- Right to left:
5.10. Cơ sở dữ liệu (CSDL)
5.10.1. Khái niệm
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các mẫu tin được tổ chức theo cấu trúc cột và dòng để có thể dễ dàng thực hiện các công việc quản lý.
Bảng tính chính là một CSDL, được tập hợp bởi hai thành phần là chiều ngang và chiều dọc đó là một bảng hai chiều (còn gọi là ma trận).
- Theo chiều ngang: Trong CSDL các cột này còn gọi là các trường (Fields), mỗi trường có kiểu dữ liệu của nó như: trường số thứ tự, trường họ tên, trường số ngày làm việc.
- Theo chiều dọc: Mỗi dòng trong bảng tính gọi là mẫu tin hay còn gọi là bản ghi (tập hợp các kiểu dữ liệu để mô tả một đối tượng nào đó gọi là bản ghi Record). Bản ghi này khác bản khi kia bởi giá trị dữ liệu xác định trong các trường.
Tập hợp các bản ghi là một CSDL. Trong Excel mỗi lần tạo bảng tính là một CSDL.
Khi có tập tin CSDL được lưu trên đĩa, bạn có thể thực hiện các việc sau: - Xem và sửa nội dung của các bản ghi (mẫu tin).
- Thêm hoặc xoá bản ghi
- Sắp xếp và lọc bảng ghi theo các khoá.
- Tính tổng và tổng con cho các trường dữ liệu kiểu số.
- Chuyển đổi các trường thành các bản ghi cho một đối tượng nào đó.
+ Trước khi thực hiện các lệnh về CSDL, bạn phải đặt ô hiện hành trong phạm vi CSDL mới thực hiện các lệnh áp dụng cho CSDL.
+ Khi thực hiện áp dụng các lệnh cho CSDL thì Excel sẽ tự động khoanh vùng các ô liền nhau và xem đó là một CSDL trong bảng tính. Nếu bạn muốn nhiều hơn một CSDL trong cùng bảng tính thì các danh sách phải cách nhau ít nhất bởi một dòng hay cột trống.
+ Các quy tắc để tạo CSDL trong một bảng tính.
+ Dòng đầu tiên trong bảng tính phải là tiêu đề cột của danh sách.
+ Trong một danh sách không được có dòng trống hay cột trống, nếu có khoảng trống trong bảng tính thì Excel xem dữ liệu sau khoảng trống là một CSDL khác.