- Chức năng mảng:
5.11.9.Làm việc với biểu đồ
Cách tạo biểu đồ một cách nhanh chóng được tiến hành như sau: tạo nhanh bằng phím F11, hay tạo biểu đồ có lựa chọn bằng biểu tượng trên thanh công cụ hoặc bằng lệnh.
a. Tạo biểu đồ bằng lệnh
Bước 1: Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ
Bước 2: Lựa chọn những dữ liệu cần thiếu để tạo biểu đồ như: các tiêu đề theo
dòng, cột và dữ liệu minh hoạ.
Bước 3: Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type có hai cách như sau:
- Từ Menu Bar vào Insert\Chart…
- Bấm vào biểu tượng Chart Wizard() trên thanh công cụ Standard.
Hộp thoại Chart Wizard – Setp 1 of 4 – Chart Type hiện lên màn hình sau:
Giải thích các thành phần trong hộp thoại:
Trong hộp thoại này có hai nhãn, Standard Types và Custom Types. Chức năng trong các nhãn như sau:
Nhãn Standard Types.
Bar : Biểu đồ dạng thanh
Line : Biểu đồ dạng đường kẻ
Pie : Biểu đồ dạng hình tròn
XY(Scatter) : Biểu đồ XY (phân tán)
Area : Biểu đồ vùng
Doughnut : Biểu đồ hình vành khuyên
Radar : Biều đồ hình ra đa (theo tia)
Surface : Biểu đồ mặt dạng 3-D Bubble : Biểu đồ dạng các hình tròn. Stock : Biểu đồ dạng hình cột Cylinder : Biểu đồ dạng hình trụ 3-D Cone : Biểu đồ dạng hình chóp trụ 3-D Pyramid: Biểu đồ dạng hình chóp 3-D
Khung Chart Sub-Type: Biểu diễn từng biểu đồ cụ thể trong mỗi danh mục. Nút Press and Hold to View Sample: cho phép bạn xem trước kết quả.
Nhãn Custom Types
Khi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhãn Standard Types và chuyển qua nhãn Custom Types, ở đây bạn có thể chọn các thay đổi khác như nền, màu sắc hay kiểu Font chữ cho biểu đồ.
Sau khi chọn xong các chức năng vừa ý, bấm Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.
Các thành phần trong hộp thoại:
Nhãn Data Range
- Khung Data Range: Nếu trong bước 2 ta đã chọn dữ liệu đó sẽ xuất hiện ở khung Data Range.
- Khung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột.
Nhãn Series: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khung Series: trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, để tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.
- Khung Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.
- Khung Values: Cho bạn biết khối ô của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này.
- Category(X) axis labels: Khung này chứa số thứ tự và chuỗi hiển thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.
+ Chọn xong những chức năng trong hộp thoại, bấm Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ.
+ Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đồ thị nữa, hãy bấm Cancel để huỷ bỏ.
Bước 5: Sau khi bấm Next. Các thành phần trong hộp thoại: * Nhãn Titles
- Khung Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ.
- Khung Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục X - Khung Value (Y) Axis: cho phép bạn nhập chỉ số cho trục Y
* Nhãn Axes
- Chức năng Custom Types: Bấm chọn chức năng này có nghĩa hiển thị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị.
- Chức năng Value (Y) Axis: Bấm chọn chức năng này có nghĩa hiển thị các nhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức là không hiển thị.
* Nhãn Gridlines
- Khung Category (X) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch đứng
- Khung Value (Y) Axis: cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch ngang.
* Nhãn Legend
Chức năng Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú thích. + Bottom : Hiển thị phía dưới ở giữa của biểu đồ
+ Corner : Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ. + Top : Hiển thị phía trên ở giữa của biểu đồ. + Right : Hiển thị bên phải của biểu đồ.
+ Left : Hiển thị bên trái của biểu đồ.
* Nhãn Data Labels
- Khung Label contains: có chức năng sau:
+ Series Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ của dòng đầu trong cột số.
+ Category Name: nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ trong cột đầu.
+ Value: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị giá trị số trong cột tham gia vào lập nên biểu đồ.
- Separator: Cho phép bạn chọn dấu để ngăn cách khi trong khung Label
Contains chọn hai chức năng trở lên.
- Legend Key: Nếu chọn chức năg này thì Excel cho phép hiển thị màu của từng cột trong biểu đồ tương ứng.
* Nhãn Data Table:
- Chức năng Show Data Table: nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị hai số đầu của giá trị tham gia vào lập nên biểu đồ.
- Chức năng Show Legend Key: nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trong biểu đồ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chọn xong các chức năng thích hợp, bấm Next để tiếp tục.
Bạn có thể quay lại bước trước bằng cách bấm vào nút Back trên hộp thoại. Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đồ thị nữa, hãy bấm Cancel để huỷ bỏ.
Bước 6:
- Sau khi bấm Next hộp thoại sau sẽ hiện lên màn hình:
Trong hộp thoại này cho phép bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ với hai chức năng sau:
- Chức năng As New Sheet: Cho phép bạn tạo biểu đồ ở bảng tính mới và nhập tên vào khung màu trắng kế bên.
- Chức năng As Object in: Cho phép bạn tạo biểu đồ ngay trên bảng tính hiện hành và chọn bảng tính ở khung kế bên.
- Chọn xong bấm Finish để tạo biểu đồ.
- Bạn có thể quay lại bước trước bằng cách bấm vào nút Back trên hộp thoại. - Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo biểu đồ nữa, hãy nhấn Cancel để huỷ bỏ. - Chọn dữ liệu trong bảng tính từ B2 đến C12
- Từ Menu Bar vào Insert\Chat…hộp thoại Chat Wizard –Step 1 of 4 – Chat
Location xuất hiện, hãy chọn một biểu đồ thích hợp, bấm Next.
- Trong hộp thoại Chat Wizard –Step 2 of 4 – Chat Location hãy chọn Row và bấm Next.
- Trong hộp thoại Chat Wizard –Step 3 of 4 – Chat Location hãy chọn nhãn Chart title nhập dòng chữ: “ Biểu đồ Hoá Đơn Xuất Hàng”, tại nhãn Data Labels chọn chức năng Value, bấm Next.
- Lúc này xuất hiện hộp thoại Chat Wizard –Step 4 of 4 – Chat Location, chọn chức năg As New sheet và nhập vào khung kế bên dòng chữ: “ Bieu do mau” và bấm
Finish để kết thúc.
b. Tạo nhanh biểu đồ bằng phím F11
Bước 1: Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.
Bước 3: Nhấn phím F11, lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảng tính có tên
Chart.
c. Định dạng biểu đồ
Sau khi tạo biểu đồ bằng chức năng Chart Wizard thường kết quả nhận được không như ý muốn, vì thế bạn cần hiệu chỉnh một vài yếu tố chưa đạt hiệu quả như: kích thước biểu đồ, font chữ, kích thước các chi tiết trên biểu đồ… có khi ta cũng cần thêm hay bỏ đi dữ liệu.
d. Điều chỉnh kích thước các thành phần
- Chọn đối tượng cần di chuyển
- Bấm chuột trái vào đối tượng rê đi nơi khác, thả chuột.
- Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Bấm vào nền trong biểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền của nền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên hai đầu, bấm chuột trái rê để điều chỉnh kích thước thích hợp. Kích thước của biểu đồ rộng bằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài.
- Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Bấm vào nền trong của biểu đồ để chọn, bấm chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa và rê đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyển theo biểu đồ.
e. Định dạng tiêu đề của biểu đồ
Định dạng tiêu đề của biểu đồ hãy thực hiện các bước sau: - Bấm chọn tiêu đề của biểu đồ.
- Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu đề chọn một trong các cách sau:
- Từ Menu Bar vào Format\Selected Chart Title… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, bấm đôi vào biểu đồ. Hộp thoại
Format Chart Title hiện lên màn hình sau:
* Nhãn Patterns:
Cho phép bạn định dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có chức năng sau:
- Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêu đề. - Chức năng Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định. - Chức năng None: Không tạo đường viền.
- Chức năng Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năng sau: + Style: Cho phép bạn lựa chọn đường viền. Bấm vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sach các kiểu đường viền, bấm chọn một đường viền thích hợp.
+ Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền. Bấm vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, bấm chọn một màu thích hợp.
+ Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đường viền. Bấm vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, bấm chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạt thích hợp.
- Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề - Khung Sample: Cho bạn xem trước kết quả.
- Khung Area: Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề.
Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theo mặc định là màu trắng.
Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề. Trong bảng màu bạn có thể bấm chọn một màu tuỳ ý.
Bấm vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects và chọn nền có sẵn trong hộp thoại này.
* Nhãn Font
Cho phép bạn định dạng (Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năng khác cps trong hộp thoại) cho tiêu đề.
* Nhãn Alignment.
Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và các chức năng khác) cho tiêu đề.
Chọn các chức năng này xong bấm OK để áp dụng.
f. Định dạng dữ liệu trên các trục
Bấm vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ.
Bật hộp thoại Format Axis để định dạng cho dữ liệu dưới trục nằm ngang, chọn một trong hai cách sau:
- Từ Menu Bar vào Format\Selected Axis…
- Di chuyển chuột đến dữ liệu dưới trục nằm ngang, bấm đôi vào đó. Hộp thoại
Giải thích các thành phần trong hộp thoại.
- Nhãn Patterns: Cho phép bạn định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Lines và các chức năng khác.
- Nhãn Scale: Cho phép bạn định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái hay bên phải của biểu đồ và các chức năng khác.
- Nhãn Font: Cho phép bạn định dạng Font cho dữ liệu.
- Nhãn Number: Cho phép bạn định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưới cột nằm ngang.
- Nhãn Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách chữ với trục và xoay chữ.
Chọn các chức năng xong bấm OK để áp dụng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
g. Định dạng dữ liệu trên các cột của biểu thức
Bấm chọn dữ liệu trên cột của biểu đồ.
Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ liệu trên các cột, chọn một trong các cách sau:
- Từ Menu Bar vào Format\Selected Data Labels…
- Di chuyển chuột đến dữ liệu trên cột và bấm đôi. Hộp thoại Format Data
Giải thích các thành phần trong hộp thoại:
- Nhãn Patterns: Cho phép bạn định dạng đường bao quanh dữ liệu trên các cột trong biểu đồ.
- Tương tự như trên, các nhãn Font, Number, Alignment: cho phép bạn định dạng dữ liệu trên các cột của biểu đồ như: định dạng Font, định dạng kiểu hiển thị và định dạng xoay chữ…
Chọn xong các chức năng bấm OK để tiếp tục.
h. Định dạng các cột của biểu đồ
- Bấm chọn cột của biểu đồ.
- Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn một trong các cách sau:
- Từ Menu Bar vào Format\Selected Data Series… - Di chuyển chuột đến cột và bấm đôi vào đó.
Giải thích các thành phần trong hộp thoại:
- Nhãn Patterns: Cho phép bạn định dạng đường viền bao xung quang các cột biểu đồ.
- Nhãn Axis: Cho phép hiển thị các cột chồng lên nhau và chia các giá trị hai bên của biểu đồ, có hai chức năng sau:
- Chức năng Primary Axis: Cho phép hiển thị các cột riêng lẻ, và tính theo một giá trị bên trái của biểu đồ.
- Chức năng Secondary Axis: Cho phép hiển thị các cột chồng lên nhau, và tính theo hai giá trị ở hai bên của biểu đồ.
- Nhãn Data Labels: Cho phép bạn thêm dữ liệu vào trên đầu cột. Nhãn này tương tự trong phần tạo biểu đồ.
- Nhãn Series Order: Cho phép đổi vị trí của các cột trong biểu đồ. Với các chức năng sau:
+ Chức năng Move Up: cho phép đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi theo.
+ Chức năng Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuống dưới (mỗi lần chỉ xuống 1 hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi
theo.
- Nhãn Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và các nhóm cột với nhau. Với các chức năng sau:
+ Chức năng Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong nhóm, giái trị này nằm trong khoảng từ -100 đến 100.
+ Chức năng Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng các giữa các cột trong biểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500
Sau khi chọn các chức năng xong, bấm OK để áp dụng.
i. Định dạng bảng chú thích
- Bấm chọn bảng chú thích.
- Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chú thích, chọn một trong các cách sau : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Từ Menu Bar vào Format\Selected legend…
- Di chuyển chuột đến bảng chú thích và bấm đôi vào đó. Hộp thoại Format Legend hiện lên màn hình sau:
Giải thích các thành phần trong hộp thoại:
- Nhãn Patterns: cho phép bạn định dạng đường viền bao quanh bảng chú thích trong biểu đồ.
- Nhãn Font: cho phép bạn định dạng Font cho dữ liệu trong bảng chú thích. - Nhãn Placement: có tác dụng định vị trí hiển thị bảng chú thích trong biểu đồ. Sau khi chọn các chức năng xong, bấm OK để áp dụng.
j. Định dạng các đường gióng trong biểu đồ
- Bấm chọn đường gióng.
- Bật hộp thoại Format Gridlines để định dạng đường gióng, chọn một trong các cách sau:
- Di chuyển chuột đến đường gióng và bấm đôi vào đó. Hộp thoại Format
Giải thích các thành phần trong hộp thoại.
- Nhãn Patterns: Cho phép bạn định dạng như: Kiểu, màu và kích cỡ cho đường gióng.
- Nhãn Scale: Cho phép bạn định dạng kích cỡ đường gióng, kiểu hiển thị cột biểu đồ ngược hay thuận… Với các chức năng sau.
+ Chức năng Minimum: Cho phép chỉ định số bắt đầu của toạ độ trục. + Chức năng Maximum: cho phép chỉ định số cuối cùng của toạ độ trục.
+ Chức năng Major Unit: Cho phép chỉ định khoảng cách giữa hai số trong trục