Kế toán TSCĐ- XDCB (Số lượng 1):
+ Phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của các loại TSCĐ theo chỉ tiêu nguyên giá và giá trị đã hao mòn.
+ Kiểm tra kiểm soát tiến độ quyết toán sửa chữa lớn, phản ánh kịp thời chi phí trong kỳ kế toán.
+ Theo dõi và kiểm soát công tác lập dự toán, thanh quyết toán công trình XDCB.
- Kế toán tiêu thụ và công nợ phải trả (số lượng 3):
+ Theo dõi kiểm soát và thanh toán công nợ phải trả cho các nhà thầu và các đơn vị bán hàng.
+ Phân loại rõ ràng các đối tượng phải trả, tình hình thực hiện hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá và dịch vụ.
- Kế toán tiền lương (Số lượng 1):
+ Tính toán chính xác kịp thời đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động.
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3
+ Kiểm tra tình hình tuyển dụng và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ và tình hình sử dụng các quỹ trên.
- Thủ quỹ (Số lượng 1):
Theo dõi, thực hiện thu chi quỹ tiền mặt, chứng chỉ có giá, hoá đơn GTGT đầu ra và các tài liệu quan trọng theo yêu cầu của kế toán trưởng.
Ngoài ra công ty còn có đội ngũ thống kê phân xưởng tại các xưởng sản xuất phục vụ công tác kiểm kê vật tư.
Trong phòng TCKT, tuy mỗi cán bộ kế toán được giao một nhiệm vụ quản lý một phần hành khác nhau nhưng có mối quan hệ móc xích liên kết chặt chẽ với nhau, do đó tất cả các cán bộ kế toán phải có sự đoàn kết, phối hợp cùng nhau mới hoàn thành được nhiệm vụ của mình.
2.1.4.2 Mối quan hệ công tác giữa các bộ phận và cán bộ kế toán:
Không chỉ các cán bộ kế toán liên quan đến nhau mà giữa các phòng ban còn có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ nhau hoàn thành kế hoạch.
- Phòng vật tư: Định kỳ chuyển các chứng từ, hoá đơn mua vật tư cho phòng kế toán ghi chép phản ánh vào các sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Phòng kế toán kiểm tra các hoá đơn đầu vào do phòng vật tư chuyển đến kiểm tra độ chính xác và tính hợp lệ của các hoá đơn đó ghi vào sổ kế toán.
- Phòng tổ chức lao động: Điều động tiếp nhận số cán bộ công nhân viên, nắm rõ tình hình biến động số cán bộ công nhân viên trong công ty, lên kế hoạch bồi dưỡng đồng thời thông báo chính sách về chế độ tiền lương, lập bảng tính lương các khoản trích theo lương, phụ cấp...hàng tháng gửi phòng kế toán tổng hợp, kiểm tra và hạch toán.
- Phòng kế hoạch: Xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm, cung cấp số liệu hợp đồng kinh tế... cho phòng kế toán.
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phòng kỹ thuật: Xây dựng các định mức kỹ thuật qua đó giúp kế toán công tác tính giá thành sản phẩm, phân tích tình hình sử dụng nguyên nhiên vật liệu... Ngoài ra còn nhiều phòng ban liên quan khác: Các xưởng cuối tháng nộp bảng chấm công, bảng công độc hại của xưởng mình lên cho kế toán tiền lương,...
2.1.4.3 Hình thức kế toán đơn vị sử dụng.
Kỳ kế toán năm: Bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch.
Đơn vị tiền tệ: Đợn vị sử dụng là đồng Việt nam (VNĐ). Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Quy ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm thanh toán.
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty xi măng Hoàng Mai là hình thức sổ nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian.
Ưu điểm:
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho phân công lao động kế toán, thuận lợi cho việc cơ giới hoá công tác kế toán.
Nhược điểm:
Khối lượng công việc ghi chép nhiều và trùng lắp.
Điều kiện áp dụng:
Đối với đơn vị có quy mô vừa và đã áp dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại.
Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3
Ghi chú: Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng Kiểm tra đối chiếu
2.1.4.4 Phần mềm kế toán sử dụng:
Công ty xi măng Hoàng Mai là một Doanh nghiệp mới chuyển sang giai đoạn sản xuất kinh doanh trong thời kỳ hội nhập “mạnh” với nền kinh tế khu vực và thế giới. Để đáp ứng yêu cầu sản xuất và kinh doanh trong một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp lớn ngay từ đầu Công ty đã thuê xây dựng chương trình kế toán máy riêng cho đơn vị. Hiện nay Công ty đang sử dụng chương trình kế toán
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ cái Sổ quỹ
Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết
Sổ nhật ký chuyên dùng
Trường cao đẳng tài chính – Quản trị kinh doanh Đậu Thị Thuỷ lớp C2-TH3
máy FAST ACCOUTING 2002 của Công ty cổ phần phần mềm kế toán FAST. Chương trình này cho phép người làm công tác kế toán kiểm soát và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhanh chóng lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cuối niên độ kế toán kịp thời. Toàn bộ sổ kế toán và các chứng từ Thu chi (tiền mặt); UNC (thanh toán qua Ngân hàng); Tổng hợp nhập xuất tồn kho; Tính giá vật tư nhập xuất kho (Phần vật tư sản phẩm hàng hoá); Công nợ phải thu và Công nợ phải trả (Phần công nợ); Tiêu thụ và kết quả kinh doanh (Lỗ, lãi).. . được cập nhật toàn bộ qua hệ thống chương trình phần mềm kế toán. 2.1.4.5 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho.
Hàng tồn kho của Doanh nghiệp là tài sản lưu động của Doanh nghiệp dưới hình thái vật chất. Hàng tồn kho của Doanh nghiệp có thể mua từ bên ngoài, có thể do Doanh nghiệp sản xuất để dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ hoặc để bán.
Hàng tồn kho của mỗi Doanh nghiệp có thể bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu; công cô dụng cô; sản phẩm dở dang; thành phẩm; hàng hoá (gọi là vật tư, hàng